コラム

 業務効率化ツールの導入を検討しているものの、必要性やメリットがなかなかわからないといった企業担当者の方は少なくないでしょう。しかも、さまざまなツールがリリースされているため、どれを選べばよいのかわからないといった声も耳にします。

 

本記事では、業務効率化ツールの必要性を解説するとともに、おすすめのツールについても紹介します。 

 

 

 

 

 

 

 

 

業務効率化ツールが必要な理由

業務効率化ツールとは、文字通り業務の効率化を支援してもらえるツールです。さまざまなツールが登場していますが、そもそもなぜ導入が必要なのでしょうか。以下では主な理由について解説します。

 

生産性の向上

事業を営む企業にとって、生産性の向上は大きな課題のひとつです。企業が利益拡大を目指すうえで、生産性の向上は欠かせません。

 

業務効率化ツールを導入すれば、業務の可視化ができるため、個々の社員が取り組んでいる仕事の内容や進捗状況などを管理しやすくなります。結果的にチームマネジメントの強化や生産性の向上につながるでしょう。

 

また、ツールによっては単純作業の自動化が実現できます。誰でも対応できる単純な業務を減らすことができれば、より生産性の高い業務へ人材を投入できるのです。このような環境を構築するには、業務効率化ツールが不可欠です。 

 

深刻な人手不足

近年はさまざまな業界において、人手不足だといわれています。中には慢性的な人手不足に悩まされ、事業の縮小を迫られるようなケースもあります。人手不足の原因はいくつか考えられますが、ひとつには日本の少子高齢化が挙げられます。

 

日本の少子高齢化は著しく、少子高齢化に伴う労働人口の減少が大きな社会問題にもなっています。 みずほ総合研究所が発表したデータによれば、2065 年には労働人口が4 割も減少すると見通されています。

 

つまり、今後企業はさらなる人手不足に悩まされる可能性が高いということです。 このような状況だからこそ、企業は限られた人的資源を有効活用し、最大限の利益を生み出す努力をしなくてはなりません。

 

そのためには業務の見直しが必要であり、ツールを用いた効率化を進めなくてはならないのです。

 

 

 

 

業務効率化ツールの種類

業務効率化を支援してくれるツールは、さまざまなものがリリースされています。まずは、どのようなツールがあるのかを把握しておきましょう。以下では、業務効率化に役立つツールを種類別に解説します。

 

コミュニケーションツール

人とコミュニケーションをとるためのツールは、身近なものでいうとメールやLINE、SNS などもその一種として挙げられます。

 

ビジネスの効率化を目的とするコミュニケーションツールとしては、社内SNS やビジネスチャット、Web 会議ツールなどが挙げられます。

 

コミュニケーションツールを導入することで、社内外のコミュニケーションの活性化につながり、部署間やクライアント、取引先などとのやり取りをスムーズに行えるのが魅力です。

 

また、ツールを利用すれば情報も共有をしやすくなります。テキストメッセージだけでなく、資料や画像のファイルもアップロードして、リアルタイムで共有できるのです。

 

ペーパーレス化ツール

近年、多くの企業がペーパーレス化を推進しています。

 

リモートワークへの移行に伴い、ペーパーレス化に踏み切った企業も少なくありません。ペーパーレス化ツールとして代表的なものは、電子契約システムや経費精算システムなどでしょう。

 

これらのツールを用いれば、これまで紙で行っていた業務をクラウド上で行えます。

 

従来のように、契約書を取引先へ送付する手間を省けるでしょう。 ほかのツールとも連携し、完全にペーパーレス化が実現できれば、大幅なコストダウンが可能です。印刷にかかる紙代やインク代が不要となり、書類を保管するスペースも縮小できるでしょう。

 

リモートワークへの移行も視野に入れているのなら、ペーパーレス化ツールは積極的に導入すべきツールのひとつです。

 

タスク管理ツール

タスク管理を個々の社員に任せてしまうと、プロジェクトがスムーズに進まないおそれがあります。納期の勘違いや作業漏れなどが発生し、組織に甚大なダメージを与える可能性すらあります。

 

タスク管理ツールを導入すれば、業務の進捗や社員のスケジュールをしっかり管理できます。進捗状況を正確に把握できれば、必要に応じて遅延している部分に人材を投入でき、円滑にプロジェクトを進行できるでしょう。

 

タスクを正確に管理できれば、残業時間のカットにもつながります。

 

優先的にリソースを投入すべきポイントを把握できれば、ながら残業の発生を回避できるからです。

 

RPAツール

RPAとは、 Robotic Process Automationの略です。ロボットによる業務の自動化を指す言葉で、近年さまざまな企業が導入を始めています。

 

業務によっては、誰でもできる単純な作業もあるでしょう。

 

毎日繰り返すルーティンワークや、手順が決まっている定型業務といった単純作業を自動化すれば、人材を主力業務へ投入でき、生産性の向上につながります。

 

RPAはリスト作成やデータ入力、アカウント登録など、さまざまな業務に活用できます。なお、RPAの対象とする作業を抽出するには、業務の可視化が欠かせないことも覚えておきましょう。

 

名刺管理ツール

ビジネスマンにとって顔ともいえる名刺ですが、管理に頭を悩ませる方も多いでしょう。名刺管理に手間取り、個々の社員の業務効率を下げてしまうおそれもあるため、解決すべき課題のひとつです。

 

この課題については、名刺管理ツールを導入すれば、簡単に解決できます。

 

内容としては、紙の名刺をスキャンして電子化できるツールで、管理の手間を大幅に軽減してくれる優れものです。データ化した名刺は、クラウド上で一元管理できるため、社内で情報共有しやすくなるといったメリットも生まれます。

 

また、名刺の紛失や劣化などを回避できるのも、導入すべき理由として挙げられるでしょう。紙の名刺は紛失してしまうリスクがあるほか、経年劣化により文字が読めなくなる可能性もあります。

 

ツールでデータ化しクラウド上で管理できれば、このような心配もなくなるでしょう。

 

 

 

業務効率化ツールの選び方

業務効率化を実現できるツールはたくさんありますが、実際どのように選べばよいのでしょうか。もちろんツールによってできること、できないことがあり、特徴やメリット、費用などが異なることも把握しておきましょう。

 

以下では、業務効率化ツールを選ぶ際のポイントについて紹介します。

 

組織の現状と課題を把握

まず行うべきは、組織の現状と課題の把握です。現状と課題を把握していなければ、どのようなツールを選ぶべきなのかがわかりません。

 

まずは、自社が解決すべき課題の抽出から始めましょう。必要に応じて現場の声もヒアリングしつつ、課題を明確にすることが重要です。課題がクリアになれば、おのずと自社に必要なツールが見えてきます。

 

たとえば、抽出した課題が「他部門との連携がとりにくい」「情報共有がしにくい」だったとしましょう。このケースでは、コミュニケーションツールの導入がもっとも必要だと考えられます。

 

コミュニケーションツールもさまざまなものがあるので、いくつかリストアップしたうえで、機能面やコストなどを比較しながら選びましょう。 

 

スモールスタートは可能か

いきなり組織全体で運用しようとすると、混乱を招くおそれがあります。

 

ツールを導入するだけで簡単に業務効率化が進むわけではないので、まずはスモールスタートで検証することをおすすめします。 最初はひとつの部門からスタートし、検証を重ねて操作性や効果の有無などをチェックしていきます。

 

ツールによって、スモールスタートが難しいものもあるため、その場合はできれば無料トライアルや人数単位で利用できるツールを選ぶとよいでしょう。

 

セキュリティは十分か

機能やコストは、ツールを選ぶうえで重要なポイントですが、セキュリティ面もきちんと重視しましょう。

 

安価で優れた機能を有するツールでも、セキュリティが不安とあって企業は安心して利用できません。重大な情報漏えいにつながるおそれもあるため、必ずセキュリティ面は入念にチェックしましょう。

 

特に、無料の業務効率化ツール導入を検討している企業は注意が必要です。無料で利用できるツールは魅力的ではありますが、セキュリティ面について不安要素はゼロではありません。

 

何かトラブルが起きたときも対処してもらえない可能性があるため、基本的には有償のツールを選ぶことをおすすめします。 

 

 

 

 

業務効率化を目指す企業におすすめの「二次元ワークフロー・ソリューション」

二次元ワークフロー・ソリューションは、業務と承認のプロセスをつないで一本化できるツールです。

 

業務フローの可視化や既存システムとの連携ができ、組織全体の業務効率を向上させられます。 脱ハンコを実現できる機能も備えているため、テレワークが普及するなかで懸念されている「ハンコ出社」やペーパーレス化を進められるのも魅力です。

 

1ユーザーあたり月額330円とコストパフォーマンスが高いうえに、スモールスタートも可能です。

 

また、安心のサポート体制が整っている点も、多くの中小企業に選ばれている理由といえるでしょう。 

 

 

 

まとめ 

業務効率化ツールの導入により、自社が抱える課題をスムーズに解決へと導いてくれます。

 

ツールがなくとも効率化を進めることは可能ですが、やはり限界があります。一刻も早く効率化を進めたいのであれば、ツールの導入を検討するとよいでしょう。 ツールを選ぶうえでは、自社やチームの現状と課題をきちんと把握し、最適なツールを選びましょう。

 

スモールスタートができるか、セキュリティ面はどうかといった部分のチェックも漏れなく行い、導入に悩んだ場合は紹介した「二次元ワークフロー・ソリューション」を検討してみてはいかがでしょうか。