コラム

 

こんにちは！株式会社無限でお客様のデジタルトランスフォーメーション（以下DX）化を推進している、竹内です。

 

株式会社無限は今年で30周年を迎えるIT業界の中では老舗の企業で、「無限の可能性への挑戦」を社是とし、
今までに培われた開発経験と先端技術を活かし、DXや働き方改革を実現します。
今回は、難しいように思えて実は簡単に実現できるDX化の一例をご紹介していきたいと思います。

 

 

世の中がコロナでどれだけ混乱しようとも、ニューノーマル（新常態）が求められようとも、変わることがないのは日々の申請～承認の手続きです。

 

企業の重要な意思決定は全て規定に基づいた承認等の手続きによって進められます。これらをIT活用によるデジタル化を加速することはテレワーク実現を強力に支援します。

 

各企業において、申請～承認の手続きに使われる稟議/決裁、届け出書類、伝票フォームは、通常100種類に上り、企業によっては200種類近くのフォームが存在します。

 

 

これらフォームの大多数（約70%！）は、ExcelやWordなどのオフィス・ソフトウェアで書式が作られていて、
社員各位が内容を入力→印刷→押印→申請により承認を受ける従来通りのやり方のままで進めている企業が多いのが実情です。

 

決裁・回覧などを経た証跡がキチンと管理出来ていれば十分に機能するため、入力画面によるシステム化までは不要で、”デジタル化”への近道として運用されています。

 

 

ExcelやWordなどのドキュメントを利用していても、印刷→押印による書類で申請しているのではテレワーク実現には程遠く、
メールに添付しての”ハンコ省略”の形で過渡的に運用されている企業が多いのではないでしょうか。

 

 

 

国や地方自治体がテレワークをしきりに求めようとも、そう簡単に従来の運用を変えることが出来ず、ハンコを押すだけのために出社する人がいると話題になったのも印象的です。

 

日本は「職場のデジタル化」が主要先進国の中でも遅れているというOECD（経済協力開発機構）の報告が2019年にもありましたが、その実情を”コロナ禍”によってまざまざと突き付けられた形です。

 

業務運用を変えることはそう簡単なことではないのです！

 

DX（デジタルフォーメーション）の実現が難しいのは、ITの知識がないからでも、予算が足りないからでもないのです。

経営層がトップダウンでDXの実現を指示しても、業務管掌部門や社員各位が従来通りのやり方から変化することに前向きではないからとも言えます。

 

そのような現状への特効薬として、弊社ソリューション「二次元ワークフロー」が、テレワーク実現を強力に支援します。

 

「二次元ワークフロー」は、一から申請書のフォーマットを作り上げていく必要はありません。すぐさま日常業務のデジタル化＆自動化を実現出来ます。

 

なぜそのようなことが可能なのでしょうか？

 

二次元ワークフローは他のサービスとは違い、既存のExcelやWordなどのファイルをそのまま使い、申請→承認のフローを回すことが出来るのです！

 

※操作画面の申請・届出書類部分にEXCEL/WORDで作成した内容がPDF形式でそのまま表示されます

 

https://www.youtube.com/watch?v=Jz7WyPGZYuE

 

申請した後の業務フローが自動化されるので、従来の紙面やメールでの申請のように、もう誰の承認を取ればいいか悩むことはありません。

どの申請フォーマットを使えばいいか管理部門に確認する煩わしさからも解放されます。

それだけでなく、ワークフローシステムのログが全て残るので、心配されがちなシステム化によるセキュリティやコンプライアンスの問題も解決されます。

 

もし虚偽の申請などがあったとしても、その一挙手一投足が証拠として残るのです。

 

さらに、従来のメールなどシステム化されていない承認フローとは違い、申請がどこまで承認され、どこで滞留しているかも一目瞭然です。

 

日々の業務のスピードアップも見込めます。

 

膨大な申請～承認の手続きをデジタル化することは困難なことと思われてきたことでしょうし、実際にこれまではそうでした。

 

その諸問題をまるっと解決する特効薬が二次元ワークフローなのです。

 

皆さんも低コストで簡単なデジタル化で、脱ハンコ、完全・安全なテレワークを実現してみませんか？

 

 

 

 

 

二次元WFの詳細はこちら！