コラム

2021.03.17データ化

アンケートをエクセルで入力・集計するときのコツ

アンケートをエクセルで入力や集計をする際、どのようなコツがあるのでしょうか。ここでは3つ紹介するので、ぜひ使ってみてください。

 

選択肢ごとにセルを分ける

まず、アンケートの回答者が2つ以上の項目を選択したときに使いたい技を紹介します。

 

例えば、「当社の商品のどれを気に入ったか、2つ以上回答してください」という質問に対する答えを集計するケースです。まず、選択肢に応じた列を作るところから始めます。回答者が商品を選んだら「1」、選ばなければ「0」と数字を設定しましょう。

 

その際、選択肢ごとにセルを分けると良いでしょう。なぜなら、複数の回答を単一セルに入力してしまうと、最終的な集計方法が複雑になってしまうからです。

 

そして最後にSUM関数を使って列を合計すれば、「1」の数字がカウントされるので、何人がその商品を選んだのか簡単にわかるようになります。

 

関数を利用する

エクセルを使ったアンケート集計で避けて通れないのが、関数の機能です。苦手意識を持つ人も多いようですが、ここで紹介する3つの基本的な関数を用いれば効率的にアンケート集計ができるようになるので、マスターしてしまいましょう。

 

まず、1番簡単に使えるのがSUM関数です。アンケートだけでなく、エクセルに触れたことがある人なら1度は使ったことがあるかもしれません。SUM関数を活用すると、指定した範囲内のセルの合計を簡単に知ることができます。

 

SUM関数は「= SUM (B2:B17)」と入力するとB列の217に記載された合計が瞬時に算出されるので、試してみましょう。

 

次に、COUTIF(カウント・イフ)関数です。複数の条件を指定してアンケートの回答を集計したいときに使います。この関数の特徴は、検索条件がつけられることです。例えば、ある商品の満足度が60%以上と回答した人数を集計したい場合、次のようにセルに入力します。

 

=COUNTIF(B2:B17, “>=60”)

 

まず「B2:B17」でエクセルの範囲を指定して、次に検索条件である「>=6060%以上)」をカンマで区切って記入しましょう。そうすると、指定した範囲内で条件に当てはまる人数の合計が集計されます。

 

最後に、INDEX(インデックス)関数についても見てみましょう。これは行と列の番号を指定して、そこに記載されているデータを抽出してくれる関数です。

 

=INDEX(表範囲, 行番号, 列番号)

 

これがINDEX関数の構文で、例えば表範囲をB2:B17、上から4行目、左から3列目と指定したいときは、次のように入力します。

 

=INDEX(B2:B17, 4, 3)

 

すると、4行目と3列目が交差するセルにある数字を見つけられます。

 

以上の3つの関数を駆使しながら、効率的にアンケート集計を行いましょう。

 

参照機能を活用する

絶対参照と複合参照と呼ばれる、参照機能を関数と一緒に使うと便利です。

 

まず絶対参照とは、数式をコピーしたり、オートフィルを利用した際に、関数の式の中にあるセルを固定したいときに使います。例えば、先ほど説明したCOUNTIFの関数を見てみましょう。

 

=COUNTIF(B2:B17, “>=60”)

 

これに絶対参照を加えると、以下のようになります。

 

=COUNTIF($B$2:$B$17, “>=60”)

 

これには$という記号が加わりましたね。絶対参照を使うと、B2からB17までの範囲のずれを防ぐことができます。

 

また、複合参照とは片方のみ固定にした式のことをいいます。

 

=COUNTIF($B$2:B17, >=60)または、=COUNTIF(B2:$B$17, >=60)

 

このような場合ですね。B2B17のどちらか一方のみ$を加えていることを確認しましょう。絶対参照と複合参照は、どちらもアンケート集計を効率的に作業するポイントなので、ぜひ取り入れてみてください。

 

アンケートをエクセルで入力・集計するときに便利なツール

「エクセルのアンケート入力や集計をもっと効率アップさせたい」

 

そんなときはエクセル統計ツールの導入を検討してみましょう。例えば「秀吉Dplus」という製品なら、アンケートにかかる時間を10分の1まで減らすことができます。

 

集計やレポート作成、クロス集計、複数回答などにも対応しているため、アンケート集計を頻繁に行う部署には必須ツールです。エクセルシートからインポートやエクスポートもでき、既存データを活かしながら使えます。

 

また、「EXCELアンケート太閤」はエクセル上で動作するソフトで、アンケート集計やグラフ作成、解析が可能です。基本集計はもちろん、データ加工やカテゴリー化、重回帰分析などにも対応しています。集計した結果をエクセルファイルで出力でき、修正が必要になればエクセル上で編集ができます。

 

このように、さまざまなツールが販売されているので、社内のニーズに応じて使い勝手の良いソフトを取り入れてみましょう。

 

アンケートのフォームからエクセルを使用して作ると便利

エクセル集計の手間を省くには、回答者にはじめからエクセルに記入してもらうといいでしょう。外部のお客様にエクセルを配布して入力を依頼するのは難しいかもしれませんが、社内アンケートには有効です。

 

そのとき使いたいのが、ドロップダウン機能です。例えば、「今後研修を受けたい項目」についての質問では、回答者はセルの横にある[▼]ボタンをクリックすると、研修内容がいくつか出てきて選択することができます。

 

ドロップダウン機能を設定するには、まず回答者に選んでほしい項目をエクセルのどこかにリストアップしておきます。今回は研修の種類なので、新人研修、AI研修、コーチング研修、経理研修など、研修の名前をセルごとに打ち込みましょう。このリストは回答者に見られないように、アンケートを記入したシートとは別のシートを作ってそこに入力することをおすすめします。

 

そしてリスト上のすべてのセルを範囲指定し、右クリックしましょう。下の方に表示される「名前の定義」を選択するとダイアログボックスが出てくるので、「名前」の項目に「受講したい研修」と打ち込み、「OK」を押します。これで、ドロップダウンボタンを押したときに研修リストがずらっと表示されるようになります。

 

次に、該当セルを選択して上部バーの「データ」から「データの入力規則」をクリックしましょう。するとダイアログボックスが出てくるので「設定」の「入力値の種類」から「リスト」を選択し、「元の値」に「=受講したい研修」と入れて「OK」ボタンを押します。すると該当セルでドロップダウンボタンが使えるようになり、それをクリックするとリストが出てきます。

 

以上のように、ドロップダウンボタンは意外と簡単に設定ができます。この機能を利用すれば集計担当者が回答を入力する手間がなくなるため、集計作業がスピードアップするので、ぜひ取り入れてみましょう。

 

 

まとめ

今回の記事では、エクセルでアンケート入力や集計をしたいときに使いたいコツやツールをお伝えしました。デジタル化が進んだ現代とはいえ、まだまだ紙を使ったアンケートが多いので、少しでもコツを覚えて効率化していきましょう。

 

もしアンケート入力や集計の人手不足に悩んだら、「AI入力ソリューション」がおすすめです。これはアンケートに限らず伝票入力など他の作業にも適用できます。データ入力全般に活用できるサービスで、さまざまな業務を自動化することが可能です。

 

さらに、AIにはデータ補正の処理機能が搭載されているため、使えば使うほど正確性が向上していくのも優れた点です。場所を問わずどこからでもアクセス可能なため、リモートワークを検討されている企業様もお使いいただけます。

 

また、入力データをエクセル化するだけではなく、社内の基幹システムとの連携精度が高いので直接入力できるサービスも利用できます。データ入力の効率化をご検討の際は、ぜひお問い合わせくださいね。

株式会社無限やソリューションなどへの資料請求・お問い合わせは、お気軽にご連絡ください。

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