コラム

2021.04.23AI-OCR

これで事務作業のデータ入力を効率化!押さえておきたいポイントを紹介

事務作業のデータ入力を効率化する重要性 

事務作業においてデータ入力業務が効率化されていない場合、どのような問題があるのでしょうか。 

 

まず考えられるのは入力ミスです。人間が手動で入力している以上、入力ミスは避けられないでしょう。このような入力ミスを完全に無くすことは困難ですが、各種ツールや、マクロの導入による自動化などによって最小限に抑えることができます。 

 

また、個人の能力によって入力業務の進捗に差が出やすいという点も問題点の一つです。

こちらも社内での業務マニュアルの作成や、適切な指導により属人性を極力排除することで、チーム全体の業務効率の最適化を図ることが可能です。 

 

次に、業務の長時間化が挙げられます。

労働時間が長くなるということは、従業員の肉体的、精神的な負担の増大につながります。このような環境の職場では離職率も高くなる傾向にあり、労働力の確保という面でも悪影響を及ぼしかねません。この問題についても、データ入力作業の効率化によって作業時間を短縮することで、作業者の負担を軽減することが可能です。 

 

このように、データ入力の効率化によって業務効率の向上、作業者の負担軽減、さらには人件費の削減が期待できます。 

 

事務作業のデータ入力効率化のため押さえておきたいポイント 

それでは、事務作業のデータ入力効率化のために具体的にどのような施策が考えられるのでしょうか。 

この項では、データ入力の業務効率化の際に押さえておきたいポイントを7つの見出しで解説します。 

 

仕事を可視化する 

データ入力の効率化に限りませんが、現状の仕事の全体像について正しく把握することは重要です。

 

例えば、取り組んでいる業務の最終的な目的を知ることで、自分が行っている作業が誰に向けているものなのかを理解できます。受け手を意識することは、業務の無駄を省き、効率化につながります。納期や、優先順位を意識することも大切です。ただ目の前の仕事をこなしていくよりも、効率的に業務に取り組むことができます。 

 

また、仕事を可視化するメリットは業務の効率化だけではありません。可視化により全体の業務フローが明らかになることで、削減できる箇所、改善すべき箇所を発見しやすくなるでしょう。 

 

仕事の可視化を実現するには、業務フローを図解したフローチャートを作成するのが最も容易です。 

 

マニュアルの策定をする 

チームの業務効率を向上させるために、マニュアルの策定は欠かせません。効率の良い方法や、ベテラン社員のノウハウをマニュアル化することで、経験の浅い社員であっても一定のレベルを保って業務を行うことが可能です。このように、業務マニュアルは特に新入社員の教育に有効ですが、属人化を防ぐという意味でも高い効果を発揮します。 

 

注意点として、マニュアルは一度作成すれば終わりではありません。社外社内にかかわらず状況が変化した場合や、より良い業務効率化の方法が見つかった場合などには臨機応変に更新できるような環境を構築しておく必要があるでしょう。

 

さらには、マニュアルが頻繁に更新されるのであれば、新旧のマニュアルを混同しないためにもマニュアル更新の周知徹底のほか、マニュアルの設置場所の明確化や、マニュアルの電子文書化によって最新のマニュアルをスマホやパソコンからいつでも確認できるようにするなどの施策が求められます。 

 

また、マニュアルの策定は前述した作業可視化の際に行うフローチャート作成にも役立ちます。 

 

ルールの設定をする 

入力におけるルールを設定することで、誤記などによる修正作業を回避できます。

 

具体的なルールとしては、人名を記述する際に氏と名をスペースで区切るのかどうかや、部署名や支社名、法人名のカナ表記を全角と半角のどちらで記述するのか、郵便番号や電話番号にハイフンを入れるのかといった表記揺れに関する事柄が挙げられます。

 

また、氏名に関しては「渡辺・渡部」、「菊池・菊地」といった似た苗字が多く、入力ミスが増加する原因になるため注意が必要です。さらに、機種依存文字・外字と呼ばれる、特定のOSや環境でしか表示することのできない文字についての使用ルールも策定しておくべきでしょう。 

 

後述するエクセルの機能を活用して、これらの内容を自動で判別できるようなシステムを作ってしまう方法もあります。ぜひ参考にしてください。 

 

ショートカットキーを活用する 

入力作業にはマウスだけでなくショートカットキーを活用すると、作業効率が格段に向上します。代表的なものをいくつか紹介します。 

[Alt] +[Tab] 

現在立ち上げているウィンドウの一覧が表示され、任意のタスクを選択することが可能です。 

[Windows] + [D] 

デスクトップを表示します。 

[Windows] + []or[] 

表示しているウィンドウを左右に寄せることができます。 

[Ctrl] +[C]  

選択した文字列をコピーします。 

[Ctrl] + [V] 

上記でコピーした文字列をペーストします。 

[Ctrl] + [F] 

検索ウィンドウが表示されます。任意のワードを入力することでホームページ内や、文章ファイル内などを検索することができます。 

 

また、エクセルにおいてもショートカットキーは多数存在します。 

[F12] 

現在のプロジェクトを名前を付けて保存します。 

[F2] 

セルを入力モードに切り替えて、カーソルを末尾に移動させます。 

[Shift] + [F3] 

関数を挿入します。 

[Ctrl] + [B] 

選択した文字を太字にします。 

[Ctrl] + [I] 

選択した文字を斜体にします。 

[Ctrl] + [U] 

文字に下線を引きます。 

[Ctrl] + [A] 

シート全体を選択します。 

[Ctrl] + [+] 

セルを挿入します。 

[Ctrl] + [-] 

選択したセルを削除します。 

[Ctrl ]+ [Y] 

直前に行った操作と全く同じ操作を繰り返し行うことができます。 

 

今回紹介したもの以外にもショートカットキーはたくさんあるので、まずは有用性の高いものから覚えるようにしましょう。 

 

エクセル機能を利用する 

エクセルには入力の補助として使える機能が多数備わっています。関数が代表的ではありますが、その他にもオートフィルなど便利な機能があります。 

 

エクセルにおいての関数とは、指定されたルールに従い自動的に処理して数値を表示してくれる機能です。

 

例えば「SUM」という関数を使えば、指定したセルの合計値を自動で計算して表示してくれます。手動で計算すると時間もかかる上に計算ミスの心配がありますが、関数を使用することで時短かつ計算ミスを心配する必要もありません。 

 

オートフィルとは、すでにセルに入力されている値を参考に自動的に連続した数値を埋めてくれる機能です。

例えば、セルに「11日」と入力されていたとします。このセルにオートフィルを使用すると、「12日」、「13日」、「14日」…といったように、空白のセルに自動で数値が入力されます。こちらも手入力に比べて手間を削減することが可能です。 

 

マクロの作成をする 

一般的な機能利用から一歩踏み込んだ方法として、マクロの作成があります。

 

マクロとは、あらかじめ決めておいた複数の操作を再現できる機能です。マクロは単純作業を何度も行う必要がある場合に効果的です。エクセルでマクロを作成して単純な操作は自動化することで、繰り返し同じ作業を手入力で行う手間を省けるため業務効率の飛躍的な向上が期待できます。 

 

エクセルでマクロを使用するには「開発タブ」を表示させる必要がありますが、通常この開発タブは表示されていません。まずはファイルタブのオプションから、開発タブにチェックを入れましょう。 

 

ツールの導入をする 

データ入力の支援ツールの導入も、業務効率の最適化には有用です。 

主なツールとして、請求書など各種書類の作成システムや、RPAOCR(AI-OCR)ツールなどが代表的です。 

 

RPAとは、ロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)の略称で、様々な作業を自動化してくれるツールです。データ入力や、帳簿・伝票の作成、顧客データの管理、ダイレクトメールの発送業務などを自動化することが可能です。 

 

OCRAI-OCR)とは、オプティカルキャラクターレコグニション(Optical Character Recognition)の略称で、光学文字認識のことをいいます。これは手書きの文章から文字を読み取れるツールで、ペーパーレス化や、文書の電子化に役立ちます。

 

RPAと組み合わせることで、OCRで読み取ったデータを基幹システムへ登録するという一連の作業全てを自動化させることも可能です。 

まとめ 

労働人口が減少傾向にある現代の日本において、業務効率の向上は急務です。特に、データ入力の現場においては、業務効率の改善が従業員の負担軽減に直結します。

 

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