コラム

2021.03.01AI-OCR

データ入力ミスを防止!今すぐするべき予防策とAIツールについて

今すぐできる、データ入力ミスをゼロにするための対策を5つお伝えします。

 

複数人体制での確認

まず、複数人で確認する体制をあらかじめ作ることが大切です。1人だけで作業していると、どうしても思い込みや癖、読み飛ばしや疲れなどでミスが起こりやすくなってしまいます。

 

そこで2人以上の担当者がチームになって、他の誰かが入力したデータをチェックするようにしましょう。それぞれが違った視点で厳しく確認すれば、1人で取り組んだ場合に比べミスが激減するはずです。1人で作業していると生まれがちな「私は経験が長いから大丈夫」といった慢心や、「早く仕事を終わらせたい」といった焦りから来るうっかりミスを防止できます。

 

特に、お金を取り扱う経理や約束事を交わす契約書、住所や電話番号といった顧客情報、営業の売上額など、重要なデータは必ず複数名以上で確認するようにしましょう。

 

二重入力

データ入力ミスの防止のために取っておきたい次の対策は、二重入力です。上で説明したように、たとえ複数名で入力データをチェックしたとしても、目視だけでは全員がミスをスルーしてしまう可能性が否めません。

 

そこで、目視チェックに頼るのではなく、別の担当者が実際に入力をしてそのデータをお互い付き合わせることで、正確性を高めることができます。例えば、Excelでお互いの入力データを比較すれば、一致していない点を確実に発見できます。

 

これは人だけでなくソフトにも頼って行うチェック方法なので、データの確実性が増すでしょう。ただし、量が膨大だとダブル入力に時間がかかってしまうので、上長があらかじめ確認が必要な重要なデータだけに絞り、指示しておくことが大切です。


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確認の視点変更

どうしても1人でチェックを行う必要がある場合は、視点を変更して確認作業を始めましょう。例えば、表の上から入力したデータに関しては見直しの際に下から見る、といったことです。確認の際に入力した方向と同じようにチェックしてしまうと、そのデータに見慣れてしまっているので違和感をキャッチしづらくなってしまうからです。そんな時、逆方向から見直せばミスを発見しやすいので、ぜひ試してみてください。

 

これは2人以上で確認する際にも同様です。左から入力したなら見直しは右、上からなら下とルールを決めて確認作業に取りかかると良いでしょう。

 

紙を使ったチェック

次に、パソコン上だけではなく紙を使ったチェック方法も有効な手段です。翌日の会議で使う資料を作って準備し、会議当日に印刷された資料に目を通してみると、間違えていたという経験はありませんか?

 

どれだけ入念にチェックしたとしても、画面上のデータだけではミスを見逃してしまうことが起こりやすいのです。そこで、データ入力が完了したらチェック用に印刷します。紙面上でチェックする利点は2つあり、1つは見え方が変わること、もう1つはマーカーが引けることです。

 

特に後者は、定規とマーカーを用意して実際に手を動かして照合することで、正確性がグンとアップしていくでしょう。別の人に確認作業をお願いするときも、データではなく印刷した紙を渡すのがおすすめです。客観的にチェックしてもらいやすくなるので、ミス防止が大きく期待できます。

 

エクセルの機能活用

人手不足などで入力データのダブルチェックが難しいなら、エクセルの機能を活用してミスを防止しましょう。その代表的な機能が「入力規則」です。この機能を使うと、あらかじめ指定したルール以外のデータは入力できないようになります。

 

例えば、A列に「日付のみ」を入力するとします。エクセルのバーの「データ」タブから「データの入力規則」をクリックし、「設定」から「入力値の種類」を選択。今回は「日付」を選びます。このとき、日付の範囲も指定できるので、それ以外の日付が表示できなくなるのです。このように、入力規則を活用することで誤ったデータの入力を大幅に防ぐことができるでしょう。

 

また、コメント機能も覚えておきたいミス防止策です。例えば、ペアになった担当者に入力データのダブルチェックをお願いするとき、エクセルのセル上にチェックポイントなどメッセージが記入できます。Eメールやチャットツールの本文に確認事項を記載するのではなく、エクセル上で伝えられるのでとても便利です。チェック担当者も、同じようにコメント機能を利用して返信すれば、エクセル上で会話することもできます。

 

使い方も簡単で、該当のセルを選択してマウスを右クリックし「新しいコメント」を選択しメッセージを入力するだけです。エクセルを開いたときに相手にすぐコメントに気づいてもらうために、「校閲」タブから「コメントの表示」を選択すれば、常時コメントが表示されるので安心です。

 

関数を使って入力ミスを減らすこともできます。例えばVLOOKUP(ブイルックアップ)関数を用いると、繰り返しの入力が簡単になります。例えば、社員の名簿作りなどで複数の部署名を何度も入力する場合に有効です。VLOOKUP関数を使うと、「3」と入力するだけで「事業開発部」と自動入力されるよう設定できるのです。

 

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)

 

あらかじめ、部署名ごとに番号を割り振った表を作成しておきます。仮に、B4:B6に番号(13)、C4:C6に部署名を記入したとしましょう。

データ入力する表は、番号がC10、部署名がD10の場合、D10に「関数の挿入」から「VLOOKUP」を選び、OKをクリックします。「検索値」は部署名ごとに割り振った番号(13)を入力するセル番号(C10)、「範囲」は、あらかじめ作成した表の範囲(B4:C6)、「列番号」は「範囲」の左端の列を1として以降234となるのでこの場合は2、「検索方法」は「完全一致」なので「FALSE」となります。

 

ここまで準備して、C10に番号を入力すると、D10に自動的に部署名が入力されます。あとは数式をコピーするだけです(「範囲」を絶対参照にする必要があります)。


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正確性を考えた対策としてAIツール活用も検討

入力ミスを完璧に防ぐ正確性を重視したいときは、AIツール導入の検討をおすすめします。AIとは「人工知能(Artificial Intelligence)」の略で、AIを活用すればPC上で機械が人間のように仕事をし、業務の大幅な効率化が図れます。

 

マニュアル作業に頼っていた煩雑な業務も、AIが処理すれば短時間で自動処理することも可能です。AIはプログラムした通りに作動するので、人間が起こしがちなうっかりミスを防ぐことができるようになるでしょう。

 

AIには人間の脳のように自分で学習する能力も搭載されているため、万が一ミスが起こってもそこから学び、作業の精度がどんどん向上していきます。また、人間が入力するよりも速いスピードで処理するので、正確性だけでなく生産性アップも期待できるでしょう。

 

例えば、紙面で送られてくる請求書や注文書もスキャンしてデータ化すれば、入力が容易になります。AIなら手書き文字も認識してシステム上のマスターデータをマッチングさせることができます。読み取った文字から書類の種類やカテゴリーを自動判別するので、入力だけでなく書類整理も効率化できるでしょう。

 

属人的になりがちな受注作業や請求書処理もAIに置き換えれば、担当者に頼りすぎることなく処理できるようになります。従業員の負担も大幅に軽減され、他の重要な業務に人件費をかけられるようになるでしょう。また、人間ではパンクしてしまう恐れのある業務量でも、AIなら効率的に作業できるため、従来は難しかった大量注文も実現できるようになります。

 

エクセルの機能や関数を使ったミス防止対策も有効ですが、それでも機能設定は毎回人の手に頼ることとなります。一方、AIならあらかじめプログラムされているので、多くの業務を自動化することが可能です。加えて、利用すればするほど精度が高まるのも魅力的な点といえるでしょう。


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まとめ

今回の記事ではデータ入力ミスを防止するための予防策について紹介しました。担当者が1人でチェックするときは視点を変えたり、複数名で行うときはエクセルにコメントを入力したりする方法があります。

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