コラム

​「ワークフローシステム」を活用すると、組織内の経費精算などの承認業務を効率的に進められます。本記事では、おすすめのワークフローシステムを10選ピックアップしてご紹介します。業務上のミスを抑えつつ効率よく承認作業を進めるため、ワークフローシステムの導入を検討している企業担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

 

 

 
 

 

 
 

 

ワークフローシステムとは？

「ワークフローシステム」とは、企業など組織内における申請・承認手続き業務の流れを自動化するためのシステムです。稟議書や経費精算申請書、出張報告書など、これまで紙ベースで行っていたさまざまな書類の申請・承認に必要な業務の流れをシステム化できます。

 

ワークフローシステムを導入すると、システム上で申請・承認の意思決定ができるため、承認フローにおける処理スピードが向上するうえ、ミスの軽減も可能です。

 

 

 

 

おすすめのワークフローシステム10選

ワークフローシステムには、無料でも充分な承認業務が行えるものや、他システムとの連携が取りやすいもの、豊富な機能が利用できるものなど、さまざまなタイプがあります。ここでは、人気の高いおすすめのワークフローシステムを10選ご紹介します。

 

1. 二次元ワークフロー・ソリューション

株式会社無限が提供する「二次元ワークフロー・ソリューション」は、これまでになかったフローの一本化を実現するワークフローシステムです。業務プロセスと承認プロセスをつないで自由にフロー設定でき、どのような業務でも手軽に連結してフローを作成できます。

 

業務フローは見やすく可視化されるので、進捗状況の確認も簡単です。外部データベースと連携できる特徴から、社内業務だけでなくBtoB業務にもおすすめです。クラウドサービス上で利用できるため、テレワークや脱ハンコの促進にも寄与します。

 

1ユーザーあたり月額330円(税込)のお得な料金で、必要に応じたユーザー数だけ選択して利用できます。

（参照元：https://www.mugen-corp.jp/solution/wf/）

 

2. ジョブカンワークフロー

株式会社DONUTSが提供する「ジョブカンワークフロー」は、12万社以上もの導入実績を誇る人気のシステムです。シンプルでわかりやすい画面と、自動制御される入力欄によって、入力ミスなどが軽減されます。マウス操作だけで手軽に作成できるフォーマットは、チェックボックスや数字、テキスト、説明文など自由にカスタマイズ可能です。

 

稟議書をはじめ、あらゆる申請書の作成に対応しているのが特徴です。承認経路が複雑な場合も、自社の業務に合ったさまざまな経路を上限なく作成できます。

 

使用料は1ユーザーあたり月額300円(税抜)とお手頃で、さらに他サービスとの併用で割引料金が適用されます。30日間の無料トライアルも設けられているため、実際に試用してから本導入を検討できるのも魅力です。

（参照元：https://wf.jobcan.ne.jp/）

 

3. SmartDB

株式会社ドリーム・アーツが提供する「SmartDB」は、従業員500名以上の大企業向けワークフローシステムにWebデータベース機能が加わった業務プラットフォームです。複数の部門にわたる並列承認、条件分岐、ほかのフローとの連携など、複雑な稟議が必要な業務プロセスにも対応できます。

 

多彩なフォーム部品でさまざまなフォームを作成できるほか、幅広いシステムとの連携・統合も可能で、業務の大幅な効率化を実現します。高いセキュリティと、重要なデータを蓄積・一元管理できるWebデータベース機能の搭載により、部門を問わず最新情報の確認も可能です。ノーコード/ローコードで開発できるなどのメリットもあります。

 

プランは「Basic」「Professional」の2種類があり、30日間無料で試せるトライアルも設けられています。

（参照元：https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/）

 

4. Create!Webフロー

インフォテック株式会社が提供しているのが「Create!Webフロー」です。本製品は、申請・決裁から管理までを紙のイメージのまま電子化します。

 

いつも使っているExcelやWord、PDFの稟議書・申請書フォームをワンタッチでインポートできるのが特徴です。これまで使用してきた紙ベースの申請書と同じ見た目のフォームを作成し、移行前とほとんど変わらない使い勝手で利用できます。直感的な操作が可能なため、誰でも扱いやすいのもポイントです。

 

承認経路は個人指定のほか、所属や役職、申請者との関係から承認者を選択して指定できます。定められた承認経路を申請書類が自動的に回り、決裁後の書類を承認・決裁の証跡まで残して保管してくれます。

（参照元：https://www.createwebflow.jp/）

 

5. SmartFlow

「SmartFlow」は、VeBuIn株式会社が提供しているワークフローシステムです。20ユーザーまでなら、初期費用と毎月の利用料が無料で使用でき、有料プランでも1ユーザーあたり月額275円(税抜)で使用可能です。

 

ドラッグ＆ドロップによるシンプルな操作性と、わかりやすい管理画面により、無料システムとは思えない使いやすさが特徴です。スマートフォンからでも承認ができるモバイルファースト仕様で、外出先やテレワーク中でも承認フローをスムーズに進められます。

 

申請・承認のやりとりを完全データ化しているので、証跡の検索や集計が可能なうえ、書類の不正防止にも役立ちます。そのまま使えるテンプレートが80種類用意されており、自社に合わせたカスタマイズを行い、使いやすいフォームで承認作業が行えます。API機能や他システムとの連携機能など、豊富な機能で業務効率化を目指せるでしょう。

（参照元：https://smartflow.vebuin.com/）

 

6. rakumoワークフロー

rakumo株式会社が提供する「rakumoワークフロー」は、Googleが提供する「G Suite」や「Salesforce」との連携使用を前提に作られた、国内トップクラスのワークフローシステムです。ベンチャー企業から上々企業までさまざまな企業に対応でき、豊富な導入実績を誇ります。

 

社内外の稟議書・契約書に関する業務フローを完全に電子化し、スマートフォンやタブレットからの承認・申請も可能にして、脱ハンコへの切り替えをサポートします。

 

見やすく使いやすいUIに加え、メール・Slackの使用・併用により適切なタイミングで通知が届くなど、機能性にも優れます。申請・承認の進捗状況が可視化され、コメントでのコミュニケーションも可能です。

 

お得なパッケージプランとして、1ユーザーあたり月額390円の「rakumo Basicパック」、1ユーザーあたり月額780円の「rakumo Suiteパック」の2つが提供されています（すべて税抜）。自社に合うプランを選択することで、承認業務をより円滑に行えるようになるでしょう。

（参照元：https://rakumo.com/product/gsuite/workflow/）

 

7. iQube

「iQube」は、株式会社ガイアックスが提供しているワークフロー機能を備えたクラウド型グループウェアです。10名までなら無料で利用可能で、人数制限がない有料プランでも月額275円～（税込）とお得に利用できます。

 

ワークフロー機能は、フォームの柔軟なカスタマイズが可能です。電子化する前の紙の書類と同じレイアウトフォームを作成し、違和感を抑えつつ業務効率化を図れます。

 

フォームごとに柔軟な経路設定が可能で、申請者の所属部署に応じて自動で経路を選択したり、金額に応じて経路をスキップしたりといった具合に、細かく設定できます。また、申請後の稟議書の状態は、処理済みのものまで一目で確認可能です。これら多彩な機能により、業務全体の効率化に役立ちます。

（参照元：https://www.iqube.net/）

 

8. freee

freee株式会社が提供する「freee」は、ワークフローシステムとしても活用できる無料のクラウド会計ソフトです。社内の申請から承認まで、一連のフローをクラウド上で行えるワークフロー機能により、承認までの時間を短縮できます。

 

「項目」と「入力形式」を自由に組み合わせて作成できる申請フォームや、領収書をスマートフォンのカメラで撮影してそのまま申請できる簡単申請機能など、申請作業の手間の軽減に役立つさまざまな機能を搭載しています。

 

承認者のアクション後には申請者にメールで通知が届くため、すぐに申請状況を確認し、次への対応が可能です。稟議にかかる申請や承認、処理まですべての資料は紐づけられてクラウドで管理されるため、過去の稟議を検索すれば、財務諸表から証憑までのドリルダウンを簡単かつスピーディーに行えます。

（参照元：https://www.freee.co.jp/func/houjin/workflow/generic-workflow/）

 

9. 楽々WorkflowII

住友電工情報システム株式会社が提供しているワークフローシステムが「楽々WorkflowII」です。金融機関や上場企業などを含む700社以上の導入実績があり、さまざまな企業で取り入れられている人気のシステムです。数万人規模の大規模運用にも最適なワークフローシステムで、外国語対応によりグローバル環境での運用にも適しています。

 

部門ごとのフローだけでなく、部門を越えた業務フローや、他社までまたがる業務フローも可視化できます。複雑な申請書や承認経路にも対応できるワークフローを作成して、企業の承認業務を支えます。APIが用意されているため、他システムとデータをやり取りするなどの連携も可能です。

（参照元：https://www.sei-info.co.jp/workflow/）

 

10. AgileWorks

株式会社エイトレッドが提供する「AgileWorks」は、従業員500名以上の大規模組織向けワークフローシステムです。本製品では、システムを停止せずにワークフロー設定の変更が可能なため、組織改編や業務変更のあるさまざまな企業に適しています。英語と中国語にも対応しているので、グローバル企業にも最適です。

 

人事システムから従業員情報を取り込んだり、会計システムのデータを自動で仕分けたりといった、他システムとの連携が可能です。

 

流れが可視化されてわかりやすいフロー設定画面や、ドラッグ＆ドロップによる視覚的な操作性など、扱いやすさにも優れています。簡単な操作で、複合条件での分岐や複数部門にまたがる承認フローなどの設定が可能なため、さまざまな業務に対応できます。

（参照元：https://www.atled.jp/agileworks/）

 

 

 
 

 

まとめ

ワークフローシステムとは、組織内における申請・承認の流れを自動化・効率化するシステムです。製品によってさまざまな特徴があり、シンプルな機能が利用できるものや、大規模な組織に適したもの、豊富な機能が搭載されているものなど多岐にわたります。

 

中でも「二次元ワークフロー・ソリューション」は、フローの一本化を実現し、業務の効率化に資するワークフローシステムです。社内から社外まで、どのような業務でも連結できるため、業種や企業規模を問わず幅広い企業の業務をサポートできます。承認業務の効率化にお悩みの際は、お気軽にお問い合わせください。