コラム

2020.12.15入力業務

AIが実現するデータ入力業務の自動化とは?

データ入力は、パートやアルバイトの中でも特に人気のある職種です。しかし、労働市場における人材不足が深刻さを増しつつある現在、AIを活用してデータ入力を自動化し、作業を効率化しようとする動きが広がっています。当記事ではデータ入力業務の課題や、データ入力が自動化に向いている理由、自動化が可能な業務領域などについて解説します。

 

データ入力業務の内容

「データ入力」とは、手書きの資料や印刷された文書の内容を手入力でパソコンに打ち込み、データとして保存できるようにする業務のことを指します。専門的なスキルや知識が必要ないことから、未経験でも始めやすいのが特徴です。

 

取り扱うデータには様々なものがあり、名簿などの顧客情報をはじめ、契約書や売上伝票の内容、アンケートの回答結果、PDFファイルや画像に書かれている文章、音声の書き起こしなどがあります。

データ入力の業務形態

データ入力は、WordExcelが使えるパソコンさえあればどこでも作業でき、もちろん自宅で働くことも可能です。実際に、データ入力を副業として在宅ワークをされている人も多く、基本的には企業から仕事の依頼を受け、依頼ごとに契約を結ぶ業務委託という形態を取ります。

 

一方、オフィスで働く場合は、パートやアルバイトとして採用されることがほとんどです。データ入力のみを専門に行うこともあれば、電話対応や顧客対応、書類作成など、事務仕事の付随業務としてデータ入力が含まれていることもあります。

 

データ入力業務の課題と向いている人

データ入力業務の課題としては、1日に膨大な量のデータを入力することから、長時間の作業では集中力が続かず、入力ミスや確認漏れが発生しやすいことが挙げられます。

 

データ入力は主に、効率重視で論理的に仕事を進めるのが得意な人に向いています。文章や数値を打ち込む作業の繰り返しになるため、ブラインドタッチやショートカットキーを駆使したり、頻出単語を登録したりすれば、短時間で多くの入力業務をこなすことができます。こうした点から、データ入力は仕組み化が比較的容易な作業ともいえるでしょう。

 

データ入力業務がAIで自動化しやすい理由

ここからは、なぜデータ入力業務がAIで自動化しやすいのか、その理由を具体的に見ていきましょう。

 

単純なロジック作業である

文字や数値をコピペしたり、未入力項目をチェックしたりといった単純な作業は、AIによる自動化を適用しやすい領域です。一度AIに作業のロジックを覚えさせさえすれば、あとは同じ作業を繰り返してくれるため、人間が手動で行うよりもミスを大幅に減らすことができます。

 

個人で完結する業務である

個人のパソコンで業務が完結し、手順が明確であることも、データ入力が自動化しやすい理由の1つです。文字入力や数値計算といった単純作業はAIの得意分野であり、これまで人間が手動で行っていた業務をAIで自動化できるようになれば、その分の人員や時間をより有意義な方向へ振り分けることができます。

 

自動化が可能な作業の具体例としては、データの入力・集計・整理・分析、登録業務、パスワード・IDの入力、メールの作成・送信、印刷作業、書類の作成などが挙げられます。これらの作業は自動化による恩恵を得やすいでしょう。

 

なお、AIによる自動化が向いているのは、あくまで個人が手作業でできるレベルの業務です。11万件にものぼるような大量のデータ入力や、リアルタイム性が求められる作業、複雑な情報処理、部署やチームをまたいだ承認が必要な業務、状況によってプロセスを変更しなければならない業務など、複雑で時間のかかる業務は自動化するには難しいといえます。

 

データ入力業務を自動化できる領域の例

データ入力業務を自動化できる領域の例としては、経理や経費の計算などがあります。ここからは、それぞれの業務課題や自動化のポイント、得られる効果などをご紹介します。

 

経理業務

経理は、自動化による恩恵を得られる業務の代表例です。

 

とある医療機器メーカーでは、部品補償に必要な伝票処理が年に約5,000件発生します。従来、経理部門では専任の担当者が伝票処理を行っていましたが、担当者の負担が大きく、入力ミスも頻発している状況にありました。

 

そこで、同社では伝票データの入力を自動化しました。他部署から伝票データがメールで送られてくると、機械がIDとパスワードを用いてシステムに自動でログインし、伝票データの内容をシステムに入力する仕組みです。

 

担当者は入力されたデータを確認するだけで済むため、これまで作業にかかっていた時間の約9割を削減することに成功しました。

 

また、データの自動入力システムには「OCR」と呼ばれる文字認識技術を組み合わせることができるため、請求書や伝票が紙ベースであっても、書かれている内容を読み取ってデータ化することが可能です。

経費計算

経費計算を自動化することもできます。交通費を精算するには、社員が申請した金額とルートに間違いがないかを一つひとつ確認する必要があり、担当者は大きな労力を強いられます。申請する側の社員としても、外回りで使ったルートをすべて記録し、領収書を控えておくのは結構面倒なものです。

 

そこで便利なのが経費の自動精算システムです。

 

いくつか種類がありますが、例えばSuicaなどのICカードを機械で読み取り、領収書をスマホで撮影するだけで精算データ作成できる経費計算システムがあります。こうしたシステムを活用すれば、伝票を手入力したり、精算内容を確認したりする手間が省けるほか、スマホで撮った領収書のデータがあるため、ペーパーレス化を図ることもできるでしょう。

 

まとめ

データ入力業務は、専門的なスキルを必要としないことから、パートやアルバイトに人気の職種です。しかしながら、データ件数が多くなるほど担当者の負担も大きくなり、入力ミスや確認漏れが起こりやすくなる点が課題とされてきました。

 

この課題を解決するうえで有効な手段が、データ入力業務の自動化です。データ入力は文字や数値を打ち込むだけの単純作業をメインとしているため、AIでの自動化が適用しやすい領域とされています。経理業務や経費精算を自動化すれば、担当者の作業負担を軽減でき、業務効率化やペーパーレス化にもつながるでしょう。

 

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AI入力ソリューションは、領収書や帳票の入力を自動化し、入力業務の効率化に役立ちます。またAI-OCRを活用しているため、紙文書や手書き文書のデータ化も可能です。

 

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