コラム

近ごろよく「業務効率化」という言葉を耳にする、という方もおられると思います。
漠然と日々の業務で時間あたりの成果を上げる、といったイメージが浮かびますが、具体的に何をすれば業務効率化ができるのでしょうか。

 

この記事では、そういった問いに対する答えとして、業務効率化を実現する5つの方法を詳しく解説します。

 

 

 

 

 

業務効率化とは

まず業務効率化とは、業務効率を高めるために、業務上のムダを省き、タスクの効率性を向上させるための数々の方法・施策を実行することを指します。
「ムリ・ムダ・ムラ」という言葉を、現場では良く耳にすると思います。

 

これは業務効率化においては特に頻繁に使われるもので、それぞれの意味は以下の通りです。

 

ムリ＝労働負荷がかかりすぎ、キャパシティを越えている状況
ムダ＝労働負荷が少なすぎ、リソースを余している状況
ムラ＝ムリ・ムダが混在している状況

 

「ムリ・ムダ・ムラ」を無くすことで、業務効率化を実現できます。
この概念を導入し、見事業績を上げた企業のひとつに世界的企業トヨタがありますが、反面、業務効率化を試みているものの、思った成果が出ないと感じている企業も多いのではないでしょうか。

 

特に2021年現在、日本の労働人口は減少し市場も縮小傾向にあります。そのため、多くの企業ではコストカットの必要に迫られ、限られた時間・限られた人員で、業務をこなさなければなりません。ましてや事業を拡大する場合はなおさらです。業務効率化は、どの企業でも必要な施策だといえるでしょう。

 

 

 

 

業務効率化を促進する5つの方法

あらゆる企業に求められる業務効率化ですが、うまく進めるには、いったいどのような方法があるのでしょうか。ここからは、効率化を促進する5つの方法を具体的にご紹介します。

 

システムの導入

近年、業務効率化に有用なツール・システムが次々登場しています。

 

全社員の勤怠や給与の管理は、ツール・システムの出現により大きく効率化されたといっていいでしょう。以前のようなタイムカードを切って出退勤を記録する方法から、ツール・システムを使った方法に確実に変わりつつあります。

 

代表的な業務効率化ツール・システムには、社内決裁をクラウド上で可能にしたワークフローシステム、社内外問わず様々な人とコミュニケーションができるビジネスチャット、規則性のある業務を学習し、自動で行うRPAツールなどがあります。
これらのツール・システムを導入することで、大きくコストをカットでき、業務効率化を大きく促進できるのです。

 

ペーパーレス化への取り組み

2つ目は「ペーパーレス化」です。

会議資料や契約書類などを紙で印刷する機会は少なくありませんが、コピー・印刷用紙やプリンターの維持費用のほか、必要な文書を探す作業など、費用・時間のどちらの面でも大きくコストがかかります。そのほか、情報漏洩のリスクも高いことから、ペーパーレスを導入する企業は増えつつあります。

 

電子データでクラウド上に保存して共有すれば、紙で印刷する必要もなくなり、費用・時間のコストカットを実現できます。さらに、紙の使用量が減ることで環境に配慮できる点も見逃せません。

 

自動化

3つ目は、業務の「自動化」です。

日々の業務のなかには単純作業が含まれている場合も多いですが、繰り返しの作業は慣れていてもミスが起こりやすく、その修正で時間がかかることも少なくありません。そのような繰り返しの単純作業はツール・システムを使って自動化すれば、ミスを起こさず容易に処理が可能となります。

 

自動化と聞くと、大がかりなシステムを導入する必要があるのでは？とつい考えてしまう方もいるかもしれませんが、たとえばエクセルでマクロを組むのも自動化のひとつです。
導入コストを考え、できるところから自動化していくことをおすすめします。

 

ワークフローの効率化

4つ目はワークフローの効率化です。

日々の業務のなかには、フローが定型化している業務があります。
定型化している分、特に疑問を感じないで進めてしまうこともあるかもしれませんが、業務効率化のために定型化したフローも見直しましょう。

 

事務手続きや各種申請・承認など、フローのなかに煩わしい手順が隠れている場合も少なくありません。無くせる部分はカットし、フローをスリム化することで業務の効率化が促進されるでしょう。スケジュール表を確認しつつ、フロー上の業務に適切な優先順位を設定することも重要です。

 

また、マニュアルを作成し適宜アップデートすることでも、業務の効率化は進みます。初めて行う新規業務も覚える手間が軽減されますし、先輩社員の負担も少なくなります。いきなりマニュアルを作ろうとすると時間がかかるため、早めに準備を始めておくのが得策です。

 

アウトソーシングの活用

最後は「アウトソーシングの活用」です。
社内業務の一部を外部に委託すれば、人件費などコスト削減につながります。

 

専門家に委託することで業務の質の向上が期待できるだけでなく、自社社員の業務負担が減り、社内業務に集中できる利点もあります。

 

双方にとってメリットがあるので、ぜひ検討してみましょう。

 

業務効率化促進のコツ

ここまで業務効率化の促進方法を5つご説明しましたが、そうはいってもなかなか効率化が進まない…と頭を悩ませる企業担当者の方も多いのではないでしょうか。

 

業務効率化を目指して新しいシステムの導入や効率化のためのアイデアを実行したくても、ほかの社員の同意を思うように得られず、結局業務効率化が進まないケースは決して少なくありません。

 

そこで重要なのが、社内全体での「ビジョンの共有」です。

 

なぜ業務効率化を進めた方が良いのかを、周囲に納得できる形で説明することが大切です。そのためには全社員が同じビジョンを共有し、会社全体で「何を目指すのか」を考える必要があります。

 

また、往々にして現場と上層部で思惑がかみ合わないことがあります。各部署や役職の有無にかかわらず社員のコミュニケーションを活発にし、業務フローや体制も徐々に整えておくことも求められるでしょう。

 

このように地道に社員間のつながりを強くし、意思疎通が円滑に進むようになれば、業務効率化の提案もスムーズに進めやすくなるはずです。長いスパンで考えなければなりませんが、結果として業務効率化が促進されやすくなります。

 

 

業務効率化促進におすすめの「二次元ワークフロー・ソリューション」

最後に、業務効率化促進におすすめのサービスをご紹介します。
株式会社無限が提供する「二次元ワークフロー・ソリューション」は、業務・承認のプロセスをつなぐ業務効率化ツールです。

 

最大の魅力は、業務プロセスと承認プロセス、この2つをつなぐことでフローを完全に一本化できる点です。業務プロセスは自由に設定可能で、組織や上長が変わっても即座に対応できるのも、メリットのひとつといえます。

 

様々なフローを可視化し、柔軟に設定できることで、業務の幅を広げることにも期待できます。また、クラウドサービスのため、2020年以降急速に導入されたテレワーク・脱ハンコ環境に最適なシステムとなっており、日々の業務や意思決定のスピードアップが見込めます。

 

既存システムへの連携も容易であるため、今後業務効率化のために各種ツールの導入を検討している企業に最適なサービスといえるでしょう。

 

 

 

まとめ

業務効率化は一朝一夕で進められるものではありませんが、ご紹介した5つの方法で多くの企業がコストカットを実現し、社内全体の生産性を向上できているのも事実です。

 

特に、業務効率化はツール・システムを導入することで、大きく促進されるケースが多いです。勤怠や給与管理・ワークフローシステムなど様々な用途のツールがありますが、自社の業務効率化に何が必要かを考慮に入れつつ、真に必要なシステムの導入を検討してみてください。