コラム

いかに効率的にビジネスで成果を出していくかを考えるときに重要になるのが、業務プロセスの見直しや改善です。そこで本記事では、業務プロセスの意味や重要性について基本的なところから簡単に解説します。また、業務プロセスの可視化や改善といった着目ポイントのほか、改善に役立つツールのご紹介もします。

 

 

 

 

 

 

 

 

業務プロセスとは何か

業務プロセスとは、大まかに言えば「ある目標を達成するまでの一連の仕事の流れ」と言えるでしょう。企業における仕事はすべて、複数の工程によって成り立っています。たとえば、納品作業ひとつを取っても「該当の製品の検収→保管→会計システムへの入力→業者への支払い」といったように、いくつもの工程を必要とします。

 

こうしたプロセスはさらに細分化して考えることもできる一方で、さらに大きな業務プロセスの一部として考えることも可能です。たとえば、納品作業の前には発注作業が必要です。また、納品された後にそれがビジネスに活かされるまでの工程全体を辿っていくことも可能でしょう。

 

このように、様々なスパンで切り取って考えることができるため、特定の個人だけではなく、社員間、部門間、企業間など広い観点から捉えることもできます。

 

 

業務プロセスについて考える重要性

効率性が及ぼす影響は、組織規模が拡大すればするほど大きなものになります。というのも、効率的な業務プロセスは、各従業員の行動を合理化し、経済的・時間的・人的なリソースの消費を最適化することにも繋がるからです。そのため、基本的な業務プロセスをマニュアル化（標準化）している企業も多く存在することでしょう。

 

しかし、たとえそうしたマニュアル化をしていても、社員が日々のルーティン業務をこなしていくうちに元々の意義や目的が見失われ、形骸化してしまっている場合が多々あります。あるいは、新しいツールや設備が導入されたにもかかわらずマニュアルの更新を怠ったため、かえって現場の効率性が損なわれてしまっている場合もあるでしょう。

 

そもそもマニュアル化自体されておらず、社員個々人の裁量に依存してしまっている業務が存在することも考えられます。しかし、こうした非合理性は日常業務の陰に隠れてしばしば放置されているのです。

 

業務プロセスについて考えることがなぜ大切かと言えば、上記のような職場に存在する非合理性を明らかにし、改善することに役立つからです。

 

逆に十分に管理されていない場合は、特定の担当者に業務が依存する「属人化」が進行していたり、部署間で業務が重複するような無駄が生じたりしているかもしれません。現状における最適かつ安定的な業務効率化を実現するために見直しは必要なのです。

 

前項でも述べたように、業務プロセスは個々の業務が関連しあって成立しているため、全体像で捉えることが重要です。業務プロセスを見直すことで無駄や重複をなくし、より効率的に行えるようになることが見込めます。

 

業務プロセスにおける着目ポイント

続いては、業務プロセスにおける3つの着目ポイントについてご紹介します。

可視化

まず、一連のプロセスやその構成業務を可視化することです。改善をしたい場合でも、まずは前もって既存の構成要素を見える化することが重要です。というのも、業務プロセスにおいては個別的な業務が複雑に多数入り組んでいるため、実情がどうなっているのか満足に把握しないまま変更をしようとすると、予想外の弊害が生じる可能性もあるからです。

 

可視化にあたっては、個々の業務内容や就業場所・就業人数、必要な時間・必要なツールなどの情報を可能な限りリストアップする必要があります。図やチャートなどにして示すのも視覚的に分かりやすくなるでしょう。この可視化作業は次に取り上げる「改善」の作業にも関わります。

改善

多くの場合、課題ないしは問題があることが想定されます。そのため、前述の可視化を行い、現状の業務プロセスの何が問題になっているのか分析したら、その問題点を改善せねばなりません。基本的には業務効率を高めたり、属人化を抑えたりすることが改善目的として目指されるところでしょう。

 

主な改善方法としては、コストパフォーマンスの低い業務を撤廃したり、重複していたりしてまとめることができそうな業務を一本化したりすること挙げられます。または担当者やツールを他のものに置き替えたりすることも有効です。

ツール（システム）活用

改善にあたってはITツール(システム)の活用もポイントです。たとえば、チャットやビデオ会議システムのような一般的なコミュニケーションツールを活用することで、自然と改善することもあります。

 

さらに、業務を可視化したり自動化したりと、より直接的に業務プロセスの改善を目的としたツールも存在します。具体例としては、社内外からの問い合わせ業務をチャットボットに代用させたり、各種の申請業務などのワークフローをデジタル化したりすることなどが挙げられるでしょう。

 

このように、ITツールなどの活用により業務を「簡素化」することで、業務プロセスを改善できます。基本的には、ひとつ減らすことで大幅に従業員の労働負担や必要なコストを節減できるような業務から改善に取り組んでいくことが大切です。

 

 

 

まとめ

本記事では、「業務プロセスとは何か」「なぜ重要なのか」といった基本的な概要から始め、業務プロセスの改善において重要となるポイントなどについて解説しました。業務プロセスを見直すことは、一連の業務の流れの中に隠されている無駄や属人化などの問題を発見することに繋がります。そして、こうした発見は実際の改善にも繋がるでしょう。

 

業務プロセスの可視化や改善に当たってはITツールを活用することがおすすめです。とりわけ具体的なイチオシ製品としては、株式会社無限が提供する「二次元ワークフロー・ソリューション」が挙げられます。

 

二次元ワークフローにおいては、業務プロセスと承認プロセスを繋げることで、ワークフローの一本化が可能です。これによって申請業務がペーパーレス化でき、脱ハンコ化なども達成できます。たとえばテレワークを効果的に運用したい企業にとって、こうした業務のデジタル化は特に有用です。

 

また、デジタル化に伴って業務を簡素化することで業務プロセスの可視化もしやすくなり、他部署との連携もより容易になるでしょう。業務プロセスの改善に取り組みたい企業の方はぜひ二次元ワークフロー・ソリューションの導入をご検討ください。