コラム

2020.10.02ワークフロー

業務フローツールとは?選定ポイントや使用するメリット

業務フローツールの使用はフローの可視化や各作業の管理の見直しにつながり、業務の効率改善に大きく貢献します。業務フローツール・システムの導入を検討する際には、まずは自社に合ったものを選ぶことが大切です。

 

そこで今回は、自社に合う業務フローツール・システムの選び方や、導入することで得られる具体的なメリットについて詳しく解説していきます。

 

 

 

 

 

 

業務フローツールとは

作業の流れや担当者の把握、作業効率の課題などを洗い出すのに最適な業務フローを作成する際には、「業務フローツール」を使用します。業務フローツールを使用すれば、各タスクをわかりやすく分類し、時系列に沿った業務フローを作成することができます。

 

また、業務フローツールの役割はフローチャートを作成することだけではありません。業務フローツールは、作業の流れを順序立てて管理した上で、承認、決裁といった大事なプロセスを一元化して管理するシステムも持っています。そのため業務フローツールは、業務フローシステムと呼ばれることもあります。

 

業務フローツール・システムの選定ポイント

業務フローツール・システムを使って業務フローを作るときには、最適な業務フローをスムーズに作成するためにも、数あるシステムの中から自社に合ったものを選定する必要があります。

 

では、業務フローツールまたはシステムを選ぶ際には、どのようなポイントに注目すべきなのでしょうか。選定の際に注意が必要となるポイントを紹介していきます。

自社の目的に合わせたツールを選ぶ

上でも少し触れましたが、自社に合ったツール・システムとは具体的にどんなものを指すのでしょうか。

 

具体的には、自社で業務フローツール・システムを使用する「目的」に合わせたツールを選ぶことが大切です。業務範囲や使い方に合わせてツールを選んでいくと、目的にぴったりマッチする業務フローシステムを選ぶことができます。

 

そのためシステムを選ぶ際には、システムの機能や特徴をよくチェックすることが必要になります。自社の業務の効率化に貢献してくれるような優れた機能があるか、入念に確認しておきましょう。

 

機能自体はあっても、他の機能やサービスが邪魔をして使いこなせない場合もあります。実際に使うことを考えてシミュレーションしてみることも大切です。

社内や業務に携わる各担当者レベルで扱えるか吟味

業務フローツールを選ぶときには、社内で業務に関わる各担当者や部署の人間にとって扱いやすいものかどうかも重要なポイントになってきます。

 

おすすめは、業務フローシステムを本格的に導入する前に社内で一度仮導入を行い、扱えるかどうかをよく確認することです。そのため業務フローシステムは、導入前に無料トライアルのサービスを備えているものを選ぶのが理想的です。

 

無料トライアル期間中に実際にインストールしたりクラウドに接続したりした際には、業務フローを作成したり管理したりする実際のケースを確認しながら、自社で扱っていけるかどうかを細かく吟味していきましょう。

サポート内容の確認

業務フローシステムを上手に活用していくためには、選び方のポイントとして、サポート内容の充実度も重視したいところです。業務フローツールを導入しても、実際にスムーズに扱えるようになるまでには時間がかかります。

 

単純にシステムに慣れない、操作に対する理解が追いつかない、トラブルへの対処ができないといった問題が生じるためです。

 

そんなときサポートが充実している業務フローシステムだと、より安心して導入を行えます。リアルタイムでの電話サポートやコンサルティングサービス、業務フロー作成・管理についてのセミナーの開催など、サポートが充実していればその分理解は早まります。

 


 

 

業務フローツールを使用するメリット

業務フローツールを使用する際には、以下のようなメリットにもぜひ目を向けておきましょう。使用する上で知っておきたい重要なメリットを解説していきます。

業務効率の向上

業務フローシステムを使用する最大のメリットは、業務の効率化を図れるという点です。承認のために逐一データを回覧したり、チェックを行ったりする手間がなくなり、作業スピードは向上します。

 

無駄がなくなるため、これまで二度手間が生まれていたポイントでもスムーズな業務が行えるでしょう。

 

またその他にも、各担当部署などの責任者が離席したり外出したりしていても、承認をもらえるなどのメリットもあります。管理が非常に楽になり、それに付随する他の業務もあわせて効率化されていくでしょう。

承認フローの可視化

業務フローツールがあれば、承認フローが作成されて具体的に可視化されます。それによってどの工程で業務が滞ったり、トラブルが生まれていたりするのか、現状をしっかりと把握することができます。

 

フローごとに現状の把握をしておくことは、問題点や今後の課題を見つけるきっかけになります。承認フローが可視化されれば、流れを俯瞰で見ることが可能になり、改善に役立てることができるでしょう。

社員の満足度向上

業務効率化を図れば、ひいては社員の満足度向上にもつながります。たとえば一人の担当者が複数の作業を多重管理していた状況を改善することになれば、作業の属人化の防止や負担軽減という結果を得られるでしょう。

 

リモートワークの実現と、それに伴うサポートを充実させることにもつながります。社員の満足度が向上すれば仕事のモチベーションアップにつながり、さらに作業効率が上がるといった相乗効果を生むことも考えられます。

 

 

 

 

業務と承認の連携なら「二次元ワークフロー・ソリューション」

業務フローシステム(業務フローツール)の機能は業務フローの作成だけにとどまらず、流れの管理、承認からの決裁の一元化など、多くの重要な役割を果たすものです。導入すれば、全体的な作業効率化と現状の課題の把握につながります。

 

そのためには、自社に合った業務フローツールの選び方のポイントを見極めることが大切です。当社の業務プロセス連携サービス「二次元ワークフロー・ソリューション」は、業務と承認のプロセスを連携し、承認フローを効率化します。

 

システムによって自動化が図れるため、多重管理のストレスが軽減されます。業務と承認の連携ができずお困りの場合には、ぜひ二次元ワークフロー・ソリューションをお試しください。

 

 


 

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