コラム

現場の作業を効率化する上で、業務フローの作成は非常に重要な役割を果たします。では、現場でよく耳にする「業務フロー」とは具体的にどんなものを示すのでしょうか。ここでは、概要や役割を詳しく解説していきます。

 

 

 

 

 

 

業務フローとは何か？

まずは、業務フローとはどんなものなのか、概要やその特徴について整理していきます。

業務フローとは、仕事のプロセスをわかりやすく示した流れのことです。仕事をスムーズに遂行していくためには、次に何をするべきか、誰に業務を依頼したり情報共有したりするか、現場の人間が詳しい流れを把握していなければなりません。

 

効率的な業務のためには、業務フローは無駄なく最適なものである必要があります。どうすればより効率的に業務を進めていけるのか考え、現場の担当者同士がルールを作り、それに沿って業務の流れをわかりやすく示すことが重要です。

 

 

業務フローを作成する目的

業務フローを作る理由・目的は何があるのでしょうか。上では「効率的に業務を進めていくため」と軽く触れてきましたが、さらに具体的な例として以下が挙げられます。

 

• 業務を視覚化することで複雑さをなくす
• 業務の問題点を把握する
• 各業務の担当者・部署を把握し相互に理解し合う

業務がどのような流れで遂行されているのかが視覚化されれば、より感覚的に理解しやすくなり、複雑だと感じるポイントが減ります。業務フローの図や表を見ただけでも、ある程度の流れはつかめるでしょう。新人の理解も早くなります。

 

 

また、業務フローとして流れが図示されていれば、問題点や今後の課題も自然と見えてきます。進捗が悪くなりやすいポイントも把握できるでしょう。また、それぞれの業務の担当者が相互に業務内容を理解し合うことは、現場の協力体制を高めることにもつながります。

 

 

業務フローの代表的な規格

業務フローを作成する際にはあらゆる規格があります。業務フローは図式などで表記されるため、一般的な規格を用いて作成しておけば、より多くの人にとって理解が早くなります。規格について一例を紹介すると、以下のものが挙げられます。

 

• JIS
• DFD
• BPMNビジネスプロセスモデリング表記法
• UMLアクティビティ図

業務フローで特によく使われる記号はJISで規格が定められたものです。これらの種類の中でもJISはプロセスを把握しやすいという特徴があります。

 

DFDはデータフロー図の規格にあたり、データ処理の流れを図解して示すといった特徴があります。

BPMNビジネスプロセスモデリング表記法は社内外の業務関係者全員が共通認識を持って業務遂行にあたることを目的とした表記法を示しており、UMLアクティビティ図もそれによく似ています。

 

 

 

社内業務にとって良い業務フロー図のポイント

では次に、社内業務において良い業務フロー図を作成するために欠かせないポイントを整理していきましょう。フローを作成する目的は現場によってそれぞれ違いますが、共通点として挙げられる良い業務フローの特徴を紹介していきます。

シンプルでわかりやすい

良い業務フロー図は、基本的に作りがシンプルだという特徴があります。無駄なポイントを省いた上でわかりやすさを重視しているため、どこから業務をスタートすれば良いのかがしっかりと理解できます。

 

業務フローのスタート地点に示すのは、一つの作業です。始まりの内容が一つの作業を示していれば、最初に取り掛かるべき業務を一目で理解しやすいでしょう。業務を始めるにあたって、何から始めて良いのか迷うことはありません。

 

しかしスタート地点となる場所にいくつもの作業が書かれていると、そのうちの何から始めれば良いのか、見た人は戸惑ってしまいます。

 

業務フローをわかりやすくシンプルに作成するためには、まずは一つのスタート地点から始まる流れを作る必要があります。また、目的に応じて、必要な情報のみが明記されていることも重要です。目的に合わない情報が記載されていると業務が複雑化するという問題もありますし、不必要な情報が入ってくる分、業務フローで流れを示す意味がなくなってしまいます。

各々の関係者がフローを理解できる

良い業務フローには、どの担当者が見てもフローを正確に理解できるという共通点があります。担当者によって理解が難しいポイントがあると、それぞれの担当者・部署の相互理解につながりません。協力体制も築きづらいでしょう。

 

各々の関係者がフローを理解できるように作成されているということは、全員の共通認識のもとに作られているということです。

 

特定の担当者や担当部署の人間にしかわからない業務フローでは、全員がしっかりと業務内容を把握できないためトラブルも起こりやすくなります。その点、あらかじめ決められた図形や線形を使うといった共通認識のもと作られた業務フローであれば、自然と理解は早まるでしょう。

図形や線形を使い分けている

良い業務フローは、図形や線形を上手に使い分けているという特徴があり、この使い分けがわかりやすさにつながります。

 

担当ごとに図形を分類し、担当部署ごとに決められた図形で作業が記載されていれば、一目で担当者が把握できます。また、作業効率アップや現状の問題点の洗い出しを目的とした業務フロー作成の場合は、図形を分けてわかりやすく可視化することで、同じ担当者が複数の業務を多重管理していることなどが問題点としてより把握しやすくなります。

 

 

線形の使い分けも重要です。プロセスによって線形を分ければ、何の作業の流れなのかの判断が容易になります。ここで線形の分類が無視されていたり、矢印が不自然に重なっていたりすると、一目では作業の流れが理解できなくなります。

 

 

 

社内業務にとって最適な業務フローを考えよう！

目的が違えば、どのような業務フローが最適なのかも変わってきます。フローを作成する目的は、業務状況や会社の事業内容によってさまざまです。例としては以下のような目的が挙げられます。

 

 

• 業務システムを刷新する
• 業務コストを削減する
• 個人情報保護への意識をより高める
• 作業効率化
• 事業内容を示すための資料作成
• 新人研修のマニュアル作り

システムを刷新するためには、現状を把握した上で課題を見つけ出す必要があります。そしてその課題をクリアできるような新たなシステムを見いだしていくことが大切です。この場合は、事細かに業務フローを作成し、課題を徹底的に洗い出していくことが求められます。

 

 

また、事業内容を示すための資料として業務フローを作成する場合には、誰に事業内容を案内するのかが重要なポイントになります。社外の人間にわかりやすく伝えるためにはどのような図を使うべきか、どの作業だけをピックアップしてフローに示すべきかなどを見極める必要が出てきます。

 

 

このように、どんなフローを作成していくかは、目的によって異なります。業務フローを作成する本来の目的をあらかじめしっかりと考えた上で、目的に沿った最適なものを作成していきましょう。

 

 

 

 

 

自社に最適な業務フローシステムなら「二次元ワークフロー・ソリューション」におまかせ

業務フローの作成は、作業効率化や問題点の把握など重要な役割を持ちます。業務の流れがわかりやすく可視化されれば、誰もが業務の流れを正確につかむことができるでしょう。無駄の省かれた最適な業務フローは、スムーズな業務の遂行には必要不可欠と言えます。

 

そのためには、自社に合った業務フローシステムを選び、フローの作成と各作業の管理に活用していくことが求められます。当社の「二次元ワークフロー・ソリューション」は、業務プロセスと承認プロセスをつなぐ連携サービスです。業務と承認が速やかに連携されることにより、承認の効率化を図ります。二度手間や多重管理、プロセスの分断にお悩みの際には、ぜひ 二次元ワークフロー・ソリューションをご活用ください。