コラム

「ワークフローシステム」は、申請・承認業務において威力を発揮するシステムですが、さらに業務を拡大して効果的に利用できることをご存知でしょうか。

 

本記事では、ワークフローシステムをどう活用してよいかわからない方のために、システムの概要や特徴、データの活用方法、導入メリットなどについて解説します。

 

 

 
 

 

 

 

ワークフローシステムとは

「ワークフローシステム」とは、会社のワークフロー（一連の業務の流れ）を電子化したものです。人の手による作業の大半をシステム化して自動実行できるため、効率化や生産性の向上に貢献してくれます。

 

ワークフローシステムには申請から承認、決裁までの稟議のワークフローに特化した製品が多く、「稟議システム」や「電子決裁システム」とも呼ばれてもいます。今まで稟議書や各種申請書を印刷して回覧するなど、紙の書類で管理していた業務を電子化することで、一つひとつの業務を迅速かつ効率よく進めることが可能です。

 

また、ワークフローシステムの導入にあたり、曖昧な社内ルールを明確に統一し、無駄な流れを削減できます。申請者は、システム内に用意された各種申請フォームに最低限の必要事項を入力するだけでよいため、申請作業も時間をかけずに仕上げられます。

 

あとは、内容に応じた申請ルートに従い、自動で承認者に通知が行くため、画面上で確認・承認するだけなので手間がかかりません。承認作業の進捗状況もシステム上で確認できるなど、多くのメリットがあるため、さまざまな効果が期待できます。

 

 

 

 

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムは申請・承認業務に特化したイメージがあるかもしれませんが、申請から承認、決裁に至るまでの各種作業を効率的に進めるための細やかな機能も備えています。

 

たとえば、ワークフローシステムで申請・承認するための申請書を作成する「フォーム設計」機能があります。

 

使い慣れたエクセルやワードの書式をそのまま取り込めるものもあれば、今まで使っていた様式をスキャンして取り込むもの、簡単な項目に答えるだけで自動的にテンプレートが作れるものなど、システムによってさまざまです。

 

中には、使い勝手のよい汎用的なテンプレートを多数用意しているものもあります。

申請書が作成しやすいことはもちろんですが、その前段階である申請書フォームの作りやすさも見逃せません。

 

パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンからでも、作成しやすいフォームに簡単に変換できるかどうかも大きなポイントです。また、承認ルートの順番や分岐、差し戻しなど、複雑なルートを設定する「フロー定義」機能も便利です。

 
 

 

 

 

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入すれば、単に申請から決裁までの時間を短縮できるだけでなく、そのほかにも多彩な効果が期待できます。以下では、ワークフローシステムの主なメリットをご紹介します。

 

データの活用

ワークフローシステムにより稟議を電子化するということは、社内のペーパーレス化を促進できるということです。つまり、アナログ的に紙の書類を保管するのではなく、データベースにデジタルデータとして保存するため、保管スペースや管理の手間を削減できます。

 

また、保存した申請データはキーワード（担当者名・部署・期間・タイトルなど）検索によって簡単に探し出せるため、紙の書類のように手作業を要さず、気軽に書類の管理・確認が可能です。抽出や集計などの機能を用いれば、蓄積されたデータの高精度な分析も行えるので、無駄なく戦略的に業務に活用できるでしょう。

 

従来では、紙の書類が大量にあると管理に困るうえ、膨大な過去データの分析・活用も難しく時間がかかっていました。それらを電子化することで、データの管理や活用がしやすくなるメリットは非常に大きいといえます。

 

申請・承認業務の手間削減

ワークフローシステムの最大の強みは、申請・承認業務の手間を削減できることです。申請者は、申請内容に応じたフォームをシステム上ですぐに検索でき、申請書を印刷して担当の承認者に回付する必要もありません。

 

あとは、事前に定義したフローに沿って、承認者から最終的な決裁者まで自動的にリレーされます。間違った承認ルートを辿らず確実に回付されるため、業務が円滑に進みます。

 

また、各担当者のステータスで進捗状況を確認できるため、途中で滞留や差し戻しなどがあればすぐに気付けるのもメリットです。特に外部システムと連携できるものは、データを一から手入力せずに済むため、入力にかかる時間を削減できるとともに、単純な入力ミスも減らせます。

 

決裁後の保管に関しても、申請内容に応じて自動で該当フォルダに仕分けされるため、管理の手間もかかりません。ちょっとした申請書や報告書も電子化できるため、ペーパーレス化を促しつつ、用紙やインクなどの備品代や、それらを交換する手間の削減も見込めます。

 

意思決定のスピードアップ

ワークフローシステムなら、申請書の作成や回付もスピーディーに進められます。申請から承認、決裁までのプロセスにおいて、承認者の不在により決裁まで想定外の時間がかかるケースは少なくありません。場合によっては、それが原因でビジネスチャンスを失い、企業の損失につながることも考えられます。

 

ワークフローシステムなら、システム上で進捗が可視化されるため、重要な稟議が滞留すればすぐに催促できます。特にクラウド型の場合、インターネット環境さえあれば、出先からでもモバイル端末やノートパソコンを利用して承認できるため便利です。

 

このように決裁の円滑化だけでなく、稟議に関わる担当者それぞれが、フローを遅延させたり滞留させたりしないように働きかける効果も期待できます。これにより、今までよりも大幅な意思決定のスピードアップが実現します。

 

内部統制の強化

ワークフローシステムの導入にあたり、今までのワークフローを全面的に見直すことになります。中には、曖昧なルールで運用されていた事例が露見することもあるでしょう。

 

部署や支社によって異なる取り扱いがされているケースもあるかもしれません。それらのルールやフローを統一してシステムに登録することで、内部統制の強化が図れます。

 

また申請から承認、決裁までの流れを可視化することにより、承認者以外の第三者が勝手に押印して承認したり、内容を改竄したりするなどの不正も防止できます。

 

ワークフローシステムでは、個別のアカウントにログインすることにより、本人しか申請や承認業務ができないため、情報漏えいや不正アクセスといったセキュリティリスクの低減にも寄与します。

 
 

 

 

 

業務・承認フローをつなぐ「二次元ワークフロー・ソリューション」

株式会社無限が提供する「二次元ワークフロー・ソリューション」は、従来のワークフローシステムをより強化した機能を備えていることが特徴です。承認プロセスだけで完結せず、業務プロセスと並行して結びつけることで、それぞれのフローの一本化が実現します。

 

つまり、承認プロセスの効率化につながるだけではなく、他部門とのシステム連携によって、さらに効果的なデータ活用が可能になります。

 

また、今まで手入力で行っていた作業もデータの流用により、誤入力などのミスを防止しつつ大幅な効率化が期待できます。業務フローは自社に合わせて自由に設定できるうえ、可視化することで部門をまたいだ進捗状況も把握しやすくなります。

 

「二次元ワークフロー・ソリューション」なら、政府が推進するテレワークや脱ハンコの促進にもつながるでしょう。1ユーザーあたり月額330円（税込）と格安で利用できる点も大きな魅力です。

 

まとめ

 

ワークフローシステムは申請・承認業務を効率化するだけでなく、意思決定の迅速化や内部統制の強化、セキュリティ性の向上などに大きく寄与します。一口にワークフローシステムといってもさまざまな種類があり、製品によって機能性も異なるので、自社に適したものを検討することが大切です。

 

株式会社無限の「二次元ワークフロー・ソリューション」は、蓄積したデータを有効活用できるため、データ分析や抽出、集計などのあらゆる作業が簡単に行えます。

 

また、申請・承認業務だけでなく、ワークフローがハブとなり、会計・販売・購買・人事などのあらゆるシステムとの連携により、多彩な業務プロセスの自動化を実現します。

 

検索機能も充実しており、かなりの業務効率化が期待できるため、システム選びにお困りの際は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。