コラム

働き方改革実現会議において決定した残業時間の上限規制は月100時間。これは過労死ラインを考慮した規制であり、常態化している長時間労働の是正策として注目されました。

 

しかし実際のところ、この規制によって労働時間削減につながったという企業は少ないでしょう。そもそも過労死ラインを越えるほど従業員を酷使している企業が少ないため、そうしたホワイト企業にはあまり当てはまらなかった施策です。

 

一方で、ここにきて新型ウィルスの影響下にあり、在宅勤務やリモートワークなど、新たなワークスタイルへの対応が急ピッチで進んでいます。しかしながら、最もリモートワークの導入が進まない部門が、帳票や手書き書類の処理におわれる管理部門ではないでしょうか。

 

本稿では、どのようにすれば各部門へ公正にリモートワークの環境が整備できるか考えてみたいと思います。
 

 

 

 

 

そもそも労働時間も削減できていない？

ここ数年、企業における長時間労働を問題視する風潮が強くなってきています。

 

労働時間を削減すれば従業員はプライベートを充実させ、仕事へのプラス影響で生産性が向上し企業に還元される。働き方改革への取り組みに際し、こうした考えを持つ経営者は多いでしょう。しかし、労働時間を削減することで従業員は本当に幸せになり、それが企業にプラス影響として還ってくることはあるのでしょうか？

 

この疑問に対してリクルートワークス研究所は労働時間の変化に応じた仕事と生活の満足度調査を過去に実施しています。この調査によれば労働時間が1割以上削減された中で満足度が向上したという人は25.4％に留まっています。さらに労働時間がほぼ変化していない人や1割以上増加したという人についても、2割強は満足度が向上しているという結果です。

 

調査結果から労働時間削減は仕事や生活への満足度向上にほとんど影響しない、と言ってよいでしょう。考えられる理由は無理な労働時間削減によって労働負担が増加しているということです。

 

ワークスタイル変革は公正に進んでいるのか？

たとえば労働時間削減のために「ノー残業デー」などの施策を行ったとして、無理やり長時間労働を是正しても結果として負担は別のところに加算されます。「毎週金曜日の残業は無くなった。でも、休日労働や他の日の残業時間が増えた」では、本質的な問題解決にはなっていません。むしろこうした無理矢理な施策は従業員に新たなストレスを生むだけです。

 

一方で、在宅勤務や育休制度の導入、サテライトオフィスの設置など、多様化するワークスタイルを導入する企業も増えてきています。

 

ところで、全部門でこのワークスタイル変革の恩恵を受けているのでしょうか？導入しやすい部門とそうでない部門がハッキリと分かれているのではないでしょうか。

 

特に管理部門に携わる方々は、業務処理自体オフィスでしか実施できないため、そもそも「勤務場所を選ぶことができない」と言った、環境に依存してしまう課題を持っています。

 

◆人をオフィスに縛りつけないためのソリューション

従業員の満足度はかならずしも勤務時間に比例するわけでなく、むしろ自分で時間を管理できる、多様化するワークスタイルへの対応が大切なポイントであると言えます。

 

経営者にとっては、「生産性の向上を図りながら社員の快適なワークスタイルを実現する」といった、一見すると不可能に思える課題に対応する必要があります。しかし実は実現可能なのです。

 

最新のテクノロジーを活用した「AIに仕事を肩代わりさせる」「RPAの導入で手作業を自動化する」と言ったITソリューションももてはやされています。

 

しかし現実はそこまで簡単ではなく、マシンに処理を代替させるために、従来の処理フローを大きく見直してしまったり、特定の単純業務だけ機械化できたが、「その前後の工程は社員がダブルチェックを行なっている」など、導入効果が限定されてしまうケースが多くなっています。

 

では、どうすれば生産性の向上と快適なワークスタイルの両立を実現できるのでしょうか。
 

 

アナログデータをデジタル化する

従来、もっとも人手が必要となる処理として、帳票や伝票処理など紙情報を取り扱った業務が挙げられます。これらは、経理部門や購買部門などバックオフィス部門で現在でも多く残っている業務処理の一つです。

 

FAXや関係部門から提出される伝票や関係帳票の集配からはじまり、業務アプリケーションの端末へデータ投入し、業務処理を実行します。

 

業務アプリケーションが目的別に用意されているようなケースでは、類似する内容であっても複数回データ登録が必要になるなど、業務効率をあげるためにはデータ投入のスキルを身につけたベテラン社員が不可欠になります。

 

また、帳票類はどうしてもオフィスなど特定の場所に集約されるため、在宅や出先などオフィス以外の場所で業務を行うことが難しい状況にあります。

 

つまり、このアナログ処理をデジタル化することができれば、処理全体をシステムに任せることができ、飛躍的に効率化をはかるとともに、業務を行う場所にも縛られなくなります。

 

「AI入力ソリューション」と言う選択肢

テクノロジーの進化はめざましく、スマートスピーカーやチャットボットのように、音声やテキスト情報からAIが判断して回答を導き出すことが可能となっています。

 

これらの最新技術は企業における業務処理でも活用することができます。

 

注目すべき点は、高精度なOCRによる文字認識とデータ補正の技術です。いままで手書き文書や帳票などを読み込む際には、誤認識がおおく、また対応できる帳票タイプも固定化されていました。

 

AI入力ソリューションでは、Smart OCR(*1)を採用することでこの課題を解決しました。非定型レイアウトへの対応や、ディープラーニングによる文字認識、AIを用いた前処理（ノイズ除去）、自然言語処理による誤認識修正機能など、従来では困難であった文字情報のデータ化を高い次元で実現しています。

 

また、AIRead(*2)を採用することで、手書き文書にも対応しています。「座標指定データ抽出機能」や「読取位置ずれの自動調整機能」また「文字学習機能」により、活字・手書き文字の認識率を99%まで向上させることが可能となります。

 

*1：Smart OCRはインフォディオ社の製品です。

*2：AIReadはアライズイノベーション社の製品です。

 

また、当社が提供するAI入力ソリューションでは、

• 伝票処理の枚数制限がない
• 読み取りだけでなく、データ補正処理にも対応
• 判断等のノウハウをシステム化し、属人化をから脱却
• どこからでもアクセスでき確認作業の場所を選ばない

と言った特長があります。

 

さらに、基幹システムへの連携など業務フロー全体の自動化を実現するため、システム導入後のサポートも提供しています。
 

 

まとめ

いかがでしょうか。労働時間削減、働き方改革からコロナ禍における、新たなワークスタイルへの対応が迫られる中、いきなり業務システムを見直すことは非常に困難です。

 

そのため、現在の業務の流れをいかしたまま、手作業に依存していたデータ化やデータ入力を自動化することで、業務の効率化とワークスタイルの変革を両立させてみてはいかがでしょうか。

 

当社が提供するAI入力ソリューションは、入力業務全体のプロセスに対する課題解決を行って入力業務の効率化を図り、働き方改革を実現します。