コラム

働き方改革などの影響により、近年では業務効率化に注目が集まっています。業務効率化を実現できれば、利益の拡大や社員の負担軽減、コストダウンなど、さまざまなメリットを得られます。

 

本記事では、業務効率化を図るための手法について解説します。併せて注意点もお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。 

 

 

 

 

 

 

 

 

業務効率化が必要な理由 

 

業務効率化が必要な理由は多々ありますが、ひとつには生産性の向上が挙げられます。生産性を向上できれば、限られた人的資源を最大限に活かせます。そのためには、現場の「ムリ」「ムダ」「ムラ」をなくし、業務効率化を図らなくてはなりません。 

 

また、コストを削減するためにも業務効率化が必要です。ムダなコストが発生していると、利益を圧迫してしまうおそれがあります。業務内容や取り組み方などを見直せば、社員一人ひとりの仕事を減らせるほか、光熱費も削減できます。 

 

そのほか、従業員のモチベーションアップにも効果的です。業務効率化で働きやすい職場に生まれ変われば、社員はモチベーションを高く保って働けます。意欲的に働いてくれるようになるため、生産性の向上も期待できるでしょう。 

 

業務効率化を図る7つの手法 

 

業務効率化に取り組んでいるものの、なかなか結果が出ないとお悩みの方も多いことでしょう。もしかすると、取り組み方に何かしら問題があるのかもしれません。ここでは、業務効率化を図る7つの手法について、1つずつ具体的に解説します。 

 

ムダな業務の洗い出し 

業務効率化とは、すなわち業務のムダをなくすことといっても過言ではありません。ムダがあるからこそ業務が非効率的になっているため、ムダを排除することが効率化につながります。

 

そのためには、まずムダな業務を洗い出さなくてはなりません。シンプルな手法ですが、業務効率化を図るうえで効果的です。 

 

ムダな業務の抽出は、簡単なようで意外と難しいものです。

 

なぜなら、これまで当たり前のように行ってきた業務なので、ムダなのかどうか判断しにくいためです。「この業務は何の役に立つのか」「この資料は今後も必要か」「会議の時間がムダに長すぎるのではないか」など、考えながら洗い出してみましょう。 

 

業務の自動化 

業務によっては、システムやツールの導入で自動化できるものもあります。自動化できれば、業務にかかる時間を大幅に短縮できる可能性があり、効率化を図れます。 

 

毎日行っているルーティン作業や、ヒューマンエラーが発生しやすい作業などは、自動化できないか検討してみましょう。自動化により業務時間を短縮できれば、浮いたリソースをほかの仕事へ回せます。また、自動化すればヒューマンエラーが発生する心配もないため、手戻りを防げるでしょう。 

 

自動化を進める際は、スモールスタートで始めることをおすすめします。いきなり会社全体で自動化を進めようとすると、現場が混乱してしまうおそれがあるからです。まずは、自動化できそうな小さな部分から着手し、効果を検証しつつ少しずつ対象範囲を広げていきましょう。 

 

ワークフローの見直し 

「ワークフロー」とは、業務における一連の流れを指します。ワークフローにムダがあると、業務の効率が下がるおそれがあるため、定期的な見直しをおすすめします。 

 

ワークフローを見直すことで、発生しているムダを発見できる可能性があります。たとえば、備品購入に際して3人の責任者に承認をもらわなければならないようなケースでは、明らかにムダが発生していると考えられます。

 

このようなケースでは、最終的な権限をもつ責任者の承認だけで購入できるシステムへと見直すとよいでしょう。申請や承認の流れを自動化するのもおすすめです。 

 

フローチャートの作成 

「業務フローチャート」とは、1日における業務や流れを可視化したものです。業務フローを可視化することで、組織全体の効率化も図れます。 

 

フローチャートでは、業務におけるプロセスを図や記号で表します。業務全体の流れを直感的に把握できるため、テキストや口頭で説明するよりもわかりやすいのが特徴です。新人が入ってきたときも、口頭で説明するよりフローチャートを見せたほうが理解は早いでしょう。 

 

ツール・システムの活用 

現在では業務効率化を実現できるツールやシステムがたくさんリリースされているため、それらを活用しない手はありません。

 

勤怠管理システムや給与計算ソフト、営業支援システムなど、さまざまなツールやシステムがあるので、この機会に導入を検討してみましょう。 

 

また、グループウェアもおすすめのツールです。業務進捗や社員のスケジュールなどの管理ができるほか、会議室の予約や掲示板への書き込みなども可能です。情報共有がしやすくなるため、効率化には欠かせないツールといえるでしょう。 

 

そのほか、ビジネスチャットやRPAの導入も検討してみましょう。ビジネスチャットならテキストでリアルタイムにやり取りできるだけでなく、ファイルのアップロードや共有も可能です。RPAも、さまざまな業務の自動化に役立つためおすすめです。 

 

アウトソーシング 

「アウトソーシング」とは、要するに業務の外注化のことです。すべての業務を自社で行っているケースでは、かえって業務効率を落としている可能性があります。誰でもできる単純な業務などをアウトソーシングすれば、人材を主力業務へ投入できます。 

 

また、外注先をきちんと選定すれば、コスト削減にもつながります。もちろん、場合によってはコストが高くなるケースも考えられるため、外注先は慎重に選びましょう。 

 

多様な働き方 

近年では、多くの企業で多様な働き方ができる環境の構築が進められています。テレワークやリモートワークを導入すれば、場所にとらわれない職場環境の構築が可能です。 

 

リモートワークを導入すれば、オフィスを縮小できます。今よりも賃料の安いオフィスへ移転し、大幅にコストを削減できるでしょう。また、オフィスへ出勤する社員が少なくなれば、水道光熱費や通信費なども節約できます。 

 

こうした働き方には、人材採用の面でもメリットがあります。多様な働き方ができる企業であれば、事情があって自宅を離れられない方も働けます。能力はあるのに出勤できない、といった層を戦力として迎えられるため、人材不足の解消にもつながります。 

 

リモートワークは企業・社員双方に多大なメリットをもたらしますが、導入にあたっては事前のルール策定が重要です。

 

従来の働き方と比べさまざまな部分が異なるため、これまでと同じルールでは対応できないことも多いでしょう。実際に導入するときは、1部署から始めるなどスモールスタートがおすすめです。 

 

業務効率化を図る際の注意点 

 

業務効率化は、やみくもに進めようとしても実現できません。実施する際は、いくつか注意点を押さえておく必要があります。以下では、業務効率化を図るうえでの注意点をご紹介します。 

 

目的を明確に 

業務効率化に取り組む際は、そもそもなぜ業務効率化を実現したいのか、その目的を明確にすることが大切です。「他社が取り組んでいるから」「最近流行っているから」といった安直な考えでは、思うような成果は得られないでしょう。 

 

「コストを削減したい」「人材流出を食い止めたい」「残業をなくしたい」など、企業によって目的はさまざまです。事前に業務分析を行い、最終的なゴールを決めてから取り組みましょう。どのような目的で業務効率化を進めるのか、どのようなメリットがあるのかなどを明確にすれば、社員の理解も得られます。

 

逆に、これらが明確でないと、社員の理解を得にくく、効率化もスムーズに進まない可能性があります。 

 

社内全体への共有 

業務効率化は組織全体で取り組むべきものです。上層部のみが主導し、準備不足の状態で強行してしまうと、成果は得られません。現場の目線に立ち、意見をくみ取りながら進めることが大切です。 

 

上層部の主導で強行してしまうと、社員から反感を買うおそれがあります。これでは、とても業務効率化を目指せません。現場で働く人の意見をじっくりとヒアリングし、参考にしつつ進める必要があります。 

 

大掛かりな改革を行うのなら、何度かに分けて勉強会を開催するのもおすすめです。きちんとメッセージを伝えられるため、社員からの理解も得やすくなるでしょう。 

 

業務効率化を図るなら「二次元ワークフロー・ソリューション」 

 

株式会社無限が提供する「二次元ワークフロー・ソリューション」は、業務プロセスと承認プロセスをつなぐ画期的なワークフロー・ソリューションです。業務フローの可視化や既存システムとの連携もでき、業務進行や意思決定のスピードアップを図れます。 

 

導入により、これまで社内で行っていた各種手続きを自宅で行えるようになるため、テレワーク環境にも対応できます。ペーパーレス化や脱ハンコなども促進され、業務効率の大幅な向上が期待できるでしょう。 

 

機能性もさることながら、コストパフォーマンスの高さも魅力です。1ユーザーあたり月額330円で利用できるため、テレワークへ移行する社員のみ適用する、といった使い方も可能です。業務効率化を実現する切り札として、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。 

 

 

 

まとめ 

 

業務効率化を実現できれば、生産性の向上や社員の負担軽減が見込めるうえ、大幅なコストダウンも望めます。手法としては業務の自動化やワークフローの見直し、ツール・システムの導入などが挙げられますが、今回お伝えしたように、業務効率化を進めるにあたっては注意点もあります。

 

特に「目的を明確にする」「組織全体で取り組む」の2点はとても重要です。これらの注意点も踏まえたうえで、業務効率化の実現に向けて取り組みましょう。