コラム

日々の業務の中で繰り返し行う作業が多く、その作業を効率化する方法を探している方も多いのではないでしょうか。そんな方におすすめしたいのが、エクセルのマクロ機能です。本記事では、初心者向けにエクセルのマクロでできることや、そのメリット、作成方法、そして注意点について解説します。

 

 

 

 

エクセルのマクロとは？基本的な機能と仕組みを解説

日常的にエクセルを使っていると、同じ作業を何度も繰り返すことが多く、そのたびに時間と労力を費やしてしまいます。マクロを使うことで、これらの作業を1度記録し、ワンクリックで自動実行できるようになります。

 

ここでは、エクセルマクロの基本的な知識や、どのような作業が自動化できるかを見ていきましょう。

 

エクセルマクロの基礎知識

マクロは、エクセル内で行った操作を記録し、それを自動で再現する機能です。この機能を使えば、毎日行う定型作業を効率化でき、業務全体の生産性を向上できます。しかし、マクロの特性や限界も理解しておく必要があります。

 

例えば、マクロは記録された操作を忠実に再現するだけであり、条件に応じた判断や繰り返し処理には対応していません。これらの機能を補完するためには、VBAの知識が求められます。

 

エクセルマクロでできること

エクセルマクロでどのような作業が自動化できるのか、具体的な例を見ていきましょう。

 

・メール送信を自動化する

 

メールの送信は、エクセルマクロを使えば大幅に効率化できます。

 

例えば、特定のタイミングで決まった内容のメールを一斉に送信する場合、その手順をマクロで記録しておけば、毎回手作業でメールを作成する必要がなくなります。さらに、宛先やメールの内容をエクセルのセルから自動で取得し、送信することも可能です。これにより、送信漏れや誤送信を防ぎ、作業の正確性を向上させることができます。

 

・書類作成を自動化する

 

定型的な書類作成も、エクセルマクロを使うことで簡単に自動化できます。

 

例えば、毎月作成する請求書や報告書などの書類は、マクロを使えば数クリックで完成させることが可能です。マクロで作成したテンプレートを利用すれば、必要なデータを入力するだけで、書類全体が自動的に完成します。また、書類をPDFとして保存する、特定のプリンターで印刷するなどの作業も自動化できるため、書類作成にかかる時間を大幅に削減できます。

 

・Webサイトの情報を自動取得する

 

インターネット上の情報を定期的に取得して管理する作業も、エクセルマクロで自動化できます。

 

例えば、競合他社の製品価格やレビューを定期的に確認する場合、そのデータを手動で収集するのは非常に手間がかかるでしょう。しかし、マクロを使ってWebサイトから必要な情報を自動で取得すれば、その手間を省くことができます。取得したデータはエクセルに自動的に取り込まれ、さらに分析やレポート作成にも活用可能です。

 

 

エクセルマクロでできないこと

本章では、エクセルマクロで対応できない主要な作業について解説します。

 

・繰り返しの処理

 

エクセルマクロは、ユーザーが記録した操作をそのまま再現することに特化しています。しかし、同じ操作を繰り返し実行するループ処理には対応していません。

 

例えば、複数のデータセットに対して同じ操作を繰り返し適用したい場合、マクロだけではそれを実現できません。プログラミング的な「ループ処理」、つまりある条件が満たされるまで処理を繰り返すような制御がエクセルマクロの記録機能だけでは対応できない、ということです。

 

この場合、条件に基づいて繰り返し処理を行いたい場合は、VBA（Visual Basic for Applications）を使ってコードを記述する必要があります。

 

具体的には以下のようになります。

・定型作業の繰り返し（例：毎日同じデータを別のシートにコピーするなど）は、エクセルマクロで自動化可能
・条件付きのループ処理（例：特定の条件が満たされるまでデータ処理を繰り返し続けるなど）は、マクロで自動化不可能、VBAで自動化可能

 

・Microsoft製品以外との連携処理

 

エクセルマクロは、Microsoft Office製品との連携には向いていますが、それ以外のアプリケーションとの連携には対応していません。

 

例えば、他社製の会計ソフトやクラウドサービスとデータをやり取りする場合、エクセルマクロだけではその連携が難しい場合があります。このような連携を実現するためには、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）など、より高度な自動化ツールを活用する必要があります。VBAを使った場合でも、Office製品以外との連携には限界があることを理解しておくことが重要です。

 

・複雑な処理

 

エクセルマクロは、単純な操作の自動化には非常に便利ですが、複雑な処理には向いていません。

 

特に、条件に応じて異なる処理を行うような場合、マクロだけでは対応できません。このような複雑な処理を実現するためには、VBAを使って条件分岐やループ処理を記述する必要があります。VBAを活用することで、マクロでは難しい高度な自動化が可能になり、より柔軟で効率的な業務処理を実現できます。

 

 

 

 

エクセルマクロのメリットとは

本章では、エクセルのマクロの具体的なメリットについて解説します。

 

プログラムを書けなくても業務の自動化ができる

エクセルマクロの最大の魅力は、プログラムの知識がなくても簡単に業務の自動化ができる点です。

 

通常、業務の自動化を行うにはプログラミングスキルが求められますが、エクセルマクロでは「マクロの記録」機能を使うことで、エクセル上で行った操作をそのまま記録し、自動化できます。これにより、複雑なコードをゼロから書く必要がなく、誰でも手軽に業務効率化ができます。

例えば、毎日同じ形式で行うデータ入力やレポート作成などの作業も、マクロを使えばワンクリックで完了します。業務を効率化したいがプログラミングに自信がないという方にとって、エクセルマクロは最適なツールとなるでしょう。

 

 

利用コストがかからない

エクセルマクロは、Microsoft エクセルに標準で備わっている機能であるため、追加のソフトウェアを購入する必要がなく、利用にあたってのコストが発生しない点も大きなメリットです。

 

多くの自動化ツールやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）には、高額なライセンス費用や導入費用がかかる場合がありますが、エクセルマクロはすでに手元にあるエクセルを利用するだけで、自動化を実現できます。特に中小企業や個人事業主にとって、追加コストをかけずに業務効率を向上させることができる点は、大きな魅力です。

 

また、社内での教育やトレーニングコストも最小限に抑えることができるため、導入のハードルが低く、すぐに活用できることが特徴です。

 

 

業務で発生する作業工数を削減できる

エクセルマクロを導入することで、業務における作業工数を大幅に削減可能です。日々の業務におけるデータの入力、集計、レポート作成などの多くの反復作業をマクロで自動化することで、手作業に比べて時間短縮が実現します。

 

例えば、定期的に行うデータ集計業務や、複数のシートにまたがるデータの整理など、手動で行うと時間がかかり、ミスが発生しやすい作業も、エクセルマクロを使うことで正確かつ迅速に処理可能です。

 

 

 

 

エクセルマクロのつくり方：初心者向けガイド

本章のガイドでは、初心者でも簡単に理解できるように、エクセルマクロの基本的な設定から具体的な作成手順までを解説します。

 

エクセルマクロの基本設定

エクセルには標準でマクロ機能が搭載されていますが、初期設定では「開発」タブが非表示になっているため、これを表示させることが最初のステップとなります。この「開発」タブは、マクロの記録や編集、実行を行うための重要な機能が集約されている場所です。

手順は以下の通りです。

 

・「ファイル」タブをクリックし「オプション」を選択
・「リボンのユーザー設定」をクリックし表示されたリストの中から「開発」にチェック

 

これで、「開発」タブがリボンに表示されるようになり、エクセルマクロの記録や編集が可能になります。

また、エクセルではセキュリティ上の理由から、マクロが無効化されている場合があります。マクロを有効にするためには、「トラストセンター」の「マクロの設定」から、必要に応じてマクロを有効にする設定に変更する必要があります。

 

エクセルマクロの作成手順

ここからはマクロの記録、操作手順の記録、マクロの保存、そして実行という一連の流れを説明します。

 

・マクロの記録を開始

 

エクセルマクロを作成する第1歩は、マクロの記録を開始することです。

「開発」タブをクリックし、その中にある「マクロの記録」ボタンを選択
必要に応じて記録するマクロに名前をつける
記録の準備が整ったら、「OK」をクリックして記録を開始

「このブック」や「個人用マクロブック」など、マクロを保存する場所を選択することで、マクロの適用範囲を設定できます。さらに、マクロにショートカットキーを設定でき、作成したマクロを素早く実行できるようになります。

 

・操作手順を記録

 

マクロの記録が開始されたら、実際に自動化したい操作を行う
操作が完了後「開発」タブに戻り「記録終了」をクリックして記録を完了

 

例えば、特定のデータをコピーして別のシートに貼り付ける、書式を設定する、または計算式を入力するなどの操作をそのまま行ってください。この間、エクセルは行っている操作を全て記録し、後で自動的に再現する準備をしています。

 

操作手順を記録する際には、注意深く操作を行うことが重要です。もし間違った操作をしてしまうと、その誤操作も記録されてしまい、後で修正が必要になることがあります。また、セルの参照方法として「絶対参照」と「相対参照」を使い分けることで、マクロの実行結果を柔軟にコントロールできます。

 

・マクロを保存

 

操作手順を記録した後は、作成したマクロを保存します。マクロを保存する際には、通常のエクセルファイル形式（.xlsx）ではなく、「マクロ有効ブック（.xlsm）」形式で保存する必要があります。これにより、マクロが含まれた状態でファイルを保存でき、後で開いた際にもマクロが正しく実行されるようになります。

 

マクロを保存する手順は以下の通りです。
「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選ぶ
ファイル形式を「エクセルマクロ有効ブック（.xlsm）」に変更して保存

 

適切に保存されたマクロは、いつでも再利用が可能で、他のエクセルブックにも適用できます。

 

・マクロを実行

 

最後に、保存したマクロを実行してみましょう。マクロを実行する方法は以下の通りです。

 

「開発」タブから「マクロ」ボタンをクリック
実行したいマクロ名を選択して「実行」をクリック

 

これにより、先ほど記録した操作が自動的に再現され、マクロが正しく機能していることを確認できます。

 

また、ショートカットキーを設定している場合は、キーボードから直接マクロを実行することも可能です。これにより、さらに迅速に作業を進めることができます。マクロが意図した通りに動作することを確認できたら、今後も繰り返し使用できます。万が一、動作が意図通りでない場合は、マクロの編集や再記録を行い、修正を加えていくことが必要です。

 

 

 

 

エクセルマクロの注意点

エクセルマクロは業務の効率化に大きく貢献する一方で、使用する際にはいくつかの注意点があります。以下に、それぞれの注意点について解説します。

 

マクロウィルス感染のリスクがある

エクセルマクロを使用する際に最も注意すべき点の1つが、マクロウィルスのリスクです。マクロウィルスとは、悪意のあるプログラムがマクロ機能を利用して感染を広げるもので、エクセルファイルを開いただけでシステムに害を及ぼす可能性があります。

 

特に、不特定多数のユーザーからファイルを受け取る場合や、インターネットからダウンロードしたファイルには注意が必要です。

 

エクセルでは、セキュリティ機能が強化されており、マクロが含まれるファイルを開くときに警告が表示されます。これにより、不審なマクロが実行されるのを防ぐことができますが、ユーザーが誤って「コンテンツの有効化」をクリックしてしまうと、マクロウィルスが実行される危険性があります。

 

そのため、ファイルの出どころが信頼できるものであることを十分に確認することが必要です。

 

さらに、トラストセンターの設定を適切に行うことで、マクロウィルスのリスクを最小限に抑えることができます。例えば、「警告して、VBAマクロを無効にする」設定にしておけば、怪しいファイルを開いたときにも警告が表示され、安全性が確認できるまではマクロが無効化されます。

 

このように、エクセルマクロを使用する際にはセキュリティ設定の確認と慎重な対応が求められます。

 

学習コストがかかる

エクセルマクロを効果的に活用するためには、一定の学習コストがかかります。マクロを記録するだけであれば比較的簡単に習得できますが、より複雑な作業や条件分岐、ループ処理を自動化するにはVBA（Visual Basic for Applications）の知識が必要となります。このVBAの習得には、プログラミングの基礎から学ぶ必要があり、初心者にとってはハードルが高いでしょう。

 

特に、業務で多岐にわたる自動化を実現しようとする場合、VBAを使ってカスタマイズする場面が多くなります。これにより、マクロの作成やメンテナンスに時間と労力を割く必要が生じ、結果として業務効率化の効果が得られるまでに時間がかかることがあります。

 

 

 

 

AI入力ソリューションなら簡単に業務を自動化

AI入力ソリューションは、業務の自動化をより簡単かつ効率的に実現するための最先端のツールです。従来の手作業によるデータ入力や、マクロを使用した自動化とは異なり、AIの力を活用することで、膨大なデータの処理を短時間で、しかも高精度に行うことが可能です。

 

このソリューションは、特に紙帳票やPDFファイルからのデータ入力作業において非常に効果的です。これまで時間と労力を費やしていた作業を、75％もの業務削減実績が示すように、大幅に効率化できます。AI OCR技術を用いることで、手書きの文字や複雑な帳票のフォーマットも正確に読み取り、デジタルデータとして処理が可能です。

 

また、マクロと比較した場合、AI入力ソリューションの優位性は明らかです。マクロはエクセル上での操作を記録し、特定の作業を自動化するために有効ですが、条件付きの処理や非定型帳票への対応には限界があります。

 

一方、AI入力ソリューションは、学習能力を備えたAIが複雑なパターンを理解し、柔軟に対応できるため、マクロでは対応しきれない業務も自動化できます。さらに、AIは継続的に改善を行い、導入当初よりも精度が向上する点も大きなメリットです。

 

このように、AI入力ソリューションは、業務効率化のために不可欠なツールであり、マクロを超える自動化の可能性を提供します。特に、データ処理や帳票管理において、人手をかけずに高精度な作業を実現したいと考える企業にとって、AI入力ソリューションは最適な選択肢となるでしょう。

 

 

 

 

まとめ

エクセルのマクロは、作業の自動化を簡単に実現するための便利な機能です。マクロを活用することで、定型的な作業を自動化し、業務効率を大幅に向上できます。

 

また、プログラムの知識がなくても簡単に利用でき、追加のコストもかからないため、誰でも手軽に導入できます。しかし、マクロを使用する際には、マクロウィルスのリスクや共同編集の制約、学習コストがかかる点に注意が必要です。これらの注意点を踏まえつつ、エクセルマクロを活用して、業務の効率化に取り組んでみてください。