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2024.01.17ワークフロー

おすすめワークフローシステム17選を比較!無料版でも使える?導入時の注意点も

ワークフローシステムを活用すると、組織内の経費精算などの承認業務を効率的に進められます。本記事では、おすすめの製品を17個ピックアップしてご紹介します。業務上のミスを抑えつつ効率よく承認作業を進めるため、導入を検討している企業担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、企業など組織内における申請・承認プロセスを自動化できるシステムです。稟議書や経費精算申請書、出張報告書など、これまで紙ベースで行っていたさまざまな書類の申請・承認に必要な業務の流れをシステム化できます。

ワークフローシステムを導入すると、システム上で申請・承認の意思決定ができるため、承認フローにおける処理スピードが向上するうえ、ミスの軽減も可能です。

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムにはさまざまな種類があります。製品によって利用できる機能が異なりますが、多くの製品に搭載されている基本的な機能も存在します。以下ではそうした主な機能について解説します。

申請書のフォーマット作成

申請書の作成機能を使用することで、Web画面上で直感的な操作によって迅速に独自フォーマットを作成できます。簡単な操作だけで、各申請書に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。

また、プログラミングなどの専門知識なしでエラーチェックやドロップダウンリスト、テキストエリア、ボタンの設定などができます。製品によってはテンプレートの用意があり、既成のものを利用するだけで素早く申請フォームを作成できます。既存のExcelやWordのデータを読み込める機能もあります。

なお、高度な処理を実現したい場合は、システム側で用意された機能だけでは作成できないことがあります。その場合、プログラミングで実装できる機能があると、独自にカスタマイズして機能を組み込むことが可能です。

申請・承認のフロー設定

システムに企業独自の承認ルートを登録できます。これによって申請・承認フローの自動化が可能です。人の手で処理するよりも正確かつ迅速にフローを進行でき、混乱とミスを未然に防げるようになります。

管理者は部署の役職者のほかに複数の処理者を指定したり、部署ごとに異なる承認プロセスを定義したりできます。また、条件に応じた承認経路の分岐や代理申請・承認の設定も可能です。さらには、必要に応じて申請者自身も個別に承認フローを変更・編集できます。これによって組織ごとに存在する異なるニーズ、複雑なフローに対応でき、円滑な業務プロセスの確立が可能です。

申請書の承認・決済

ワークフローシステムでは、設定された承認フローに基づいて申請書に関連する承認ステップを効率的に進める機能があります。承認者が決裁や却下の選択を行い、承認されれば自動的に処理が行われます。これにより迅速かつ効率的な業務の進行が可能です。なお、申請・承認の際にコメントを付ける機能もあります。

承認者が選択可能な種類として、保留・委任・返却・取り戻しなどもあります。多数決や全会一致などの合議機能や承認依頼中であることを連絡する根回し機能も、製品によっ
ては搭載されています。

これらに加えて、承認ルートも柔軟に制御できます。必要に応じて差し戻し先や差し戻しの方法、ルート変更の可否といった設定が可能です。

申請状況を通知する機能

主な機能のひとつとして、申請状況の通知機能があります。これは申請者や承認者に申請・承認の期限や結果を通知する機能です。

通知の形態は、メールや画面上へのポップアップ表示が一般的です。承認が遅れていたり、承認漏れがあったりする場合は催促する通知もできます。通知機能を活用することで、リアルタイムで申請や承認の状況を把握し、業務全体が滞りなく効率的に進行させられます。なお、製品によっては、通知をチャットツールやスマートフォンにも送信可能です。

外部システムとの連携

外部システムとの連携機能を活用することでデータの一元管理を実現し、企業内の情報の一貫性と効率性を向上させられます。主な連携先としては、勤怠管理や経費精算、給与計算、グループウェアなどです。多くの場合、APIやデータの自動同期によって連携します。

主な外部システム連携パターンとしては、以下があります。

・ワークフローで決裁された情報を後続の外部システムにつなぐパターン
・先行の外部システムからワークフローにデータをつなぐパターン
・外部の別システムからワークフローの操作や画面表示を可能にするパターン

上記の連携パターンで申請・承認の流れやデータの共有がシームレスに処理されることで、業務を効率的に進められるようになります。また、システムがマルチデバイスに対応する場合、モバイル端末からもワークフローシステムの利用が可能になり、利便性が高まります。

ワークフローシステムを選ぶポイント

製品はさまざまな企業から提供されており、基準を決めないことには選ぶのが大変です。以下では、システムを選ぶ際に特に押さえておきたいポイントを挙げて解説します。

自社の申請・承認フローに適している

システムを選定する際は、自社の申請・承認フローに適していて容易に統合可能かどうか確認しましょう。例えば、複雑な承認フローが必要な場合、承認経路の柔軟な設定や複雑な申請処理に対応可能なシステムが適しています。

承認ルートは企業規模が大きいほど複雑になりやすく、例えば稟議、申請の内容によって承認ルートが異なる場合があります。金額によっては部長以外の人からの承認が必要な場合など、さまざまなパターンが想定できます。そのため、大企業で導入する場合は、承認経路の設定が条件分岐に対応していたり、承認経路を自動で判断したりする機能があると便利です。

自社の承認フローを確認し、カスタマイズ性の高さや業務要件への柔軟な対応が可能かどうか評価し、適切なワークフローシステムを選定することが大切です。

直感的に使いやすい機能・デザイン

選定時は、従業員が直感的に操作できるシステムであるかどうかも考慮しましょう。使用感の良し悪しは、導入成功に大きく影響する重要な要素です。従業員全員が使いやすいシステムを選んだほうが、トレーニングの時間やエラーが減少し、結果的に社内での浸透と業務効率化が円滑に進みます。

従業員が使いやすいシステムを選定するには、日常的に利用する部門の従業員が選定プロセスに関わることが重要です。特に従業員のITリテラシーがそれほど高くない場合は、多機能で複雑なシステムを選ぶと使いにくい印象が先行しかねません。組織に浸透させるためにも、機能は必要な数だけに絞り、直感的に操作できてユーザーフレンドリーなUIが採用されているシステムにすることをおすすめします。

メンテナンス性

ワークフローシステムでのメンテナンス性とは、システム設定の変更が簡単にできるか、組織変更や人事異動、業務拡大に対応しやすいかという点です。導入後に承認フローを変更したい場合や業務拡大・人事異動が頻繁に発生する場合、修正や変更に時間がかかるシステムだと、業務の進行が滞る可能性があります。

メンテナンス性に関連する機能として、自動経路分岐やCSVファイルでの組織情報インポート、一括変更機能があります。それらが備わるシステムでは、比較的円滑に変更作業を行えます。

導入後のメンテナンスが容易なシステムを選ぶことで、急なトラブルや設定の変更にも迅速かつ適切に対処しやすくなり、システムの安定性と信頼性を確立できます。

システム連携機能の有無

選定のポイントとして、外部システムと連携できる機能の有無は重要です。別のシステムと連携することでシステム全体がつながり、情報の一元管理が実現します。例えば、経費精算や会計との連携により、一連の業務を一貫して完結させることでバックオフィス業務全体の効率向上が期待できます。

また、Google Workspace、Slack、既存のグループウェアなどと併用したい場合、ワークフローシステム側で連携に対応している必要があります。そのため、選定時に連携機能の有無を確認しなければなりません。

ワークフローシステム導入のメリット

システムを導入することにより、主に効率化・内部統制・テレワーク対応の面に望ましい影響が表れます。

申請・承認業務を効率化できる

従来のやり方では、申請書の印刷や承認者に書類を手渡し・郵送するなど、煩雑な手続きが多くて非効率的です。しかし、ワークフローシステムを導入して従来の方法を脱却すれば、業務の効率化を実現できます。

まずシステム上では申請書は電子化されるため、申請者は申請フォーマットを探してデータ入力し、承認者に提出することになります。そのあとの承認作業は、システム上で事前に設定した正しい承認ルート通りに、適切な承認者へ自動通知されます。すべての作業がシステム上で処理されるため、書類の物理的な移動や手続きの手間を大幅に削減可能です。これにより、迅速な意思決定と業務進行を実現できます。

内部統制を強化できる

システムの導入により、企業は内部統制を強化し、申請・承認プロセスを厳密に管理できます。アクセス権の精密な設定やログの詳細な記録によって、業務プロセスの透明性とセキュリティ性の確保が可能です。

従来のワークフローでは、許可されていない備品の購入や承認者の不在による代理人の勝手な承認など、内部不正の危険性が潜んでいました。しかし、ワークフローシステムでは事前に設定した承認ルート通りにフローが進むため、承認者を飛ばすことは不可能になります。本人以外が申請・承認すると警告の通知がされて規定外の申請や承認が防がれ、文書の改ざんなども未然に阻止することが可能です。

内部統制監査においては、ワークフローシステム上での証跡管理や決裁情報の可視化が役立ちます。これにより、適切なフローを踏んでいない申請を未然に検知し、内部統制をより強固に築けます。申請書の履歴管理やアクセス管理の機能も活用することで、コンプライアンスの向上が期待できます。

テレワークも対応できる

システムの導入によって申請・承認業務が電子化されるため、テレワーク下でも業務を進められるようになります。また、システムの多くはモバイル対応しており、インターネット環境があれば社外からでも申請の確認・承認が可能です。これによって外回りの営業でも申請・承認業務のためだけに戻る必要がなくなり、業務効率化につながります。

ワークフローシステムの導入は地理的な制約を超えた柔軟で効率的な働き方の実現につなげられるほか、災害時などでオフィスが使用できない状況への備えとしても役立ちます。

ワークフローシステム導入のデメリット

システムの導入前に、セキュリティ面や外部連携機能の面で支障が出た際にどのような対応をするべきか確認することが大切です。

セキュリティ対策がやや複雑

ワークフローシステムにはセキュリティ面の懸念があります。特にクラウド型の場合は、インターネット上の外部サーバーを利用するため、アクセス権の適切な設定やデータの暗号化など、高度なセキュリティ対策が必要です。また、サービス提供者がセキュリティ対策を担当するため、提供者のセキュリティ体制や技術力も確認しなければなりません。

業務情報を取り扱う性質上、不正アクセスやデータ漏洩のリスクも潜んでいます。特に、重要な文書のやり取りを電子化する場合、適切なセキュリティ対策と定期的な監視が必要です。こういった事情から、セキュリティに詳しい人材を自社で確保しておくことが重要になります。

外部システムとの連携に制約がかかる可能性がある

クラウド型のシステムは、サービスごとに連携可能な外部システムが異なります。自社の既存システムと連携できない可能性もあるため、導入前に連携可否や連携機能がどれくらいの価格で提供されるか確認するようにしましょう。

特に人事・給与システムはワークフローシステムと関連性が高く、連携できるかどうかは利便性に関わります。

連携自体はWeb APIやWebサービスを使用する方法が一般的です。また、データのインポート・エクスポートは、多くの場合CSV形式のファイルを介して行われます。

ワークフローシステムの導入費用を安く抑える方法

導入費用を安く抑える方法としては、クラウド型を選ぶこと、ユーザー単価を確認することが挙げられます。

初期費用が無料のクラウド型を利用する

大抵の場合、クラウド型のワークフローシステムは、初期費用が無料またはオンプレミス型よりも低コストな形で提供されます。無料トライアルできる場合もあり、導入前に必要な機能や使い勝手の確認が可能です。また、クラウド型なら提供事業者がインフラ管理とメンテナンスを担当するため、大規模なハードウェアやソフトウェアの導入・維持メンテナンスの費用もかかりません。これによってシステム導入と運用にかかる費用を抑えられます。

オンプレミス型の場合、高いカスタマイズ性などのメリットはありますが、導入時はシステム規模やユーザー数に応じた購入費用がかかり、初期費用が高くつきがちです。サーバーの整備やセキュリティ対策も自社でする必要がある点から、負担が大きくなる傾向もあります。

ユーザー単価が安いサービスを選ぶ

導入を低コストで済ませたい場合、システムの提供事業者を複数比較して、ライセンス料や1ユーザーあたりの単価がいくらなのかを確認することが重要です。

ワークフローシステムは、ランニング費用として月額利用料が発生し、その金額はプランやストレージ容量などのオプション、利用ユーザー数によって変動します。利用人数が多いほど費用が大きくなるため、コストを抑えたい場合は1ユーザーあたりの単価と利用できる機能をチェックしましょう。

ワークフローシステムの導入の流れ

導入にあたっては、目的やスケジュールをしっかり決めておくことが大切です。

1.導入の目的を明確にする

導入する際にまず考えることは、システム化したい業務の選定と課題と改善点の洗い出しです。導入の方針を策定し、導入目的をより具体化するほど導入作業が円滑に進みます。

現状の申請業務からシステム化したい業務をピックアップし、優先順位をつけてみましょう。システムで扱いたい業務の帳票収集、申請書の内容や決裁ルールの確認などを行い、システム化に必要な機能を洗い出します。モバイル対応や入力支援機能といった便利機能の必要性も検討しましょう。必須レベルの機能なのか、あったら便利なレベルなのか、最初の段階で分けておくことで、その後のシステム選定がしやすくなります。

2.担当者を選定しスケジュールを決める

導入を成功させるには、担当者を適切に選定することが欠かせません。まず、プロジェクトマネージャーやシステム担当者を中心にプロジェクトチームを組み、全体の連携とコミュニケーションを強化します。メンテナンス担当者も決定し、フローの見直しやフォーマット変更に迅速に対応できるようにもしておきましょう。

加えて、提供事業者への問い合わせ担当者の設定も大事です。質問窓口を一元化することで、社内で解決できない課題や疑問への対応が円滑になります。

担当者が確定したら、導入スケジュールも決定します。担当者内外で共有して効率的な進行を図りましょう。

3.ワークフローシステムを選定する

システムの選定では、自社の業務に合致していて柔軟性と拡張性が備わったシステムを選ぶことが重要です。選んだシステムに必要な機能が備わっているか、その機能で業務の効率化が見込めるかどうかを確認しましょう。

機能のなかでも特に、承認ルート設定の柔軟性やセキュリティ対策機能の有無は重要です。それに加えて、カスタマイズ性の高さや外部連携の充実度なども検討し、導入後の業務プロセスの変化にも対応できるかを見極めましょう。こういった作業でシステムが長期的に利用可能かを判断します。

最終的にはできれば無料トライアルでテストし、実際に使用する現場の意見を集めます。操作性や機能の使いやすさを事前確認することで、実際の使用感や導入後のイメージを掴めるため、導入の失敗を防止できます。

4.導入・運用を開始する

システムの選定が完了したら、実際の導入作業と設定、運用に移ります。始めは狭い範囲でシステムの導入テストを行い、運用の問題点を洗い出して解消することが重要です。サービスの利用時間、運用ルール、問い合わせやトラブル時の対応方法もこのタイミングで固めておきましょう。現場からのフィードバックを受けながら、運用の最適化を進めることが大切です。

最終的には全社への導入を行います。テスト導入と並行して従業員のトレーニングも行いつつ、段階的に導入範囲を広げて展開していきましょう。なお、システムの利用マニュアルを作成するときは、一般従業員向けと管理者向けのものを用意するのが適切です。

自社だけでの導入が困難な場合や不安が残る場合は、パートナー企業のサポートを受けることも検討してみてください。

ワークフローシステム導入を成功させるコツ

導入を成功させるには、現状を踏まえてシステムを選定すること、導入後の運用を現場に投げっぱなしにせずに、サポートや教育体制を整備することが大切です。

現状の改善点をしっかり分析する

本格的に導入作業を始めるにあたっては、現状の改善点を徹底的に分析しておくことが重要なポイントです。また、業務フローを見直して改善する良い機会でもあります。

分析作業では申請・承認ルールの洗い出しを行い、問題点を浮き彫りにしていきます。不要な業務やルールはこの機会に削減し、ムダを省くことが大切です。また、申請者や承認者を対象にヒアリングを行い、実際の運用状況と目標との間にあるギャップを把握します。

そうして得た情報を参考にしつつ、システムを円滑に導入・統合できるような計画を策定してください。

導入後のフォローも重要です。利用する従業員・管理者がスムーズに移行できるよう、システムの機能やカスタマイズ可能な項目に関するトレーニングプログラムを整備しておきましょう。これにより、システム導入の効果を最大限に引き出せます。

現場の社員の説明・サポートを徹底する

ただ導入するだけでは、システムは組織に浸透しません。活用されなければ意味がないため、メリットの周知による利用促進もセットで行うことが重要です。

新しいシステムを導入したとき、従業員は操作を新しく覚えることを負担に思ったり、新しいものに対して抵抗を感じたりします。そのため、導入後も現場任せにせず、従業員に対して十分な説明を行い、使いこなすまでのサポート体制を整えておきましょう。従業員が持つ疑問や懸念を解消することで活用への意欲が高まり、円滑なシステムの利用と組織浸透が期待できます。ほかに、研修や利用マニュアルの提供も利用促進に効果的です。

導入テスト段階の場合は、トライアル期間を設けたり、不明点や要望に迅速に対応できるようにヘルプデスクを設置したりするのがおすすめです。現場を巻き込みながら導入を進めれば、新システムが受け入れられやすくなります。

将来的に拡張することも視野に入れて選ぶ

将来的な拡張性の有無も、導入成功の重要なポイントです。ワークフローシステムは、浸透するにつれて業務プロセスのインフラ的存在になっていきます。そのため、長く使うほど導入当時とは異なる業務プロセスに変化したり、新しい機能の追加が必要になったりすることがあります。

そのことを踏まえ、当初から拡張性が高いシステムを導入しておくと、長期的に利用しやすくなります。もしこれからシステム選定・導入をするなら将来必要となる機能にも対応できるか確認することが大切です。

ワークフローは「ツナグ・ワークベース」で一本化がおすすめ

株式会社無限が提供する「ツナグ・ワークベース」は、使いやすい・低コスト・高カスタマイズ性の三つがそろったワークフローシステムです。文書管理・勤怠管理・契約管理・経費精算・BtoB取引での受発注管理など、幅広い業務システムとの連携に対応できます。業務要件に合わせたシステム開発も可能です。

また、ペーパーレス化に必要な機能も利用できます。OCR連携で紙書類の自動電子化に対応しており、手入力のエラー削減と作業効率化が可能です。スマートフォンでの承認作業にも対応しています。さらには、サポート体制として、リモートでの操作説明やユーザー説明会、導入コンサルなどの提供もあります。使いこなすにあたって必要なサポートが受けられる点も魅力です。

本システムは無料デモがあります。デモを試してみたい場合やもう少し詳細を知りたい方など、まずは以下の資料請求のフォームよりお問い合わせください。

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まとめ

ワークフローシステムを利用することで申請・承認作業の効率化ができます。これまで紙で行っていた作業を電子化できるほか、承認フローの自動化や通知機能、連携機能、スマートフォン対応などにより業務の処理速度が向上します。

システムを選定する際は、使いやすさや既存のシステムとの連携可否、メンテナンス性を確認することが重要です。これらの要素の欠如は、システムが組織で利用されない・長期的に利用できない原因になります。

また、システムにもさまざまな種類があります。コストを安く抑えたい場合はクラウド型を選択し、ユーザー単価が安価なサービスを選ぶのがポイントです。そして、導入は計画的に行い、従業員へのメリット周知や操作トレーニングなどのフォローも忘れないようにしましょう。

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コラム

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムの主な機能

申請書のフォーマット作成

申請・承認のフロー設定

申請書の承認・決済

申請状況を通知する機能

外部システムとの連携

ワークフローシステムを選ぶポイント

自社の申請・承認フローに適している

直感的に使いやすい機能・デザイン

メンテナンス性

システム連携機能の有無

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