コラム

ワークフローシステムは非常に便利なツールですが、単純に導入しただけでは大きく業務が効率化されるとはいえません。ワークフローシステムは他のシステムと連携させることで、その効果を最大限発揮させられるのです。

ここでは、ワークフローシステムのメリットや、他のシステムと連携させる重要性について解説します。 

 

 

 

 
 

 

そもそもワークフローとは 

ワークフローを直訳すると、ワークは「仕事」、フローは「流れ」を指します。

 

ワークフローとは、「業務の一連の流れ」を指す言葉です。多くの場合、部門や組織ごとに細分化されたタスクを決められたルールに沿って進め、完了するまでの定型化した業務や手続きのことを「ワークフロー」と呼びます。

 

たとえば、物品購入の稟議などでは、提案から申請、承認と決裁に至る流れが一般的でしょう。これらのワークフローは、申請内容によって、どの部門の誰がどのように判断して最終決定が行われるのか、あらかじめ決められています。

 

物品購入の場合、少額のものであれば所属する部の上長だけの承認で決定することもあります。高額の場合は部門を横断して何人もの役職の承認を得なければなりません。承認ルートや業務の流れはどれも同じではなく、内容によっては複雑な手順を踏むことも少なくないでしょう。

 

複雑なワークフローだと、「誰の許可を取ればよいのかわからない」「進捗状況がわからないため、何時まで待てばよいのかわからない」といったことが起こります。これではビジネスチャンスを逃すだけでなく、社員の士気にも影響してしまうでしょう。

 

そのため、ワークフローを図式化して、タスクや手順を明確にし、全員に等しく示すことが重要です。ワークフローの徹底は、内部統制や業務改善において不可欠なのです。 

 

 

 

 

ワークフローシステムとは 

「ワークフローシステム」とは、上記で解説した業務の流れを電子化したもので、「稟議システム」や「電子決裁システム」と呼ばれることもあります。

 

稟議書や経費精算書などの紙ベースの稟議申請業務を電子化すれば、さまざまな効果が期待できます。

 

たとえば、紙の書類を手回ししたり、文書ファイルをメール添付で回覧したりする作業も、ワークフローシステムを利用すれば手間なくスピーディーに進行できます。また導入を機に、何となく曖昧だったルールを見直して統一化することも有効的でしょう。

 

どのような場面でどの書式を使うのか、誰にどのように回覧してもらうのか、進捗状況が可視化されれば、業務効率の向上にもつながります。 

 

 

 

 

ワークフローシステムを導入するメリット 

ワークフローシステムは上記で説明した以外にも、さまざまなメリットをもたらします。

続いては実際の業務においてどのようなメリットがあるのかわかりやすく解説します。  

 

申請・承認業務の手間削減 

ワークフローシステム導入の大きなメリットとして、電子化することでこれまで紙で行っていた申請・承認・決裁までの手間が軽減されることが挙げられます。

 

たとえば、申請書を作成する場合、どのフォームを使うのか、誰に提出するのかなどはひとつひとつの内容によって手続きが異なることがほとんどでしょう。

 

また、前述したとおり承認ルートがどこまで進んでいるのかが可視化できるため、進捗状況の把握がしやすく、紙で行っていたときのような申請書の紛失や誤配なども起こりません。書類はサーバー上に保管されるため、社内で保管場所を占拠することもなく、申請時には過去の似た内容を検索して流用すれば、すぐに申請書も作成できます。

 

電子化により、印刷作業もなくなればペーパーレス化の促進にもつながり、管理の手間や印刷、紙代といったコストも削減できます。 

 

内部統制の強化 

これまで内容が簡単な申請の場合、承認者のハンコを代理で使ったり承認ルートを守らなかったりという曖昧なルールで運用されるケースもあったかもしれません。特に承認者が出張などで忙しく不在が多い場合、代理で部下に承認を指示するケースもゼロではないしょう。

 

このように不適切な運用が常態化されれば、内部不正につながる恐れもあります。

 

ワークフローの厳密なルールがなく曖昧な運用が続けば、文書の中身を改ざんするといった不正が起きても気づけないケースもあ生じます。そのような内部不正を防止して、適切な業務フローの運用をするためにも、ワークフローシステムは大いに役立ちます。

 

ワークフローシステムなら、ログインした本人しか申請や承認が行えないため、規定以外の代理承認などが行えません。曖昧なルールやなれ合いの慣習を撤廃して内部統制を強化する意味でも、ワークフローシステム導入の効果は大きいといえます。

 

意思決定の迅速化 

クラウド型のワークフローシステムなら、申請から承認、決裁までの最終的な意思決定までの時間が大きく短縮されます。

承認ルートが細かく複雑な場合、外出が多い承認者のところで滞留することも多かったかもしれません。

 

しかし、自席に居なくてもパソコンやスマホから手軽に承認、決裁ができるのはクラウド利用のワークフローシステムならではのメリットです。外出先から戻って自席のたまった申請書類に一から目を通す必要もなく、出先での空き時間を利用して作業でき、次の承認者へもスムーズに回付できます。

 

申請者にとっても、決裁に至るまでの時間の短縮と進捗状況が可視化できることで、その後の行動計画が立てやすいこともメリットでしょう。 

 

働き方改革の促進 

紙ベースの書類の申請や承認、受け渡しなどは、どうしても出社してオフィスで作業をする必要があります。

 

新型コロナウイルスの感染拡大により、在宅勤務を導入したくても、ただ書類にハンコを押すためだけに出社する「ハンコ出社」が話題になったことも記憶に新しいでしょう。

 

その点、ワークフローシステムがあれば、自宅のパソコンからでも簡単にシステムにアクセスして、申請や承認業務が可能です。

 

得意先回りの外勤営業でも、帰社することなく出先から手軽に業務が遂行できるため、残業の軽減にもつながります。ワークフローシステムを導入することで、近年普及が進んでいるテレワークやサテライトオフィス勤務といったリモートワークをはじめとした、多様な働き方の促進にもつながるでしょう。

 

大きな災害や感染症などにより非常時に出社できなくても業務を滞らせずに済みます。 

 

 

 

 

ワークフローシステムと他のシステムを連携させる重要性 

ワークフローシステムを導入しただけでは、抜本的な業務効率化にはつながりません。

ワークフローシステムは、基幹システムや外部システムとのデータ連携が可能になってこそ、飛躍的な業務効率化につながるのです。

 

仮払い申請や旅費精算などは、既存の経理システムとの連携が不可欠です。入力した内容や金額がそのままで、会計伝票の起票や消込などが自動で処理できれば、入力ミスや仕訳漏れがなくなります。

 

備品購入申請なら、決裁が下りたと同時に購買システムにデータを流用すれば、注文書の作成が簡単にでき、発注ミスの防止にも役立ちます。

 

採用に関することなら人事システムとの連携、有給取得申請なら総務システムへのデータ転記など、他のシステムとの連携が可能になれば、生産性の向上や業務効率の最大化が見込めるでしょう。 

 

 

 

業務・承認プロセスをつなぐ「二次元ワークフロー・ソリューション」 

株式会社無限が提供する「二次元ワークフロー・ソリューション」なら、申請・承認プロセスだけでなく、業務プロセスとの連携が可能です。

 

他システムとの連携により、メール送信や分岐処理なども人の手を介さずにすべて自動で実行してくれます。これにより、ヒューマンエラーがなくなり、BtoB業務も安心して任せられるでしょう。

 

すべてのフローが可視化して一元管理できるため、多重処理や抜け漏れなどの発生も防止できます。ワークフローの差し戻しや引き戻しなどもスムーズに画面上で確認・対応できるため、テレワークにも適しています。

 

また前述した「ハンコ出社」がなくなることで、ペーパーレス化や脱ハンコの促進につながります。

 

「二次元ワークフロー・ソリューション」は、業務プロセスまでをもつなぐことで、ワークフローシステムを超えた新しいサービスとして注目されています。システムの利用は、1ユーザーあたり月額税込み330円といった低価格も魅力です。 

 

 

まとめ 

近年増加しているテレワークを促進するためにも、ワークフローシステムの導入は欠かせないでしょう。

 

「二次元ワークフロー・ソリューション」なら、ユーザーのほしい機能がおおむね揃っていると言っても過言ではありません。一般的なワークフローの機能を網羅したうえに、今まで行っていた手作業や申請・承認のための出社が削減できれば、大きな業務効率の向上が期待できます。紙で行っていたときのような申請や承認業務に煩わされることなく、本来の業務に専念できるでしょう。

 

また、今まで曖昧だったルールも統一され、進捗が可視化されることは従業員にとっても大きなメリットです。これを機に、費用対効果も大きいこのシステムの導入をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。