コラム

書類を電子化すると、オフィスをすっきりと整理整頓でき、業務の効率化も進められます。しかし、電子化には知識が必要であり超えなくてはいけない課題も多いことから、本格的な導入に至っていない企業も多いのではないでしょうか。そこで今回は、具体的に電子化のメリット、デメリットを見ていくと共に、導入する際の便利なツールについて紹介します。
 

 

 

 

書類の電子化による5つのメリットとは？

今、なぜオフィスのより進んだIT化の一環として、書類の電子化が求められているのでしょうか？電子化、ペーパーレス化を実現するメリットを紹介していきます。

 

1.保管や紙の印刷に係るコスト削減

電子化を図った際のメリットの1つが、書類（紙）の保管場所を削減できる点です。保管のためのスペースだけではなく、書類整理に必要なファイルなども減らせます。

 

また、印刷代のコストをカットできるというメリットもあります。今まで、紙代やインク代のほか、コピー機本体の購入もしくはレンタルやリース料、保守点検の費用がかかっていました。ペーパーレス化を進めれば、それらのコスト削減が可能になります。

 

2.情報検索の向上

今までは膨大な書類の中から、必要な情報を探さなければなりませんでした。そのため、大至急特定の書類が必要になる場面では慌てることも多々あったかと思います。しかし、業務に必要なものを全て電子化すれば、簡単な検索で情報を取り出せるため、業務の効率をアップさせることが可能です。

 

さらにキーワードで紐づけされた別の情報も簡単に取り出すことができ、その中から必要な情報を効率よくピックアップできます。

 

3.紛失などのセキュリティリスクの低減

企業が持つ情報について、怖いのは紛失や流出です。書類の場合は社員がうっかりどこかに置き忘れたり、業務の担当者以外に勝手に閲覧されたり持ち出されたりする可能性もないとは言えません。

 

不正にも気付きにくく、情報が流出してもすぐには分からず、問題化してから気づくということもあります。

 

もちろん、電子化した場合でも情報流出の恐れはありますが、暗号化をはじめセキュリティシステムを強化し管理することで、トラブルを回避しやすくなるでしょう。閲覧に一定の制限を設けたり、アクセス履歴から流出の早期発見をしたりすることが可能になります。

 

4.経年劣化の防止

紙は時とともに黄ばんだり、破損したりすることがあります。インクが薄くなって文字が見えにくくることもあるでしょう。しかし、電子化されたデータは経年劣化の心配がありません。

 

さらに、紙の書類はうっかり廃棄や紛失してしまうことがありますが、電子化の場合にはバックアップをとるようにすれば安心です。

5.企業として環境への配慮

紙は木から作られるために、大量に消費することは自然環境に影響を与えてしまいます。森林伐採は地球温暖化、環境の悪化、異常気象などを招くことになるとも言われています。

 

ペーパーレス化を進めることはサスティナビリティな社会の実現に一役買うことになり、環境保護を考えている企業としてイメージアップにもつながります。

 

 

 

書類の電子化による5つデメリットとは？

書類の電子化はメリットが多い一方、デメリットもあります。デメリットもしっかりと理解することで、よりよい導入につなげましょう。

 

1.業務改革が必要となる

ペーパーレス・電子化を進めると、業務の進め方が異なってきます。新しいルール作りも必要となり、今までのやり方に慣れていた現場の担当者が混乱してしまったという事例も多くあります。

 

システムと運用のためのルールがしっかりと整い、現場が慣れるまでは、社員からさまざまな不満が出てくることを想定しておかなくてはいけません。

 

2.紙での保管が必要な書類がある

すべての書類が電子化に向いているわけではありません。法令によって書面による交付・保存が必要とされているものもあります。賃貸借契約書などは書面交付でなければならず、経理関係では電子帳簿保存法があり、関係書類をスキャンしただけでは有効とはなりません。電子化したところで捨てられない紙書類もあります。ただし、今後、法律の改正などで状況が変化する可能性があるので、注視しておくとよいでしょう。

 

また、電子化にはコストがかかるため、閲覧頻度の少ない書類については、そのまま保管してもよいでしょう。

3.電子化を推進するシステムの導入費用がかかる

上述したとおり経理関係の部署では電子帳簿保存法に基づいて書類の電子化を行うため、専門のシステムの導入を考える必要があります。ほかにも、サービス業の店舗に便利なシステムなど、企業の様々な部門に特化したシステムがありますが、やはり、いずれも導入には費用がかかります。

 

4.システム障害により閲覧できなくなるケースもある

電子書類の多くはシステムサーバーに保存されます。万一、システムがダウンした場合には、パソコンや他のメディアにデータが保存されている場合を除き、復旧するまでは書類を見ることができなくなります。急いで書類を作成、提出する必要などがある場合には、大きく業務に支障が出る可能性があります。

 

 

5.電子化（ペーパーレス化）に心理的抵抗が生じる社員もいる

とくに、長く同じ業務を担当してきたベテラン社員は、電子化による新しいシステムに抵抗がある場合も考えられます。パソコンよりも印刷物のほうが文字も読みやすく、不便に感じる人もいるでしょう。

 

その場合にはシステム担当者による丁寧な説明が必要であり、場合によってはトップダウンによる指導も必要になるかもしれません。

 

 

電子化を推進するポイント

これまでのメリット・デメリットを考慮すると、電子化を進めるためには以下のポイントが挙げられます。

• 社内で保管している文書の把握
• 電子化する書類の範囲を決める
• 関連部署を巻き込んで進める
• ルールを決める

電子化を推進する担当になった場合には、まずは社内で保管している文書を把握し、電子化に向いている書類、必要のない書類、紙での保存が必要な書類に分類することが大切です。

 

関連部署と連携をしっかりと取るとともに、協力を仰ぎながら業務の改革を進めていきます。また、新しい業務に対して社員間でルール作りをしておくことも大切です。ファイル名のつけ方や、保管場所、システムを利用するタイミングなどのルールを明確にし、混乱を避けるようにしましょう。

 

電子化の推進に役立つツール・システムとは

電子化を進めるにあたり必要なツールについて解説します。使いやすいツール・システムの導入は、仕事の効率化にもつながります。

 

クラウドストレージ

クラウドストレージとはインターネット上にデータを保管する方法のことです。電子化された書類はインターネット上にあるため、アクセスが許可されている端末からであれば作業が行えるので、複数の社員でデータの共有ができます。

 

タブレット端末

パソコン以外で便利な端末といえばタブレットがあります。iPadをはじめとした薄型のデバイスで、外出先や会議中など、自席から離れたときにもチャットやクラウド上のシステムにアクセスができて便利です。OS、画面サイズ、容量などを考えながら社内に適したものを揃えるとよいでしょう。

 

書類の電子化ツール

手書きの書類を電子化するには、社内で入力作業を行うか、代行業に依頼するという手もあります。しかし、より便利な方法として注目されているのが、電子化ツールの「OCR（Optical Character Reader/光学的文字認識）」です。

 

手書き文字をスキャンしたり、内蔵カメラで撮影したりすることで読み取りと入力の自動化ができます。OCRは簡易的なアプリもあり、すでにスマートフォンなどで利用したことがある人もいるかもしれません。

 

文字がきれいであれば、かなりの精度の高さで電子化が可能です。読み取りづらい文字の場合には誤字が出ますが、それを修正するための時間は、一から手入力するのに比べると各段に短く済みます。

 

企業で導入するとすれば、AI（人工知能）と連携したものであれば、高い精度で電子化されたデータを手に入れることが可能です。クラウド上で作業ができるので、アクセスするのに時と場所を選ばないため、リモートワークも実現できます。

 

 

 

まとめ

さまざまな企業でペーパーレス化が進んでいます。書類を電子化することは、コストの削減や業務の効率化が図れるとともに、地球環境を考えた企業であるということのアピールにもつながります。

 

電子化のためには業務の改革も必要となり、長く業務に携わってきたベテラン社員にとっては、とまどうことも多いかもしれません。また、システム導入のためのコストや、専門的な知識も必要となります。そこで、便利なツールの導入や、社員への丁寧な周知などでクリアすることをおすすめします。

 

電子化に際し便利なツールとしてはタブレットやクラウドストレージなどもありますが、手書き書類を自動で電子化するOCRを導入すると便利です。簡易的なものもありますが、精度を考えたらより高度で専門的なものを採用するとよいでしょう。

 

紙文書や帳票の入力を自動化する、株式会社無限の「AI入力ソリューション（AI-OCR)」であれば、OCR後のデータ補正、基幹システムとの連携などが可能です。パソコンを使った一連の作業を自動化するRPAと連携させ、より業務の効率化を図れます。ぜひ導入を検討されてみてはいかがでしょうか。