コラム

「働き方改革」が注目されている昨今において、業務効率化は生産性を高めるうえで重要な要素です。

 

業務効率化で成果を出すためには、具体的な目標設定をすることが欠かせません。

 

そこで本記事では、業務効率化に不可欠な目標設定とそれを達成するポイントについて解説します。

 

 

 

 

 

業務効率化に不可欠な目標設定 

近年、少子高齢化による人手不足や労働生産性の低下といった企業課題の解決策として、業務効率化が注目されています。通常業務で発生するタスクやオペレーション、労務、作業を効率化することで、業務における「ムリ」「ムダ」「ムラ」が削減され、収益や成果の向上が期待できます。 

 

さらに業務効率化は、仕事の質を下げることなく作業スピードを向上させ、業務において発生するさまざまなコストの削減にも寄与します。結果として、より重要度の高い業務にリソースを割けるようになり、生産性の向上につながります。 

 

しかし、やみくもに効率化を図ったところで、期待するほどの効果が得られるとは限りません。

 

従業員が一丸となって効率化を進めていくためには、明確な目標を設定することが不可欠です。確固たる目標があればこそ、モチベーションを維持しながら改善に取り組めるようになります。 

 

 

 

 

業務効率化における目標設定例 

目標を設定する際は、「現状把握・課題の洗い出し」「従業員の理解」「他社の成功事例をヒントにする」の3つのポイントを押さえることが重要です。これにより、現状に即した質の高い目標を設定できます。

 

それぞれのポイントについて、以下で詳しく解説します。 

 

 

業務の現状・課題の洗い出し 

目標設定にあたり、まずは業務における現状を分析し、課題を抽出することが先決です。業務フローを可視化して、どのフェーズで何がボトルネックとなっているのかを把握することで、適切な対策を講じられます。

 

具体的には、以下のポイントに着目してまとめるとよいでしょう。 

 

・発生している人的コスト（担当者の人数や部署など） 

・対象業務のフロー 

・対象業務が発生する頻度 

・対象業務で発生するミス 

・使用するツールや必要なスキル 

・完了までにかかる時間（期間） 

 

従業員とのコミュニケーション 

目標設定は、企業の上層部の判断だけで行っても意味がありません。従業員とのコミュニケーションやヒアリングなどを通して、現状における課題を現場レベルで把握することが大切です。現場の状況を正しく理解することで、より堅実かつ具体的な数値をもって目標を設定できます。 

 

たとえば、漠然と「残業時間の削減」「コスト削減」などを目標に定めたところで、現場レベルでの課題が明確になっていないと、逆に従業員の負担になってしまい、生産性の低下につながる可能性があります。

 

それどころか現場への無理解が露見し、従業員の反発を招きかねません。現場の状況を加味し、「残業を月○時間に収める」「コスト○%削減」といった具体的な目標を設定すれば、社員のモチベーションを損なわず無理なく現場に落とし込めるでしょう。 

 

経営者や管理者と従業員との間で、良好かつリアルタイム性の高いコミュニケーションを実現するためには、ホウレンソウ（報告・連絡・相談）を常習的に行える環境づくりが重要です。 

 

他社の成功事例を参考にする 

目標設定を行う際は、他社の事例を参考に設定するのもひとつの手です。業務効率化で成果を上げている企業は多く、さまざまなノウハウが発信されています。 

 

他社の成功事例をヒントにし、具体的にどのような目標を掲げ、会社全体に浸透させたのかを知ることで、目標設定をスムーズに進められます。同業はもちろん、異業種でも参考になる部分は多いため、事前に他社の取り組みについて調査しておきましょう。 

 

また、厚生労働省では「働き方改革の実現に向けたガイドライン」を公開しています。こちらを参考に組織全体への働きかけや、環境整備などを促進するのもおすすめです。 

 

 

 

目標を達成するための方法とは？ 

明確な目標を設定したら、それを達成できるよう効率化に着手しましょう。目標を無理なく達成する方法としては、「自動化」「ツールの導入」「スモールスタート」の3つが挙げられます。以下では、それぞれの方法について解説します。 

 

自動化 

通常業務の中には、ルーティンのように毎日発生する単純作業もあります。これらの業務は毎日発生するからこそヒューマンエラーが起こりやすく、一度ミスをすると大きな損害につながることも珍しくありません。 

 

自動化とは、そういった繰り返し発生する業務を機械的に処理し、工数を削減する手法をいいます。管理システムやRPAツール、アプリケーション、VBAなどの導入によって定型作業を自動化すれば、ヒューマンエラーを防止しつつ省人化も図れます。 

 

自動化に際しては、最初からシステム全体をアップデートすると、現場の混乱を招く恐れがあります。普段の業務の中で自動化できそうな部分から徐々に導入していくほうが望ましいでしょう。 

 

ツール・システムの導入 

日々発生する業務の中には、必ずやるべき細かなタスクが多数存在しますが、それらが業務時間を圧迫させ、生産性の低下につながっていることも珍しくありません。現在では、そうした細かなタスクや作業の効率化を目的とするさまざまなツールが登場しています。

 

たとえば、勤怠管理や経費精算などに役立つ業務管理ツールや、グループチャットを利用できるコミュニケーション管理ツールなど、便利なサービスが多数提供されています。 

 

顧客情報やタスクの管理、見積書や請求書の作成・管理などをツール上で行うことで、組織内に蓄積されるデータを一括管理・分析できます。

 

初期費用やランニングコストは発生しますが、自社の課題を改善できる分、コスト削減やリソースの確保が容易となるため、結果的にそれ以上のメリットが見込めるでしょう。 

 

スモールスタートから進める 

業務効率化を進めるうえで、スモールスタートは非常に重要です。大規模な改善を一気に進めてしまうと、従来の慣れ親しんだフローとは異なる作業に現場がついていけず、余計な混乱を生む可能性があります。

 

そうなると、かえって業務効率を損ないかねないため、最初のうちは現実的な範囲で目標を設定し、実現可能な箇所から改善を進めていきましょう。 

 

スモールスタートから進めることで、大規模な改善を受け入れる土壌が整います。新しいフローの導入に向けた研修やマニュアル作成なども適切なタイミングで行えるため、よりスムーズに効率化を進められるでしょう。 

  

「二次元ワークフロー・ソリューション」で業務効率化を実現 

株式会社無限が提供する「二次元ワークフロー・ソリューション」は、既存のシステムを活かしつつ「業務プロセス」と「承認プロセス」をつなぐことで、1つのフローとして管理できる画期的なソリューションです。 

 

これにより業務部単位のフローも一本化・可視化できるため、意思決定のスピードが大きく向上するとともに、コストの削減やリソースの確保が実現します。既存システムとの連携が可能なため、従来のフローが大幅に変更される心配もありません。 

 

また、クラウドでの提供ゆえ、テレワーク環境にも適しています。「脱ハンコ」をはじめとする業務のデジタル化に有用な機能を備えており、導入することで社内のペーパーレス化に寄与します。 

 

コストパフォーマンスにも優れており、ユーザーあたり月額330円という格安料金で利用できるのも魅力です。業務効率化を強力にサポートしてくれるため、ツール選びにお悩みの企業担当者の方は、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。 

 

まとめ 

業務を効率化する方法は数多くありますが、それらを実現するためには目標設定が重要です。自社のワークフローにおける現状や、現場レベルでの課題を具体的に把握することで、より現実的な目標設定が可能となります。

 

目標に合わせて適切な対策やツール、システムを導入すれば、従業員の負担を軽減しつつ効率化を実現できるでしょう。

ツール選びにおいては、明確になった目標に合わせて業務管理システムや顧客情報管理システムなど、自社のニーズを満たした機能を持っているかどうか確認することが重要です。

 

今回ご紹介した「二次元ワークフロー・ソリューション」であれば、テレワークを促進しつつ業務効率化も図れるためおすすめです。ツール選びにお悩みの際は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。