コラム

​事務作業は会社の各部門で負担になっている可能性があります。本来行うべき業務が行えず、効率的な運営を妨げている可能性があるからです。 データ入力のような作業は、ITツールによって自動化するのが大切です。自動化によって業務の効率性と社員の生産性を高めることができるでしょう。

 

この記事では、データ入力の自動化によってどのような事務作業が効率化できるのかについて、解説します。

 

 

 

 

 

 

 

データ入力の負荷が大きい事務作業とは

データ入力は単純な事務作業である一方で、作業者にとって負担の大きい業務です。データ入力専門の人員を割り当てていない場合は、いつまで経っても業務が終わらず、過剰労働の原因になる可能性さえあります。

 

データ入力は会社の各部門で負担になっている作業です。それぞれの部門でどのような事務作業の負荷が大きいのか、見ていきましょう。

 

 

1.経理部門でのバックオフィス業務

経理部門は事務作業の負荷が大きい部門というイメージがあります。社内外の膨大な量の書類を扱わねばならず、その都度紙ベースの請求書や伝票などをデジタルデータ化しなくてはならないからです。

 

データ入力はひたすら同じ作業の繰り返しになるため、集中が途切れやすく、ヒューマンエラーが発生しがちです。一方で、経理部門では給与や税務、決算に関するデータを多数扱っているので、ミスが大きな問題を引き起こす可能性があります。

 

その他、経費の計算などでは価格の確認など、データが正しいものであるかの裏付けを取る作業も必要に応じて行わなくてはなりません。その結果、経理部門のデータ入力業務は負担が大きくなる傾向にあります。

 

 

2. 人事・総務部門でのバックオフィス業務

人事部門や総務部門でのデータ入力も、負荷の大きい業務になりがちです。人事・総務部門で扱うデータには、勤怠管理など社員に関するデータや、会社の備品の管理データなどがあります。

 

社員に関するデータは給与や社会保険に関わるものであるため、重要な個人情報です。備品に関するデータは適切な発注管理やメンテナンスのために必要になります。これらのデータを間違いのないよう入力し、また必要な時に使える形に処理しなくてはならないため、負荷の大きい業務となる可能性があります。

 

その他会社によっては、人事・総務部門で株主総会の企画や入社式などのイベント運営も行わなくてはなりません。その都度個人情報などのデータを多数扱わなくてはならず、データ入力の作業は必然的に膨大になり、負荷が大きくなるでしょう。

 

 

3. 営業部門での定型業務

営業部門では、取引先に関するデータや在庫データなどを扱います。これらのデータ入力を営業部門内で行わなくてはならない場合、負荷が大きくなる可能性があります。

 

営業部門のデータ入力が負荷になるのは、主業務である営業活動に影響が及ぶ場合も考えられるでしょう。例えば案件データや在庫データの更新作業は、営業を終えた後に担当者によって行われるケースが多いです。これらの事務作業は、営業先から帰ってきた後に行わねばならないため、超過労働の原因のひとつとなってしまいます。

 

営業部門にはその他にも資料作成や見積書の作成、日報作成などの事務作業が多くあります。これらの副業務によって主業務が圧迫されると、会社の業績にも響くので、迅速な効率化が望まれるでしょう。

 

 

4. EC運営での管理業務

営ECサイトを運営している会社であれば、顧客データや在庫データの管理が必要です。注文データが増えれば増えるほど、データ入力業務は膨大になるでしょう。

 

1日に数百件から数千件という注文を扱うECサイトであれば、注文データなどを手入力で実行するのは困難です。注文データの他にも在庫データの変更や出荷依頼など、付随して行うべき事務作業は膨大にあります。そのためデータ入力システムを構築することは、一定以上の規模のECサイトでは必要な作業だといえます。

 

また、個人情報データはセキュリティに配慮して、適正に管理しなくてはなりません。適正な管理体制を敷く必要があることも、業務の負担を増大させる一因となっています。

 

 

 

 

 

 

データ入力を自動化するメリット

データ入力にまつわる種々のリスクは、自動化によって大きく減らすことができるでしょう。データ入力の自動化によって、作業効率を大幅に高めるだけでなく、ヒューマンエラーの発生する余地をなくすことも可能です。ここではデータ入力の業務を自動化するメリットについて解説します。

 

 

 

 

データ入力業務の課題点

昨今のビジネスではDX化が推進されている影響からデジタルでのやり取りが増えたものの、紙でのやり取りは今でも重要です。契約書や請求書などの重要な書類は紙ベースでのやり取りが中心で、それらのデータをPC上で扱うためには、人の手でデータ入力をしなくてはなりません。

 

取引などは日々発生するため、膨大な量のデータを日々入力する必要があります。そのため作業は長時間にわたる傾向から、ヒューマンエラーの発生する可能性が高いといえるでしょう。データ入力における少しのミスが会社の業績に関わる問題に発展する場合もあります。

 

また、データ入力のような事務作業の負荷が大きいと、主業務にも影響してしまいます。結果、会社の業務全体の効率性が低くなってしまい、業績の悪化につながってしまうでしょう。加えて、超過労働などコンプライアンス上の問題も発生してしまいます。

 

 

負担軽減による生産性向上

第一に、社員の負担を軽減させることで生産性を高めることができるでしょう。

 

データ入力は各部門において主業務を妨げる負担になっている場合があります。データ入力が自動化されることで事務作業の負担を軽減し、業績につながる主業務に専念することが可能になるでしょう。

 

また主業務に専念できることによって、社員のワークエンゲージメント向上も期待できます。負担の軽減は社員のモチベーションを高め、より創造的でやりがいのある仕事に従事することで、社内での活動に充実感を感じられるようになるでしょう。

 

 

紙書類のデジタル化と活用

紙書類のデジタル化によって、それまで埋もれていたデータを活用できるようになるのも、データ入力を自動化するメリットです。AI・OCRなどのツールを活用すれば、紙書類をスキャンするだけでデジタルデータに変換できます。

 

手作業でのデータ入力では、最優先のデータを中心に入力するため、埋もれている紙データなどはいつまでも放置されてしまいがちです。作業を自動化することによって、埋もれたデータも簡単にデジタル化できるようになれば、人工知能や統計学を用いて分析するデータマイニングなどを通じて思わぬ活用方法が見つかるかもしれません。

 

また、紙書類をデジタル化することによって、管理コストの節減も可能です。紙書類の保存にはスペースを取るため、その量が膨大であればあるほど、保存場所と管理にかかる費用も膨大になります。デジタル化によってそういったコストが節約できる上、業務の効率化にも貢献するでしょう。

 

 

 

 

まとめ

データ入力は、会社の各部門で主業務を妨げる作業となっている可能性があります。データ入力の自動化は、会社の生産性向上を目指す上で喫緊の課題であるといえます。

 

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