コラム

ICTの活用が社会的に進む中、「ワークフローシステム」を導入して、組織における申請・承認プロセスを効率化する企業が増えています。本記事では、ワークフローシステムの基本機能をご紹介するとともに、自社に合った製品選びのためのポイントを解説していきます。

 

 

 

 
 

 

 
 

 

ワークフローシステムとは？

「ワークフローシステム」とは、企業における申請・承認フローを自動化、効率化するためのITツールです。

 

企業内では稟議書・経費精算・出張報告書など、さまざまな書類が行き来します。こうした申請の業務を紙ベースで行っていると、膨大な量の紙資料を保管するためのスペースを確保したり、書類をファイリングしたりといった手間やコストがかかります。

 

また、決裁担当者が出張などで書類を確認できず、余計な待ち時間が発生することもあるでしょう。担当者の手を次から次へと巡るうちに、書類が紛失してしまうリスクも無視できません。

 

紙ベースの課題点を克服するソリューションが、ワークフローシステムです。これによりシステム上で承認・申請処理が可能となります。紙と違って紛失リスクを心配することなく、即座に手続きを進めることが可能です。

 

現在主流となっているクラウド型の製品なら、決裁担当者が出張中でも、空き時間に申請情報を確認、処理できます。また、ワークフローシステムは申請処理の進捗状況を見える化してくれます。ユーザーはどこで決裁処理が滞っているのかを把握し、関係部署に確認を取ることも可能です。

 

ワークフローシステムを導入することで、企業は申請・承認における意思決定スピードの向上やミスの軽減など、さまざまなメリットを得られます。

 

 

 

 

ワークフローシステムの基本機能

ワークフローシステムには、申請・承認フローを効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。以下では、その主だった基本機能をご紹介します。

 

 

基本機能1. 申請フォーム作成

ワークフローシステムでは、従業員が使用する申請書のフォーマットを作れます。多くの製品には、申請書のパターンに応じた多種多様なテンプレート機能が搭載されており、一から手作りするよりも遥かに簡単に申請フォームを作成できます。また、製品によってはWordやExcelなどとの連携ができる機能により、これまで使用していた申請書を流用することも可能です。

 

 

基本機能2. フロー定義

従業員からの申請を「誰が」「どのような順番で」承認処理していくかを設定するのが、フロー定義機能です。企業における申請・承認フローは、1人の担当者から1人の担当者へ直列的に進行していくとは限りません。

 

それゆえワークフローシステムにおいては、直列承認はもちろん、並列承認・合議承認・フロー分岐など、複雑なフロー定義を行うことが可能です。製品選びの際には、決裁担当者の人事異動などに対応できるように、フロー定義を柔軟に変更できるかどうかも重要な着眼点になります。

 

 

基本機能3. 承認・決裁処理

システム上で申請処理が行われると、決裁担当者にメールなどでその旨が連絡されます。そして、担当者は申請内容をシステム上で確認し、承認・却下、あるいは申請内容に不備があれば差し戻し処理をすることが可能です。このようにワークフローシステムでは、ワンストップで電子的に申請処理ができるので、組織の意思決定を迅速化できます。

 

また、申請・承認フローの進捗を見ることができたり、誰が・いつ申請を承認したか記録したりすることも可能です。これにより、組織のガバナンス強化も期待できます。

 

 

基本機能4. 外部システムとの連携

ワークフローシステムは、ほかの外部システムと連携することにより、さらに利便性が向上します。たとえば、人事システムと連携させれば、人事異動によって決裁担当者に変更があった場合も、人事システム上の変更を反映して、フロー定義を自動で変更することが可能です。

 

製品を選の際は、人事システムのほかCRMやSFA、その他グループウェアなど、外部システムとの連携がどの程度可能かも確認しておきましょう。

 

 

その他の便利な機能

上記以外にも、ワークフローシステムには便利な機能がさまざまにあります。たとえば、過去の申請データの検索機能や、申請・承認処理のメール通知機能、期日アラート機能などがその一例です。

 
 

 

 
 

 

ワークフローシステムの選び方

一口にワークフローシステムといっても、さまざまな製品が存在します。そこで以下では、たくさん存在する製品の中からどのワークフローシステムを選ぶべきか、その選定ポイントをご紹介します。

 

 

必要な機能を備えているか

ワークフローシステムを選ぶ際のポイントは、その製品が自社にとって必要な機能を備えているか確認することです。先述した基本機能は、ワークフローを効率化するうえで非常に重要な機能ばかりなので、まずはこれらが揃っているかを確認しましょう。そして、自社のワークフローにその製品で対応しきれるかどうかを検討することが必要です。

 

また、自社にとって必要な機能だけを絞り込んでおくことも大切です。あまり多彩な機能があっても、使用しなければ宝の持ち腐れにすぎません。機能の充実した製品・プランは、コストが高くなったり、運用が複雑になったりすることもあるので、自社の導入目的を過不足なく満たした製品を選ぶのが理想です。

 

 

コストは見合っているか

コストが見合っているかどうかも重要な選定ポイントです。ワークフローシステムは一般的に、有料版でも月額300〜500円程度と安価に運用できます。しかし、サポート機能やオプションで追加料金が発生する場合もあるため、コストパフォーマンスが適正かどうか検討しつつ、製品やプランを選ぶことが大切です。

 

ワークフローシステムの費用対効果を考える際は、単純にシステムの利用料を考えるだけでなく、これまで紙で運用していた業務をデジタル化することで得られる、コスト削減効果なども忘れずに計算しましょう。

 

柔軟性の高さも考慮

先述のように、ワークフローシステムは外部システムと連携することで、より便利に使用できます。そのため、その製品単体の機能やコストだけでなく、外部システムと連携できる柔軟性の高さも重要です。特に、自社ですでに導入しているシステムと連携可能かどうかは、重要なチェックポイントになります。

 
 

 

 
 

 

豊富な機能を備えた「二次元ワークフロー・ソリューション」

申請・承認フローのデジタル化を検討中の企業には、株式会社無限が提供する「二次元ワークフロー・ソリューション」がおすすめです。本製品は、業務プロセスと承認プロセスをつなぐ、これまでにありそうでなかったワークフローシステムです。クラウド形式での提供で、1ユーザーあたり月額330円(税込)と格安価格で利用できます。

 

二次元ワークフロー・ソリューションは、使いやすいUIで自由自在なフロー定義を可能にし、申請・承認フローの効率化や可視化をサポートします。

 

先にご紹介した基本機能を堅実にカバーしているだけでなく、外部システムやデータベースとの連携やメール通知など、さまざまな便利な機能も充実しているのも強みです。本製品を導入することで、ユーザーは業務フローの可視化をはじめ、近年話題の「テレワーク」や「脱ハンコ」の促進も期待できます。

 

 

 

 

まとめ

本記事では、ワークフローシステムの概要や基本機能について解説しました。ワークフローシステムを活用することで、企業は申請・承認フローの可視化・効率化や、ペーパーレス化を実現できます。

 

「二次元ワークフロー・ソリューション」は、株式会社無限が提供するワークフローシステムで、業務プロセスと承認フローを結び付ける画期的なITソリューションです。ワークフローシステムの導入をご検討中の企業様は、ぜひお問い合わせください。