コラム

2020.12.15入力業務

入力業務とは?業務の効率化とシステム化対応で考慮すべきポイント

人工知能によって認識精度が飛躍的に向上したAI-OCRの登場により、入力作業のシステム化が容易になりました。スタッフの業務負担軽減や人手不足解消といった課題を解決する手段として、多くの企業で導入が進んでいます。本記事では、自社で入力業務の効率化を検討するにあたり、知っておきたいAI-OCRの導入効果や注意点などについてご紹介します。

 

入力業務の仕事内容とは

「入力業務」とは、主に紙に印字された数字や文字(または音声)などのアナログ情報をパソコンで入力し、データ化する作業のことです。

 

入力する内容は、アンケート調査票・注文書・手書きの原稿など、職場によって異なります。入力業務のみを行うスタッフではなくても、伝票起票や経費精算など、日常業務の中で入力を行う機会がある方も多いのではないでしょうか。

 

無くならない「入力業務」の現実

IT化が進み、デジタルデータでやりとりすることが当たり前になった時代にもかかわらず、入力業務は今でも多くの職場で行われています。

 

その理由として、FAXや手書き帳票による情報のやりとりがなくならないことが挙げられます。個人ではFAXを使う機会こそ激減しましたが、ビジネスの現場では、今でもメールを使わずにFAXや電話で注文を行うことは間々あります。領収書は紙が一般的で、押印済みの書類を正式な文書として郵送する商習慣も、依然として残っています。そのため、入力作業は現在でもなくならずに行われているのです。

 

入力業務は正確性やスピードが重視される一方で、アナログ情報をデジタル情報に置き換えるだけなので、基本的には誰でも対応可能な付加価値の低い作業と認識されています。また人手不足により対応しきれなくなってしまったが故の入力ミスなど、さまざまな問題が起こりうるため、企業にとって改善余地が高い業務です。

 

業務効率化にあたっては、このような付加価値の低い作業を自動化し、人間の手から離れるようにすることがスタートラインといえます。

AI-OCR」で入力業務の効率化とコストを削減

今までは、紙の情報をデジタルデータ化するには、手入力以外の方法はありませんでした。紙をスキャンしてテキスト化する「OCR」の技術は以前からありましたが、手書き文字の読み取り精度は低く、また定型の入力欄に記入された入力作業の代替にはならなかったのです。

 

しかし近年では、AI(人工知能)の技術進化により文字認識精度を高めた「AI-OCR」が登場し、入力業務に代わる技術として期待を寄せられています。

 

AI-OCRでは、手書き文字をディープラーニングで学習することによって、今までOCRでは難しかった手書き文字認識を高精度で行えるのが特徴です。それだけでなく、用紙のどの場所に記入されていても読み取れるようになり、入力業務の効率化とともに人的コストの削減を実現しました。

 

AI-OCR単体で使われることもありますが、「RPA」と呼ばれるマニュアル化作業を自動化するプログラムと組み合わせて利用することで、より大きな効果を発揮します。

業務のシステム化対応で考慮すべきポイント

ここからは具体的に、入力業務をシステム化するにあたり考慮すべきポイントを3つご紹介します。

入力業務の課題を整理する

まず、入力業務をシステム化するにあたっては、現在の業務課題を整理してからシステム化する目的を明確化し、現場でも共有することが重要です。

 

全社的なシステム導入では、トップダウンで意思決定し、現場には結果だけ伝わるということがよく起こります。しかし、目的が伝わらずにシステム化する事実のみ現場に伝わると、「なぜ今のままで問題ないのにシステム化するのか」「変更により負担が増えるのではないか」「自分たちの仕事が奪われるのではないか」といった誤解をされ、導入に非協力的な姿勢をとられかねません。

 

そうなるとスムーズにシステム化を進めることが難しくなるため、段階を踏んで「なぜシステム化を行うのか(目的)」「システム化によりどんな効果が見込めるか(目指す姿・メリット)」を社内で共有し、意思統一を図る必要があります。現場スタッフに課題や目的が共有されれば、次のステップがスムーズに進みます。

 

システム化する業務範囲を決める

次に、入力業務のうち具体的にどの部分をシステム化するのか、範囲を明確にします。

 

単純にスタッフの業務負担軽減が目的であれば、手書き文字の読み取りに特化したソフトウェアや安価なシステムを導入する選択肢も出てきます。しかし、全社的な生産性向上や業務効率化まで目指すのであれば、RPAや他システムとの連携も含めて、業務フロー全体を一元管理するシステムを導入したほうがよいでしょう。

 

自社が求めるのはどの部分までのシステム化なのかを明確にしておくと、システム選定などもしやすくなります。

コンサルティングに相談する

自社でシステム化を進めるのは困難だと感じた場合は、コンサルティング会社が持つ専門知識やノウハウを上手に活用するという選択肢もあります。

 

自社にIT部門があり、専門知識を持ったスタッフがいない場合には、AI-OCR導入に長けたコンサルティング会社に相談したほうが、結果的に短期間でコストを抑えてシステム化できる可能性があります。すべてを自社でまかなおうとするのではなく、適材適所で必要な外部リソースを有効活用しましょう。

 

入力業務をシステム化するにあたっては、上記ポイントのほか、システム選定も重要なポイントです。メンテナンスの手間や柔軟にシステムと連携することを考えると、クラウドサービスの導入が最適です。

 

株式会社無限では、紙の帳票に記載された情報をデジタルデータ化するだけでなく、その後のデータ補正や基幹システムへの入力までを自動化するクラウドサービス「AI入力ソリューション」を提供しています。

 

 

入力業務を自動化することで、入力スタッフの業務負担軽減だけでなく、データの正確性向上やデジタル化によるテレワークの推進など、さまざまな面で業務をサポートできます。自社でAI-OCR導入を考えているのであれば、ぜひ資料請求をしてみてください。

まとめ

入力業務のシステム化は、業務効率化への第一歩です。システム化を推進するにあたっては、自社内で現在の業務フローにどのような課題があるかを明確にしたうえで、システム化を進めると失敗が少なくなります。

 

現在では、テレワーク推進やデジタルトランスフォーメーションの実現など、さまざまなことが求められています。株式会社無限のクラウドサービス「AI入力ソリューション」なら、紙文書や帳票の入力自動化をすることによって、着実な業務効率化を進めることができます。ぜひ一度、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

株式会社無限やソリューションなどへの資料請求・お問い合わせは、お気軽にご連絡ください。

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