コラム

多くの企業では、業務改善の一環としてビジネスプロセスの見直しや業務の自動化に、日々取り組んでいるのではないでしょうか。業務改善は企業にとって永遠のテーマでもあります。

 

代表的な取り組みとしてBPM（ビジネス・プロセス・マネージメント）と呼ばれる手法を用いて、全社や関連する部門を横断する形で業務全体の根本的な見直しを行い、プロセスを再構築することで生産性を飛躍的に向上させる手段があります。一般的にこういった取り組みは、BPR（ビジネス・プロセス・リエンジニアリング）や、業務改善や効率化の代表例と言えます。

 

一方、いまだに手作業で業務処理を行なっている非効率な状況を改善することを目的として、ツールやサービスを使用することで改善を目指す取り組みも進んでいます。特にRPAやAIのテクノロジーを活用した業務の自動化などがその代表例と言えます。

 

そこで本稿では、業務改善の手法として、BPMの採用とRPAやAIなどソリューションの活用、それぞれの特長や相違点について考えてみたいと思います。

 

 

 

 

 

 

そもそもBPMとソリューションによる自動化の違い

前述したように、業務改善を目的とした手法としてBPMやツールの導入が考えられます。BPMではビジネスに関係する業務全体を対象にすることが多く、ソリューションの採用は顕在化した課題に対して対処するアプローチになります。

 

実は業務処理の流れに注目してみると、多くの場合、その始まりは「データの取り扱い」が関係しています。データ入力の整流化や自動化を実現することは、業務改善を行う上で非常に大きなポイントであり、逆に、人手を介した処理やデータとして取り扱えない紙媒体の情報などが存在することで、処理の自動化（システム対応）の障壁となっています。

 

まずは「テクノロジーと手法」という根本的な違いがありますが、ここでは両者の違いを投資形態や施策の進め方などに焦点を当てて比較してみたいと思います。

 

 

BPMの課題点や注意点

BPMは手法であり、実施方法は各プロジェクトにより異なります。ここでは、BPMをプロジェクトとして進める上で考慮すべき課題や注意点について代表的な例をもとに紹介してみたいと思います。

 

課題①マネジメント手法の習得

BPMはあくまで業務改善のための手法であり、プロジェクトの大半が関係部署との調整作業になります。そのためBPMの経験とともに、マネジメント手法の習得が望まれます。プロジェクトを発足した時点で、メンバー全員がマネジメント手法の研修を受けると言った準備を行う企業もあり、適した人材のアサインが必要で特定のスキルも必要になります。

 

課題②方法の統一

BPMの基本は既存の業務をフローチャートなどで再定義し、業務量の調査とボトルネックの把握を行なっていきます。調査とレポート集計といった作業が自ずと多くなるため、調査時の手順やレポートフォーマットの統一と言った基準（ルール）の確立が重要になります。調査基準やレポートフォーマットが定まっていないと、定量的な評価ができず、課題のあぶり出しに支障をきたしてしまいます。

 

課題③最終的にはシステム対応が必要

BPMに取り組む企業の多くは、専門のコンサルティング会社にプロジェクトの推進を一任することが多くあります。そのため、最終的な改善方法としてBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）や業務システムの刷新、ITソリューションの採用など、コンサルティング会社が提供するサービスやソリューションの提案を受けることになります。

 

課題④組織の抵抗感が大きい

BPMは時に大規模な業務改革を伴うことになります。その結果、必ずしも組織全体が施策に賛同してくれるわけではなく、場合によっては、むしろ反対意見の方が多くなることもあります。プロジェクト発足段階での合意形成も重要ですが、進捗報告や方向性を共有することで、継続的に理解を取り付ける必要があります。ここでも、マネジメントの手法や担当者のスキルが問われる場面と言えます。

 

課題⑤社内にノウハウが無い

BPMを長年に渡って実践しつづけ、ノウハウを積み上げているという企業は少ないでしょう。企業によっては初めての取り組みとなり、担当者も勉強しながらプロジェクトを進めることになります。そのため、社内にノウハウの蓄積や相談相手がいる事はまれで、どうしても外部リソースのサポートを得ながら進めることが多くなり、プロジェクトを進めるためだけにもコストがかかってしまいます。

 

 

ソリューション採用のメリット

それではBPMの課題を踏まえた上で、特定ソリューションを導入することのメリットについて整理してみます。前述したとおり、業務改善の課題に上がるポイントとして「データの取り扱い」が挙げられますので、RPAやAIを活用したデータ入力ソリューションのケースをもとにそのメリットを整理したいと思います。

メリット①高度なITスキルの習得は不要

自動化が必要となるプロセスに沿って、データの読み込みや自動入力、関連業務への自動連携など、必要なツールを導入・設定していきます。ゼロベースで仕様を策定してシステム開発を行うわけではないため、特別なITスキルは不要です。現在の業務対する知識と改善ポイントさえ理解していれば、ソリューションの導入は専門ベンダーのサポートを受けて実装していくことが一般的です。

 

メリット②統一されたフロー

類似した処理やデータ入力行っている業務あればある同様の成果を見込むことができます。一度評価され効果が確認された手段を横展開するため、導入効果も図りやすく、フローや運用手順も統一化することが可能になります。

 

メリット③成果の上がる箇所を自動化する

RPAやAI入力ソリューションでは、それぞれ独立した処理プロセスを担当しつつ、段階的にフローを連携させていくことができます。業務全体の最適化を意識しながらも、緊急性が高く、導入効果も見込まれるところから優先的に導入することが可能です。そのため、自動化が定着し段階的に適用範囲を広げていくで、より導入成果を高めることができます。

 

メリット④現場に受け入れられる

AI入力ソリューションはBPMのように劇的な業務改革をもたらすようなソフトウェアではありません。日常の定型業務を自動化し、労働時間を削減するためのものです。一見すると業務改善スケールは小さいですが、だからこそ現場に受け入れられやすいツールでもあります。

 

また、データ入力処理の自動化が進むことにより、オフィス以外の環境からでもデータ入力の処理を実行することができ、リモートワークや在宅勤務など新たなワークスタイルに対応することも可能になります。

 

メリット⑤ノウハウの蓄積やベテラン社員のサポートを得られる

AI入力ソリューションは、現在の業務の効率化や自動化を目指すことが目的となります。そのため、業務内容自体が大きく変わることはありません。業務上欠かせない処理やミスが多発している処理など、業務に携わっていた担当者がもつスキルやノウハウを生かしながらツールの設定や効果の測定を行います。社内業務に精通している方々のサポートを得ることで、いっそう大きな改善効果を見込むことができます。

 

 

 

AI入力ソリューションは「即効性」と「正確さ」

RPAやAI入力ソリューションの最大の特徴は「即効性」と「正確性」の高さです。

 

最新のテクノロジーにより、文字認識やデータ補正の能力など、いままで手作業で行なっていた業務処理に対応することが可能となっています。また、複合的にシステム間のデータを連携させることで、業務処理単位で構築されているシステムを有機的に結合することで、広範囲に処理を自動化することも可能となります。

 

ソリューション利用により、作業の属人化からの脱却や作業時間そのものの大幅な短縮、さらには、ブラウザを介してすべての処理を実行することにより、勤務場所の制約を取り払うことができます。これにより、従来「在宅勤務」や「リモートワーク」への対応が難しかった管理業務部門においても、社員が望む様々なワークスタイルへの対応が可能となります。

 

つまりAI入力ソリューションの採用は、業務課題の解決における「即効性」が非常に高く、正確性も格段に向上します。

 

多くの帳票や入力データがあり手作業から脱却できない業務や、ベテラン社員による属人化が顕著になっている業務など、この機会に効率化と自動化を目指してみてはいかがでしょうか。