コラム

DX推進やリモートワークの普及により、あらゆる情報がデジタル化し、データのやり取りでビジネスやコミュニケーションができるようになりました。同時にペーパーレス化の動きが加速しています。本記事ではペーパーレス化のメリットや方法について解説します。ペーパーレス化に最適なOCRツールと導入事例も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

 

 

 

 

 

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化は資料を電子化し、保存、保管することで、紙の資料をなくす取り組みを指します。ビジネスでのペーパーレス化は単に紙の使用をなくすだけでなく、業務効率の改善を図り、コスト削減につなげることが主な目的です。

 

ペーパーレス化はビジネスシーンだけでなく、一般的な利用も広がっています。本や雑誌が電子書籍化されているのもその例です。コンサートのチケットも電子版に変わりつつあります。国もペーパーレス化の取り組みを進めており、2005年4月には法定文書の電子保存を認めるe-文書法を施行しました。2022年1月からは電子帳簿保存法の要件が大幅に緩和されています。

 

参照元：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました（令和３年５月）」

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

 

 

最近はリモートワークに対応するため、文書の電子化が進んでいます。ただ、設備や社内ルールの整備が遅れているなどの理由で、出社が必要なケースが発生するなど課題もあります。

 

ペーパーレス化は業務プロセス自体を見直し、効率化やデジタル化を実現する有効な手段です。そのためにはペーパーレス化の目的を明確にし、全社で取り組みを進めることが大切です。会議資料や決裁書、帳票など対象とする文書により施策や採用するツールも変わってきます。目的と対象の紙媒体に合わせ、ペーパーレス化を進めていきましょう。

 

 

 

ペーパーレス化のメリット

ビジネスにおいてペーパーレス化の動きが進んでいるのは、それだけ多くのメリットがあるからです。5つのメリットを具体的に解説します。

 

 

業務の効率化

文書を電子化すれば、作成の手間が軽減され、業務を効率化できます。頻繁に使用する書類はテンプレート化できるので、生産性も向上します。文書を電子ファイル化し、クラウドストレージに保存すれば、社内の情報共有もスムーズです。PCやスマートフォン、タブレットなどさまざまデバイスから、容易に文書を検索できます。

 

ペーパーレス化のためにデジタルツールを導入すれば人為的なミスが減ります。入力内容のチェックや手戻りによる作業を削減できるため、空いた時間をほかの業務に充てられます。

 

 

コスト削減

ペーパーレス化で用紙代、印刷代、インク代、印刷機器のランニング費用、郵送費、廃棄費用などのコストを大幅に削減できます。大量の紙資料を保管しているとキャビネットや倉庫で管理しなければなりません。

 

ペーパーレス化で保管スペースと管理の手間を省けます。紙の出力や封入、郵送などの作業もなくなるため、人的コストも削減可能です。

 

 

セキュリティ強化

紙資料のセキュリティ管理は保管スペースに鍵をかけるぐらいで、紛失による情報漏えいのリスク対策は十分とは言えません。書類を電子ファイルで保存しておけば、パスワードや多要素認証、アクセス権の制限などを設定できるので、セキュリティ対策を徹底できます。

 

バックアップを取っておけば、データ消失という万一の事態を避けられます。

 

 

テレワークの推進

業務を紙資料で行っていると確認や押印のために出社するケースがありますが、ペーパーレス化が浸透すればその必要もなくなります。

 

社外での商談中にオンラインで資料を確認することも可能です。社内外で業務が支障なくできるため、在宅勤務や社外のモバイルワークなどに対応し、働き方改革を推進できます。

 

 

SDGsに対応

世界的に見て日本の国民一人当たりの紙・板紙消費量は多く、日本の企業には国際社会で進めているSDGsへの取り組みとして紙の消費量を減らすことが求められています。ペーパーレス化を進めることは積極的に環境保護に取り組む企業としてイメージ向上にもつながります。

 

参照元：日本製紙連合会「国民一人当たりの紙・板紙消費量<2020>」

https://www.jpa.gr.jp/states/global-view/index.html

 

 

 

ペーパーレス化の方法5選

企業のペーパーレス化の取り組みには自社に合った方法を選択することが重要です。ペーパーレス化の主な方法を5つ紹介します。

 

 

スキャニング

電子化する書類のボリュームが少なければ、自社の複合機の機能やスキャナーを活用し、文書を読み取り、データ化できます。時間も人手もそれほどかからないでしょう。

 

しかし、過去の決算資料やプロジェクト資料などをまとめて大量にデータ化する場合は、時間がかかり、人手も取られてしまいます。これでは日常の業務に影響を及ぼしかねません。

 

その場合は専門業者によるスキャニングの代行サービスを利用する方法があります。代行サービスの費用はかかりますが、業務効率や生産性を落とさないための必要経費と捉えれば、有力な選択肢です。

 

 

ペーパーレスFAXの利用

ペーパーレスFAXは通常のFAXが紙にプリントするのとは異なり、データとして保存できるサービスです。紙を送信するのではなく、パソコンから文書ファイルをFAX送信することもできます。用紙やトナーが必要なくなり、不在時にFAX用紙が溜まってしまうこともありません。

 

外出先から自社のFAX受信内容を確認することもできます。商品の受発注業務や原稿の送受信などでFAXの使用頻度が高い企業に適したサービスです。

 

 

PDFで保存

PDFはPortableDocumentFormatの略です。テキストや図形、表などをレイアウトして印刷するプレビューイメージで保存できるファイル形式を指します。すでに紙に印刷された情報を手軽に電子化して表現できるので、電子的なペーパーのようなイメージです。PDFで保存する方法はさまざまです。

 

WordやExcel、PowerPointなどで作成した文書は、「ファイル」から「エクスポート」を選択して、PDF作成・保存が可能です。前述したスキャニング機能を利用したファイル変換・保存もできます。また、アプリケーションの印刷機能から、仮想のPDFプリンターを使用して作成・保存することも可能です。

 

 

文書管理システムの利用

文書管理システムはデジタル化した文書を一元管理できるシステムサービスです。文書の更新や共有、検索がしやすく、自動破棄やアクセス権限の設定といった機能があります。システムの中には文書作成から申請、破棄まで一連の書類事務・管理をペーパーレスで完結できるものもあります。

 

国税関係書類は法律で保存が義務付けられており、文書管理システムはペーパーレス化した後の保存管理に有効です。

 

 

OCRの導入

OCRは印刷した活字または手書きの文字を画像認識し、データ化する方法で、PDFなどに保存できます。1980年代から知られているデータ化の技術です。取引先が紙の書類を多く使用している場合や、画像から文字だけを抽出したい場合などに、文字を手入力する必要がないので重宝します。

 

最近はスマートフォンやタブレットで使用できるOCRアプリも登場しています。

 

 

 

 

ペーパーレス化へOCRツールを導入するならAIOCRがおすすめ

AIOCRはOCRの光学技術にAIの学習技術を搭載したOCRサービスです。OCRは指定ルールで書かれた文字情報以外は読み取りづらく、漢字やひらがななどが混ざる日本語の認識は難しいという現状がありました。

 

対してAIOCRは機械学習機能で非定型や手書きの文字も読み取れます。文字認識の精度が向上するため、今後OCRツールを導入するならAIOCRをおすすめします。

 

 

 

ペーパーレス化の事例:AIOCRの導入

当社のAIOCRシステムを採用された、お客様の導入事例を紹介しましょう。化粧品販売会社で、注文は個人顧客からのFAXが1日100枚届く状態だったため、手入力に時間がかかり、誤入力も多かったそうです。

 

当社のAIOCRシステムを導入後、FAX注文内容の入力時間を削減でき、同時に物流の見直しも進めたことで、顧客への商品のお届け期間を半日から1日短縮されました。

 

 

 

 

まとめ

ペーパーレス化は業務効率化やコスト削減、セキュリティの強化、テレワークを促進し、働き方改革につながります。さまざまなペーパーレス化の方法がありますが、OCRのデータ化技術に最新のAI学習機能を搭載したAIOCRがおすすめです。

 

当社のAI入力ソリューションは入力業務効率を75％削減した実績があります。お客様の業務に適したペーパーレス化をご提案できますので、まずはお問い合わせください。