コラム

令和4年1月1日から改正電子帳簿保存法が施行され、ペーパーレス化に向けて各企業が新たに取り組みを実施しやすくなるでしょう。そこで本記事では、電子データ保存に着手する方に向けて、電子帳簿保存法に対応したおすすめのシステムについてご紹介します。
 

 

 

 

 

 

 

電子帳簿保存法とは？

「電子帳簿保存法」とは、各税法で紙での保存が義務付けられているデータに対して、一定要件を満たしたうえで「電磁的記録」による保存を認めた法律です。1998年の施行以来、社会のDX化やスマートフォンの普及、テレワークの浸透などにより、今日まで改正を重ねています。

 

経済社会のデジタル化を踏まえながらの、経理業務の効率化と生産性の向上が目的です。

 

電子帳簿保存法上、対象とされるデータは3種類あります。

 

一つ目は、取引先から受領した書類をもとに、会計ソフトなどで電子的に帳簿として作成したデータです。二つ目として、取引先との書類をスキャンで読み取り保存したデータも該当します。三つ目は、取引先と電子メールやインターネット上でやり取りしたデータです。

 

これらのデータの保存方法として、同法では「電子データ保存」と「スキャナ保存」の2つを認めています。

 

今まで電子データとして保存するには、事前に税務署で承認を受ける必要があるなど、要件を満たすために手順を要しました。しかし、令和3年度の改正(令和4年1月1日施行)により、タイムスタンプの付与をはじめとした規制が緩和され、より多くの企業における電子帳簿導入の加速が予想されます。

 

また、電子データでの保存方法として、クラウドストレージサービスが含まれることになりました。そのため、要件を満たしたサービスを利用することで、法令を遵守した電子帳簿の保存が可能になったのです。

 

 

 

 

 

電子帳簿保存法対応におすすめのシステム

それでは、電子帳簿保存法へ対応するのに重要なシステムとは、一体どのようなものでしょうか。

 

クラウド会計システム

今までパソコンで会計処理をする場合、パソコンに会計ソフトをインストールして作業する方法が一般的でした。しかし、その場合はソフトがインストールされた端末を使う必要があります。

 

テレワークが浸透する近年では、作業する場所を選ばないクラウド型の会計システムに注目が集まっています。「クラウド会計システム」は、インターネット環境さえ確保できれば、どこからでもアクセスして作業できます。そのため、在宅時や移動中でも会計処理ができるようになるのです。

 

加えて、クレジットカードなどと連携できる機能があれば、情報の自動取得や仕分けも可能です。それにより手動入力に伴うミスも減らせるため、より信憑性のある書類を作成できます。クラウド会計システムは経理作業の効率化とともに、場所を選ばない働き方の実現にも寄与してくれるでしょう。

 

経費精算システム

業務ではしばしば出張費や旅費、接待費といった経費が発生します。経費を精算するには、申請・確認・承認といった多くのフローを要する場合が多いでしょう。

 

「経費精算システム」とは、それらの業務を自動化するものです。申請書類をスキャンしてデータ化し、クラウドに保存することで、インターネット上で申請から承認までの業務を行えます。

 

システムによってはスマートフォンでスキャンできるものや、ICカードやクレジットカードと連携して経費を自動入力できるものもあります。オンライン上で承認フローが完結することから、申請のため担当者へ会いに行く手間をなくし、溜め込んだ書類を月末に慌てて処理するリスクを防げます。

 

また、これらの機能により、手動での誤入力や不正請求を防げるといったメリットもあります。承認ルートを各職場に合わせて細かく設定すれば、承認がどこまで進んでいるのかといった進捗状態の可視化も可能です。

 

請求書発行システム

「請求書発行システム」とは、会計ソフトと連携して、請求書の発行から発送まで一元管理できるシステムです。クラウド型で、請求書だけでなく納品書や明細書などのフォーマットにも対応しているものが多い傾向にあります。

 

請求業務はエクセルなどでデータを作り、取引先へメールで個別に送信することも可能ですが、件数が増えれば増えるほど作業時間を要します。また、手動での誤送信による情報漏洩リスクも考えなければなりません。

 

オンライン上で情報を取りまとめて、発送も自動送信にしてしまえば、一度発送先を登録さえすればミスを減らしながら業務時間も削減できます。紙の請求書で発生していた郵送代・印刷代といったコストの削減も実現できるでしょう。

 

システムによっては銀行の入金データを取り込むことで、自動管理や未入金先へ督促する機能をもつものもあります。請求書発行前に承認が必要であれば、ワークフローに承認業務を設定できるようなシステムが有用です。

 

これらのように、自分たちの職場に合ったシステムを選んで導入することで、請求業務をオンライン上で完結させられます。

 

電子帳簿システム

「電子帳簿システム」とは、請求書や見積書、納品書などがデジタル化された場合、それらを一括で管理できるシステムです。管理するだけではなく、基幹システムと連携させれば帳票データの活用も可能です。

 

従来、現場で必要な帳票類を作成して印刷し、郵送したあとファイルに綴じて保管していた書類を、電子帳票システムでは発行から保管までオンライン上で一元管理できます。

 

電子帳簿保存法では電子データの保管に際して、検索機能が要件にあります。また、電子データについての真実性や可視性の確保も必要です。これらを遵守するために、操作ログの管理や閲覧権限の制限機能、データに紐づけた検索機能などを備えた電子帳簿システムを選ぶことは、大変重要になるでしょう。

 

電子帳簿保存法に対応したシステムを選べば、煩雑な電子データの保管を容易にしてくれます。

 

 

 

 

AIと二次元ワークフローの組み合わせで電子帳簿保存法に対応

ここまでご紹介してきたようなシステムを構築するには、株式会社無限が提供する「AI入力ソリューション」と「二次元ワークフロー・ソリューション」というサービスの導入がおすすめです。

 

AI入力ソリューションとは、発注書や納品書をスキャンすることで、AIが自動でフォーマットに入力してくれるサービスです。

 

たとえば、取引先ごとに異なるフォーマットの発注書を扱う場合、その把握・入力作業に時間を要してしまうことが多いと思います。しかし、本ソリューションでは手書き資料にも対応したAIが書類を読み取り入力してくれるので、入力後の確認作業といった、より重要な作業に時間を使うことが可能です。

 

今まで多くの人件費を割かねばならなかった入力作業を効率化できることに加え、ユーザーフレンドリーな操作性や、各職場での細かい要望を叶える技術力など、導入するメリットが数多く存在します。

 

一方、二次元ワークフロー・ソリューションは、業務タスクだけでなく、業務フロー内の各ステップでの引継ぎにメスを入れます。従来のように、申請者が要件に対して適切なフォーマットを探して記入し、承認者が誰か調べたうえで担当者のもとに届けるといったフローでは、業務以外に割く時間が多くなり非効率的です。

 

そこで二次元ワークフロー・ソリューションでは、フォーマットの管理はもちろん、申請内容によって承認先を自動で振り分け、担当者のもとに送信することが可能です。決裁が済んで業務を完了したあとは、電子データとして保存されます。

 

このように、業務プロセスと承認プロセスをクラウド上でつなぐことで、業務フローの可視化やテレワークの推進、脱ハンコ化などを実現できる、今までにない形のワークフロー・ソリューションなのです。

 

まとめ

電子帳簿保存法では、電子データに対してクリアしなければならない要件があります。それらを解決するには、各帳票や業務において業務フローを一元管理できるようなシステムの導入が効果的でしょう。

 

株式会社無限の提供する「AI入力ソリューション」と「二次元ワークフロー・ソリューション」は、電子帳簿保存に新たに取り組むうえで最適なツールです。無論それだけではなく、AIやクラウドの活用が業務効率化を助け、テレワークなどの新しい働き方の実現にもつながります。

 

まずはシステムの詳細を確認し、自社への導入を検討してみてはいかがでしょうか。