コラム

働き方改革で在宅勤務が推進されていることもあり、業務効率改善のために新しくツールやシステムを導入する動きが各企業で見られています。生産性向上を妨げる一つの要因として、紙媒体の書類の入力業務が挙げられることは多いです。入力業務をシステム化する方法やそのメリット、具体例についてご紹介します。

 

 

 

 

 

入力業務における課題

入力業務にはどのような課題があるのでしょうか？主に以下の3点が挙げられます。

 

まずは、企業活動を営むうえで入力には膨大な作業が必要です。作業には多くの時間や労力、コストが必要となります。単純作業が多いと、従業員の疲労やストレスもたまりやすくなるでしょう。

 

次に、手入力での作業が多ければ多いほど、タイプミスなどで誤ったデータが入力される確率も増えてしまいます。どこでミスがあったのかを探して修正するために、予想外に時間がかかることもあります。

 

また、紙の伝票や重要書類を入力しなければならない場合、情報管理の観点からも家に持ち帰るわけにはいきません。入力作業自体はテレワークにも向いている単純作業ですが、結局オフィスに行かざるを得なくなるでしょう。

 

このように入力業務に関する課題は少なくなくありません。逆にいえば、これらの課題を解決することによる効果は大きいとも言えます。

 

では、紙媒体の取り扱いの多い日本において、入力業務の効率や正確性を改善するためのソリューションについてご紹介します。

 

入力業務を支援するOCRとは

ミスの発生しやすい手作業入力の負担を減らすため、入力業務を支援する「OCR」と呼ばれる技術があります。

 

「OCR」とは、光学的文字認識「Optical Character Recognition/Reader」の略です。画像中の文字（手書き文字や活字）を認識し、デジタルデータに変換する技術を指します。変換する流れは以下の通りです。

 

まず、スキャナーで画像を読み取って文字領域を認識し、さらに1文字ずつに分解します。次に、文字の特徴や、OCRに備わった日本語の単語に関するナレッジをもとに、どの文字かを判断します。そして、このデータをCSVやExcelなどのファイルで出力する仕組みです。

 

OCRの読み取り精度が高ければ、紙媒体を見ながら手入力するより、はるかに効率的と言えるでしょう。

 

OCRの課題

OCRは入力業務を効率化する心強い技術ではありますが、以前は課題も多く指摘されていました。

まず、読み取り精度があまり高くなく、手書き文字の読み取りは特に苦手でした。手書きでは千差万別の癖があるため正確に読み取れず、読み間違えた文字を人の手で修正する必要があったのです。

 

また、読み取り範囲と文字の箇所がずれている場合は文字を認識できないこともあり、エラーになる確率が高いのも難点でした。

 

しかも、学習機能はないため何度も同様の読み間違いを繰り返すこともあり、そのたびに修正が必要でした。そのため実用化が難しく、業務に活用するのは難しいとされてきました。

 

 

AI入力ソリューションの活用で業務効率をアップ

OCRが抱えていた課題を解決するものとして、株式会社無限のAI-OCR（AI入力ソリューション）があります。OCRにAIつまり人工知能をプラスすることで、実用化に耐えるものになりました。無限のAI-OCRの特徴は以下の通りです。

 

一つ目は、ディープラーニングにより、使用すればするほど読み取り精度が向上することです。AI-OCRであれば手書き文字の読み取りも正確に行えるようになります。

 

二つ目は、クラウドを用いるため、インターネットさえあれば時間や場所にかかわりなくアクセスできることです。つまり、在宅勤務でも伝票などの入力業務が可能になります。

 

三つ目は、基幹システムへの連携も可能で、利便性が高いということです。

 

これらのメリットから、従来は人が行っていた「入力業務」を極力システムが担い、従業員は「確認作業」に注力できるようになることが期待されています。それにより従業員は今まで以上に創造的な仕事に従事する時間が増えるため、人材の有効活用につながるでしょう。

 

 

 

 

活用シーンについて事例を紹介

では、AI-OCRの具体的な活用シーンと、メリットについてご紹介します。発注業務と勤務表の入力業務です。

 

発注業務

まずは発注業務におけるAI-OCRの活用です。企業活動をしていると、デジタル化が進んだ今でもFAXでたくさんの発注書が届きます。発注元の企業によって発注書のフォーマットが異なったり、期日もばらばらだったりするため、入力作業が非常に煩雑になりがちです。すべてを人手で対応すると膨大な時間がかかります。

 

この発注業務においてAI-OCRを導入し、FAXの読み込みから企業や納期などによる振り分けおよび優先度付け、そしてデータの補正まで自動で処理できるようになった事例があります。その結果、従業員は確認作業に集中することができ、入力業務の効率や正確性が向上しました。結果として、発注業務に割り当てる人員を約75%削減できています。

 

なお、このケースにおいて確認作業を終えたデータは、AI-OCRを通じて基幹システムにも連携されています。

 

勤務表の入力業務

毎月発生するルーティン業務のひとつに、勤務表の集計があります。各従業員から提出された勤務表をシステムに入力していく作業です。今でもFAXで集計してデータを手入力しているケースも少なくありません。短期間で大量のデータを処理する必要があるので、担当者が作業に追われることになります。アウトソースしている企業も多いでしょう。

 

AI-OCRを導入すると、受信したFAXの振り分けから読み取り、データの補正まで自動化・効率化されます。無限のAI入力ソリューションなら、勤務表の枚数に関わらず定額です。手入力でかかっていた手間や、アウトソースする費用の削減にもつながります。

 

またアウトソースでは、FAXの提出が揃うまで発注しづらい状況がありましたが、AI-OCRでは提出されたものから随時作業できるのもメリットです。

 

 

 

まとめ

書類の電子化には、業務の効率化やセキュリティリスクの低減など様々なメリットがあります。この記事ではデメリットも取り上げましたが、いったん電子化を実現させれば、デメリットを上回るメリットが期待できます。

 

「AI入力ソリューション（AI-OCR)」などの便利なツールも活用して、さっそく社内のペーパーレス化を進めていきましょう。