コラム

2021.08.01ワークフロー

Salesforceの承認プロセスとは?活用前に確認しておきたいポイントを紹介!

顧客情報などを一元管理・共有できる「Salesforce(セールスフォース)」には、社内の各種申請手続きに活用できる「承認プロセス」という機能も備わっています。

休暇・残業申請や経費申請などの効率化にもつながるので、ぜひとも活用したい機能です。

本記事では、そんな承認プロセス機能の概要と、設定するためのポイントなどについて解説します。 

 

Salesforceの承認プロセスとは 

Salesforce(以下:セールスフォース)」とは、Salesforce.com社が提供するクラウドベースのCRMSFAアプリケーションです。CRMSFAアプリとして世界トップクラスのシェアを誇り、日本でも多くの企業で導入されています。 

 

そんなセールスフォースの機能のひとつに、「承認プロセス」というものがあります。これは社内手続きをスムーズに進めるための機能です。あらかじめ承認者を設定しておくことで、セールスフォース上での承認リクエストが、自動でそのユーザにアサインされます。

 

たとえば、商品の値引申請は営業マネージャーに、休暇・残業申請は上長に、交通費などの経費申請は経理部署に……といった具合です。 

 

また、申請や承認/却下のタイミングで特定のユーザへ通知メールを送るようにしたり、承認後にレコードを自動更新したりするなどの設定も、あらかじめ決められます。セールスフォース上で申請や承認/却下のプロセスが完結するので、承認までに費やす時間を大幅に削減することが可能です。 

 

 

承認プロセスの前に確認しておきたいこと 

このセールスフォースの承認プロセス機能を使いこなすためには、いくつか事前に確認しておきたいことがあります。 

 

1.オブジェクト

セールスフォースには「取引先」をはじめ、「リード」「取引先責任者」「商談」「ケース」などの標準オブジェクトがあります。 

 

承認プロセス機能では基本的に、これらの標準オブジェクトを起点として設定します。たとえば、「商談」のオブジェクトに「割引率が30%を超える場合、上長の承認を得る」という承認プロセスを設定するといった具合です。承認プロセスを設定したら、オブジェクトに「承認申請ボタン」が追加されるので、各ユーザはそこから承認申請を行えるようになります。 

 

上記の方法が一般的ですが、承認プロセスを設定するために、新しいオブジェクトを作ることも可能です。たとえば、新しく「経費」というオブジェクトを作り、そこに経費精算の承認プロセスを設定するといった使い方もできます。 

 

ただし、作れるカスタムオブジェクトの数には限りがあるので、むやみに細かくカスタムオブジェクトを作るのはおすすめできません。たとえば、経費申請で「交通費」「書籍購入費」「資格取得費用」などの細かい項目を設定したい場合は、1つのオブジェクト内に複数の項目を作って条件分岐させるとよいでしょう。

 

具体的には、「経費申請」用のカスタムオブジェクトに、「交通費」「書籍購入費」「資格取得費用」などの項目を追加していくイメージです。 

 

なお、同じオブジェクト内であれば承認プロセスの設定をコピーできるので、設定にかかる工数も削減できます。 

 

 

2.申請開始条件

セールスフォースでは、あらかじめ決めた条件を満たすレコードのみを承認プロセスの対象にすることも可能です。設定できる範囲は、「当該オブジェクト」「その親オブジェクト」「現在のユーザ」の3つです。 

 

一例として、「申請できるのは営業部の社員のみ」という開始条件を設定したい場合、まずはユーザオブジェクトにカスタム項目として「事業所」と加え、営業部のユーザの値を「営業部」としておきましょう。その後、「現在のユーザ:事業所 次の文字列と一致する 営業」を選べば完成です。 

 

また、この開始条件を活かして、「1万円以下の経費精算は自動的に承認する」といった設定もできます。方法としては、まず条件の入力欄に「経費申請:金額>10000」という内容を入れます。そして「条件が一致する」を選び、さらに「それ以外の場合:レコードを承認」とすれば完了です。 

 

 

3.承認者の割り当てと方法

承認プロセス機能を使用するうえでは、事前に承認者を決めておくことも重要なポイントです。  

 

基本的にセールスフォースでは、申請者の1段階上の上長が承認者として自動的に割り当てられますが、ユーザ名を指定して割り当てることも可能です。申請者の直属の上司ではなく、別部署の担当者などを承認者に設定したい場合は、こちらを活用しましょう。 

 

また、段階的に承認申請を進めることも可能です。「サブマネージャーが承認したあと、マネージャーへ承認申請が行くようにする」などの設定ができます。ただし、一度承認プロセスを有効化(実装)すると、この設定はできなくなるので注意してください。 

 

 

4.申請者を制限するか

申請者を制限するかどうかも、あらかじめ決めておきましょう。たとえば、「経費申請は全社員を対象にする」「商品の割引申請は営業部社員のみに限定する」といった具合です。 

 

申請者に制限がなければ、「すべての内部ユーザ」に設定すれば問題ありません。特定の申請者のみに限定する場合は、部署・役職ごとに公開グループなどを作って、その公開グループ単位で申請権限を付与するとよいでしょう。申請者が含まれているロールを指定するという方法もあります。 

 

また、ユーザ名を細かく指定することも可能です。大人数の指定には向きませんが、「数人のプロジェクトメンバーのみに限定したい」という場合は便利です。 

 

 

5.運用ルール

承認プロセス機能を活用するうえでは、「〇〇〇の承認を得るためには、〇〇〇のオブジェクトから申請する」などの運用ルールを、あらかじめしっかりと周知しておきましょう。そうすることで、コーポレート・ガバナンスの強化にもつながります。 

 

必要な社内申請が明確になり、承認までの履歴もデータとして残るため、「なあなあで承認をしていたら、ほかの社員に不公平感が生まれてしまった」「口頭で承認されたが、その履歴が残っていないためトラブルになった」ということも避けられるでしょう。 

 

また、監査会社にもよりますが、承認履歴レポートを監査証跡として活用できるメリットもあります。 

 

「二次元ワークフロー・ソリューション」で承認プロセスを 

ここまで、スマートな社内申請フローを構築するために有効な、セールスフォースの承認プロセス機能についてご紹介しました。しかし、セールスフォースは自由度が高い反面、設定すべき項目などが多く、なかなか活用しきれないという方は少なくありません。

 

そのような方には、株式会社無限が提供する「二次元ワークフロー・ソリューション」を導入がおすすめです。 

 

本ソリューションはセールスフォースとの連携も可能な、これまでに“ありそうでなかった”ワークフロー・ソリューションです。承認プロセスを活用するための煩雑な設定作業も不要なため、スムーズに業務フローの可視化につなげられます。 

 

また、ペーパーレス化や脱ハンコ化に役立つ機能も備えており、働き方改革やコロナ禍などの影響で需要が増しているテレワークの促進にも効果的です。ユーザ1人あたり月額330円(税込)というリーズナブルな価格なので、「承認プロセスを活用したいけれど、設定が難しくて断念した」という方は、ぜひ試してみてはいかがでしょうか。 

 

まとめ 

セールスフォースの「承認プロセス」は、商品の割引申請や休暇・残業申請、経費申請といった社内の各種申請手続きを、より効率化できる機能です。

 

設定によっては、「1万円以下の経費精算は自動で承認される」というフローもつくれるため、経理部など各種申請の対応にあたる部署の負荷を大幅に抑えられるでしょう。また、どの社員も一律で同じプロセスを踏む必要があるので、社員同士の不平等感の払拭も期待できます。 

 

とはいえ、あらかじめ設定しておく条件などが多いため、いざ使い始めるまでに労力がかかってしまうのはデメリットといえるでしょう。

 

「セールスフォースの承認プロセスを活用したいけれど、その前段階が大変なので断念してしまった」という方は、株式会社無限が提供する「二次元ワークフロー・ソリューション」の導入がおすすめです。本ソリューションを活用すれば、ストレスフリーに承認プロセス機能のメリットを享受できるので、ぜひ検討してみてください。 

株式会社無限やソリューションなどへの資料請求・お問い合わせは、お気軽にご連絡ください。

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