コラム

業務フローは、わかりやすい図解を意識して作成することが大切です。

 

視覚的に流れや手順の情報が頭に入ってくるような業務フローであれば、読み手も理解する際に負担を感じることはありません。作業の無駄を省くこと、コストを削減すること、業務の問題点を新たに発見することなどにもつながるでしょう。

 

そこで今回は、業務フローの使用例やわかりやすい整理の仕方について解説していきます。記号と凡例を用いて、シンプルでわかりやすいフローを作成していきましょう。

 

 

 

 

 

 

業務フローとは？

まずは業務フローについて、その意味やメリットを整理しておきましょう。

 

業務フローとは、業務の流れを図としてわかりやすくまとめたもののことを指します。業務フローを用意しておけば、業務効率の改善や、現在の業務フローにおける問題点を発見することにつなげることができます。

 

また、各担当者同士の作業の相互理解や協力体制の強化にもつながってくるでしょう。図として業務の流れが記載されていれば、現場で業務の流れを理解するのは非常に早くなります。

業務フローを活用するメリット

業務フローを活用するメリットを簡単にまとめていきます。主に以下のようなメリットがあると考えられます。

 

• 作業の抜け漏れをなくす
• 新人が作業工程を理解しやすくなる
• 作業の無駄を発見できる
• 作業コストを削減できる
• 社内全体のスケジュールが把握できる
• 現場の満足度や社員のモチベーションが上がる

業務フローは現場の流れを俯瞰から確認できるものです。

 

作業工程がわかることで、自分以外の人が今何をしているのか、全体的なスケジュールの把握が可能になります。そうすることで、自然と周りを意識した作業ができるようになり、作業効率向上に期待できます。

 

また、作業効率がアップすれば、社員のモチベーションアップにもつながってきます。時間の余裕はさらに業務効率を上げるため、現場の効率や満足度を総合的に底上げさせることができるのです。

 

業務フローの利用例【業種別】

では次に、業務フローは具体的にどういった場面で活用されるのか、参考となる活用事例を業種別に見ていきます。

 

業務フローは目的や業種によって、実際に作成すべきものが異なります。自社ではどのような目的で作成すれば良いか、以下を事例としてチェックしておきましょう。

 

• 金融業…業務マニュアルの整備、標準化、ミスやリスクの削減
• 製造業…品質管理（メーカー全般）、食品安全管理（食品製造・加工など）
• BPO…事務コスト削減、自社サービスの内容案内

業務フローの活用事例にはこのようなものが挙げられます。現場で業務フローを活用する際には、どのような目的・意図で作成されている必要があるのかをしっかりと見極め、その目的に応じた書き方を意識することが大切です。

 

 

 

業務フローをわかりやすく整理するコツ

業務フローをわかりやすく整理するためには、作成方法のポイントを押さえてフローをなるべくシンプルにまとめていくことが肝心です。作成の際に覚えておきたいコツを手順ごとに見ていきます。

業務フローを制作する目的を明確にする

業務フローを制作する目的や意図を、制作前に明らかにしておく必要があります。

 

どのような内容に仕上げるかは、目的によって異なるためです。目的を明確にしなければ、本来の意図とは違った業務フローができあがってしまう可能性があり、それでは制作する意味がなくなってしまいます。

 

誰に向けて、何のために作成するのかを整理した上で、作成に臨みましょう。

 

業務フローを示す相手によって、記載するべき作業や詳細に説明すべき事柄も変わってきます。

業務に関連する部署・関係者を洗い出し、スイムレーンで表現する

スイムレーン（部門）とは、各部門や作業担当者の行動を可視化させて表現するための表のことです。どのような業務のフローを作るのかを明らかにしたら、今度はその業務にどのような部門が関係してくるのかを洗い出して整理します。

 

業務に関わる部門が1つであれば、部門の項目は単一で済みます。しかし業務フローによっては製造、配送、営業、販売、総務といった5部門が関わるパターンや、2つのチームの部門を用意してフローを作成する必要があるパターンもあります。

 

スイムレーンがあれば、部門ごとに行動が視覚的にわかるため、業務の流れも理解しやすくなるという利点があります。

関係者へのヒアリングでタスクを洗い出し選別する

次に、業務に関係する人、部署のすべてに作業手順のヒアリングを行った上で、タスクを洗い出していきます。より細かい業務フローを作る場合は、各担当者、部署、クライアント、提携先企業などさまざまな関係者へのヒアリングが必要となります。

 

そしてヒアリング後に、業務フローに記載しなくても良いタスクと、記載すべきタスクを選別していく流れになります。記載すべきタスクは、どのような業務フローを作るのかという目的によって決定されます。

記載すべきタスクを時系列で並べ替える

業務フローに記載すべきタスクが決まったら、今度は実際に業務フロー完成に向けてタスクを時系列に並べ替えていきます。実際の業務の流れをしっかりとシミュレーションした上で、必要に応じて関係者に再度ヒアリングしながら並べ替えていきましょう。

 

わかりやすい業務フローを書く際のポイント

ではここからは、わかりやすくシンプルな業務フローを書くときに気をつけたいポイントを紹介していきます。

 

業務フローをわかりやすく示すためには、視覚的にすぐに頭に入ってくるような図の作成を心がけることが大切です。以下のポイントを押さえた上で、わかりやすい業務フローを作成していきましょう。

開始と終了は先に書く

業務フローを作成するときに失敗しやすいポイントとして、作業の始まりと終わりがわかりづらくなっていたり、開始と終了が複数生まれてしまっていたりするというものがあります。

 

業務フローを書くときは、開始と終了をあらかじめ記載しておきましょう。先に書いておくことで、作成している途中で何が目的だったのかわからなくなることを防げます。

凡例・記号を使う

業務フローを作成する際には、凡例と記号を使用してシンプルに図解していくようにしましょう。

 

記号と凡例を活用することで、視覚的に情報が頭に入ってきやすくなるというメリットがあります。しかし記号を使いすぎるとかえって見づらくもなるため、記号は1つの業務フローにつき15種類程度に抑えるのが無難です。

 

記号は、標準フローチャート記号を使うようにすると良いでしょう。自社の独自ルールがある場合を除き、日本で定められているJIS規格のフローチャート記号を使うと、業務フローは社内外を問わずとてもわかりやすいものになります。

矢印はなるべく交差させない

業務フローを作成するときは、使用する矢印はなるべく交差させないように作ることが肝心です。

 

矢印が交差していると、どこへつながっているのか逐一確認する必要が出てきてしまい、一目見ればわかるフローではなくなってしまいます。

 

わかりやすい業務フローは、視覚的に情報がすぐに入ってくることが重要です。タスクが多い場合は極力流れを整理して、なるべく矢印を交差させない作りを意識しましょう。

分岐図形は目的に合わせて使用頻度を調整する

分岐図形があると、業務フローはやや複雑になります。なぜ分岐するのか、どちらのタスクに向かえば良いのか、読み手に思考の負担を与えてしまうためです。

 

業務フローの目的が業務の流れの整理・把握であれば、分岐図形はなるべく少なくするように図解することが大切です。また、手順の把握が目的となっている場合は、非常に重要な分岐ポイントのみ分岐図形で示すようにしましょう。

 

いずれにしても分岐図形の数は極力少なくできるよう、調整をするべきです。分岐図形でなければ示せない工程なのかを冷静に判断しながら、詳細情報や備考レーンなどで補足説明を入れることなどを検討し、わかりやすい業務フロー作成を目指しましょう。

 

 

 

 

多重管理された業務の効率改善には「二次元ワークフロー・ソリューション」

わかりやすい業務フローを作成するためには、目的を事前に定めること、手順通りにタスクを選別していくこと、関係者に抜け漏れなくヒアリングを行うことなどが重要になってきます。

 

記号と凡例を使いこなすことなども、視覚的理解につながる大事なポイントです。その際には、使いやすい業務フローシステムも慎重に選びたいところです。

 

当社の「二次元ワークフロー・ソリューション」は、さまざまな業務と承認決済を簡単に連携することを可能とした業務プロセス連携サービスです。一元化されない業務プロセスで多重管理の状態に陥り、効率を改善したいとお考えの際には、二次元ワークフロー・ソリューションをぜひご活用ください。