コラム

「電子帳簿保存法」とは、決算や国税関係の書類を電子データで保存してもよいと定める法律のことです。2021年度の税制改正において内容が見直されたものの、変更点や対応方法などがわからない人も多いのではないでしょうか。本記事では、電子帳簿保存法の概要をおさらいしながら、メリットや改正点をわかりやすくまとめました。

 

 

 

 

 

電子帳簿保存法とは？

「電子帳簿保存法」とは、国税関係の帳簿書類や請求書などの経理書類を、電子データ形式で保存してよいとする法律です。「電帳法」と略されることもあります。

 

従来、こうした税関係の書類は紙ベースで保存するのが原則でした。しかし、2021年のデジタル庁開庁に示されるように、現在日本政府は社会におけるICT活用を強力に推進しており、その影響を受けて電帳法の対象書類はどんどん広がっています。

 

現状、同法で規定されている電子帳簿の保存方法には、「電子データ保存」と「スキャナ保存」の2種類があります。

 

まず、電子データ保存の対象書類は、一定の要件を充足した会計ソフトなどを用いて作られた決算書類や、契約書・領収書・注文書・現金出納帳などの国税関係帳簿書類です。つまり、デジタルで作成した書類をわざわざ紙に印刷することなく、そのままデジタル上で保存しておいてよいとするのが、電子データ保存の意味するところです。

 

対してスキャナ保存とは、取引先企業から受領した紙の請求書などをスキャナで読み込んで電子化し、保存することです。電帳法では、スキャナ保存をする場合はタイムスタンプの付与を義務付けています。

 

スキャナ保存の方法は年々規制が緩和されており、2016年の改正により、スマホやデジカメで紙資料を撮影して保存することも許可されました。

 

また、近年ではECサイトやインターネットバンキングなどを利用した「電子取引」が社会に浸透していますが、この電子取引において発行された請求書や取引明細なども、電帳法の対象書類となります。

 

これもデジタル上で発行された書類をデジタルで保存してよいという意味では、「電子データ保存」の一種といえるでしょう。

 

 

電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法の主な対象書類は以下のとおりです。

 

・契約書や納品書などの重要書類

・貸借対照表や損益計算書などの決算関係の書類

 

一方で手書き作成の主要簿や請求書、補助簿などは対象外になります。

 

書類別に「電子データ保存」「スキャナ保存」「電子取引に関するデータの保存」のどの方法で保存するのかまとめた情報は以下のようになります。

 

電子データ保存

電子データ保存の対象となる書類は以下のとおりです。

 

・国税関係帳簿

・国税関係書類の一部

 

これらはさらに細分化することができ、国税関係帳簿は以下のように分けられます。

 

・仕訳帳

・総勘定元帳

・売掛帳

・買掛帳

・現金出納帳

・固定資産台帳

・その他の帳簿

 

また、国税関係書類の一部は以下のように分けられます。

 

・決算関係書類（貸借対照表、損益計算書、試算表、棚卸表など）

・取引関係書類の一部（請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など）

 

取引関係書類の「一部」としている理由は「自己発行のもの」に限るためです。相手から発行されたものは別の保存方法となりますので注意しましょう。

 

電子帳簿保存法が改正され、帳簿や書類は「優良な電子帳簿」「その他の電子帳簿」「書類」の3つに分類されるようになりました。これらは、要件をどれだけ満たしているかによって決まります。

 

優良な電子帳簿は検索要件の部分で細かな変更がありました。

 

改正前までは検索要件についてすべての項目を達成している必要がありました。

 

改正後は保存義務者が税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合のみ、以下2つの要件が不要となります。

 

・日付又は金額の範囲指定により検索できること

・二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

 

一方、書類が以下の要件だけを満たしている場合には「その他の電子帳簿」の扱いとなります。

 

・システム関係書類等（概要書、仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること

・保存場所に電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面や書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと

・税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること

 

スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙で取引された書類をスキャンし、データを作成・保存することです。対象となる書類は、国税関係書類のなかでも取引先から発行された請求書や見積書、納品書、契約書などの取引関係書類です。国税関係帳簿や決算関係書類は対象ではありません。また、自社が発行した書類はスキャナ保存に対応していないので注意しましょう。

 

電子データ保存では取引関係書類の中でも「自己発行のもの」が対象となっていたのに対して、スキャナ保存では「相手方から受領した書類等」が対象となります。

 

書類の内容としては「自己発行のもの」と同じく、見積書や契約書、請求書が該当します。

 

スキャナ保存の対象となる書類も電子データ保存の対象となる書類と同様に以下の要件を満たすことが必須となります。

 

・保存は定められた期間以内に行う

・200dpi以上の解像度で読み取る

・タイムスタンプを付与する

・読み取り情報を保存する

・訂正や削除の履歴が残るようにする

・入力の実施あるいは監督した人物の情報が確認できるようにする

・適正事務処理要件を満たす

・国税関係者書類の電子データと帳簿の関係性がわかるようにする

・表示するディスプレイの要件を満たす

・操作説明書などのシステム開発の際に作成した文書を備え付ける

・記録について検索する機能を確保する

 

 

電子取引

電子取引とはインターネットなどを介して行われた取引を指し、主に以下のような形態があります。

 

・EDI取引

・インターネット取引

・電子メール取引

・クラウド取引

 

これらによって発生する取引情報を保存する際は「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件を満たすことが必須です。

 

真実性の確保とは保存するデータの内容に改ざん等がないことを確保するもので、以下のうちのいずれかの措置を行わなければいけません。

 

・タイムスタンプを付けた後に取引情報の授受を行う

・取引情報を授受してすぐにタイムスタンプを付け、保存者あるいは監督者に関する情報を確認できるようにする

・情報の訂正や削除ができないあるいは確認できるシステムを使い情報の授受や保存を行う

・情報の訂正や削除を防止する規定を設定して運用を行う

 

次に、可視性の確保とは保存した情報が検索できることを確保するもので、以下の要件を満たす必要があります。

 

・保存場所に電子計算機やプログラムなどの操作マニュアルを備え付けて整った形式や明瞭な表示で出力できるようにする

・電子計算機処理システムの概要書を備え付ける

・検索機能を確保する

 

また、検索機能とは以下の3つの機能を指します。

 

・取引年月日その他日付、取引金額、取引先について検索できる

・日付または金額の範囲指定により検索できる

・2つ以上の任意の項目を組み合わせた条件により検索できる

 

 

電子帳簿保存法におけるデータの保存区分

電子帳簿保存法（電帳法）では、国税関係帳簿や国税関係書類、電子取引データなどの保存方法を以下の3つに定めており、書類の種類によって保存方法が決められています。

電子データ保存（電子帳簿等保存）

電子データ保存（電子帳簿等保存）とは、会計システムで作成した帳簿や書類をデータのまま保存することです。

 

対象となる書類は、仕訳帳や総勘定元帳、売掛帳、買掛帳などの国税関係帳簿、貸借対照表や損益計算書などの決算関係書類です。また、自社が発行したものであれば、請求書や見積書、納品書などの取引関係書類も対象となります。

 

電子データ保存をするには、以下の3つの要件を満たす必要があります。

 

・システム関係書類（システム仕様書・概要書、操作説明書、マニュアルなど）を備え付けていること

・電子データを保存するシステムの操作マニュアルを保存しておき、データをすぐに出力できる状態にしておくこと

・税務署による電子データのダウンロードに対応すること

 

加えて、上記のほかに定められた保存要件を満たした「優良な電子帳簿」を作成すると、過少申告加算税の免税措置が利用できます。過少申告加算税とは、納税額と申告納税額の差額を支払う際に課される税金のことです。原則10％の税率が適用されていますが、優良な電子帳簿を作成すると5%免税されます。

 

 

スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙で取引された書類をスキャンし、データを作成・保存することです。対象となる書類は、取引先から発行された請求書や見積書、納品書、契約書などの取引関係書類です。自社が発行した書類はスキャナ保存に対応していないので注意しましょう。

 

 

電子取引に関するデータ保存

電子取引に関するデータ保存とは、インターネットを通じたやり取りで受理したPDFなどのデータを保存することです。

 

こちらも取引先から発行された請求書や見積書、納品書、契約書などの取引関係書類が対象となります。電子取引に関するデータ保存では、データの真実性や可視性などを確保するために、タイムスタンプの付与や検索機能の確保といった、いくつかの保存要件が設けられています。

 

電子帳簿保存法令和3年度改正のポイント

 

電子帳簿保存法の令和3年度改正のポイントは以下のとおりです。

 

・事前承認制度の廃止

・タイムスタンプ要件の緩和

・検索要件の緩和

・適正事務処理要件の廃止

・電子取引の電子データ保存義務化

 

利用要件は緩和されましたが、違反があった際の罰則が強化されています。

 

各項目について詳しく見ていきましょう。

 

 

事前承認制度の廃止

改正前において、帳簿などを電子保存する際は、3ヶ月前までに税務署長へ確認する必要がありました。しかし、改正後は事前承認制度が撤廃され、保存作業がよりスムーズに行えるようになっています。

この改正によって電子帳簿保存法に対する事務手間が改善され、同法への対応のハードルが下がりました。

 

 

タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプとは電子化された文書などに時間を刻むことで、データの改ざんや削除が行われていないかを確かめるものです。

 

これまでは文書のデータ化の際、受け取ってから3日以内にタイムスタンプを付ける必要がありました。しかし、改正後はデータ化できる期間が2ヶ月になり、訂正や削除の履歴を残せる場合のみタイムスタンプが不要になっています。

 

 

検索要件の緩和

これまでは2つ以上の任意の記録項目を組み合わせての検索を設定でき、さらに以下のような記録項目を要件として範囲指定によって検索できる必要がありました。

 

・取引年月日

・勘定科目

・取引金額

 

しかし、改正後はこれらの要件が不要となり、検索要件の記録項目が「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つに限定されました。

 

 

適正事務処理要件の廃止

これまでは保存したデータを不正に利用されないために社内規定の整備や複数名での定期的な検査を行う必要がありました。

 

改正後はこの適正事務処理要件が撤廃され、社内規定の整備や複数名での定期的な検査が不要になっています。これによってスキャナ保存の導入がされやすくなりました。

 

 

電子取引の電子データ保存義務化

これまでは書類などを電子データとして受け取った場合、紙に印刷して保存しても良いとされていました。

 

しかし、改正後は電子データとして受け取った場合はそのまま電子データとして保存しなければなりません。

 

 

 

電子帳簿保存法対応への進め方

ここでは、電帳法に対応するために企業が行うべき対策をご紹介します。電子データの真実性や可視性を確保するために、必要な対応をまとめました。

 

 

電子取引を可視化する

まずは、「自社がどのような取引を行っており、何の書類を発行しているのか」を可視化しましょう。できれば電子取引だけでなく、すべての売買取引を可視化すると、業務効率化やDX化などに役立ちます。書類を発行・受領しているすべての部署を対象に、自社が発行する書類と受理する書類の両方で、以下の項目を洗い出します。

 

・発行・受領している書類の種類

・それぞれの書類の発行・受領方法（紙、電子データなど）

・それぞれの書類の保存方法

・それぞれの書類の保存場所

・1ヶ月ごとの取引数

 

取引を可視化することで、電子取引とそうでない取引を整理できます。電子取引にはタイムスタンプの付与や、訂正・履歴が残るシステムなどが必要なため、それらに対応していない場合は適切なツールの導入を検討しましょう。

 

 

データの保存先を決める

電子取引の状態を把握したら、データの保存先を決定します。保存場所は、パソコンのローカルフォルダとオンラインストレージなどが挙げられますが、いずれの場合もあとから電子データが編集されないように、ロックをかけておく必要があります。

 

また、誰でもデータにアクセスできる状態は避け、データ書き込みや削除ができるのは特定の社員や役員などに限定するとよいでしょう。

 

 

検索できるようにする

電帳データの保存には、検索機能の確保が義務付けられています。ファイル名に取引年月日・取引先を設定したり、索引帳を作成したりするなど、データへすぐにアクセスできる方法を取り入れましょう。

 

また、電帳法に対応した会計システムには、あらかじめ検索機能が付いています。多くの電子データを扱う場合や、電子データを一元的に管理したい場合などは、それらの導入が適しています。

 

 

データが本物で改ざんされていないと示せるようにする

タイムスタンプとは、刻印した日付・時刻にその書類が存在していたことを証明するものです。スタンプが付与されてから書類が改ざんされていないことを証明する役割もあるため、データの真実性を高められます。

 

電子取引では、電子データを発行する側・受け取る側のいずれかがタイムスタンプを付与しなければなりません。タイムスタンプを付与するには、専用のツールを導入する必要があり、以下の項目を満たすことが大切です。

 

・タイムスタンプが付いた電子データを受け取れる

・受領後、すぐにタイムスタンプを付与できる

・発行時にタイムスタンプを付与できる

 

一方、電子データの修正・削除の記録が残るシステムを利用している場合、タイムスタンプは必要ありません。したがって、電子取引を行うにはタイムスタンプが付与できるシステムか、電子データの修正・削除記録が残るシステムのいずれかを導入する必要があります。

 

 

マニュアルや運用フローを準備する

電子取引に必要なツールを導入したら、電子データの受領から保存までの運用フローを決定しましょう。万が一、従業員が誤ってデータを消してしまったり編集してしまったりすると、最悪の場合、罰則が科されるリスクもあります。あらかじめ電帳法の内容をしっかりと確認し、禁止事項などの規定を作成しておきましょう。

 

また、電帳法に対応した新たなツールを導入する場合、はじめは操作に戸惑う人もいるかもしれません。操作説明書や事務処理マニュアルを作成し、すみやかに業務ができるように配慮するとよいでしょう。

 

 

 

電子帳簿保存法対応のメリット・デメリット

電子帳簿保存法に基づいて、帳簿類などを電子データとして保存することには、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。以下では、電帳法が企業にもたらす影響を解説していきます。

 

 

電子帳簿保存法のメリット

税法上の資料を電子データとして保存することで得られる大きなメリットは、書類のペーパーレス化ができることです。

 

紙ベースで帳簿類や会計書類を処理する場合、郵送作業の手間やコストが発生します。また、経理関係の大量の重要書類を厳重に保管し続けるため、スペースの確保や管理の負担も軽視できません。

 

さらに紙資料では、参照したい情報があった場合、大量にある資料の中から手作業で目当ての1枚を探さなくてはならないため、情報の検索性・アクセス性に難があります。

 

その点、帳簿類や会計書類などをペーパーレス化することで、上記のような手間はすべて一掃され、業務の効率化が期待できます。加えて、ペーパーレス化は環境への配慮という、近年重要視されているSDGsの観点からも推奨されることです。

 

そのほか、紙の帳簿類を電子化することには、書類管理におけるセキュリティ上の利点もあります。紙資料の場合、経年劣化によって紙が傷んで文字が読みづらくなったり、破れてしまったりといったリスクが懸念されます。

 

最悪の場合、火事などの災害やオフィス移転時の混乱などによって、資料そのものが消失してしまうことも考えられるでしょう。

 

しかし、電子データならば経年劣化の心配もなく、バックアップをしっかり取っておけば、そうした資料消失リスクの備えも万全にできるのです。

 

 

電子帳簿保存法のデメリット

上記のようなメリットがある一方、電子帳簿保存法に基づいて資料の電子化をするうえでは、いくつかの懸念点もあります。

 

第一のデメリットとしては、会計ソフトの導入など、電帳法に対応したIT環境を整備・運用するためのコストが発生することです。

 

それゆえ電帳法を活用する際は、紙媒体のままで運用した場合に生じるコストと、電子的に運用する場合に生じるコストの比較検討を行うことが重要です。とはいえ、もちろんその際は表面上の経済的コストだけでなく、先に挙げた業務効率性などの面からも検討する必要があります。

 

第二のデメリットは、紙媒体での運用を電子化することに伴い、業務フローの見直しが必要になってくることです。

 

資料の真正性を確保するため、電帳法では資料の電子化をする企業に対して、さまざまな条件を要求しています。電帳法を活用する場合は、そうした要件を充足してデータ管理ができるように、業務フローを変更しなければなりません。また、運用担当者にはある程度のITスキルも要求されます。

 

第三のデメリットは、システム障害やサイバー攻撃のリスクなど、デジタル特有の問題に備えなければならないことです。

 

クラウド上でデータを保管している場合ならまだしも、オンプレミス環境でデータの管理をする場合、サーバーがシステムダウンしたリ、破損したりしてデータが消失するリスクがあります。こうしたリスクに備えるためには、厳重なセキュリティの構築やバックアップの定期的な実施が欠かせません。

 

 

電子帳簿保存法改正対応に役立つシステム

電帳法の改正により、スキャナ保存の保存要件や電子取引の検索要件などが緩和されました。今までよりも電子取引が行いやすくなったことから、より多くの企業が電子データで取引関係書類をやり取りすることとなるでしょう。

 

しかし、「電帳法の要件をしっかりと満たしているか」「それぞれの書類で真実性や可視性を確保できているか」などを確認するには、多くの手間やコストがかかります。経理業務の負担を減らし、効率的に業務を行うためには、電帳法に適用した専用ツールの導入がおすすめです。

 

それらのツールは、製品によって機能や仕様が異なるため、自社に合ったものをしっかりと見極めることが大切です。あらかじめよく調査し、真実性の担保や検索機能、スキャン機能など、電子取引に必要な機能を備えているものを選定しましょう。

 

電子帳簿保存法改正対応に役立つ主なシステムは以下の4つが挙げられます。

 

・経費精算システム

・請求書発行システム

・電子帳簿システム

・クラウド会計システム

 

今回だけでなく、今後も発生しうるさまざまな改正内容に対応するためにも、これらのシステムを早い段階で活用することは有用です。

 

以下ではそれぞれのシステムについて特徴を解説していきます。

 

 

経費精算システム

経費精算システムは業務において発生するあらゆる経費を精算するシステムです。

 

経費を精算する際には、本当に経費として扱って良いのか否か、といった確認の作業が発生します。少量の経費であれば手作業でもそこまで負担になりません。しかし、多くの経費が発生する場合、すべてを手作業で行うと、膨大な時間と労力がかかってしまいます。

 

経費精算システムを導入することによって手作業で発生する業務を自動化できるため、精算作業のミスや不正の削減につながります。

 

経費精算システムには用途に応じてさまざまな機能があり、レシートや領収書をカメラで読み込めるものやクレジットカードや銀行口座と連動して自動入力してくれるものがあります。

 

なお、電子帳簿保存法への対応を意識するのであれば導入するシステムに以下の機能が備わっているかを事前に確認しておきましょう。

 

・タイムスタンプ付与機能

・検索機能

・スキャン機能

請求書発行システム

 

請求書発行システムは発行から発送まで請求書に関する業務を一元管理できるシステムです。また、請求書だけでなく納品書や明細書といった請求業務に必要となる書類のフォーマットも用意されているのが特徴です。

 

請求書発行システムを導入するメリットは主に以下の2つが挙げられます。

 

・業務の効率化が図れる

・請求書の電子化の手間が省ける

 

これまでは請求書の発行はExcelなどのツールを使い行うのが一般的ですが、請求書の量が多くなると発行に時間がとられるうえに、ヒューマンエラーが発生する恐れもあります。

 

請求書発行システムを導入することで、請求書の発行のスピードを上げつつヒューマンエラーを削減することが可能です。

 

また、請求書をデジタルで一元管理できるので、紙の請求を電子化する手間が省けます。そうすることで、別の業務に費やせる時間を増やし、生産性の向上にもつながります。

 

 

電子帳簿システム

電子取引情報の電子保存が義務化されるため、電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムを導入する必要があります。その際におすすめできるのが電子帳簿システムです。

 

電子帳簿システムとはデジタル化された請求書や納品書などを一括で管理できるシステムです。

 

主な機能としては以下のものが挙げられます。

 

・タイプスタンプ機能

・さまざまな要素での検索機能

・スキャン機能

・画像認識機能

 

電子帳簿システムを導入することで業務の効率化が図れるだけでなく、原本保管が不要になり、情報の改ざんといった不正の削減につながります。

 

また、電子帳簿システムにはさまざまな機能が備わっていますので、導入の際には管理する書類に合わせて適切なシステムを選びましょう。

 

 

クラウド会計システム

これまではパソコンにインストールするタイプのアプリケーションを使った会計処理が主流でした。近年ではクラウド会計システムを導入する企業が増えており、インターネットを介してシステムを利用することで、データの保存と共有がより円滑にできるようになりました。

 

また、各社が提供するクラウド会計システムも電子帳簿保存法に対応させており、こういった法律などの改正があった場合にも滞りなく業務を進めることができます。

 

テレワークが普及している現在、どこからでもアクセス可能なクラウド会計システムは大変重宝されます。そのため、法対応にしっかり応じつつ、業務の効率化やヒューマンエラーの削減を目指すのであれば、クラウド会計システムは欠かせない存在となります。

 

 

紙帳票のデータ化に役立つシステム

電子帳簿保存法を利用して帳簿類の電子化を進める際は、株式会社無限が提供する「AI入力ソリューション」と「二次元ワークフロー・ソリューション」の2つのクラウドサービスを組み合わせて利用することがおすすめです。

 

AI入力ソリューションとは、AI（人工知能）を活用してデータの入力業務を効率化するためのITツールです。経理書類の電子化をする際、他社からの請求書などを大量にパソコンに入力する作業が想定されますが、本製品を活用すれば、効率的にデータの入力作業を進めることが可能です。

 

AI入力ソリューションの高度なAIは、活字だけでなく手書き文字も正確に識別できるため、さまざまな種類の紙資料を効率的に読み込めます。本製品はRPAとのシステム連携もできるので、紙資料の読み取りからシステムへの入力まで、電子化業務の自動化をワンストップで推進できます。誰でも使えるシンプルな操作感も大きな魅力です。

 

他方、二次元ワークフロー・ソリューションとは、業務プロセスと承認プロセスをつなぐ、これまでにありそうでなかったワークフローシステムです。

 

本製品を活用することで、企業は社内の申請・承認フローをシステム上にてワンストップで処理することが可能になります。クラウド型のシステムなので、場所に縛られずに利用可能です。もちろん、申請書類などのペーパーレス化も同時に実現できます。

 

これによって、決裁担当者が出張中であったり、テレワークによる在宅勤務中であったりしても、ワークフローを滞りなく進めることが可能になります。つまり、二次元ワークフロー・ソリューションを活用することで、ユーザー企業は近年社会的に重要度を増している「テレワーク」や「脱ハンコ」を促進できるのです。

 

二次元ワークフロー・ソリューションを導入することで、企業は従業員の経費請求の精算処理などをデジタル化できます。他方、AI入力ソリューションを導入すれば、領収書や請求書などのシステム入力の自動化が可能です。つまり、この2つの製品を組み合わせて活用することで、経理・会計処理に付随するさまざまな煩雑な作業を一挙に効率化・自動化できるのです。

 

これらの製品を活用することにより、ユーザー企業は現代に求められるDXの実現や、ニューノーマル時代の働き方にも対応できるでしょう。

 

 

 

まとめ

本記事では電子帳簿保存法の基本的な概要や、そのメリット・デメリットについて解説しました。紙の帳簿類や会計書類などを電子化することで、企業はペーパーレス化を実現し、資料の管理コストの軽減や業務効率化などを実現できます。

 

紙資料の電子化にあたっては、煩雑なデータ入力業務が大量に発生することが懸念されますが、この課題に対しては株式会社無限の「AI入力ソリューション」を活用することで対応可能です。

 

「二次元ワークフロー・ソリューション」と併せて、ぜひ導入をご検討ください。