コラム

多くの企業が取り組んでいる業務効率化。早期実現を目指すものの、具体的にどのような施策を打って行けばいいのかイメージしづらいという方もいることでしょう。

 

本記事では、自社の課題を解決するために、業務効率化の方法を探している企業担当者に向けて、業務効率化の必要性やそのためのアイディアについて解説します。
 

 

 

 

 

業務効率化とは 

業務効率化とは、業務の「ムダ・ムリ・ムラ」を省き、タスク遂行を効率化することです。同じ業務でも、やり方の選択肢や工程を変えるだけで、生産性が大きく変わります。業務効率化のゴールは、生産性の向上です。業務における非効率な要素を排除できれば、より少ないリソースで大きな成果を出すことが可能です。

 

また、業務効率化は、人手不足問題の対策にもなります。働き手自体が減りつつある中、限られた労働力を有効に活用していかに効率化を図るかが、企業の腕の見せどころだといえるでしょう。 

 

 

業務効率化の必要性 

少子高齢化が深刻な日本では、生産年齢人口も年々減少傾向にあり、働き方改革が急ピッチで進められています。人口が減れば、それに伴い国内市場も縮小していくことになり、企業間におけるシェア争いの激化は避けられません。

 

このように社会構造が大きく変化し、労働力の希少性が高まる中で企業が成長を続けていくためには、発想の転換が必要です。具体的には、単にアウトプットを増やし続けるのではなく、いかにインプットを減らせるか、という視点も重要になってきます。つまり、少しでも業務を効率化して、生産性を高めていく取り組みが必須というわけです。

企業のみならず、従業員にとっても業務効率化は必要です。多くの企業で働き方改革が進む中、従業員のワークライフバランスが見直され始めています。従業員のワークライフバランスを改善しながら、企業として成果も出していくという一見相反する考え方を両立させるには、やはり業務のブレークスルーが必要です。 

 

 

 

業務効率化のアイディア5選 

業務効率化の概要や必要性を理解したところで、ここからは業務効率化の具体例を見ていきましょう。業務効率化にはさまざまなやり方があるので、現場のニーズをくみ取りながら自社にもっとも適した施策を導入していくことが大切です。 

 

 

 

業務の自動化 

1つ目は、「業務の自動化」です。具体的には、毎日の同じ作業やヒューマンエラーが起こりがちな作業を、システムやツールなどを使って自動化する方法です。

 

たとえば、エクセルに多い煩雑な集計作業も、マクロ機能を使えば複数の作業をボタンひとつで実行できます。業務の自動化には、業務の効率を良くするだけでなく、標準化できるというメリットもあります。慣れた担当者しかこなせなかった作業を、誰でもできるものに標準化しておけば、担当者が急に休職・退職することになっても困らずに済むでしょう。

一つひとつは単純でも作業量が多いという業務は、案外多く存在するものです。こうした問題を解消するために、担当者の負担になっている作業がないかヒアリングしてみましょう。最初はハードルを上げすぎず、すぐに変えられる小さな部分から徐々に自動化を進めていくのがコツです。 

 

フローの見直し 

2つ目は、「ワークフローの見直し」です。ワークフローとは業務に関する一連の流れを指し、客観的な視点から見直すことでプロセスの無駄に気付く場合もあります。そもそもその業務が必要か、これだけの人数が必要か、作業量と成果が見合っているかという視点を持つことも大切です。

無駄な作業を省いた後は、残した作業に優先順位をつけていきましょう。どの順番で行うかも、全体の効率に大きく影響します。スケジュール表を見ながら、何時までにこの作業を終えるというように終了時間を区切る方法も、業務のスピードアップには効果的です。 

 

ツールの導入 

3つ目は、「ツールの導入」です。業務のIT化が進み、各部門での業務効率化に役立つシステムやツールも多数登場しています。システムやツールを使えば、マンパワーでは難しい高度な業務効率化も実現可能です。

 

たとえば、人事部であれば勤怠管理データを活用し、自動で給与計算を行えるシステムを使うことで、業務の効率性と正確性を同時に向上できます。営業部門の場合、営業支援システムを導入すれば、営業活動の進捗状況を可視化でき、顧客情報をより安全に管理することが可能になります。

このほか、組織のハブとなって迅速な状況共有が図れるグループウェアや、テレワークに欠かせないビジネスチャットなども、業務効率化を大きく後押しする代表的なツールです。

 

さらに、手順が決まっている定型業務を、ロボットによって自動化するRPAを導入する企業もかなり増えています。システムやツールを導入する際には、自社の課題を解決できるか、多くの社員が使いこなせるかという2点をクリアする製品を選ぶことが大切です。 

 

フローチャートの作成 

4つ目は、「フローチャートの作成」です。業務フローチャートとは、1日の業務や流れを、テキストや図にしたものです。ワークフローを見直した場合には、併せてフローチャートも更新しておきましょう。業務フローを可視化しておけば、引き継ぎをスムーズに行うことができ、誰が担当しても業務のクオリティを均一化できます。

 

最初に作成する手間はかかりますが、結果的には組織全体としての効率化を図れるというメリットがあります。フローチャートを機能させるには、専門的な表現や無駄な情報を徹底的に省き、初心者でも理解しやすい内容にすることが大切です。テキストで丁寧に説明するよりも、図や表のほうが分かりやすい場合もあります。 

 

アウトソーシングの活用 

5つ目は、「アウトソーシングの活用」です。必要な一部の業務については、アウトソース（外注化）するのもひとつの策です。アウトソースしやすい業務は2種類あります。

 

ひとつは専門性が高いもの、もうひとつは誰でもできる定常的なものです。専門性が高いものの例には、自社で使うシステムやサーバーの管理など、ITサービス系の業務が挙げられます。定常的なものの例は、社内外からの問い合わせ対応です。

 

これらの業務をアウトソーシングすることで、コスト削減と高い成果とを両立できる可能性があります。業務効率化においては、従業員にすべての業務を割り振るのではなく、一部をアウトソースするという発想を持つことも大切です。ただし、アウトソースするとなると自社にはノウハウが蓄積されませんので、それでも問題ない業務かどうかの見極めは必要です。 

 

 

 

業務効率化のメリット 

業務効率化が企業にもたらすメリットは大きく3つあります。具体的には、「コスト削減」「従業員のモチベーションアップ」「生産性の向上」です。

 

まず、業務効率化によって残業や休日出勤を減らすことができれば、人件費や光熱費などを圧縮できます。ペーパーレス化によるコスト削減効果も見逃せません。無駄なコストを省いていくことで、企業の収益性もアップします。

次に、労働時間の短縮や労働負担の軽減は、従業員のモチベーションアップにも効果的です。ワークライフバランスの改善や疲労回復につながり、より付加価値の高い業務に時間を割けるようになります。

 

また、業務の標準化が進めば、ひとりで対応できる範囲も広がり、スキルアップも図れます。従業員満足度が向上すれば、離職率も減るでしょう。より少ないリソースで高い成果を上げられるようになれば、生産性も向上します。生産性の向上が企業にとって僅々の課題であることは前述の通りです。

業務効率化は、最終的に企業全体の価値を高めます。収益性が高い企業は、対外的に経営状態が優れていると評価されるでしょうし、従業員の定着率が高い企業はイメージも良くなり、新規採用においてもプラスの効果が生まれます。競合に先んじて、優秀な人材を獲得できるチャンスも増すでしょう。 

 

 

業務効率化に最適な「二次元ワークフロー・ソリューション」 

業務の申請や承認が紙ベースで行われており、手作業やそれによるミスが発生している場合には、すべての承認手続きをオンライン化させるのがおすすめです。

 

株式会社無限が提供する「二次元ワークフロー・ソリューション」を導入すれば、システム上で業務プロセスと承認プロセスをリンクでき、大幅な業務効率化を図れます。具体的には、申請や承認作業を可視化できるほか、申請金額に応じて適正な承認ルートを生成するなど、決裁までの流れを自動化してくれます。

申請のたびに承認者や承認ルートを確認する手間が省ければ、申請処理や意思決定のスピードアップが図れます。申請や承認のたびに出社する必要もなくなるため、働き方改革の切り札である、テレワークや脱ハンコの促進にもつながるでしょう。人事異動後に承認者が変更となった場合にも、簡単に変更可能です。

 

「二次元ワークフロー・ソリューション」は、既存システムとの連携や自社特有のステータス名の設定も柔軟に行えます。慣れたやり方を大きく変えずに業務効率化を推進すれば、社員への負担も抑えられます。 

 

 

 

まとめ 

業務効率化にはさまざまな手法があるので、本記事で紹介したアイディアを参考にして、自社の課題を迅速に解決できそうな施策を実行するといいでしょう。

 

既存のワークフローを見直し、どうしても省けない業務のみを自動化したり、アウトソースしたりするなど、アイディア同士を組み合わせていくことも有効です。業務の在り方自体を見直すといった抜本的な解決には、システムやツールの導入がおすすめです。