お客様事例

2021.11.19商社

アウラインターナショナル株式会社 様

化粧品の販売を行うアウラインターナショナル株式会社。これまで個人の注文はファックス中心で1100枚と数も多く手入力だったことで時間がかかり、入力ミスも起きていました。

 

そこで紙ベースの資料をデジタル化するOCRシステム、無限のAI入力ソリューションを導入。入力にかかる時間の削減と同時に物流の見直しを行い、顧客への配達期間を半日~1日短縮することに成功しています。

 

どのようにOCRシステムを選び、稼働させたのか。副社長の岩見優則さん、情報システム部の加唐美由紀さん、山内拓さん、カスタマーサポート部の竹川えりかさん、永島杏樹さんに話を伺いました。

 

 

導入前の課題 

 

■10のOCR製品を検討して最終的にTegakiに決定決め手はシステム的、人的な対応力の高さ 

これまで伝票入力作業において、どのような問題が発生していましたか。 

 岩見:私たちは個人への化粧品を通信販売の形で行っています。インターネットからも注文はできるのですが、顧客の平均年齢は50歳とネットに慣れていない人が多く、注文の6割がファックスです。ファックスの内容は定期購入が6割、スポット購入が3割、新規購入が1割という比率ですファックスは平均すると1100件、月3000件ほどの注文があります 

 

加唐:ファックスはもともとすべてを手入力しており、ときには打ち間違いもありました。加えて、注文内容に不備があるものが1割程度。送られたファックスが不明瞭で文字が読めないことも多くあり注文が間違うこともありました。そのため、繁忙期にはミスや確認作業が多くなり、業務を圧迫していましたこうしたミス削減を考え始めたのは20206月ごろで、OCRの必要性について話すようになり、7月から探し始めました 

 

山内申込書は定型フォーマットですが、内容はお客様の手書きであり、なおかつ読み取りづらいファックスで送られてくるため高度なOCR技術が必要だと考えていました 

 

 

システム導入に関して、社内にはどのような要望や意見がありましたか。  

岩見20206月に流通全体のクオリティをどうやったら上げられるかについて部署ごとに考える活動を行っていました。そこには物流とデータ入力の二つの柱があり、物流では倉庫の拠点を増やして配送速度を一日短縮させること、データ入力ではデータの読み込みを速め、読み込んだデータを基幹システムから倉庫に送るという形でのスピードアップを目指しました。

 

加唐さんはもともとデータ入力のチームにいたのですが、システム導入でのスピードアップを図るために情報システム部に異動し、そこでOCRに着目したのです。システム化することでデータ入力に関わる人数を5人から2人に減らしたいと考えていました 

 

永島OCRを導入しても、書類を読み取る前に一度内容をチェックし、スキャン後に再度チェックし、その後、入金消込時チェックから最終時の内容チェックを行うため、最初の入力精度をとにかく上げたいと考えていました。また、申込書に不備があった場合に翌日再ファックスで到着した際、重複して入力してしまうことがありそれを避ける仕組みづくりも必要でした 

 

 

 

サービス決定に際し、他社製品やサービスで比較検討されたものはありましたか。  

加唐:無限さんを含め、10製品を比較検討させていただきましたHPをみて資料請求し、最終的に読み取りテストを行ったのは2社です 

 

岩見実はこちらの要求に対し、ソフト会社さんにできないと言われたことは多くありました一例をあげると生年月日の月のところに13と入ることはあり得ませんが、中には数字が入っているとそのまま通過してしまう製品もありましたそこで内容的なエラーを出せないとOCRで読み取った後に人が見直さないといけなくなります。

 

これでは人手がかかってしまい、導入の意味がなくなってしまうしかし、無限さんはすべての要望を聞き入れて、実現可能な打開策を提示してくれたのです。 

 

 

 

最終的に無限のAI入力ソリューションに決定した理由は何でしょうか。 

岩見最終的に無限さんに決定した理由は、Tegakiは読み込み精度が高く、その他使用システムWagby」「Waha!Transformer」も基幹システムへのデータ転送がもっともスムーズだったからです現場が望むスピードと正確さにシステムとして十分に対応してもらえると感じました。予算的にも十分に対応できる範囲であり、すぐに決定となったのです 

 

加唐:無限さんのシステム担当の方にも、スケジュールや内容面で頑張っていただいて、その真摯な対応をみてぜひお願いしたいと思いました導入を決定したのは202012月で、稼働したのは20213月でした 

 

 

システム導入後 

 

導入でスピード面や精度面が約3割向上顧客へ商品到着が半日~1日早くなった  

AI入力ソリューションを実際に使ってみて、どのような機能や仕組みが便利だと感じましたか。 

竹川読み込み精度が大変高く、入力作業の手間が大幅に削減され、処理する枚数が多い程、便利に感じています。また、読み込みミスがあった際もすぐに修正できるところは使いやすさの点でも助かっています。 

 

岩見AI入力ソリューションは技術的にまったく問題がなく、期待通りの働きをしてくれています使っているとときに業務ロジック上の不備も発生していますが、そこでも無限さんはすぐに修正に応じてくれて、「お互いにいいものをつくっていこうというコミュニケーションが感じられています。 

 

 

AI入力ソリューション導入後、具体的にどんな効果がありましたか。 

永島:以前は入力作業を5人がかりで行っていましたが、今では二人で回せるようになりました届く枚数が多いほど、作業も時間も短縮される実感があります。将来的にはシステム部分について一人でも行えるようにしていきたいと思っています。 

 

加唐スピード面や精度面では約3割向上したという手応えを感じていますまた、このシステム導入と物流の見直しにより顧客への商品の到着が半日から1日早くなりましたまだ、注文以外にも会員登録などの帳票をAI入力ソリューションに対応させているところですので、総合的な作業効率のアップはより大きなものになると予想しています。 

 

今後、AI入力ソリューションを現状の使用よりも、広く活用する予定やアイデアがありましたらお教えください。 

加唐:先ほども言いましたが、今後は申込書類だけでなく、その他の帳票の入力も自動化していきたいと考えていますまた、顧客が帳票のどの部分の記入を間違えたのか、といった統計データを取るようにして、分析し今後の帳票の改善につなげられればとも考えています。 

 

竹川:今は二人で入金の消込作業をしているのですが、この部分でもシステム内でクレジットカード決済まで確認できるようになればいいなと思います 

 

山内:他にも読み取りを行いたい帳票があるので、そちらの追加開発を行っていきたいですねまた、さまざまなAPIとの連携を図りたいと思います。 

 

 

 

無限の営業、技術及びサポートに対する満足度やご要望などについてお聞かせください。 

 山内:システム開発でエラー箇所への修正や問題が起こったとき際の対応が大変早いので驚いています普通のシステム会社であればもっと時間がかかると思いますが、無限さんでは早いときには3日~1週間で対応していただけました。

 

今はお互いにノウハウや対処のための情報が蓄積されてきているところで今後はもっとスムーズにやり取りできるようになるのではないかと期待しています 

 

加唐:弊社特有のシステムや運用フローといったものもあるのですが、無限さんはそうした個別の部分にも寄り添っていただき、対応しようとしてくださるので大変ありがたく感じています。 

 

永島:無限さんはエラーが起きたときや、わからない事が起こったときの対応が早く、問い合わせをしても大変わかりやすく説明していただけるので感謝しております。メールでの問い合わせでも、本当にわかりやすく説明していただきました 

 

 

 

最後に今、伝票入力で悩まれている部門の方へアドバイスをお願いします。 

 加唐:AI入力ソリューションは特に定型されていて変更の少ない帳票の自動読み取りには非常にスムーズに対応できるシステムだと思います。定型でない場合でも対応可能と聞いており、何でも企業側の要望を聞いていただけるので、まず相談されてみるとよいのではないでしょうか。

 

またAI入力ソリューションの導入時には、定型帳票にフリーワードなどの項目がある場合また、何らかの変更箇所がある場合には、導入打合せと併せて、それらの要望を伝えるようにするとその後が大変スムーズになると思います 

 

岩見無限さんのAI入力ソリューションは読取精度が高く、基幹システムとの連携もスムーズで実に使いやすいシステムです。私たちもOCRの導入はまったく初めての経験でしたが、無限さんが当社に合うよりよいシステムにしようと二人三脚で一緒に考えてくれ、無事導入にこぎつけられました。システム会社とはそういった信頼関係が大事なのではないかと思っています 

 

 

 

アウラインターナショナル株式会社 

本社:東京都港区六本木7-7-7 トライセブンロッポンギ 

事業所:福岡県福岡市博多区住吉4-1-5 福岡GOAビル7F 

URLhttps://aura-int.jp/ 

従業員数:45 

 

国内MLM(連鎖販売)事業通販事業美容機器事業を手掛けるMLMを軸にオリジナルブランドの化粧品、健康食品などの販売を行っており、20197月のグランドオープンから1年間で、会員数約5万人 売上高80億円を達成」

また、自社ブランド『AQUA DE LUNA』を、大阪難波の百貨店マルイに期間限定で出店20208月にはインターネットショッピングモールに出店するなど販売チャネルを多様化させている。

さらに20215月から「AQUA DE AIR」という美容機器事業を展開。全国160店舗以上のサロンに導入。TVCMを放送。 

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