コラム

組織で毎日のように行われる申請業務。内容や目的は多岐にわたるため、正しい手続きを覚えきれない、新人が入るたびにゼロから教育が必要な場合も多いことでしょう。

これらのプロセスを効率化できれば、組織全体の生産性が大幅に向上するはずです。本記事では、承認プロセスの効率化を図りたい企業担当者に向けて、その具体的な方法について解説します。 

 

 

 

 

 

 

 

承認プロセスとは？ 

承認プロセスとは、申請に関する一連の承認ルールのことです。

 

組織では、業務発注や商品購入、出張手配といった、主に費用が発生する特定の処理について、上司の承認が必要となります。申請者と承認者を別にする理由には、内容の審査や不正の防止などの重要な目的があります。

 

そのため、費用が高額になればなるほど承認者の数も増える傾向にあり、重要タスクであれば決裁に複数部門の承認が必要となることも珍しくないはずです。 

 

つまり、処理する金額や条件によって承認ルートが異なり、そこには企業独自のルールも介在します。これらのすべてを正しく記憶し、都度処理するのは大変です。

 

しかしながら、承認業務は企業の内部統制にも関わってくるため、安易に手続きを省略するわけにもいかず、ミスも許されません。 

 

承認プロセス改善の重要性 

日本は世界でも屈指のハンコ大国です。海外では公的な手続きも含めてデジタル化が進んでいますが、日本には未だに紙ベースでの承認を続けている職場が少なくありません。

 

しかしながら、働き方改革や新型コロナウイルスの影響で在宅勤務が増加したことで、状況が大きく変化しました。紙とハンコを用いる承認業務の非効率性が浮き彫りとなった結果、日本でもペーパーレス化を前提にプロセスを見直す動きが加速しています。 

 

承認プロセスのデジタル化は、企業と社員の双方にとって多くのメリットをもたらします。

 

まず、申請から承認までの流れをオンライン上で行えるため、手書きによる間違いや記入漏れ、承認忘れといった人為的なミスが減ります。外出先でも対応できるため、承認が滞る心配もありません。結果的に、承認時間の大幅な削減を実現できるでしょう。

 

加えて、電子書類には同時に複数人で共有できる、紛失や破損などの恐れもなく保管しやすいというメリットもあります。オフィス以外でも承認できるようになれば、いわゆる「ハンコ出社」も廃止でき、在宅勤務をはじめとするテレワークの促進にもつながります。 

 

 

 

 

業務プロセスとは？ 

申請業務の効率化を進めるには、その上位概念にあたる業務プロセス改善について正しく理解しておくことが重要です。ここからは、業務プロセス改善の定義や目的について解説します。

 

まず、業務プロセス改善とは、業務に関わる人員、作業手順や工程を見直す活動のことです。 

 

業務プロセス改善の目的は大きく3つあります。

 

1つ目は、「効率化」です。

業務の工数削減や自動化などによって労働時間や人員を減らし、生産性の向上を狙います。

 

2つ目は、「リスク管理」です。

手作業によるミスや目視による品質のバラつき、業務の属人化といった、将来的に大きなリスクにつながる要素を洗い出しておく必要があります。

 

3つ目は、「再現性」です。

誰が担当しても同じように成果を出せる安定した仕組みを整備し、業務に再現性を持たしていくことで、人事異動や組織改編にも柔軟に対応できます。 

 

業務プロセス改善において高い成果を発揮している手法のひとつが、BPM（ビジネス・プロセス・マネジメント）です。これは、経営戦略を業務プロセスに落とし込み、PDCAサイクルを回しながら継続的に改善していく方法です。

 

ビジネス展開の迅速化やサービス品質の標準化、ノウハウ共有による人材育成などの効果が期待できます。 

 

業務プロセス改善の重要性 

業務プロセスを改善する重要性が増している背景には、「労働人口の減少」「働き方改革における長時間労働の是正」「生産性の向上」という社会的な課題があります。少子高齢化によって人手不足が進む日本では、限られたリソースでいかに生産性を高めていくかが企業の成長を握る鍵であり、その実現には業務プロセス改善が不可欠です。

 

職場単位の改善というレベルではなく、組織全体の利益改善を追求する高い視点で、既存のプロセスを本質的に見直していく必要があるでしょう。 

 

業務プロセス改善によって期待できるメリットは、「労働時間の削減」「経費の削減」「IT化の促進」です。この3つを高い次元で実現できる業務プロセス改善こそが、組織全体の利益改善につながると考えられます。たとえば、労働時間を短くするために人員を補充するという単線的な改善では、経費の削減にはなりません。

 

現状の人員でも高い成果を上げられるよう、業務の自動化を軸に抜本的にプロセスを見直すなどのアプローチが有用です。同じような方向性で考えていけば、社員のテレワーク実現など、働き方自体の見直しも視野に入ってくるでしょう。 

 

業務・申請プロセスを効率化するシステムの導入 

業務・申請プロセスを効率化するために効果的なのが、「ワークフローシステム」の導入です。

 

ワークフローシステムとは、従来の紙ベースの申請書を「申請フォーム」として電子化し、申請から決裁までの一連の流れをオンラインで完結できるシステムのことです。申請と同時に、内容ごとにあらかじめ社内定義された承認ルートが自動生成され、メールなどの通知によって次の承認者のアクションを促します。 

 

申請フォーム化すれば、全社統一のフォーマットとして展開でき、入力項目の一部を選択式にするなど作成業務を簡略化することが可能です。申請業務を標準化できれば、チェック時間やミスを減らせます。承認プロセスも可視化されるため、誰のところで停滞しているかも一目瞭然です。また、外出先や自宅からも申請できるようになります。

 

このようにワークフローシステムの導入によって、短期間で一気にプロセスを改善することができ、申請業務の効率化と決裁までの迅速化を実現できます。 

 

申請や承認業務を合理化できれば、社員の労働時間も短縮可能です。さらに、ペーパーレス化によるコスト削減効果も見込めます。決裁が完了した申請フォームは編集不可の形式でシステム内に自動保管されるため、紛失や第三者による改ざんの恐れもありません。 

 

「二次元ワークフロー・ソリューション」で承認プロセスを改善 

ワークフローシステムの導入においては、機能面に加えて、使い勝手の良さも重要です。使い勝手においては、柔軟性や拡張性の高さがポイントになります。使いやすいワークフローシステムを探している方には、株式会社無限が提供する「二次元ワークフロー・ソリューション」のサービス導入がおすすめです。 

 

同サービスは、業務プロセスと承認プロセスをオンライン上で一本化する、これまでにありそうでなかったワークフロー・ソリューションです。自社ルールに合わせてフローやシステム連携を自在に設定可能で、人事異動による承認者の変更にも柔軟に対応できます。

 

業務フローの可視化は、承認スピードを加速させるだけでなく、他部門とのスムーズな連携も大きく後押しします。 

 

クラウド環境でも利用できるため、テレワーク導入の障壁となっていたハンコ出社からも脱却可能です。社員のニーズに合わせて、在宅勤務やモバイルワークといった柔軟性の高い働き方を促進できるでしょう。

 

1ユーザあたり月額330円(税込み)の格安料金で利用できる、コストパフォーマンスの高さも魅力です。 

 

 

 

まとめ 

労働人口の減少によって人材の獲得が難しくなる中、生産性を上げていくためには業務プロセス改善が急務です。承認プロセスのオンライン化は、その有用な方法のひとつです。業務効率化による生産性の向上に加えて、テレワークの導入や内部統制の強化も進められるため、将来に向けたリスク管理にもなります。 

 

「二次元ワークフロー・ソリューション」は、ワークフローを未導入の方、既存のワークフローをより便利にしたい方、どちらの課題にも寄り添います。業務プロセス改善の必要性を感じている方は、ぜひお問い合わせください。