コラム

業務フローを作成する際には、作り方や手順、作るときのコツや注意点をしっかりと押さえておくことが大切です。業務フローをわかりやすいかたちで作成できれば、業務効率の改善にもつながります。

そこで今回は、最適な業務フローの作り方を、手順を追って解説していきます。業務フローを作る上での重要な注意点に目を向けつつ、作り方を覚えていきましょう。
 

 

 

 

 

 

業務フローを作成する目的

業務フローを作成する目的は、主に以下のようなポイントにあります。

 

• 業務を可視化すること
• 業務のプロセスにおける課題を発見すること
• 部署間・担当者間の相互理解を深めること

業務フローが図や表によって作成されていないと、業務を理解しづらくなるという問題が生じます。逐一担当者に確認をとったり進め方を考えたりしながら業務を遂行しなければならず、仕事は非効率的なものになります。新人研修も進みにくくなるでしょう。

 

 

しかし業務フローがあれば、図を見ただけで作業の流れが把握できるようになり、自然と次に行うべき作業がわかります。新人にとってもプロセスや重要な作業を理解しやすく、教育担当者が全体的な業務の流れを共有しながら作業をフォローすることも容易になるでしょう。

 

 

また、業務フローがあれば、作業が進みづらくなるポイントなど、非効率的な部分を洗い出すことが可能です。現在の問題点や課題が発見されれば、改善策を講じることもできるでしょう。さらに、担当者ごとの相互理解につながるのも作業効率を上げる重要な要素になります。

 

業務フローチャートを作る前に抑えておくべきこと

ではここからは、実際に業務フローを作成する際に必ず押さえておくべきポイントを整理していきます。わかりやすい業務フローの作成は、作業効率の向上につながります。以下の点を押さえて、最適なフロー作成を心がけましょう。

 

 

業務フローの目的を明確にする

業務フローを作成するときは、何のために作成する必要があるのかを明確にしておく必要があります。

• 作成する理由・目的（新人研修のため、業務効率改善のためなど）
• 主に誰が確認するものなのか
• 詳細はどの程度明らかにするべきか

など、業務フローを作成する上で決めておくべきポイントはさまざまあります。作成する目的や、その業務フローを確認する人が明確に決まっていない状態だと、フローチャートのスタート地点が目的にそぐわないものになってしまうなどのトラブルが起きる可能性があります。

 

先に用途や目的を決めておけば、その目的に沿った書き方ができるため、より理解しやすいものとなります。効率改善を図るなら、目的に沿った内容の方が課題も見つけやすいでしょう。

 

 

各担当者の洗い出し

業務フローを作成する際には、どのタスクに誰が関わるのか、それぞれの担当者を洗い出して明確にしておく必要があります。関係者となる人や部署、クライアントはすべてピックアップしておきましょう。

各担当者や部署、クライアントなどの関係者は、必要に応じて業務フローのレーン（部門）に追加していくかたちになります。

 

作業の洗い出し

業務フローを作成するときは、各作業の工程を事細かにピックアップしておきましょう。少しでも作業として必要性のあるものなら、漏れなく洗い出して明らかにしておくことが大切です。

 

 

その際には各関係者に細かくヒアリングをし、それぞれのタスクにかかる時間や取り掛かるタイミングなどの情報もしっかりと確認しておく必要があります。

 

作業の分類

業務フローに必要と思われるタスクを細かくピックアップしたら、今度は作業を分類していきます。洗い出された作業は、業務フローに記載する必要のないものと、必ず記載すべきもののどちらかに分けることができるはずです。ここで記載不要のタスクを省略していきます。

そして分類ができたら、実際の業務の流れに沿って、作業を並び替えていくという流れになります。
 

 

 

 

業務フローを作成する手順

ではここからは、実際に業務フローを作成する手順を確認していきましょう。作り方の手順に沿って大事なポイントを紹介していきます。

 

 

業務フローの目的を定める

まず必要なのは、先ほども述べましたが業務フローの目的を定めることです。目的が明らかになっていれば、どの程度細かい業務フローにするのか、業務の流れのどこからどこまでを記載しておくべきなのかがわかってきます。

 

 

誰に向けて作成するのか、業務フローを作成することでどういった結果が欲しいのか（例：作業効率を上げたい、現状における改善点を見つけたいなど）といった目的を定めてから、業務フローを作成していきましょう。

 

業務の処理を大まかに決める

次に、業務の処理をある程度大まかに決めていきます。何も考えずに処理を書くと、業務フロー全体の把握ができず、作成がうまくいかないことがあります。全体像を把握するためにも、下書きとして必要な処理を大まかに書いていくのが良いでしょう。

 

 

各処理を線でつなぐ

業務の処理が大まかに決まったら、今度はそれぞれの処理を線でつないでいってください。作業の流れ、手順がしっかりとわかるように線でつなぎ、複雑にならないよう仕上げることでわかりやすいフローになるでしょう。

 

詳細な手順を追加で記述

次に、各タスクの詳細や共有事項などを追加で記述していきます。これは作業ごとの詳細情報になるため、業務フローの図の中には細かく書き込みすぎないようにすることが大切です。

 

 

たとえば詳細や備考といったレーンを業務フローと同じ流れで作っておき、そこに作業の詳細を併記できるようにするのが良いでしょう。作業ごとに番号を振っておき、詳細情報のレーンで具体的な内容や担当者、確認すべきことなどを、紐づいた番号でチェックできるようにしておくのが理想的です。

 

業務フローを作成する際に明確にすべき3つのポイント

では最後に、業務フローを作成する際に明確にしておくべき大事なポイントを見ていきます。最適な業務フロー作成のためにも、以下の点は漏れなく明確にしておくようにしましょう。

 

業務の開始・終了

業務の開始と終了のタイミングについては、それぞれ担当者や部署に確認をとった上で、必ず明らかにしておきましょう。

作業がいつ始まるのか、いつ終わるのかといったポイントがわからないと、業務フロー作成の際に流れが把握できず、間違ったタイミングで作業を配置してしまう可能性が出てきます。それによって、業務フローが誤ったかたちで共有されることも出てくるでしょう。

 

業務の流れ（時系列）

業務の流れを作成者が明確に理解していなければ、最適な業務フローは書けません。

各作業は理解していても、どのような順序で業務が進んでいくのか、時系列がわかっていなければ具体的な作業手順がわかりません。それにより、遂行不可能な流れが生じてしまったり、重要な作業を飛ばしてしまったりというトラブルが発生します。また、業務フロー自体が見づらくなるなどの問題も生まれてしまうでしょう。

 

 

意思決定などの条件分岐

業務フローに意思決定など条件分岐がある場合も、どのような条件によって分岐するのか、分岐した場合はどの作業につながるのか、詳細を明確にしておく必要があります。

 

条件分岐の記号を使って分岐の流れを示す方法がありますが、複数の記号を使って意思決定などの条件分岐を記載すると、業務フローが複雑化してしまうため注意が必要です。

 

 

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業務フローを作成する際には、わかりやすく作成するためにも最初に明らかにしておくべきポイントがさまざまあります。各作業と担当者、業務の流れ、作業開始のタイミングや時系列、そして業務フローを作成する目的など、重要なポイントは必ず明確にした上でフローを作成していくことが大切です。

 

 

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