コラム

ワークフローとは

ワークフローとは、「Work（仕事）」と「Flow（流れ）」を組み合わせた言葉です。仕事や業務の一連の流れ、手順を示したものを指します。

まずは、ワークフローの概要をより具体的に解説します。

 

 

 

 

 

 

ワークフローの基本

ワークフローとは、業務の一連の流れを明らかにして表したものです。

 

例えば、Aさんがある申請を行うと仮定します。
何をどのように申請すればいいのか
誰が確認・承認をするのか
最終的な決済・意思決定は誰がするのか
これら申請までの流れを具体的に示す必要があります。

 

そして、ワークフロー通りに業務を進めるだけでなく、いつ・誰が・何を・どうしたのかを管理することも重要です。

 

「Aさんが1週間前に精算書の申請を行い、上司であるBさんが3日前に確認している。」といったように、誰が見てもわかるような管理が一般的です。

 

 

ワークフローは企業にとってなぜ重要なのか？

企業でワークフロー作成が重要視されている理由は、主に以下の3点です。

業務の効率化が図れるため
業務の進捗が確認できるため
業務の属人化を防げるため

 

ワークフローを作成することで、経験が浅い社員でもベテランでも同じ内容で作業ができるため、属人化防止につながるでしょう。

 

作業を行う際や申請書を提出する際にワークフローがあると、どの資料を作成し、誰に提出すべきかの一連の流れをすぐに確認できます。資料を探す手間の削減にもつながります。

 

また、ワークフローでいつ・誰が・何を・どうしたのかを管理できます。
書類を提出して上司の確認まで終わっているが経理の決済が止まっている、といった状況をすぐに確認できることもワークフローが重要視される理由の1つです。

 

 

ワークフローの具体例

ワークフローが具体的にどのような場面で使われているのか、具体例を4つ紹介します。

 

 

・物品購入手順をフロー化

最初の具体例は物品購入のフロー化です。
事務用品などを購入する際、従業員は所定の購買申請書に必要情報を記入し、上司に提出します。

 

その後、上司、部門長、総務担当という順に確認と承認が進み、最終的に購入が決裁されます。このような手順により承認プロセスを踏み、物品購入を行います。

 

 

・稟議書の作成

稟議書の作成もフロー化の典型的な事例です。
具体的な例として、新規取引先との契約締結、セミナーや研修への参加、新たな人材採用の提案などがあります。

 

これらの案件について、稟議書を作成し関係者に共有します。その後、各関係者が稟議書を確認し、必要に応じて承認や決裁を行います。このプロセスにより、企業内の意思決定は透明かつ効率的に行われ、組織的な調整が可能になります。

 

 

・設備予約のフロー化

設備予約のフロー化は、企業内での効率的なリソース管理のために重要です。

 

会議室や特定の機器の使用を予約する際には、所定の申請プロセスを経て承認を得る必要があります。このプロセスは、利用者が予約フォームに必要な情報（日時、使用目的など）を記入し、関連部署が確認・承認を行うことで完了します。

 

設備の適切な管理と利用の透明性を確保するため、このようなワークフローは組織内の効率的な運営に不可欠です。

 

 

・勤怠管理のフロー化

最後に紹介する具体例は、勤怠管理のフロー化です。社員の出退勤実績の記録と管理を効率的に行うためにワークフローを作成します。

 

従来は手作業で集計することが多かったタイムカードの情報を、ワークフローによる自動化により、集計のプロセスが大幅に効率化されます。

 

打刻漏れなどの問題が発生した際、システムが該当者に自動で通知し、迅速な修正が可能になります。さらに、勤怠データは給与計算などの関連業務にも連携され、全体的な業務効率の向上に貢献します。

 

このように、勤怠管理のワークフロー化は、企業にとって時間とリソースの節約につながります。

 
 

 

 

 

非効率なワークフローで起こる問題

せっかくワークフローを作成しても、作業する人にとって非効率になっている場合は、業務効率化になりません。従来の方法よりも、かえって時間がかかる場合もあります。

 

ここでは、ワークフロー作成時によくある問題を紹介します。

 

 

申請書類の作成に時間がかかる

申請書類の作成に時間がかかるワークフローは、よいフローとはいえません。

電子化に対応していない企業では、未だに申請のたびに書類を印刷して手書きで記入し、印鑑を押す作業を行っている場合もあるでしょう。

また、フローが複雑すぎるあまりどの資料を選べばいいかわかりづらく、書類を選ぶ行為に時間がかかっているケースもあります。

 

 

承認に時間がかかる

ワークフローにおいて、承認プロセスに時間をかけすぎることは避けるべきです。
電子化以前は請求書を出す際に必要書類に必要事項を記入し、上司の印鑑や各部署の担当の印鑑をもらうという作業が一般的でした。

 

せっかくリモートワークを導入しても、申請書類を作成し印鑑をもらったり、提出をしたりするためだけにオフィスに行く必要があるワークフローも非効率なケースに該当します。

 

 

差し戻しがあればさらに時間がかかる

書類の不備などで差し戻しがあり、承認までに多くの時間がかかるワークフローが作成されるケースも存在します。

 

時間をかけて承認作業を行っている最中に差し戻しがあり、再度はじめから承認プロセスが必要になるワークフローは改善すべきです。

 

また、何度も必要以上に書類のチェックを行い、承認プロセスに時間がかかっているケースもあります。チェックはすべきですが、必要以上に行っている場合は、非効率なためプロセスを改善すべきといえるでしょう。

 

 

申請書類の保管が大変

請求書や発注書を紙で管理している場合は、書類を保管するためのコストが発生します。

 

保管するべき書類が多くある場合は、必要書類を探す時間もかかり業務が効率となります。
電子化対応のワークフローに変更するべきといえます。

  
 
 
 
 
 
 
  

 

非効率なワークフローを解決するワークフローシステムとは

非効率なワークフローで起こる問題を解決するために「ワークフローシステム」があります。
ワークフローを作成してみたけどうまくいかないという企業は、ワークフローシステムの導入を検討しましょう。

 

 

ワークフローシステムの概要

ワークフローシステムとは、業務プロセスを電子的な手段で管理し、効率化するコンピュータソフトウェアのことです。業務の流れが明確に定義され、その流れに沿ってタスクを進行します。

 

また、業務の進捗状況をリアルタイムでモニタリングする機能も備わっています。
紙での業務を電子化することで、業務処理のスピードと効率が大幅に向上します。さらに、業務ルールの遵守が容易になり、情報管理のレベルも高まります。

 

ワークフローシステムは、企業が日々の業務をスムーズかつ効率的に運営するための重要なツールとなっています。

 

 

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムを導入する主なメリットは、以下の5つです。

 

申請・承認の手続きを自動化
決済スピードをアップ
紙文書の保管が不要に
内部統制が可能に
働き方改革にも貢献

1つずつ詳しく解説します。

 

 

・申請・承認の手続きを自動化

ワークフローシステムのメリットの1つは、申請や承認の手続きを自動化できる点にあります。

 

従来の紙での手続きは、文書の作成、提出、回覧、承認といったプロセスが手作業に依存し、時間がかかり効率が悪いです。しかし、ワークフローシステムを導入することで、これらのプロセスがデジタル上で自動的に行われるようになります。

 

例えば、申請書が必要な際、システム上で簡単に作成し提出でき、承認者もオンラインで迅速に対応できるようになります。

 

この結果、手続きの時間短縮と効率化が図られ、業務全体のスピードと生産性が向上します。また、誤記入や書類紛失のリスクも減少し、管理の容易さも向上します。

 

 

・決済スピードをアップ

ワークフローシステムを利用すると、承認者が出張中でもどこでも申請・承認が可能になり、決裁スピードが大幅に向上します。

 

スマートフォンやタブレットに対応しているため、外出中の担当者も移動時間を利用して業務を進めることができます。

 

申請や差し戻しがあればメール通知やアラートで即時対応が可能で、承認が滞った場合もその場所を特定し、迅速に催促可能です。これにより、生産性と競争力の向上が期待できます。

 

 

・紙文書の保管が不要に

ワークフローシステムの導入により、申請書類のペーパーレス化が実現し、紙の保管が不要になります。

 

申請プロセスは全て電子化されるため、印刷や郵送も不要です。システム上で簡単に申請フォーマットを検索し、データ入力後に承認者に送信できます。

 

また、決裁後の文書は自動的にカテゴリ分けされてシステム上に保管され、保管期限が切れると自動的に破棄されます。このシステムにより、文書管理の手間が大幅に削減され、効率的な情報管理が可能になります。

 

 

・内部統制が可能に

ワークフローシステムの導入は、内部統制とコンプライアンスを強化し、法令違反やヒューマンエラーを回避する効果があります。

 

業務の明確な可視化により、従業員が意図せず法令違反を犯すリスクを減らし、企業の批判リスクを低減します。また、紙でのワークフローでは内部不正のリスクはゼロではありませんが、電子化すると文書改ざんのリスクが大幅に抑制されます。電子データのやり取りと承認の記録により、セキュリティと透明性が確保されます。

 

 

・働き方改革にも貢献

ワークフローシステムの導入により、テレワークや在宅勤務へ移行しやすくなるメリットがあります。

 

申請や決裁の印鑑を押すために出社する必要がありません。

 

ワークフローシステムを導入することで、申請や承認をオンラインで行え、テレワーク環境下でもスムーズな業務運営が可能になります。

 

これにより、多様で柔軟な働き方をサポートし、優秀な人材の確保や人手不足の解消にも寄与します。また、企業としての対外的なアピールにもつながります。

 
 

 

 

 

ワークフローシステムの選び方

企業でワークフローシステムを利用するメリットが大きいため、導入することをおすすめします。ここからは、ワークフローシステムを選ぶ時のポイントを解説します。

 

 

直観的な操作ができるか

ワークフローシステムを選ぶ際の重要なポイントは、直観的に操作ができるかどうかです。

 

使いやすいシステムは、社内での普及が容易であり、結果として業務の効率化を促進します。多くのワークフローシステムは比較的操作しやすく設計されていますが、社内のデジタルリテラシーのレベルを考慮し、不安な点はシステム提供会社に相談することが肝心です。

 

さらに、組織の変更や人事異動、業務の追加が生じた際に、承認ルートや承認者、管理者権限の変更が容易にできるかどうかも重要なポイントです。この柔軟性とスムーズなメンテナンスは、業務への影響を最小限に抑えます。

 

操作性の高いワークフローシステムを選ぶことは、業務の効率化と円滑な運用の両方を実現する鍵となります。

 

 

既存フローとなじみやすいか

ワークフローシステムを選ぶ際には、既存の業務フローになじみやすいかどうかが重要な判断基準となります。
これまでのフローと大きく変更してしまうと、申請者も承認者も混乱する元となります。
例えば、精算書の申請を行う際、申請書類の形式も変更し、承認の仕方も変更、大きくフローを変更したと仮定しましょう。

 

申請書類が変更になれば、慣れていない形式で記入するため、時間がかかり、さらに記入ミスや記入漏れをすることも多くなります。そして、承認のフローも変更されていれば、承認依頼の確認漏れなどで承認が遅くなるケースもあるでしょう。

 

フローが変更されたことを、関係者全員に周知する必要がありますが、大幅に変更されている場合は、説明・周知に時間がかかる場合が多いでしょう。これらのミスや時間の削減のため、既存フローとなじみやすいワークフローシステムを選ぶ必要があります。

 

 

新しい制度に対応できるか

既存のワークフローになじみやすい点だけでなく、インボイス対応や電子帳簿保存法に準拠するなど、新たな制度に対応できる柔軟性も確認ポイントです。

 

ワークフローシステムを選ぶ際、そのシステムが最新の法規制や業界の標準に迅速に適応できるかどうかを検討することは非常に重要です。特に、法令遵守はビジネスにおいて避けて通れない要素です。システムがこれらの変更に柔軟に対応できなければ、将来的に余分なコストや時間がかかる可能性があります。

 

システムのアップデート頻度や、新しい規制への対応状況を確認することで、ビジネスの継続性と法的リスクの低減が図れます。また、提供業者がどの程度顧客のニーズに応え、制度の変更に対応しているかを理解することも大切です。

 

これにより、長期的な視点でのシステム利用が可能になり、ビジネスの成長と発展に貢献するワークフローシステムを選ぶことができます。

 

 

コストは適切か

ワークフローシステムを選ぶ際、コストの適切性は欠かせないポイントです。

 

最適なシステムを見つけるためには、複数の業者から相見積もりを取り、初期費用、月額費用、オプション料金を含むトータルコストで比較することが推奨されます。

 

一般的に、ワークフローシステムの月額費用は1ユーザーあたり300円から500円が相場です。利用人数の下限が設けられている場合もあるため注意が必要です。

 

また、多くのシステムがクラウドベースで提供されており、初期費用が無料のものも多いです。導入時のサポートが十分かどうかを確認し、サポート体制とコストが見合っているかを検討することが大切です。

 

 

カスタマイズできるか

ワークフローシステムを選ぶ際、柔軟にカスタマイズできるかどうかも重要なポイントです。

 

企業が成長し、業務が複雑化するにつれて、承認フローもより複雑になるでしょう。例えば、承認ルートが直列だけでなく、並列や分岐、合議によって決定されるケースがあります。または、通常の承認に加え、一括承認や代行承認などの複数の方法が必要とされる場合もあるでしょう。

 

企業ごとに独自のルールを設けていることもあり、その企業独自の承認フローに柔軟に対応できるシステムを選ぶことが望ましいです。

 

自社の現状や将来の成長に合わせて柔軟に対応可能なワークフローシステムの選定が、効率的でスムーズな業務運営に不可欠です。

 

 

スマートフォンでも使えるか

ワークフローシステムを選ぶ際に重視すべき1つのポイントは、スマートフォンの対応状況です。

 

クラウドベースのワークフローシステムを採用することで、場所や利用する端末に縛られることなく、申請や承認作業が可能かどうかを確認することが大切です。
特に出張や外回りが多い職種の場合、スマートフォンやタブレットから簡単に申請や承認を行うことが求められます。

 

テレワークが普及する現代では、社外からのアクセスや個人デバイスを使用するケースも増加しており、クラウド環境ならこれらの要件に臨機応変に対応できます。また、急な営業活動での外出時にも、モバイルデバイスを使って迅速に業務を進めることが可能です。

 

このように、スマートフォン対応のワークフローシステムを選ぶことは、社内外を問わず柔軟な業務運営を実現する上で非常に重要な要素となります。

 
 

 

 

 

業務効率化ができるツナグ・ワークベースとは

社内業務を効率化するために最適なワークフローシステムがツナグ・ワークベースです。

 

ツナグ・ワークベースを利用することで、企業の複雑な業務のワークフローを作成し、データを電子上に移行できます。
気になる方は、公式HPをご確認ください。

 

ツナグ・ワークベースをおすすめする主なポイントは以下の3点です。

 

・誰でも直感的に使える
・ローコストでスムーズに導入できる
・要件に合わせた柔軟なカスタマイズが可能

 

その他にもメリットがありますので、詳しく解説します。

 

 

使いやすく見やすい操作性

ツナグ・ワークベースは、マウス・キーボード操作で直感的に操作可能で、誰でも直感的に使えるワークフローシステムです。

 

書類は電子化されていますが、見た目は紙の書類のままで、既存フローに馴染みやすいことが特徴です。

 

また、開発基盤としても活用できます。標準機能であるワークフロー機能やフォーム作成機能、通知機能をパーツとして活用し、開発の手間を削減することも可能です。

 

 

新しい制度にも対応

ツナグ・ワークベースは、インボイス制度・電子帳簿保存法に対応しています。電子帳簿保存法の要件を満たしながら、請求書処理などの業務効率化が図れます。

 

インボイス制度では請求書に特定の要件が記載されている必要があります。
請求書のフォーマット作成時に、必要な要件を記載する項目を作ることで管理できます。

 

 

低コスト

ツナグ・ワークベースは、コストパフォーマンスが高いワークフローシステムである点も特徴です。
導入時は、環境構築・初期設定費用が発生しますが、導入後は、ライセンス費用1人当たり月額300円で利用可能です。

その他、別途料金が発生しますが、希望する企業はオプションとして操作教育や導入コンサルも利用可能です。

 

 

スマートフォン対応

ツナグ・ワークベースは、Webページにアクセスする形のツールであるため、ネット環境があればスマートフォンやタブレットなど端末を問わず利用可能です。

クラウドのシステムは社内システムにとらわれないため、リモートワークの推進にも貢献します。

 

 

カスタマイズ可能

要件に合わせて柔軟なカスタマイズが可能な点もツナグ・ワークベースの特徴の1つです。
使える機能が多いと、作業者が混乱するケースもありますが、ツナグ・ワークベースは、使いたい機能だけ選択して利用できます。

 

また、API連携によって、以下のさまざまな業務システムと連携し、企業のDX化を推進することも可能です。

文書管理
勤怠管理
契約管理
経費精算
BtoB取引の受発注管理

 

従来の製品はカスタマイズ後、アップデート対応をしないケースがほとんどでした。しかし、このシステムは永続的にバージョンアップを行っています。サポート面が充実している点もツナグ・ワークベースが選ばれる理由の1つです。

 

 

各社製品とのAPI連携事例を紹介

ツナグ・ワークベースでは、各社製品とのAPI連携が可能です。API連携でどのようなことができるようになるのか事例を紹介します。

 

 

・連携事例｜OCR

1つ目の事例が、OCR（画像文字認識機能）との連携事例です。

ある企業では、請求業務は各担当者がデータを参照し、手入力でExcelに入力していました。
ツナグ・ワークベースでAPI連携することで、OCRで画像データから請求書の情報を読み取り、AIによる自動入力を組み合わせて請求管理の効率化を図りました。

この事例では、1カ月かかっていた請求管理を1週間に短縮しています。

 

 

・連携事例｜基幹システム

2つ目の事例が、ワークフローシステムと基幹システムとの連携事例です。

ある企業では、発注書の管理はアルバイトを雇って手入力で基幹システムに入力していました。

発注書が紙が郵送で送られるケース、FAXで送付されるケース、メールで画像で送られるケースがあり、システムにまとめる作業が必要でした。

この作業もツナグ・ワークベースと基幹システムをAPI連携することで、電子化⇒確認作業⇒保管⇒基幹システムへの連携までをワンストップで可能になりました。

 
 

 

 

 

まとめ

本記事では、ワークフローの概要やワークフロー作成時に注意するべき点を解説しました。
ワークフローは、適切に作成できれば業務効率化に大きく貢献できるため、多くの企業が取り入れています。企業規模が大きくなればなるほど、ワークフローの重要性も高まります。

 

しかし、非効率なワークフローを作成すると、業務に費やす時間が増え、作業者や承認者の負担が大きくなりかねません。このような非効率なワークフローを避けるため、ワークフローシステムの導入を検討しましょう。