コラム

AI-OCRによる請求書入力の自動化は、作業効率の向上や業務負担の軽減など、請求書処理における業務改善に大きな効果をもたらします。

 

本記事では、経理業務に影響を及ぼすインボイス制度の概要や請求書入力業務の自動化のメリット、ツールの活用方法・選定のポイントを解説します。

 

 

 

 

 

請求書の入力を自動化するツールとは

 

企業活動において毎日のように繰り返し発生する業務は、企業間の取引による請求書作成業務ではないでしょうか。とりわけその入力作業は、時間や労力を必要とし、人為的なミスも起こり得る業務です。

 

作業効率改善のため、請求書の入力を自動化するツールを導入し、具体的な手順をツールに覚えさせることで、請求書処理業務における定型的な作業を自動化できます。

 

また、AI（人工知能）技術と光学文字認識機能（OCR）をかけ合わせた、「AI-OCR技術」が採用されたツールを導入すれば、資料のスキャンから文字や数字の読み取り、入力までの請求書作成業務を自動で行うことが可能です。

 

 

 

 

 

インボイス制度の導入で、請求書の自動入力が注目されている

 

2023年10月からのインボイス制度開始により、企業における業務負担は大きくなることが予想されます。特に、経理担当者の負担が増大し、業務効率にも大きな影響を及ぼすでしょう。なぜなら、適格請求書の交付や保存の義務があり、請求書の記載事項も増えるからです。また、仕入れ先が課税事業者か免税事業者であるかの違いにより税額の計算が変わります。

 

これまでより計算が複雑化することから、経理における業務負荷の増大は間違いないと見て良いでしょう。

 

このような経理業務の負荷を軽減するために、請求書自動入力などのデジタル化が注目されています。インボイス制度導入により経理業務負荷が増大すると、従来通りの手作業では人的ミスが起きやすくなるでしょう。

 

作業効率も悪くなり、生産性低下の可能性も否定できません。できるだけ業務負担を軽減する必要性の高まりから、請求書自動入力システムの導入を検討する企業が増えています。

 

 

 

 

インボイス制度とは

 

インボイス制度とは「適格請求書等保存方式」のことで、軽減税率による8%と10%の複数税率の導入で煩雑になった、仕入税額控除の金額を明確にするために開始される制度です。「適格請求書（インボイス）」の発行・保存により、消費税の仕入税額控除の適用を受けられます。

 

インボイス制度が開始されると、請求書を発行する側は適格請求書の控えの保存や請求書の記載事項の追加といった業務が発生します。請求書を受領する側も、適格請求書の真正性確認や適格請求書の原本保存、記載要件の確認などが必要です。

 

インボイス制度が開始されることで、多くの企業が経理業務に関する対応に追われます。請求書の自動化は、インボイス制度へスムーズに対応できるカギになるでしょう。

 

・インボイス制度について詳しくはこちら

 

 

 

請求書の入力をツールで自動化するメリット

 

請求書作成における入力業務の自動化は、作業効率の向上や業務負担の軽減など、働く場所においても多くのメリットをもたらします。

 

 

作業効率を上げられる

紙で発行された請求書の内容を目視しながらシステムに入力していく作業は、煩雑を極めます。企業の規模が大きくなるほど取引の件数が増え、内容も多岐に渡ることから、一元的に管理するのが難しくなるでしょう。

 

これらの取引を1件1件入力していくのは、多くの時間を要します。また、人の手で入力する以上、どうしてもミスが発生してしまう可能性を排除できません。

 

請求書の作成を自動化するツールを導入すれば、そうした負担を削減できます。取引先ごとに異なる書式を用いている場合も、一度ツールに学習させれば、覚えた内容を次回以降の入力におけるフォーマットで自動化できます。

 

さらに、スキャンした内容を目視でダブルチェックすれば、効率化を進めた上でのミスを可能な限り減らすことが可能です。これらはすべて作業効率の向上につながるでしょう。

 

 

社員の負担を減らせる

請求書の入力を自動化するツールを導入することで、請求書処理業務にあたる社員の負担を減らせます。すべて人手で行う場合、請求書の発行作業のために業務が集中し、残業などの対応に追われてしまうことも少なくないでしょう。

 

煩雑な入力作業のほか、確認や修正作業など、それまで請求書作成に割いていた多くの時間が削減できることで、別の作業に従事させることが可能になり、人材の効率的な運用も図れます。

 

 

出社の必要性が少なくなる

自動化ツールには、クラウド型のサービスなど、オンライン上で作業ができるタイプのツールがあります。それを導入することで、インターネットに接続できる環境があれば自宅や出張先などで24時間どこでも作業ができます。

 

請求書の発行業務のためオフィスに出社する必要性がなくなり、近年推進されているテレワークなど、働き方改革に即した多様なワークスタイルにも対応しやすくなります。

 

 

 

入力を自動化するツールの活用方法

 

ここでは、入力業務を自動化するツールの活用方法について解説します。ソフトウェア型のロボット「RPA」の概要や自動化ツール「AI-OCR」との連携が重要なポイントです。

 

 

RPAと連携し請求書処理を自動化する

請求書を自動で読み取るシステム「AI-OCR」と「RPA」を連携させることで、請求書の処理業務を自動化できます。

 

そもそも「RPA」とはRoboticProcessAutomationの頭文字を取ったもので、人の手で行っていた定型業務を代行してくれるソフトウェア型のロボットです。

 

親和性の良い、この2つのシステムを連携させることで、紙の請求書から読み取りデータを抽出、入力、保存といった請求書処理に関わる定型業務が自動化できます。

 

 

RPAと入力を自動化するツールの連携方法

ソフトウェア型のロボット「RPA」と自動化ツール「AI-OCR」の連携により、文字の認識からシステムへ入力するまでの業務プロセスが人手を介さず構築できます。

 

連携方法は、請求書などの紙の資料をAI-OCRで読み取り、自社フォーマットに応じて自動でテキスト化した後、RPAがシステム上に入力、保存するという流れになります。

 

また、RPAがデータのインポートからCSVファイルなどへのエクスポート処理まで行うことで、さらに作業効率の向上が見込めます。2つのシステムが連携することで人手によるミスや時間的制約もなく、請求書業務が行えるでしょう。

・導入事例はこちら

 

 

 

 

請求書の入力を自動化するツール選定時のポイント

 

請求書入力の自動化ツールには、多種多様なソフトウェアおよびサービスがあります。その中から自社に適したシステムを導入する場合は、以下のポイントに注目してください。

 

 

ツールのタイプ

現在リリースされているソフトウェアやサービスには、「請求書発行システム」といった一般的な呼び名を用いているものもあれば、「AI-OCR」タイプなどのように、特定の機能を売りにしているものもあります。

 

できる限り人手を省いて作業を効率化させることが目的の場合、スキャンした書類から自動でデータを作成してくれる、「AI-OCR」タイプを選定するのがおすすめです。

 

また、ツールの導入形態には、自社に設置したサーバー上にシステムを構築して作業を行う「オンプレミス」型と、ウェブ上に用意されたサーバーにインターネットを介して接続する「クラウド」型の2種類があります。

 

「オンプレミス」型のツールの場合、自社でサーバーを構築する必要があり、大きなイニシャルコストだけではなく、サーバーの維持やメンテナンスのためのコストも毎月発生します。

 

一方「クラウド」型のツールは、サービスを提供している業者によって事前にサーバーが用意されており、サーバーの設置や維持にかかるコストがかかりません。加えて比較的安価な月額料金で利用できます。

 

このように、コスト面からも、さらに「在宅ワーク」など多様な働き方が推進される昨今の事情を考慮した上でも、クラウド型のサービスの導入がおすすめです。

 

 

機能の特徴

ツールの性能を比較する際、表記上は似たようなツールでも、実際には機能が異なっている場合があります。それぞれのツールが、具体的にどのような機能を搭載しているかをチェックしましょう。

 

例えば自動化の範囲においても、請求書の作成だけでなく、入金管理や売上情報の管理等まで行えるものがあります。

 

また、請求書の入力を自動化するツールと、社内の基幹システムや販売管理システムなどが、どの程度まで連携できるかもチェックしましょう。システム連携の度合いによっては、社内システムのデータをツールに直接取り込み、請求書を作成できます。

 

さらに、郵送代行機能があるツールを導入すれば、請求書の郵送も可能です。郵送をツール上で指示することで、システムを運営する業者に郵送を委託できます。請求書の印刷や封入作業、手作業を強いられる業務に人手が取られることもありません。

 

加えて、ツールの使いやすさや機能の分かりやすさも選定材料に入れてください。導入したツールは社内の誰もが利用する可能性があります。操作を覚えるのが容易なツールであれば業務の引き継ぎも楽になり、それまで属人化していた作業を誰でも行うことが可能です。

 

 

導入の費用

ツールの利用にどの程度の費用がかかるかも、大事なチェック内容です。

 

ツールの利用料は、月に何枚まで請求書を作成するかでプランが用意されている場合や、枚数無制限で価格が設定されている場合があります。

 

取引件数が少ないにもかかわらず大規模なシステムを導入してしまうのは、コストの面から無駄になってしまいます。一方、取引先が膨大になっているのに小規模なシステムを利用している場合、機能が足りず作業効率が落ちてしまうかもしれません。

 

導入を考えているツールが自社の業務内容に見合っているかについて、しっかり確認しておくことが重要です。また、導入時に必要となる費用についても確認しておきましょう。

 

ツールによっては、1ヶ月から2ヶ月程度の無料期間が用意されているものもあります。その期間を利用して、そのツールが自社に向いているかを確かめてみると良いでしょう。

 

 

使用のサポート

サービスを提供する業者のサポート体制も、ツール選定における大事な要素です。

 

初めは誰もが操作に不慣れで、わからない点も多いでしょう。また、導入初期はシステム上のトラブルが起こる可能性もあります。

 

導入後のサポートや初期トラブルにも迅速に対応してくれる業者がおすすめです。充実したサポートが用意されていれば、安心してサービスを導入・利用できます。

 

 

 

請求書の自動入力ならAIReadがカンタン、便利

 

 

無限社の「AI-OCR(AI入力ソリューション)」は、企業の入力業務を自動化し、業務改善を実現するクラウドサービスです。

 

特徴は、読み取り精度の高さに加え、AIの読み取り結果を補正処理してデータ入力する正確性です。クラウド上で利用できることから、どこでも作業が可能となるため、時間や場所を選ばない柔軟な働き方が実現できます。

 

中でも、無限社のAI-OCRサービス内の「AIRead」は請求書など、紙ベース資料のデジタル化に特化したOCR製品です。高いセキュリティ性や、学習機能の公開による高い文字認識率、手書きや非定型への対応など、従来のOCR製品より高度な機能が備わっています。

 

RPAツールと連携することで、請求書支払いに関連した業務や会計ソフトへの登録・保存までの業務フローを自動化できます。請求書受取りから支払処理まで、業務時間の大幅な削減が可能です。

 

無限社は、OCR後のデータ補正や基幹システムへの連携、システム導入後のサポートにも対応しています。請求書発行作業の自動化には、AI-OCR(AI入力ソリューション)「AIRead」の導入がおすすめです。

 

 

 

 

まとめ

 

2023年10月のインボイス制度開始により、経理担当者の業務負荷の増大が懸念されています。AI-OCRによる請求書の入力業務の自動化は、作業効率向上や業務改善に大きな効果が期待できます。

 

自動化ツールの選定では、提供タイプや機能面・コスト面・サポート体制を確認し、自社の目的に合ったツールを選ぶことが重要です。

 

無限が提供するAI入力ソリューション「AIRead」は高機能でサポート体制も充実しています。インボイス制度を見据えた業務負荷軽減や請求書入力の自動化に取り組む際は、是非導入をご検討ください。

 

AI入力ソリューション｜株式会社無限