コラム

業務効率化をバックアップしてくれるITシステムは多々あります。導入にあたっては、ITシステムの特徴やできることを把握しておかなくてはなりません。

本記事では、業務効率化に最適なITシステムをピックアップしてご紹介します。選び方のポイントも解説するので、ぜひ参考にしてください。

 

 

 

 

 

 

業務効率化が求められる背景

現在、多くの企業が業務効率化に取り組んでいます。取り組む企業により目的は多少異なりますが、ひとつには労働生産性の向上が挙げられます。生産性を向上させるには、業務のムダをなくす必要があり、限られた資源を有効活用しなくてはなりません。

 

労働人口の減少も、業務効率化が求められる背景のひとつです。ご存じの通り、現代の日本は少子高齢化が大きな社会問題となっています。労働人口は今後ますます減少するとみられており、企業は限られた人材をうまく活用しなくてはなりません。そのためには、業務の見直しや自動化を含めた、効率化が不可欠です。

 

また、現代はグローバル競争が激化しており、多くの企業が生き残りをかけてしのぎを削っています。生き残るためには、優れた商品やサービスの創出はもちろんのこと、優秀な人材の獲得も欠かせません。

 

優れた商品やサービスを創出するには、ムダをなくして主力業務にリソースを投入する必要があります。また、優秀な人材を確保するには、多様な働き方を選べる体制や、快適に働ける環境づくりが必須です。

 

 

 

業務効率化にシステムを導入するメリット

さまざまなメリットがありますが、ひとつには導入リスクの低さが挙げられます。生産性の向上を目指し、多額の設備投資や人材の確保を行うのはリスクが高すぎます。リスクを冒して実行したにも拘わらず、それほど効果を得られないおそれもあるのです。一方、ITシステムは低コストで導入でき、効果がないときは解約できます。

 

また、ITシステムの導入に伴い、ペーパーレス化の実現が可能です。ペーパーレス化には、コストダウンや情報検索性の向上、省スペース化などさまざまなメリットがあります。オンラインで手続きができるため、テレワークにも対応しています。

 

働き方改革の促進につながるのも、大きなメリットといえるでしょう。ITシステムを導入すれば、オンラインでさまざまな業務を行えます。オフィス以外の場所で勤務できるようになり、多様な働き方が実現します。その結果、優れた人材を獲得しやすくなるほか、オフィスの縮小化も可能です。

 

 

 

業務効率化をサポートするシステム5選

ITシステムとひと口にいっても、いろいろな種類があります。ここでは、業務効率化をサポートするITシステムを5つピックアップしました。まずは、それぞれの特徴を把握することから始めましょう。

 

コミュニケーションツール

社内SNSやWeb会議ツール、ビジネスチャットツールなどが代表的です。社内外におけるコミュニケーションの活性化が可能で、スムーズな意思伝達を実現できます。

 

ビジネスチャットツールなら、プロジェクトメンバーだけでグループを作り、リアルタイムでやり取りを行えます。ファイルのアップロードもできるため、プロジェクトの進行に必要なデータの共有も容易です。

 

Web会議ツールは、オンラインで会議を開催できるツールです。テレワーク環境下であっても、Web会議ツールがあればわざわざ出社する必要がありません。テレワークへの移行も考えているのなら、Web会議ツールの導入も検討してみましょう。

 

RPAツール

Robotic Process Automationの略で、簡単な業務の自動化を実現できるツールです。リスト作成やアカウント作成、データ入力など、定型化した作業の自動化が可能です。

 

単純作業の自動化が実現できれば、人材を有効に活用できます。利益に直結する業務へ人材を投入でき、生産性の向上が見込めます。社員の負担軽減につながるのもメリットです。

 

RPAの中には、専門的な知識がないと運用が難しいものもあります。社内にエンジニアが在籍しているのならまだしも、そうでない場合にはツール選びを慎重に行いましょう。

 

ワークフローシステム

申請から承認の流れを電子化できるシステムです。組織においては、備品購入や休暇取得などの際に、申請を行ったうえで承認を得なくてはなりません。申請者は所定の用紙に必要事項を記入して提出、複数の責任者から承認を得る必要があります。

 

ワークフローシステムなら、このような流れを簡潔にできます。オンラインで申請ができ、承認までのフローも自動化できるのです。意思決定のスピードが速くなるので、業務効率もアップします。

 

なお、ワークフローシステムはテレワークやリモートワークにも適しています。従来の申請・承認フローでは、テレワークに従事していてもわざわざ出社しなければならないことがありました。しかし、ワークフローシステムなら、離れた場所からオンラインで申請し、承認を得られるためそのようなムダが発生しません。

 

ファイル共有ツール

ファイルをクラウド上に保存できるツールです。共有もできるため、もれなく迅速なコミュニケーションが実現します。

 

従来では、社内ネットワーク上でファイルの管理をしていました。しかし、この方法では社内でしかファイルの閲覧や共有ができません。一方、ファイル共有ツールなら、インターネットに接続できる環境さえ整っていれば、社外からアクセスできます。

 

そのため、社外で営業活動を行っている社員が、最新の情報をクラウドへアップロードし、すぐに組織全体で共有するといったことが可能です。

 

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、個々の社員や管理者がタスクを視覚的に管理できるツールです。いくつものタスクを抱えている場合、混乱してしまい優先順位がわからなくなることもあります。管理ツールを利用すれば、優先順位の高い順にタスクを設定できるため、このような心配がありません。

 

業務の進捗状況を把握できるのもメリットです。進捗状況を視覚的に確認できる機能を実装したツールが多く、管理者は状況に合わせた指示を出せます。円滑なプロジェクトの進行には、欠かせないツールといえるでしょう。

 

ツールでタスクを適切に管理できれば、コストダウンにもつながります。作業の遅れている社員がいれば、仕事の進んでいる社員にカバーさせることもできるため、残業の発生を抑制できます。

 

 

 

 

業務効率化ツールの選び方

いくつもの業務効率化ツールがあるため、選び方に悩んでしまうケースも少なくありません。導入に失敗してしまわないように、選び方のポイントを押さえておきましょう。以下、ツール選びにおける大切なポイントをまとめました。

 

自社の現状と課題を把握

自社の現状を把握することがスタートです。現状で抱えている課題を抽出し、改善するためにどのようなツールが必要なのかを考えてみましょう。

 

課題がわからなければ、どのようなツールを導入してよいのかもわかりません。ツールによってできることは限られるため、課題を明確にしたうえで選ぶ必要があります。

 

課題を把握するには、業務内容や工数の洗い出しが必須です。丁寧に洗い出しを行い、課題を抽出しましょう。

 

スモールスタートが可能か

導入したシステムを、組織全体で運用し始めるのはリスキーです。そもそも、導入したツールで業務効率を高められるかどうかもわかりません。かえって業務効率を低下させてしまうおそれもあります。

 

このようなリスクを考えると、スモールスタートでの取り組みがおすすめです。対象の範囲を限定し、検証しつつ運用してみましょう。使いやすさや効果の有無などを確認しつつ、必要に応じて少しずつ範囲を広げていくのが無難です。また、人数単位で課金されるシステムなら、最小限の人数で始められるためおすすめです。

 

ツールによっては、無料トライアルやデモを利用できるものもあります。事前に操作性や機能を確認できるため、トライアルやデモを利用できるのなら試してみましょう。

 

 

 

「二次元ワークフロー・ソリューション」で業務効率化を実現

株式会社無限が提供している、二次元ワークフロー・ソリューションは、業務効率化を支援してくれるツールです。業務と承認のプロセスをつなぎ、フローの1本化を実現できると注目を集めています。

 

ブラウザ上で業務フローの作成や編集ができるため、業務の可視化が可能です。ペーパーレス化や脱ハンコを実現できる機能も実装しているため、テレワークへの移行を考えている企業にもおすすめです。

 

人数単位で利用できるシステムなので、スモールスタートで始めたい企業にも適しています。しかも、1ユーザーあたり月額330円（税込）と、コストパフォーマンスが高いのも魅力です。業務進行や意思決定のスピードアップ、組織全体での業務効率化を目指すのなら、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

まとめ

業務効率化をスムーズに進めたいのなら、ITシステムの導入は必須です。コミュニケーションツールやRPAなど、ツールの種類によってできることが変わるため、まずはそれぞれの特徴を把握することから始めましょう。

 

ツール選びにおいては、自社の課題の把握が先決です。そのうえで、自社に必要なツールを選びましょう。スモールスタートができるか、セキュリティ面は安心かといった部分もチェックしてください。