コラム

2021.12.13ワークフロー

プログラミング学習以外で業務効率化を図る方法とは?

DXの重要性が社会的に叫ばれる一方で、IT人材の不足も深刻です。とはいえ、プログラミングスキルの有用性は重々感じながらも、それを独学で身につけるのには敷居の高さを感じている人も多いのではないでしょうか。そこで本記事ではプログラミング言語を学ばなくても業務効率化に役立つツールについてご紹介します。

 

 

 

 

 


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業務効率化におすすめのプログラミング言語

 
そもそも現在のプログラミングにおいて主流のプログラミング言語は何で、どのような用途で使われているのでしょうか。以下では、初心者にもおすすめできる業務効率化のための2つのプログラミング言語「Python」と「VBA」をご紹介します。 
 

Python 


Pythonは初心者からエキスパートまで幅広い層のユーザーの人気を集めるオープンソースのプログラミング言語です。汎用的なプログラミング言語であるPythonは、あらゆる種類のOSで動作し、WebサイトやWebアプリケーションの開発、AI(とりわけ機械学習)の開発、画像処理、自然言語処理、ブロックチェーン開発などさまざまな目的に利用されています。

 

たとえば、Googleのソフトウェアの大部分はPythonで書かれていますし、YouTubeやInstagram、Dropboxのような世界中で利用されている人気コンテンツのプログラミング言語もPythonです。 
 


Pythonの強みは、その豊富なライブラリにあります。プログラミング言語におけるライブラリとは、特定の機能を発揮するためのモジュールや関数を揃えた標準的なフレームワークのようなものです。Pythonのライブラリが非常に充実しているため、ユーザーはプログラムを開発する際にゼロから作業を開始する必要がなく、初心者にも易しい造りと言えます。

 

Pythonは数多くのユーザーに愛用されていることから入門書やユーザー・コミュニティも充実しており、良い学習環境を整えやすいのも強みです。 

 

VBA 


Pythonが汎用的なプログラミング言語(GPL)であるのに対して、VBAはWindows環境での利用に特化したプログラミング言語(DSL)です。

 

VBA は、元々Microsoft社が開発したプログラミング言語であり、Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリに使われています。それゆえVBAは、ビジネスツールとして定番のOfficeアプリをより効率的に活用したり、自動化したりしたい場合に最適なプログラミング言語であると言えます。 


 
VBAもPythonと同様に学びやすいプログラミング言語で、初心者の入門用に最適です。もしPythonとVBAのどちらを学ぶべきか悩んでいる場合は、プログラミングで何をしたいのか考えましょう。

 

基本的には、広い用途で自由にプログラムを使いこなしたいならPython、Officeアプリの自動化に限定してプログラミングをしたいならVBAがおすすめです。

 

 

 

ただしプログラミングを学ぶのは難しい 


PythonやVBAは業務の効率化のために非常に役に立ち、初心者にも取つきやすいログラミング言語です。とはいっても、それはあくまでも他のプログラミング言語と比較しての話であり、プログラミングを学ぶこと自体の難しさはどうしても残ります。 


 
今でこそ小学校でプログラミングが必修化するなど、初等教育からプログラミングに親しむような教育的施策が国によってなされています。しかし、特に30代以上の方はプログラミングについてこれまで体系的に学んだ機会がなく、漠然とした知識しかなかったり、苦手意識を持っていたりする方も多いのではないでしょうか。 


 
実際、プログラミングを独学で習得するのは難しく、業務で使いこなせるレベルまでスキルを上げるのには相当な時間と根気が必要です。そもそも、小学校の時点からプログラミングを必修化するという国の施策自体、プログラミングを学習することの困難さの裏返しとも言えるでしょう。 

 

 


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プログラミング以外で業務効率化を図る方法 


業務の効率化を図りたいからといって、今からプログラミングを学び始めるのでは、いつになったら問題の解決に着手できるのか分かりません。そもそもDXによる業務効率化を推進する上で、専門的なプログラミング知識は必須とは限らないのです。以下では、プログラミング以外で業務効率化を図る方法についてご紹介します。 

 

システムの導入 


プログラミング以外で業務効率化を図る第一の方法は、システムを導入することです。最近は、営業活動や給与などの会計管理、あるいは勤怠管理といった業務効率化に便利なツール・システムが多数提供されています。

 

それゆえ、わざわざ自分でプログラミングを学んで1から作り上げる必要はありません。業務効率化に役立つ代表的なツールとしては、ワークフローシステムやビジネスチャット、RPAなどが挙げられます。 


 
ワークフローシステムとは、「報告書や申請書などの作成→提出→稟議→承認→実行」等の一連の業務プロセスをペーパーレス化し、システム上で一元処理することを可能にするツールです。これによって煩雑になりがちな申請業務をスムーズにし、素早いビジネス展開が可能になります。 


 
また、ビジネスチャットは、メールよりもリアルタイムで気軽にコミュニケーションするのに適しているため、業務連絡などを効率化することができます。とりわけテレワークを導入している企業にとって、こうしたチャットアプリによるコミュニケーションの重要性は非常に高いものがあるでしょう。 


 
RPAは、決まりきったルーティン的な事務作業などを自動化するツールです。RPAの有用性については次の項で説明します。 

 

RPAの活用 

プログラミング以外で業務効率化を図る第二の方法は「RPAの活用」です。

 

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、ロボットを活用した業務の自動化を意味します。RPAは比較的新しい技術で、AI技術の発展により2016年頃から広く利用されるようになりました。RPAはとりわけ毎日のルーティン的な事務作業を自動化するのに適しています。

 

コンピューターならでは特長として、RPAは情報処理能力が人間より早く、安定していて、休憩も不要なので、24時間365日、毎日でも業務の代行をさせることができます。RPAにルーティン的な作業を任せることによって従業員の労働負担は軽くなり、より大事なコア業務に専念できるようになります。 
 

 

ワークフローの見直し 


プログラミング以外で業務効率化を図る第三の方法は「ワークフローの見直し」です。ワークフローとは、仕事の開始から完了までの一連の手順を示す言葉です。このワークフローが現在どのように構成されているか見直し、無駄を改善することで、組織の効率化やビジネスへの応答性の向上、収益性の向上、従業員の作業負担の軽減などを図れます。

 

ワークフローの見直しのポイントとしては、申請に対する承認工程の適切化やミスが起こりやすい業務の洗い出しなどが挙げられます。ワークフローの改善策としては、すでに挙げたように、ワークフローシステムの導入が効果的です。 


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「二次元ワークフロー・ソリューション」で業務効率をアップ 


ここまで解説してきたように、業務効率化を行うにあたっては、ITツールの活用が非常に有効です。ワークフローの改善をするためのツールとしては、株式会社無限の「二次元ワークフロー・ソリューション」がおすすめです。

 
 
二次元ワークフロー・ソリューションは、業務プロセスと承認プロセスを繋げる、これまでにありそうでなかった製品です。二次元ワークフロー・ソリューションの大きな特長としては、導入の容易さがあります。

 

二次元ワークフロー・ソリューションは既存システムとの連携や、SalesforceやWagbyなどの様々な開発プラットフォームとの連携が可能です。さらに、「簡易フォーム作成機能」があるため、ユーザーはプログラミングの知識がなくても申請書の項目を作成したり、必須入力などの制御をしたりすることが可能です。 


 
このツールを導入することによって、企業は申請業務におけるペーパーレス化や脱ハンコ化を実現できます。

 

また、デジタル化に伴って業務を簡素化することでワークフローの可視化もしやすくなり、部署を超えた全社的な連携や意志決定のスピードアップも達成できるでしょう。このように二次元ワークフロー・ソリューションは企業の業務効率化を強力にサポートします。

 

 

 

まとめ

本記事では、プログラミング言語を学習しなくても行える業務効率化の方法について解説しました。プログラミング言語の学習は自力でシステムを開発したり、業務の自動化をしたりしたい場合は非常に重要です。

 

しかし、独学でプログラミング言語を学ぶのは大変で、時間もかかってしまいます。ですが、プログラミングスキルがないからといって、業務効率化を諦める必要はありません。

 

ここでご紹介した二次元ワークフロー・ソリューションのように、高度なプログラミングスキルを要さずに導入・運用できるITツールを取り入れることによっても、ワークフローを改善し、業務効率化を達成できるのです。

 

 


 

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