コラム

2021.07.28ワークフロー

業務プロセスを改善する目的と成功事例を紹介!

業務において無駄なことや無理があること、ムラがあることなどを排除し、利益の確保・向上を目指す仕組みを業務プロセス改善といいます。メリットがあるということは知られていますが、その目的や事例を知っているビジネスパーソンは少なくないでしょう。本ページでは、そんな業務プロセス改善を行う目的や、参考となる成功事例をご紹介します。

業務プロセスとは

企業に属している人々は、利益を得るためにさまざまな業務を行っています。例えば、製品やサービスの販売のため、企画や開発、仕入れ、プロモーション活動などがそれにあたりますが、この一連の業務の流れを「業務プロセス」と呼びます。

 

業務プロセスは、適切に循環していると、企業に大きな利益をもたらします。けれども、どこか一ヶ所でも滞ると、利益の最大化は望めません。そこで取り組むことになるのが、業務プロセスの改善です。

 

業務プロセス改善とは、業務の流れを改善するための施策です。業務に取り組んでいる人材、マニュアルやメール、受発注のための情報、1つひとつの業務の流れといったプロセスそのものを改善すれば、自社の利益確保・向上が期待できます。

 

業務プロセス改善で主に見直していく対象は、業務において無駄なことや無理があること、ムラがあることなどです。これらを解決すれば、経費削減や人員削減、業務効率化などにつながります。

 

なお、業務プロセスにおいて高い効果を発揮しているのがBPMという考え方です。BPMとは、ビジネス・プロセス・マネジメントの頭文字を取ったビジネス用語です。業務の流れをモデル化し、課題の抽出・分析を行うことで、改善のための業務プロセスを生み出すことを意味します。この考え方により、リソース配分の最適化、社内外の環境変化、リスクの予防、競争力向上といったさまざまな課題を改善していけます。

 

業務プロセス改善の主な目的

 

業務プロセス改善における目的として、以下の3つが挙げられます。

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

 

業務効率化

 

普段繰り返し行っている業務の中には、改善が必要なオペレーションや無駄になっている作業が内包されているものです。業務プロセス改善を行うことで、通常よりも少ない人員で業務がこなせるようになったり、通常より少ない時間で業務が完了したりといったメリットが期待できます。

 

5人必要だった作業が3人でこなせるようになった」「今まで10時間必要だった工程が8時間に短縮された」といったケースでは、「余った2人を別の作業に従事させる」「浮いた2時間で別の業務を行う」など、組織全体の生産性向上につながるでしょう。

 

リスクマネジメント

 

業務には、特定の社員以外に内容や進め方がわからなくなる「属人化」や、業務の構造・動作原理がさかのぼれない状態に陥る「ブラックボックス化」など、致命的なリスクを伴う状況が作られる可能性があります。

 

このような状態を放置しておくと、その人材が異動や離職に至る際に業務の遂行が難しくなったり、十分な成果を継続して生み出せなかったりといったトラブルに発展する恐れがあります。

 

こうしたリスクを取り除くには、業務プロセスの改善が有効です。中には業務プロセスを見直す段階で業務における問題点を発見できたといったケースもあるため、必要ないと判断するのは早計でしょう。

 

IT化の促進

 

現代の日本において、労働人口の減少は解決すべき喫緊の課題です。そのため、可能な業務を機械(IT)に任せようといった流れが一般的になっています。ITシステムを導入することも多い業務プロセス改善ですが、そのまま企業のIT化促進にもつながります。IT化の促進を採択した企業が経費の削減や競争力の向上に成功した事例もあり、このことからも、IT化を目的とした業務プロセス改善は大いに有効といえます。

 

そのため、業務プロセスの改善実施時には、最新の機械やシステムの導入について検討することをおすすめします。

 

業務プロセス改善で成功した事例

 

業務プロセス改善の採択をするにあたり、自分の会社にとってどのようなメリットがもたらされるのかイメージできない方もいるでしょう。

そこで、業務プロセスで成功した4社の事例をご紹介します。

 

ANA

 

ANA(全日本空輸)では、業務にタブレットPCを導入することで職場環境のペーパーレス化を実現しました。これにより約4億円の経費削減を成功させたといいます。この話は、経費の中から無駄となるものを見極め、改善したという業務プロセス改善によって解決した事例です。

 

さらに、時間のかかる業務を解決したケースとして、荷物預かり業務ができるAIロボットと自動機を導入した事例が有名です。これによりカウンター人員が約70%削減された上、乗客の待ち時間は最大80%削減されたということです。

 

ロイヤルホテル

 

国内に11のホテルを展開しているロイヤルホテルでは、作業品質向上のための業務プロセス改善として「5S運動」の徹底を行いました。5S運動とは、整理、整頓、清掃、清潔、しつけによって業務に必要なものを絞る改善活動のことです。これによって作業スピードが17%向上しました。また、職場環境が整うことで業務に取り組みやすくなり、ES(従業員満足度)も向上したと発表されています。

 

五味八珍

 

静岡県や愛知県に中華ファミリーレストランを展開する「五味八珍」は、各店舗で提供するメニューの味やクオリティに違いがあるという悩みを抱えていました。そこで、ベテラン調理師の技術をマニュアル化するという業務プロセス改善を行ったのです。

 

これにより、提供メニューの品質向上や一定化を実現できました。また、オンライン配信によってマニュアルを共有することで、メニュー改訂時にもスムーズな対応が可能になったそうです。さらに、GFLGFSといった認定制度を導入したことで、従業員のモチベーションを向上させ、結果、CS(顧客満足度)のアップにもつながったと発表されています。

 

レディ薬局

 

ドラッグストアチェーンのレディ薬局では、従業員の多くが現状に対する問題意識が低いということを背景に業務プロセス改善を行いました。

 

従業員が「業務実施に必要な人数×時間」という考え方にもとづいた作業計画を立て、その計画に向けた取り組みを行うというプロセスを用いたそうです。その業務プロセス改善を1年間実施したところ、人件費を814%削減させることに成功したと発表されています。

 

 

業務プロセス改善は「二次元ワークフロー・ソリューション」にお任せ!

 

業務プロセス改善の事例を参照し、自社に落とし込もうとしても、なかなか骨のいる作業であることは間違いありません。このように、何から始めたらいいのかわからない状態であるなら、株式会社無限が提供する「二次元ワークフロー・ソリューション」のサービスはいかがでしょうか。

 

「二次元ワークフロー・ソリューション」とは、業務プロセスと承認プロセスをつなぐシステムです。ありそうでなかったワークフロー・ソリューションを目指して提供されており、業務プロセス改善に有効だというお声をいただいています。

 

そもそもワークフローとは、業務についての一連の流れのことです。所属部署内外で事務手続きを繰り返したり、業務内容や書類に対して判断したりなど、組織の中で複数人が関わる業務はたくさんあります。それらをあらかじめ決めておいた流れに落とし込み、処理することで、一連の業務を滞りなくこなしているのです。

 

中でも、申請や承認、決裁、保管といった各業務タスクには、探す、調べる、運ぶなどの手間がかかるものです。11つは小さな停滞ですが、積み重なることで業務の効率化は難しくなります。「二次元ワークフロー・ソリューション」なら、そんな悩みを解決できます。

 

「業務プロセス」と「承認プロセス」をつないでフローの1本化を図るだけでなく、データ連携やメール送信、分岐処理など、さまざまな機能が搭載されています。そのため、ボトルネックとなっていた作業の効率化や人員削減にも効果的です。また、業務フローの可視化や、近年話題の「テレワーク」「脱ハンコ」の促進も可能なため、IT化の一助になることでしょう。

 

「二次元ワークフロー・ソリューション」は、低コストでデジタル化を実現したいというニーズに応え、1ユーザーあたり月額330円(税込み)の料金で利用可能です。また、必要に応じたユーザー数での利用も可能なため、コスト削減を目的にした業務プロセス改善を検討されている企業さまもご安心ください。

 

まとめ

業務においてさまざまな問題を見直すことで、成果の向上や効率アップが目指せるため、多くの企業が業務プロセスの改善に積極的に取り組んでいます。

 

業務プロセス改善の目的は、「業務効率化」「リスクマネジメント」「IT化の促進」の3つが主です。この3つが叶えば、社内外の環境変化やリソース配分の最適化、企業の競争力向上、リスクの予防などあらゆる課題を改善できるでしょう。

 

ペーパーレス化の促進によってコストカットを実現したANAの事例をはじめ、企業の成功事例からヒントを得られたのであれば、早速業務プロセス改善を図りましょう。

 

導入するシステムにお悩みなら、「二次元ワークフロー・ソリューション」がおすすめです。豊富な機能が搭載されており、作業の効率化や人員削減にも効果的なサービスです。1ユーザーあたり月額330円(税込み)の料金で利用できます。ぜひ導入について

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