コラム

 

 

 

 

ツールによるデータ入力効率化の仕組み

人間が面倒くさいと感じる単純作業をツールに代行させることは、さまざまな業種で広がりをみせています。

 

事務的な業務のルール、ロジック、作業をツールに覚えさせることで、タスクを自動化することが可能です。ツールを導入することで、人間が手で行う作業に比べてミスが減りますし、空いた時間を活用して本来人間がするべきであるクリエイティブな作業に人材を振り向けることができます。

 

単純作業はツールに任せ、複雑で判断力を必要とする作業は人間が行うことで、業務を効率化することが可能になり、ひいては事業拡大に大きな一歩を踏み出すことにもなりえます。そして、単純作業の一つであるデータ入力にも、ツールを活用することができるのです。

 

 

 

紙書類のデータ入力に役立つAI-OCRとは

OCRとは、Optical Character Reader（またはRecognition）の略で、画像データのテキスト部分を読み取り、文章データに変換してくれるツールのことを言います。誰しも、文字の書かれた紙を見ながら、パソコンで入力したことがあるはずです。簡単に言えば、その作業をコンピューターが代行してくれるシステムになります。

 

しかし、欠点もあります。コンピューターだから仕方ないことなのですが、文字を読み取る際に判別できない文字（個性的な文字、癖字、達筆すぎるなど）が登場してくる場合は対応できません。人間の脳は無意識的に文字を認識して、正しく理解できますが、機械では難しいという問題がありました。

 

しかし、そこにAI技術を導入することで、データ入力に時間をかけない機械的な特徴と、文字を認識することができる人間的な特徴の良い部分を併せ持ったOCR技術が可能となりました。それがAI-OCRです。

 

このような特徴を持ったAI-OCRを手作業で行っていた伝票入力作業などに活用することで、入力する手間を省くだけでなく、ミスを極限まで減らすことが可能です。

 

また、RPA（Robotic Process Automation）と連携することで、より効率的で高い精度の作業が可能になります。

 

RPAとは、従来人間がPC上で行っていた業務を肩代わりしてくれるソフトウェアロボットのことで、自動メール配信やデータ収集などの単純作業や、在庫管理・発注など、定期的に行う反復性の高い業務への活用がすすんでいます。

 

しかし、アナログのデータをデジタルに変換する機能は備わっておらず、入力作業に関しては結果的に人間が介在しなければならないという問題がありました。

 

しかし、このRPAとAI-OCRを連携させることで、紙の書類からデータを抽出して入力、さらに集計・加工、出力といった一連の業務を自動化し、より作業効率をアップさせることができるのです。

 

 

 

データ入力への活用を検討したいAI-OCRツール

AI-OCRツールはさまざまな会社から多数の製品が販売されているため、自社にあったシステムを選別するのは簡単なことではありません。膨大なデータを読み込むことを強いられる、精度の高い管理が必要、読み取り後の確認作業を減らしたい、などといった自社の課題と、製品の強みがうまくマッチするシステムを探すことが大切になります。

 

自社のシステムとの連携がとりやすいツールを選ぶことで、ダイレクトな処理が可能になり業務効率が上がります。ここではAI-OCRツールを厳選してご紹介していきます。製品の特徴を踏まえて、自社と合うものをお探しください。

 

 

AIよみと～る

読み取り精度96.71％を誇る、NTT東日本が提供するAIーOCRツールで、高精度の読み取りが可能となっています。

 

初心者でもわかりやすいインターフェイスで、マウスだけの簡単操作で直感的に使用することができ、専門家がいなくても誰でも使うことができる点が魅力です。また、RPAと組み合わせることで、労働時間を半減することができます。NTT東日本の調査によると、削減率単純平均は61.69％にも及ぶそうです。

URL：https://business.ntt-east.co.jp/service/rpa_aiocr/

 

DX Suite

DX Suiteは誰でも簡単に、使い始めたその日から活用できる、シンプルな操作性でAI-OCR 市場シェアNo.1の製品です。

 

手書き、活字、FAX、写真で撮った書類など、ありとあらゆる書類を高精度でスキャンすることができるため、手入力は不要になります。また、同社から出ているElastic SorterやRPA連携によって、さらなる業務効率化も期待できます。

URL：https://dx-suite.com/

 

スマートOCR

AIディープラーニングによって、高度なデータ抽出が可能です。例えば、請求書、決算書、勤務管理表、健康保険証、領収書、通帳、源泉徴収票など、複雑なデータも正確に読み取ることができます。

 

さらに、従来のOCRのように、ユーザーが抽出設定を行わなくても、スキャンされたデータから確定データを基に学習し抽出してくれるため、誰でも簡単に高度なデータ化が可能です。

URL：https://www.smartocr.jp/

 

AIスキャンロボ®

AIスキャンロボ®は、テンプレート作成を代行してくれる点が魅力的だと言えます。一般的にはAI-OCRで帳票を読み取る際、事前にテンプレートを作成する必要があり、そこにはコストが生まれてしまいますが、テンプレート代行サービスにより、導入コストをかけずAI-OCRの技術を使うことができます。

 

また、AIの解析による最適箇所の情報読み取りが可能で、従来のOCRでは困難だった複雑な段組の帳票も読み取ることができます。専門的な知識がなくても、エクセルを使えるレベルがあれば、誰でもロボットに定義づけをすることができる点が魅力です。

URL：https://aiocr.ai/lp/

 

AnyForm OCR

OCRは認識精度100％ではないため、本来は確認作業が必要です。しかし、AnyForm OCRには特許技術「WOCR」が搭載されており、AI型のOCRエンジンと従来の非AI型のOCRエンジンの性質の違う2つのエンジンを使用してOCRを行います。

 

2つのエンジンでOCRを行った結果、一致したものは高精度なOCR結果となり、一致しない場合は目視の確認が必要となるとプログラムが判断し、要確認対象として表示してくれます。この機能によって、確認・修正が必要な項目に目を通すだけで良いので、結果的にコストカットができます。

 

具体的にはデータ入力作業に2人分コストがかかる作業があると仮定して、実際に２人が手入力する場合に比べて、WOCRを使用すると、0.15人分の作業時間で収まるというテスト結果が出ています。これは計算上90%以上のコストカットを可能にしています。

 

また、データ入力業務の現場の意見を多数採用しており、マスタ参照や明細行の演算処理、そのほか実践的で使いやすい機能を搭載しているため、実際の現場で即戦力として活躍してくれることでしょう。

URL：https://www.hammock.jp/anyform/

https://www.hammock.jp/anyform/kinou/ai-ocr.html

 

Tegaki

ひらがな、カタカナ、漢字、数字、アルファベット、記号などさまざまな文字を活字、手書きを問わず読み取ることが可能です。独自開発のアルゴリズムによって、多言語や業界用語への拡張も対応してくれるため、業界特有の言語がある場合に重宝します。さらにチェックボックスや、マルチライン文字など、多様な文字を読み取ることができる点も特徴の一つでしょう。

URL：https://www.tegaki.ai/

 

AI入力ソリューション

「AI入力ソリューション」はOCRのみではなく、OCR後のデータ補正、基幹システムへの連携、システム導入後まで、入力業務全体をサポートしてくれるサービスです。発注のフォーマットが異なる場合や、急ぎの処理が必要な場合など、複雑な業務に対して誰でも簡単に作業できるようになります。

 

具体的には、帳票を読み取る業務を例に考えてみると、紙の帳簿をデジタルデータ化する「AIRead」、読み取り結果からマスタ参照・補正・ノイズの削減によって正しいデータにして生成、データベースに登録する「Waha! Transformer」、その後、データベースを画面に表示し変更・修正ができる「Wagby」、この3つのシステムを活用することができ、業務をより効率化することができるでしょう。

 

ほかにもRPA連携を行うことで、一歩踏み出した自動化・効率化を体験することができます。

URL：https://www.mugen-corp.jp/solution/ai-input/

 

 

 

まとめ

AI-OCRを導入することで、面倒な単純作業を自動化し、簡単な確認作業に置き換えることができます。入力業務はどの企業でも必要なことです。紙帳票やPDFから文字を識別してデータ化する業務に時間をかけてしまっては非効率で、本来時間をかけるべき業務が進まなくなるなど、大きな人的、時間的損失につながります。

 

かといって、AIーOCRといえども認識精度100％ではないので、確認作業が必要となりますが、できる限りミスのないOCRツールを選ぶこと、もしくはOCR後の入力業務全体をサポートしてくれるサービスを選ぶことで、より業務が効率化され、事業拡大に専念することができるでしょう。