コラム

2021.07.28ワークフロー

業務プロセスを改善する手順やメリットを徹底解説!

企業の目的達成のために行う取り組みを「業務プロセス改善」といいます。「問題・課題の洗い出し」「改善案の作成」「改善案の実施」「実施内容の評価・改善」の4ステップで行われ、労働環境の改善やリスクマネジメントに効果的です。本記事では、業務プロセスを改善する具体的な流れや効果、おすすめのサービスについて詳しく解説します。

 

業務プロセスとは

近年、働き方改革の推進などにより、「業務プロセス」という言葉を耳にする機会が増えています。業務プロセスの定義は個人や企業の捉え方によりますが、一般的には「業務の一連の流れ」を意味します。つまり、部署や組織全体で目標に向かって進んでいくための工程や手順を示したものです。

 

そして「業務プロセス改善」とは、この業務プロセスを改善する施策を指します。具体的にいうと、社内外問わず特定の業務に関わる人や、マニュアル・決裁書・顧客情報といったあらゆる情報、業務を遂行するまでの流れなど、プロセスそのものに内包される問題点や課題点を明確にし、それを改善していく取り組みのことです。

 

業務プロセスを改善する主な目的としては、業務の効率化・リスクマネジメント・IT化の促進などが挙げられます。たとえば某大手航空会社は、社内におけるペーパーレス化を実現させた結果、4億円もの経費削減に成功しました。

 

必要な情報を即時検索できるようになったことで、よりきめ細やかなサービスの実現に貢献したといいます。このように業務課題の解決により、組織の成長や事業目的の達成を目指す取り組みが、業務プロセス改善です。

 

BPMは業務プロセス改善に有用

業務プロセス改善の手法の一例として、「BPM(ビジネス・プロセス・マネジメント)」が挙げられます。これは、企業戦略と業務プロセスにおけるバランスを取りつつ、「業務プロセスの分析・最適化」「改善を行うためのサイクルの確立」「継続的改善サイクルの運営」「標準化したプロセスの順守状況の評価・改善」といった流れで行われる手法です。実際にBPMの導入によって大きな成果を上げた企業も存在するため、業務プロセス改善に有効な取り組みといえるでしょう。

 

業務プロセス改善の手順

ここでは、業務プロセス改善をスムーズに行うための具体的な手順について、4つのステップに分けて解説していきます。

 

 1. 問題・課題の洗い出し

業務プロセスを改善するには、まず業務における問題点・課題点を洗い出していくことが先決です。具体的には、業務の流れや内容などをわかりやすく可視化したり、現場ヒアリングによって非効率な業務プロセスを特定したりするなどの方法があります。

 

また、業務プロセス改善の効果を最大化させるためには、問題・課題が生じている根本の原因を特定することが大切です。たとえば、「納期ギリギリになってしまう工程がある」と発覚した場合、「どうして遅れてしまうのか」などボトルネックを明確にしていく必要があります。さらに、関連する業務の中にも問題が隠れていないか、リソース分配ができそうな業務はないかなど、改善できそうな点を徹底的に洗い出しましょう。

 

2. 改善案の作成

問題点・課題点の洗い出しができたら、次は改善案について検討しましょう。現状分析の結果をもとに、優先度の高いところから改善案を打ち立てることがポイントです。改善案について提議する際は、「排除・廃止」「標準化」「変換・代替え」の優先順位を踏まえ考えていくとよいでしょう。

 

併せて、工数対効果としてのKPI(目標達成のための中間的な指標)を算出・設定していくと、より効果的です。KPIを出すことで問題点が可視化され、本当に改善するべき業務がより明確化されます。またKPIを算出しておけば、業務プロセス改善の成果量を評価する際も役立ちます。

 

3. 改善案の実施

改善案が出揃ったら、いよいよ改善案を実行していきましょう。なお、複数の案があり、どれから始めるべきか迷った場合は、改善後の効果が見えやすいと思われる施策から順に実行することをおすすめします。これにより、経営陣から難色を示されるトラブルを避けられるほか、成果が出ることで従業員のモチベーション維持にもつながります。

 

また、改善案を実行している段階で、新たな問題が浮上することもしばしばあります。この場合は、PDCAサイクルを回すことで全体の最適化を図り、中長期的な視点で「改善案・改善策が組織にとってどんな成果をもたらしたか」を明確にすることを意識しましょう。

 

4. 実施内容の評価と改善

業務プロセス改善の実行後は、実施内容の評価と改善を行いましょう。ステップ2で明確にしたKPIの数値をもとに、「業務の効率化は達成できたか」「リスクを孕んだ業務プロセスがどう改善されたか」「実施内容がIT化の一助となったか」の3点に着目するのがベターです。

 

そして、これらの評価内容をもとに新たな改善点をあぶり出し、次回の業務プロセス改善に向けて行動します。2回目以降の場合は、「現状分析の結果」と「今までの施策で改善できていないプロセス」のどちらに重きを置くかも重要な視点になり得ます。業務プロセス改善が一度で完了するとは考えにくいため、PDCAサイクルを回し続けることを念頭に取り組んでいきましょう。

 

業務プロセス改善で得られる効果

ここまで業務プロセス改善の手順について述べてきましたが、この取り組みにより、実際にどのような効果が得られるのでしょうか。ここでは、業務プロセス改善の主なメリットをご紹介します。

 

労働環境の改善

現在、多くの日本企業では世界と比較したIT化の遅れや、技術継承の問題などが指摘されています。業種によって課題点の重要度は異なりますが、突き詰めてしまえば「労働生産性が低い」と言い換えられるでしょう。

 

この課題を解消する一助となってくれるのが、業務プロセス改善です。無駄な業務や残業の排除、リソースの再分配などを行うことで業務効率化につながり、ひいては労働環境の改善・生産性の向上が実現します。

 

属人化の解消

業務プロセス改善は、リスクマネジメントにも効果的です。改善によって業務プロセスを標準化することで、業務の属人化を防止できます。これにより、人材の異動や休退職などで業務が滞ったり、成果が生み出せなくなったりするリスクを抑えられるため、ビジネスの成長につながるでしょう。

 

また各業務を可視化し、プロセスの効率化を図っておくことで、トラブルの発生リスクを減らせるほか、万一トラブルが起きてしまった際も対応しやすくなります。各業務における理想的なリソースの確保にもつながるため、組織全体の成長促進が期待できます。

 

業務プロセス改善に役立つ「二次元ワークフロー・ソリューション」

業務プロセス改善を図るのであれば、システムの導入が必要不可欠です。課題の洗い出しやKPIの設定、業務フローの可視化、PDCAサイクルの実行といった各工程を人の手でこなすには限界がありますし、取りこぼしてしまう可能性が高いためです。

 

そこでおすすめしたいのが、株式会社無限が提供する「二次元ワークフロー・ソリューション」です。同サービスは「業務プロセス」と「承認プロセス」をつなげられるほか、データ連携やメール送信、分岐処理、データベース連携など多彩な機能を搭載しており、さまざまな業界で重用されています。業務プロセスの可視化やテレワークの導入、脱ハンコの促進といった取り組みにも有用であるため、IT化への進捗が芳しくない企業にもおすすめです。

 

1ユーザーあたり月額330(税込み)と安価なうえ、必要に応じたユーザー数での利用も可能なため、コストを節約しながら業務プロセス改善に取り組める点も魅力です。システムの導入をお考えの方は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

 

まとめ

業務プロセス改善とは、業務プロセス上の問題点や課題点を明確化し、それらを改善していく取り組みをいいます。属人化などのリスクマネジメントのほか、労働環境の改善や業務効率の向上といった効果が期待できるため、業界を問わず多くの企業で採択されています。

 

業務プロセス改善で十分な成果の達成を目指すのであれば、システムの導入が推奨されます。今回ご紹介した株式会社無限の「二次元ワークフロー・ソリューション」なら、自社のIT化を促進できるうえ、業務プロセス改善に有用な機能を多数備えているためおすすめです。業務プロセスの改善を図りたい方は、ぜひ導入をご検討ください。

株式会社無限やソリューションなどへの資料請求・お問い合わせは、お気軽にご連絡ください。

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