コラム

2021.03.17入力業務

請求書の入力を自動化するメリットやツール選定時のポイントを解説

請求書の入力を自動化するツールとは

企業活動において、毎日発生する企業間の取引を基に作成が求められる請求書の入力作業は、その都度繰り返し発生する業務です。

 

業務改善のため、請求書の入力を自動化するツールを社内に導入すれば、最初に具体的な手順をツールに覚えさせることで、以降の定型的な作業を自動化させることが可能になります。

 

またAI(人工知能)技術と光学文字認識機能(OCR)をかけ合わせた、「AI-OCR技術」が採用されたツールを導入すれば、書類をスキャンして作成した画像データから書類上に記入された数字をツールが読み取って、自動で請求書を作成することが出来るようになります。

請求書の入力をツールで自動化するメリット

請求書の入力をツールで自動化することで得られるメリットには、次のようなものがあります。

作業効率を上げられる

紙で発行された請求書の内容を目視しながら手作業でシステムに入力していく作業は、煩雑を極めます。企業の規模が大きくなるほど取引の件数も多くなり内容も多岐にわたって、一元的に管理するのが難しくなります。

 

これらの取引を11件入力していくのは多くの時間がかかるばかりでなく、人の手で入力する以上、どうしてもミスが発生してしまう可能性を排除できません。

 

請求書の作成を自動化するツールを導入すれば、そうした負担を取り除くことが出来ます。取引先ごとに異なる書式を用いている場合も、1度ツールに学習させれば、覚えた内容を次回以降の入力においてフォーマットで自動化させることが出来るため、作業にかかる負担と必要な時間を大幅に減らせます。

 

またスキャンした内容を目視でダブルチェックすれば、効率化を進めた上で間違いを可能な限り減らすことにつながります。

社員の負担を減らせる

請求書の入力を自動化するツールを導入することで、それまで請求書の発行作業のため月末月初に業務が集中して、残業などで対応に追われていた担当社員の負担を、極力軽減することが出来るようになります。

 

煩雑な入力作業のほか、確認や修正作業など、それまで請求書作成に割いていた時間を減らすことで、その分の時間を別の作業に従事させるなど、人材の効率的な運用も図れます。

出社の必要性が少なくなる

クラウド型のサービスなど、オンライン上で作業ができるタイプのツールを導入することで、インターネットに接続できる環境があれば、自宅や出張先など、24時間どこでも作業を行うことが出来るようになります。

 

請求書の発行業務のためオフィスに出社する必要性がなくなり、近年推進されているテレワークなど、働き方改革に即した新しい仕事の方式にも対応しやすくなります。

請求書の入力を自動化するツール選定時のポイント

請求書入力の自動化に使うツールには、様々なソフトウェアやサービスがあります。それらの中から職場に導入するものを選ぶ際は、以下のようなポイントに注目してみると良いでしょう。

ツールのタイプ

現在リリースされているソフトウェアやサービスには、「請求書発行システム」といった一般的な呼び名を用いているものもあれば、「AI-OCR」タイプなどのように、特定の機能を売りにしているものもあります。出来る限り人の手間を省き作業を効率化させることを目的とした場合、スキャンした書類から自動でデータを作成してくれる、「AI-OCR」タイプのものを選定するのがおすすめです。

 

また、これらのツールの導入形態には、自社に設置したサーバー上にシステムを構築して作業を行う「オンプレミス」型と、ウェブ上に用意されたサーバーにインターネットを介して接続する「クラウド」型の2種類があります。

 

「オンプレミス」型のツールの場合、自社でサーバーを構築する必要があり、サーバーの維持やメンテナンスのためのコストが毎月発生してしまいます。一方「クラウド」型のツールは、サービスを提供している業者が事前にサーバーを用意していて月々低廉な料金で利用することができるため、サーバーの設置や維持にかかるコストを削減できます。

 

コスト面からも、「在宅ワーク」など多様な働き方が推進される昨今の事情を考慮した上でも、クラウド型のサービスの導入を検討したいところです。

機能の特徴

ツールの性能を見比べる際、表記上は似たようなツールでも、実際には機能が異なっている場合があります。それぞれのツールが具体的にどのような機能を有しているかをチェックしましょう。

 

例えば自動化の範囲においても、請求書の作成だけでなく、入金管理や売上情報の管理等まで行えるものがあります。

 

また請求書の入力を自動化するツールと、社内の基幹システムや販売管理システムなどとが、どの程度まで連携させられるかもチェックしましょう。これらのシステムの連携の度合いによっては、社内のシステムのデータをツールに直接取り込んで、請求書を作成することが出来ます。

 

郵送代行機能があるツールを導入すれば、郵送をツール上で指示することで、後はシステムを運営する業者が請求書の郵送を代行してくれます。請求書の印刷や封入作業のように、手作業を強いられる業務に企業内の人手が取られることがなくなります。

 

ツールの使いやすさや機能の分かりやすさも選定材料に入れてください。導入したツールは社内の誰もが利用する可能性があるものです。操作を覚えるのが容易なツールであれば業務の引き継ぎも楽になり、それまで属人化していた作業を誰でも対応可能なものに改善できます。

導入の費用

ツールの利用にどの程度の費用がかかるかも、大事なチェック内容です。

 

ツールの利用料は、月に何枚まで請求書を作成するかでプランが用意されている場合や、枚数無制限で価格が設定されている場合があります。

 

取引件数が少ないにもかかわらず大規模なシステムを導入してしまうのは、コストの面から無駄になってしまいます。逆に取引先が膨大になっているのに小規模なシステムを利用しているままでは、機能が足りず作業の効率が落ちてしまうことが考えられます。

 

導入を考えているツールが、自社の業務内容に見合っているか、しっかりと確認してください。なお導入の際にかかる費用についても確認しておきましょう。

 

その他ツールによっては、1ヶ月から2ヶ月程度の無料期間が用意されているものもあります。その期間を利用して、そのツールが自社に向いているか確かめてみると良いでしょう。

使用のサポート

サービスを提供する業者のサポート体制も確認しておきましょう。

 

ツールを導入した当初は、操作に慣れないうえに不明な点もあるでしょうし、システム上のトラブルが起きる可能性もあります。そのような時も、すぐに問題を解決できる適切なサポートが用意されていれば、利用者は安心できます。

 

無限社の「AI-OCR(AI入力ソリューション)」は、企業の入力業務を自動化し、働き方改革を実現させるためのクラウドサービスです。

 

AI-OCR技術」を利用したシステムは、帳票をスキャンしてAIで読み込みを行うだけではなく、読み取り結果を補正処理して入力するデータの正確性をアップさせるため、読み取り精度が高くなっています。

 

RPA連携によって、社内の基幹システムなど他のシステムとの連携も可能です。「AI-OCR(AI入力ソリューション)」と社内のワークフローシステムを組み合わせることで、自動で作成した請求書をシステム上で確認出来るようになり、それまで1ヶ月程度かかっていた承認作業も、システムの導入後は1週間以内で完了するようになります。

 

クラウド上で利用できるので、どこからでもアクセスでき、働く場所や時間を選びません。人手不足の解消や入力業務の効率化と業務内容の改善で、導入した企業の働き方改革の実現をサポートいたします。

 

請求書を何枚処理しても費用は変わりません。ツールの操作方法もわかりやすく、誰でも簡単に作業可能です。

 

請求書の発行作業の自動化を考えている方は、ぜひ無限社の「AI-OCR(AI入力ソリューション)」の導入をご検討ください。

まとめ

発行した書類からデータを入力する業務は、どの企業においても必須の作業です。会社や部署の規模が大きくなり、取引の件数や取引先も増えて、入力業務にかかる手間が増えてきたとお考えでしたら、ぜひ請求書の入力を自動化するツールの導入を検討してください。

 

作業に関わる担当者と確認を行う上司の負担と作業時間を削減できれば、その他の生産性のある作業に一層取り組むことが出来るようになります。

 

いち早く作業を自動化するシステムを導入して社内の業務を改善し、企業の業績の向上につなげましょう。

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