コラム

働き方改革が進められる中、業務効率化や生産性向上に取り組む企業が増えています。適切な対策を取るためには、それぞれの違いや必要性を正しく理解しておくことが大事です。本記事では、自社の業務効率化を目指す担当者に向けて、混同しやすい業務効率化と生産性向上の違いや必要性について解説します。 
 

 

 

 

 

業務効率化とは 

業務効率化とは、タスク遂行の障壁となる無駄を省き、一連の作業を効率化させる活動のことです。

 

日本の人口は減少傾向にあり、各業界での人手不足も深刻になっています。人口減少に歯止めをかける有望な打ち手が見つからない中、今の日本では、いかに労働時間を増やさずに業務を効率化させていけるかが重要になっているといえるでしょう。

 

たとえば、効率の悪い手作業をなくして業務を標準化する、資料を事前に配布して会議時間を短縮する、ペーパーレス化を推進するといった活動が業務効率化の具体例です。 

 

 

 

生産性向上とは 

生産性とは、ビジネスにおける重要な指標のひとつです。生産性は、「生み出された成果÷投入資源」で計算でき、数値が高いほど生産性が高いといえます。

 

すなわち、「成果を上げる」または「投入資源を下げる」ことによって生産性を高めることが可能です。国際的に見て日本の生産性は低い傾向にあり、働き方改革以前から問題視されてきました。 

 

日本の生産性については、OECD（経済協力開発機構）のデータベースを元に、公益財団法人日本生産性本部が毎年、国際比較概要を公表しています。

 

同発表資料によると、2019年の日本の時間当たりの労働生産性は47.9ドル(4,866円／購買力平価(PPP)換算)で、OECD加盟37カ国中で21位とかなり低い数値になっています。

 

2019年の1人当たりの労働生産性は、81,183ドル（835万円）で、これはOECD加盟37カ国中で26位とさらに低く、いずれの順位も主要先進7カ国では最下位です。 

（データ引用：https://www.jpc-net.jp/research/assets/pdf/press_2020_new.pdf ） 

（OECD 2019年の円ドル換算レ－ト（購買力平価(PPP)　）1ドル=101.474円） 

 

 

業務効率化と生産性向上の違いとは 

業務効率化は、生産性向上のための手段です。前述の生産性の計算式で考えると、業務効率化は投入資源を減らす施策です。業務効率化によって業務にかかる時間や人的リソースを減らすことができれば、生産性は上がります。

 

ただし、一時的な施策ではあまり意味がありません。業務効率化というと、とにかく目の前の無駄を省く活動と考えられがちですが、必ずしもそうではありません。長期的な視点で生産性を大幅に向上できるかという視点が実はとても重要です。

 

必要な作業は残し、それらをどのようにタスク処理するのが長い目で見てもっとも効率的か、という視点でアプローチしていくことが大事です。 

 

 

 

なぜ業務効率化・生産性向上が必要なのか 

なぜ今、これほどまでに業務効率化・生産性向上の必要性が叫ばれているのでしょうか。その背景には、日本の人口構造の変化や国際的な立ち位置が弱くなっていることに対する危機感があります。 

 

 

労働人口の減少 

理由のひとつは、「労働人口の減少」です。先進国の中でも少子高齢化が急速に進んでいる日本では、総人口も長期の減少過程に入っていると見られています。人口減少は労働力の減少にも影響を及ぼします。 

 

2017年4月に国立社会保障・人口問題研究所が公表した「日本の将来推計人口」における推計結果を見てみましょう。推計結果によると、2029年には日本の生産年齢人口（15~64歳）は7,000万人を下回り、さらに2065年には4,500万人ほどに急減するとされており、事態は深刻です。 

（引用：http://www.ipss.go.jp/pp-zenkoku/j/zenkoku2017/pp29_gaiyou.pdf  (P2)） 

 

人材採用においても、大手やブランドイメージの高い企業ばかりに求職者が集中し、中小企業では定員割れが相次ぐというように、企業間の格差もすでに広がりつつあります。 

 

 

グローバル競争の激化 

もうひとつの理由は、「グローバル競争の激化」です。インターネットの普及により、ビジネスモデルも大きく変わってきています。

 

具体的には、自社運営のECサイトを構築し、企業が直接消費者に販売するDtoC事例も増えるなど、国境の境目がなくなっています。日々激化する海外企業との競争を勝ち抜くには、さらなる業務効率化・生産性向上が急務です。 

 

前述のように日本の一人当たりの労働生産性は海外と比べてかなり低いのが現状です。今のままではあっという間に、勢いのある海外の競合企業にシェアを奪われてしまう可能性が高いでしょう。

 

このように業務効率化の背景は非常にシビアです。ただ労働時間を削減する、業務を自動化するというレベルではなく、商品の開発期間の大幅短縮を図るなど、グローバル競争での勝ち筋に結びつけていく必要もあります。 

 

 

業務効率化を加速させるための施策 

業務効率化を加速させるために、企業が積極的に取り入れていくといい施策は次の2つです。企業の利益を追求するだけでなく、そこで働く従業員のメリットも考えることが、業務効率化成功のカギとなります。 

 

システム・ツールを導入 

業務効率化を加速させる施策のひとつは、「システム・ツールの導入」です。業務のオンライン化が進む昨今では、給与計算や勤怠管理、営業支援といった業務効率化に役立つツール・システムが多数提供されています。

 

さらに、テレワークの普及に伴い、ビジネスチャットやWeb会議システムなど、場所の制約を受けずにコミュニケーションが取れるツールも登場しています。初期費用やランニングコストは発生しますが、自社の課題に合ったツールを活用することで、コスト以上の効果を得られる可能性が高いでしょう。 

 

システムやツールによって業務効率化をするメリットには、人件費や光熱費などの圧縮やペーパーレス化によるコスト削減、テレワークの促進などが挙げられます。セキュリティが高いツールを使えば、内部統制も強化できるでしょう。

 

システム・ツールを選定するうえで特に重要なポイントは、「自社の課題を解消できる」「従業員が使いやすい」の2つです。

 

適切なツールを選ぶためには、トップダウンで決めるのではなく、ヒアリングを通して課題を現場感覚で正しく理解することも大事です。 

 

 

ワークバランスの改善 

もうひとつの施策は、「ワークバランスの改善」です。業務効率化を実現するには、限られたリソースをいかに有効活用するかという視点も重要です。従業員の強みに着目し、能力を最大限に引き出せる分野やポジションに配置することを心がけましょう。

 

従業員の適材適所が叶えば、業務のミスも減り、お互いの弱みをカバーし合えるなど相乗効果も生まれます。一人ひとりの就労意欲も増し、結果的に職場全体として大きな成果を上げられます。 

 

得意分野であれば処理スピードも上がり、残業や休日出勤も減っていくことが期待できます。仕事とプライベートを両立できるようになれば、従業員満足度も向上し、さらに成果が上がっていくというように好循環が生まれていくはずです。 

 

 

 

 

 

「二次元ワークフロー・ソリューション」で業務効率化を実現 

社内の申請・承認プロセスを効率化したい場合には、株式会社無限が提供する「二次元ワークフロー・ソリューション」がおすすめです。業務プロセスと承認プロセスをオンライン上で一本化でき、迅速かつ確実な決裁を実現できます。

 

具体的にはプロセスがオンライン化されることで、申請から承認までのフローが可視化され、業務進行や意思決定のスピードアップが図れます。 

 

承認のたびに出社する、いわゆる「ハンコ出社」も廃止できるので、テレワーク導入の環境整備としても有効です。既存システムとの連携も可能なため、社員の負担を軽減しながら業務効率の大幅な向上が狙えます。

 

日々の申請・承認業務にかける時間を短くできれば、定時内で本来業務を完結しやすくなるでしょう。今まで事務処理に費やしていた時間をより生産性の高い業務に使えるようにもなります。 

 

 

 

 

まとめ 

業務効率化を成功させ、生産性の高い企業になれれば、競合との競争において優位に立てます。企業の収益性やブランドイメージもアップさせられるでしょう。業務効率化において大事なのは、自社の課題解決に適した施策を取り入れることです。その際、長期的な視点での費用対効果も重要なポイントです。

 

本記事で紹介した施策や、業務進行や意思決定のスピードアップを実現できるサービスの導入なども視野に入れて、自社に必要な業務効率化を進めていきましょう。