コラム

自社の書類の電子化を進めたいと考えているものの、何から始めれば良いか、また電子化の具体的なメリットなどが分からず悩んでいる企業担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

本記事では、書類の電子化の概要や書類の電子化のメリット、手順について詳しく説明します。

 

 

 

 

 

書類の電子化の必要性

書類電子化とは、従来は紙媒体で作られていた書類を電子媒体に移行することをいいます。近年では、多くの企業でこのような取り組みが行われています。その理由は環境面を意識したり、業務の効率化を目指したりと、企業によって様々です。

 

従来からこの書類の電子化に取り組んでいた企業もありますが、時代が進むにつれて、スマートフォンやタブレットなどの端末が普及し、それらがオフィスで活用されることが多くなってきたことも、書類の電子化が求められるようになった一因といえるでしょう。

 

また、スキャナーやプリンターなどの技術が高まることで、電子化が容易になったため、これまで以上に多くの企業で注目され始めたという背景もあります。

 

 

書類の電子化がもたらすメリット

書類を電子化するメリットは色々ありますが、ここでは主な4つの点について紹介します。

 

印刷代や輸送費の削減

紙媒体の書類は、データをプリントして活用しなくてはいけません。電子化すれば、データ印刷にかかる用紙代や印刷代の削減が可能です。また、パソコンなどでデータを送信すれば、遠方に書類を届ける際の輸送費の削減もできます。年間で大量の書類を消費している企業もあり、そのような企業では書類の電子化によって大幅な費用の削減が見込めるでしょう。

 

ほかにも、紙媒体の場合は印刷した書類を保管する場所が必要ですが、電子化によりその確保も不要になる点がメリットとして考えられます。空いた場所を書類保管以外の目的で利用することも可能です。

 

業務の効率化

保管棚から紙媒体の書類を探すのは、時間も手間もかかります。しかし、それらの書類を電子化すると、それぞれの文書に対してメタデータがふられるため、ストレージの中にあるファイルの検索がしやすくなります。過去の資料でもキーワードや条件で検索をかけることで、すぐに必要な資料にたどり着けるでしょう。

 

ドキュメント管理が容易になるだけではありません。オンラインストレージなどを導入すればファイル共有も可能になるため、紙による回覧が不必要になり、より迅速に社員間の情報共有が進みます。社外にいても必要なデータをすぐに確認できる点もメリットです。このように、書類の電子化の結果として社内全体の業務効率化につながり、人件費の削減が期待できます。

 

安全なリモートワークの運用

書類が電子化されていれば、災害などの緊急時でも出社せずに業務を進めることが可能です。また、オフィスが災害の影響を受けた場合でも、書類の安全は確保されます。ほかにも、書類の持ち運びによる情報漏えいも防げる点が特徴です。

 

例えば、リモートワークを活用する場合、必要な書類を社外に持ち出すといった状況も考えられます。その際、紙の書類は移動中に紛失してしまう恐れがあります。書類を電子化することによって社外に書類を持ち出さず、必要なときに任意の場所で閲覧できるため、紛失や情報漏えいの心配がありません。

 

なお、外部からの侵入により、データを持ち出されるといった、セキュリティ面で不安がある場合は、あらかじめアクセス制限をかけておくなどの対策を施すことで、ネットワークに関するリスクに対応できます。

 

文書の劣化・紛失の防止

文書を紙媒体で長期間保管しておくと、紙が劣化する可能性があります。また、文書の原本を複数の人が見る場合、紙媒体だと戻し忘れがあったり、誤って捨ててしまったりする恐れがあります。しかし、電子化を導入することで経年劣化を防ぎ、いつでも鮮明な状態の文書を閲覧することができます。さらに、文書を専用のストレージに格納することで、原本を紛失するリスクを回避できるでしょう。

 

オンラインストレージを利用するメリットは、サーバーが障害なく稼働する限りは、データが消失することがないため、安心して利用できるという点にあります。データの消失による被害を最小限にとどめるためには、定期的にバックアップを取ることが推奨されています。このような対策をとることによって、万が一、サーバーの故障が起きても文書の消失を防ぐことができます。

 

 

書類を電子化する手順

ここからは書類を電子化する具体的な手順について紹介します。

 

電子化する文書の選定

まずは、紙で保管している書類の中から、不要なものや重複しているものなど、廃棄しもてよい文書を選択します。不要な書類を抜き取り、電子化する文書を選定することで、コストを減らしましょう。なお、不要な分を処分する際は、取り扱いに気を付けて廃棄することが大切です。

 

また、業務効率化を目指すのか、コスト削減を目指すのかなど、書類電子化の目的を明確にすることも大切です。電子化の方法についても、業者に依頼するのか、スキャナーを購入するのかなど、方法を決めましょう。社内にスキャナーや複合機がある場合、書類をPDF化することも可能です。

 

 

保存期間の設定

契約期間中はもちろんですが、契約が終了したものでも、法律によって契約書の保存が義務付けられています。書類の種類によって異なるものの、法人税法では最低7年、会社法では最低10年の保存が必要です。

 

法定で保存年数を定められていない社内文書についても保存期間を設定し、その期間を過ぎたら適切に廃棄するようにしましょう。これはデータを必要以上に長く保管することによる情報漏えいのリスクを防ぐ狙いがあります。

 

書類の電子化の注意点

ここからは書類の電子化の注意点について解説します。

 

電子化できない文書がある

企業で扱っているすべての書類を電子化することはできません。電子保存可能な書類について定めた法律として「電子帳簿保存法」があり、その中で電子化保存できる書類として契約書や請求書、納品書などが含まれています。

 

一方、仕訳帳などの帳簿や、貸借対照表や損益計算書などの計算、整理または決算関係書類の電子化は法律で認められていないため、そのような書類を電子化保存しないように気を付けましょう。なお、国税庁によって「重要書類」「一般書類」「過去分重要書類」の区分で詳細な保存の要件が定められているため、事前の確認が大切です。

 

業務プロセス変更コストかかる

ペーパーレス化に移行することで、システムの変更や業務プロセス変更などシステム導入費用や人件費がかかります。また、必要な機器や環境が整っていない場合、移行のために環境を整える必要があるため、ランニングコストもかかるでしょう。電子化導入のメリットは様々ありますが、導入にかかるコストを考慮しつつ、企業にとって必要かどうかを検討するのが大切です。

 

 

まとめ

紙媒体から電子化への移行に伴い、導入費用などのコストがかかることや、すべての書類をデータ化できるわけではないことなど、注意すべき点もあります。とはいえ、書類の電子化は業務効率化を目指せるだけでなく、書類の紛失による情報漏えいを防げるなど、様々なメリットがあるでしょう。

 

なお、書類電子化を検討している担当者の方は、ぜひ無限のソリューション（AI入力ソリューション）の導入を検討してみてください。AI入力ソリューションは、手書きの帳票の取り込みから、関連システムとの連携までサポートが可能です。入力ルールを取り込めば、誰でも簡単に作業可能であり、導入のハードルが低いという特徴もあります。複雑な発注業務を抱えていてもスムーズに作業を進められるため、人材を増やさなくても対応が可能です。

 

さらに、自動で作業を行うため、ヒューマンエラーの削減にも効果が期待できます。ほかにも、クラウド上で作業できるため、時間や場所を問わない点や、学習機能が備わっているため、使えば使うほど処理が正確になる点も魅力です。文書の電子化に向けて、AI入力ソリューションを導入してみてはいかがでしょうか。