コラム

帳票やアンケートなど、膨大なアナログデータを一つひとつPCに手入力して、業務に時間が取られている人は多いでしょう。

 

データ入力の業務は、単純な作業である割に人的リソースを割かねばならず、会社側からすると時間もコストもかかるものです。一方、同じ作業の繰り返しになりがちなので、スタッフにとっても負担になっている可能性があります。

 

この記事では、データ入力を自動化するメリットや、代表的な自動化ツールについて解説します。

 

 

 

 

 

 

データ入力の自動化とは

データ入力の自動化とは、従来手作業で行っていたデータ入力の作業を、ITツールを活用することで自動的に実行できるようにすることです。

 

以前の自動化ツールはプログラミングの知識が求められる場合があるなど、知識がない人には扱いにくいものがありました。しかし特別な知識がなくても扱えるツールが登場したことにより、誰でも簡単にデータ入力の自動化が実現できるようになりました。

 

データ入力の自動化ツールには、手書きの帳票を読み取って自動でデータ化してくれるOCRや、音声から文字を自動でPCに入力してくれる音声入力ツールなどがあります。

 

 

 

 

データ入力自動化のメリット

データ入力を自動化させることによって、以下のようなメリットを得られます。

 

・データ入力業務が効率的に行える

・ミスを減らせる

・スタッフのワークエンゲージメントを高められる

 

まず、データ入力業務の効率が上がるのは、メリットのひとつです。自動化ツールは人間が行うよりも多くの作業を、常に一定の速度で実行することができます。特にデータ入力のような定型的な業務は、自動化することで効率性が上がるでしょう。

 

また人の手で行う作業には、どうしてもミスがつきものです。自動化ツールであればプログラムに従って機械的に作業が行われるため、不注意によるミスを減らせるでしょう。

 

そして、データ入力のような定型的な業務を自動化することによって、従業員は非定型的でクリエイティブな業務に従事することができます。やりがいのある仕事に従事することで、従業員のモチベーションを高めることができるでしょう。

 

 

 

 

 

 

データ入力自動化の前に確認する項目

データ入力を自動化する前に、今人の手で行っている業務の現状を確認することが大切です。現状を把握することで業務の問題点と、何のために自動化するのかという目的が明確になります。

 

 

適切な範囲でデータ入力を行えているか

まずはデータ入力という業務全体の中に、無駄な作業が混じっていないかチェックしましょう。

 

データ入力業務では、必要ないはずのデータまでとりあえず入力している場合があります。会社の重要な意志決定に関与しないようなデータは、人的リソースを費やしてまで保管しておく必要性は低いです。こういった無駄な作業を洗い出して業務要件を絞り込むことが、自動化の第一歩です。

 

また、直接会社の意志決定に関与しないデータでも、ビッグデータとして活用することは可能でしょう。しかし、そのような将来使うかもわからないデータを入力するのに人的リソースを費やしているのは、非効率的だといえます。

 

 

ヒューマンエラーの程度を把握する

データ入力を人の手で行っていると、いずれ高い確率でミスが発生します。このミスによってどのような事態に陥るのかを把握しておくことは、自動化の必要性を明確にするうえで重要です。

 

データ入力のミスによって起きる問題の例としては、取引先の会社名や担当者名などを誤って入力したままにしてしまうと、相手方に不信感を与えるケースが挙げられます。他にも顧客データや受注データを間違って入力することで、大事な取引の際にトラブルが起こることも考えられるでしょう。

 

また、データの手入力によって起きたミスの原因を把握するのは困難です。いつ、誰が、どこをどう間違えたのかを把握するためは、さらに多くのリソースを割く必要があります。リソースを割くということは全体の業務スピードを下げることにつながるでしょう。

 

データの手入力には問題が発生する可能性があることを自覚したうえで、その改善策としてデータ入力の自動化がおすすめです。

 

 

 

 

データ入力を自動化するツール

データ入力の自動化には、さまざまなITツールが活用されます。ここでは代表的なツールを5つご紹介します。

 

 

パソコン上で行っている作業を自動化するRPA

RPAはデータ入力などの定型的な業務をPC上で自動的に行ってくれるツールです。RPAは「Robotic Process Automation」の略で、プログラムやソフトウェアによって業務プロセスを自動化することを意味します。

 

RPAでは、あらかじめ設定しておいた業務プロセスを自動的に実行することが特徴です。業務の手順を登録しておけば、複数のシステムやアプリを自動で操作し業務を実行することもできます。

 

AIや機械学習の活用も盛んであり、より高度な作業もロボットで代替できるのではないかと期待されています。

 

 

手書きや印刷された文字を認識するAI・OCR

AI・OCRは、AI技術を活用して手書きの文字を読み取りデジタルデータ化するツールのことです。OCRは「Optical Character Recognition」の略で、スキャナなどで読み取った文字をデジタルデータに変換するツールを意味します。

 

AI・OCRでは、AI技術を活用することによって、紙に書いた文字をデータ化するだけでなく、読み取った書類の種類や項目まで把握して、適切な場所へデータを格納してくれます。

 

AI・OCRによって、データ入力の業務は大幅に効率化できるでしょう。

 

 

 

 

アプリケーションの開発を容易にするためのAPI

APIは「Application Programming Interface」の略で、あるソフトウェアを他のソフトウェアやWebサービスでも使えるようにする仕組みのことです。

 

APIはソフトウェアやWebサービスの間を橋渡しするものです。それ自体がデータ入力などの業務を自動化させてくれるというよりは、ある自動化ツールをさまざまな場面で実行できるようにしてくれるものです。

 

APIの仕組みによって、例えばRPAが得意とする単純作業を、複数のソフトウェアで実行することができるようになります。

 

 

Excelを使った作業の自動化ができるExcelのマクロ

Excelなど表計算ソフトのマクロ機能は、決められた処理を自動的に実行する機能のことです。

 

マクロを扱うには、従来であればVBAなどの特殊なプログラミング言語の知識が必要でした。しかし、最近ではマクロの記録機能などによって、誰でも簡単に自動化プログラムを作成できるようになっています。

 

表計算ソフトは多くの企業で昔から利用しているツールです。新しいツールの導入が難しい場合は、マクロ機能を活用してデータ入力を自動化するほうがよいでしょう。

 

 

Web上の情報を抽出するWebスクレイピング

Webスクレイピングは、Web上の情報を自動的に集めてくれる収集ツールのことです。

 

Webスクレイピングの特徴は、Webサイトなどに掲載されている情報から必要な情報だけを自動で抜き出して集めるという点にあります。膨大なネットの海から必要な情報を自動で集めてくれるので、人力で探してデータを入力するという作業をなくし、業務の効率化に貢献するでしょう。

 

最新のWebスクレイピングツールは、難しいプログラミングの知識なども必要なく、誰でも簡単に実行できます。

 

 

 

 

 

まとめ

データ入力の自動化は、ツールを活用することで誰にでも簡単に実現できます。人の手では時間もコストもかかる作業をツールに任せることで、企業にとってもスタッフにとってもメリットを得られるでしょう。

 

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