コラム

ワークフロー管理の基礎知識

当項はワークフロー管理の基礎知識についての解説です。
「そもそもワークフローとは何か」を含め、以下の段階ごとに解説していきます。

 

 

 

 

 
 

ワークフローとは – 業務プロセスを整理する

 

ワークフローとは業務プロセスを一連的に図式化したものです。
図式化していなくても、単に一連の業務プロセスのことをワークフローという場合もあります。

 

例として、費用精算のプロセスをワークフロー化すると、以下が図として並べられます。
  
  
  
1.実費支払い
2.書類作成
3.申請
4.承認
5.決済

ワークフローとして一連的に図式化しておくことで、以下の点が明確化されるメリットがあります。
  
  
⚫︎次に何をやるべきなのか
⚫︎誰がどの部分を担当するのか
⚫︎どの部分が進んでいないのか
  
  
ワークフローについて、詳しくは下記の記事で解説していますので参考にしてください。

ワークフロー管理とは – 業務の流れを管理する

ワークフロー管理とはワークフローの全体像を管理、調整、効率化することです。
ワークフロー管理を適切に実施することで、さらに効果的に活用できます。
  
  
例えば、社内には費用精算や決裁起案など、複数のワークフローがあります。
ワークフロー管理をすることで、それぞれのワークフローに対して、可視化や効率化をもたらす効果を期待できます。各ワークフローの進捗の可視化や、通知の自動化、ワークフローの優先順位の管理などです。
  
ワークフロー管理を適切に実施することで、社内のワークフローをより迅速に回せるため、業務がシームレス化されます。

ワークフロー管理システムとは – 効率化の鍵

ワークフロー管理システムとは、その名の通りワークフロー管理を行うためのシステムです。
また、ワークフロー管理システムを単にワークフローと呼ぶこともあります。
  
ワークフロー管理をExcelやホワイトボードで行うことは、あまり現実的ではありません。ワークフローは多くの社員が関わることになるため、管理者が逐次進捗を確認することが難しいためです。
  
システムを活用することで上記の難点を解消できます。ワークフローに社員を紐づけておけば、管理者が逐次確認をせずとも進捗の可視化が可能です。他にも多くのメリットがありますので、次項で解説します。

 

 

  
 
 
 
 
 
 
  

 

ワークフロー管理システムでできること

ワークフロー管理システムを活用してできることには以下のようなものがあります。
  
  
  
⚫︎業務の進捗を管理する
⚫︎業務の属人化を防ぐ
⚫︎コンプライアンスを強化する
⚫︎書類作成の業務負担を軽減する
⚫︎ペーパーレス化によるコスト削減
⚫︎外部システムと連携できる

業務の進捗を管理する

ワークフロー管理システムを用いることで、業務（ワークフロー）の進捗管理が可能です。
  
ワークフローを管理する最大の目的は、ワークフローをスムーズに完了させることです。そのため、ワークフローを滞りなく終えるための機能が備わっています。
  
ワークフローを登録しておけば、実際にワークフローが開始されると業務プロセスが可視化されます。仮に数日間、ワークフローに進捗がない場合には、どこで止まっているのかがわかるだけでなく、対象者への自動通知も可能です。
  
また進捗を社内で確認するだけではなく、システムにアクセスできればどこでも確認できることも、スムーズに完了させるために必要です。
この機能があればリモートワークに対応しやすくなります。

業務の属人化を防ぐ

ワークフロー管理システムを導入すれば、業務の属人化を防げるようになります。
  
業務の属人化は企業にとって望ましいものではありません。理由は担当者が不在になると穴埋めできなくなることや、確認が取れなくなる可能性が高いためです。
これらの事態を防ぐためにも、業務の属人化を避ける必要があります。
  
システムによって、業務の状況を可視化できるため、確認が取れない状況を未然に防げます。
また、独自のやり方をしている業務がある場合や、承認者が限られている場合でも、システムから担当者を変更することで柔軟な対応が可能です。対応者の履歴が残るため、引き継ぎもしやすくなるでしょう。

コンプライアンスを強化する

ワークフロー管理システムを導入することで、社内のコンプライアンス強化にも貢献します。
  
ワークフロー管理は、コンプライアンスの遵守につながります。その理由は、業務の透明性を担保できるためです。
  
コンプライアンス遵守は、企業の信頼を維持するために欠かせません。逆にいえば、コンプライアンスの遵守ができていないと、信頼を失い顧客や世間からの目が厳しいものになるでしょう。
  
コンプライアンス遵守ができなくなる原因の1つとして、業務における透明性が維持できないことが挙げられます。
特定の社員だけが知っている情報は極力少なくしておき、どの担当者をアサインしてもできる業務にしておく必要があります。これは、属人化を防ぐことにもつながります。
  
システムを導入し、透明性が高い業務プロセスを維持しましょう。

書類作成の業務負担を軽減する

ワークフロー管理システムの導入によって、書類作成業務の負担を軽減できます。
  
ワークフローには複数人の社員が関わることが多いです。書類を作成し、承認依頼をする必要があるケースも多いのではないでしょうか。
  
システムを用いると、承認依頼をするための書類作成が不要となります。システム上で、承認行為を実施するだけで済むケースが増えるためです。
  
書類作成が不要となることで、依頼者の業務負担が軽減します。それだけでなく、依頼先社員（管理者やリーダー）も全ての書類に目を通す必要がなくなります。
依頼先社員の負担も軽減可能となり、一石二鳥です。
  
このように、システムによって書類作成の負担が減り、承認行為自体の簡略化が期待できます。

ペーパーレス化によるコスト削減

ワークフロー管理システムの導入によって、ペーパーレス化によるコスト削減が可能です。
  
紙ベースで書類を作成する場合は多くのコストが生じます。
  
例として、以下のようなコストがあります。
⚫︎書類作成や確認のコスト（先述したもの）
⚫︎印刷にかかる紙代、インク代、電気代などのコスト
⚫︎紙書類の保管場所を用意するコスト
⚫︎不要になった紙書類の処分をするコスト
  
  
上記のように紙ベースの書類には無駄なコストが多いため、ペーパーレス化を推進すべきです。ワークフロー管理システムを利用すれば、上記のコストを削減できます。
削減によって浮いた予算や時間は、別の業務に割り当てることができるでしょう。

外部システムと連携できる

ワークフロー管理システムを利用すると、外部システムとの連携が可能です。
  
外部システムとの連携ができると、より業務効率化が進みます。
例として、OCRと社内データベース、ワークフロー管理システムの組み合わせを考えてみましょう。
OCRが紙の書類を読み取り、次のプロセスでは、読み取った内容を社内データベースに登録する、といったワークフローの自動化も実現可能です。
  
自社のワークフローを思い浮かべてみましょう。社内システムや外部サービスが登場するワークフローも多いのではないでしょうか。
システムとそれらを連携させることで、より効率よくワークフローを回せるようになります。
  
既存のワークフローでは外部システムを利用していない場合でも、システムを導入した際には、ワークフローを見直してみましょう。
外部システムを利用するようワークフローを見直すことで、大きな業務効率化も実現できます。
  
 
  
  
 
 
 
 
 
 
  

 

ワークフロー管理システムの適用例

ここまで、ワークフロー管理システムでできることを解説しました。しかし、自社でどのように活用すれば良いかわからないという方もいるのではないでしょうか。
  
当項ではワークフロー管理システムの適用例として、以下を解説します。
⚫︎勤怠管理
⚫︎経費管理
⚫︎報告業務
⚫︎稟議

勤怠管理

ワークフロー管理システムを勤怠管理に活用することで、業務効率化に大きく貢献できます。
  
例として、以下のワークフローを管理しましょう。
　　⚫︎勤務データの自動記録
　　⚫︎休暇や出張、残業の申請から承認
　　⚫︎データの自動反映と分析
  
社員がPCを起動したら自動的にワークフローに出勤データを記録することで、勤怠入力をする必要がなくなります。
入力ミスや入力忘れがなくなるため、社員にも管理者にもありがたいワークフローです。
  
また、管理者の承認が必要な休暇や出張、残業の申請をした場合、よほどの理由がなければ承認が通るでしょう。社員は申請を入力すれば自動的に管理者に届き、理由によって自動承認する、というワークフローも実現可能です。
  
さらに、勤務データは出勤率や有給消化率を調べるために定期的に集計する必要がありますが、ワークフローを組んでおくことで、自動で集計・計算することもできます。

経費管理

ワークフロー管理システムを経費管理に活用することでも、業務効率化が可能です。
  
例として、以下のワークフローを管理しましょう。
　　　　⚫︎経費精算プロセスの申請から承認
　　　　⚫︎経費レポートの作成自動化
  
経費精算をする際には、社員が用途や金額を入力し、領収書をアップロードをしてから申請することが多いでしょう。
システムを利用すれば、領収書をアップロードするだけで、申請画面に用途や金額を自動入力するワークフローを実現できます。さらに申請後、承認者への自動通知も可能です。
  
また、社内ではさまざまな経費精算が行われます。これらを集計する業務は非常に手間がかかるものです。経費精算が承認されたら自動的に集計に反映されるワークフローを構成することで、業務効率化を実現できます。

報告業務

ワークフロー管理システムを報告業務にも活用しましょう。
  
例として、以下のワークフローを管理しましょう。
　　　⚫︎報告の自動配信と通知
　　　⚫︎集計レポートの作成自動化
  
報告業務の大敵は「報告忘れ」と「受けた報告の見逃し」でしょう。これらを防ぐための仕組みをワークフローによって整備できます。
  
毎日定刻になったら、報告用フォーマットを自動配信することで社員の報告忘れを防ぐことが可能です。また、入力が完了すれば管理者に自動で通知されるため、見逃しも防げるでしょう。
  
加えて提出された報告書の内容を集計レポートに反映させるワークフローも有効です。集計の手間を省略できるメリットや、別部署との共有をしやすくなるメリットがあります。

稟議

ワークフロー管理システムを報告業務にも活用しましょう。
  
例として、以下のワークフローを管理しましょう。
　　⚫︎稟議の立案から承認の自動化
　　⚫︎異議申し立てプロセス
  
稟議の立案から承認まで自動化できることで、勤怠管理や経費管理同様に、業務効率化を実現できます。関係者に必要な情報が滞りなく行き渡らせるためです。
  
立案者も承認者も忘れにくく、進捗がわかりやすいワークフローとなり、プロセスの透明性も担保できます。
  
また、異議申し立てもワークフローで組むとよいでしょう。稟議は全て承認されるわけではありません。却下の場合には、理由の入力やフィードバック、稟議のために確保していた時間枠の解放などが必要です。
  
これらもワークフローで管理することで、明確な理由による却下だと立案者が納得しやすくなります。
 

 

 

 

ツナグ・ワークベースならあらゆる課題を解決

弊社が提供するワークフロー管理システム「ツナグ・ワークベース」の活躍範囲は、上記の適用例での活用にとどまりません。
  
以下の特徴でより効果が高い業務効率化を期待できます。
⚫︎インボイス制度・電子帳簿保存法にも対応
⚫︎カスタマイズも可能
⚫︎API連携が可能

インボイス制度・電子帳簿保存法にも対応

弊社の「ツナグ・ワークベース」はインボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しています。
  
古いシステムを利用していると、これらの新しい税制関連施策に対応できない可能性があります。対応できないシステムを利用していると、顧客への迷惑や、決算処理時の計算、記録に不具合が生じる可能性が高いです。
  
また、これらの制度に後から対応しようとすると、経理担当や総務担当の業務が増えます。対応しているシステムを利用することで、業務の増加量を抑えられるでしょう。
  
インボイス制度や電子帳簿保存法に対応していないシステムをご利用中の場合は、ぜひツナグ・ワークベースへの移行をご検討ください。

カスタマイズも可能

「ツナグ・ワークベース」は社内で使いやすいようにカスタマイズが可能です。
  
最新システムや高価なシステムであっても「使い勝手が悪く」「導入効果が感じられない」システムであれば、導入する意味がありません。
  
ツナグ・ワークベースは自社で使い勝手を調整できるようカスタマイズ機能が盛り込まれています。カスタマイズ機能によってワークフローはもちろん、入力用フォームの作成や通知設定も可能です。
  
ツナグ・ワークベースを自社で使いやすい形にカスタマイズして、業務効率化を目指しましょう。

API連携が可能

「ツナグ・ワークベース」は外部システムとのAPI連携が可能です。
  
例えば、OCRツールと連携させることで、画像のアップロードされた際に自動で画像を読み取り、読み取った内容を社内データベースに登録、ログの作成などが可能です。
  
さらに、ETLを連携させることで、各社に送付する用のデータ形式に加工する段階まで自動化できます。
  
ツナグ・ワークベースを自社で活用しているツールと連携させて、さらなる業務効率化を実現してください。

 

 

 
 

 

まとめ

当記事では、ワークフローの管理について解説しました。
ワークフロー管理システムを用いることで、ワークフローの可視化、自動化が可能となります。
  
時間がかかるワークフローや、実施頻度が高いワークフローの自動化ができると、大きく業務効率化が進みます。
  
ぜひ弊社の「ツナグ・ワークベース」で社内の業務効率化に貢献させてください。
お見積もりや無料相談は以下のリンクから承っております。ぜひお気軽にご連絡ください。