コラム

2021.07.28ワークフロー

業務やプロセスの改善などに重要な可視化について基本的な情報を解説

業務効率化や業務改善により、生産性の向上や利益拡大が望めます。ただ、これらを実現するには業務プロセスの可視化が欠かせません。本記事では、業務効率化やプロセス改善における可視化の必要性やメリット、具体的な可視化の方法などについて解説します。

 

業務やプロセスの可視化とは

業務の全体像とプロセスを把握できていない場合、自分の業務が何のための仕事なのか理解できないばかりか、業務が滞っていてもその原因が特定できなかったり、無駄な業務が発生したりすることがあります。

 

このような問題を解決して作業を効率よく進めるためには、業務の可視化が必要です。仕事内容そのものが頭に入っていても、その仕事が社内の各部門の業務プロセスとどう結びついているのかという仕事の流れまではわかりません。

 

業務の可視化とは、そのような目に見えない仕事の全体像や業務の手順を図表などで表し、実際に目で確認できる状態にすることです。近年ではITツールを導入し、業務の可視化を進める企業も増えています。

 

業務やプロセス可視化のメリット

業務やプロセスを可視化する主なメリットとしては、「全体像を把握できる」「認識を共有できる」「属人化を防げる」などが挙げられます。以下では、可視化によってどのようなことを実現できるのかをご紹介します。

 

全体像を把握できる

組織で業務に従事する人のほとんどは、自分のやるべき仕事や進め方については理解できていますが、業務プロセスの全体像を把握できていないケースが少なくありません。

 

企業では、最終的な目的に向かって社員一人ひとりが個々の仕事に取り組みます。しかし、業務というのは誰か一人だけの力や単一の部署で完結することは少なく、大抵は他部門の業務とも複雑に絡み合いながら構成されているものです。

 

特に規模の大きな企業の場合、いくつもの部門を横断してプロジェクトが進むケースも少なくありません。そこで社員が自身に割り当てられた仕事をこなすことだけに注力してしまうと、ときに非効率が発生する場合があります。

 

一方、業務を可視化できれば、業務がどのような流れで進んでいくのか、スタートからゴールまでの道のりを把握したうえで業務に取り組めるため、効率を意識しながら業務を進めることが可能です。

 

関係者間で認識が共有される

業務に対する認識が個々で異なるケースは珍しくありません。それぞれの社員が異なる解釈をして業務に取り組んでしまうと、認識の違いが原因でトラブルが生じたり、成果物のクオリティにばらつきが出たりと非常に非効率です。

 

業務プロセスが目で確認できる状態になれば、社員は目の前の仕事に注力するだけでなく、組織全体の利益がどのような仕組みで生まれているのか、自分の仕事が何の役に立つのかといったことを理解できるようになります。毎日の仕事を単なるタスクとして捉えるのではなく、利益を出すためにきちんと意味のある重要な仕事として捉え直せるようになれば、社員のモチベーションアップにもつながるでしょう。

 

属人化問題の対策になる

属人化問題は、企業にとって頭を悩ませる課題のひとつです。属人化とは、ある業務の進め方や進捗状況を特定の人しか把握しておらず、ほかの社員にノウハウや手順が共有されていない状態を指します。企業の業務で属人化が発生してしまうと、さまざまなデメリットをもたらします。

 

たとえば、パソコンを用いた顧客管理をAさんが担当しているとしましょう。Aさんは長年勤務しており、顧客管理のほぼすべてを任されています。そのため、ほかの社員は顧客管理に関してはほとんどわからず、知りたいことがあるときはAさんに確認しなくてはなりません。

 

もしこのような状況でAさんが突然働けなくなったらどうなるでしょうか。交通事故や病気などで入院する、家庭の事情で突然退社するといったことがあると、間違いなく職場は混乱してしまうでしょう。最悪の場合、組織全体の業務がストップしたり、顧客関係に影響が出たりすることも想定されます。

 

このような状況を防止するうえでも、業務の可視化が役立ちます。仕事の内容や流れを可視化してほかの社員と共有することで、担当者が不在のときには代わりの社員が対応できるようになり、属人化問題を回避できます。

 

業務やプロセス可視化の目的

これから業務やプロセスの可視化に取り組むのであれば、単に可視化の実現そのものを目的とするのではなく、それによってどのような課題を解決したいのかという目的を明確にした方が可視化のメリットを享受できるようになります。以下では、企業が業務可視化を推進する際の主な目的を紹介します。

 

業務やプロセスの改善

業務やプロセスを改善するためのステップとして、可視化に取り組むケースは少なくありません。プロセス改善では業務の全体像や進捗状況を視覚的に把握し、全体の中で非効率が生じているポイントや問題の原因を探ることが重要です。可視化を行わないまま改善を進めようとすると、原因がわからないためにいたずらにトライ&エラーを繰り返すことになり、時間をムダにしてしまいます。

 

業務やプロセスが可視化されれば、改善点が見えやすくなります。「特定の作業に時間がかかりすぎている」「手戻りが多い」といった非効率の原因が明らかになれば、既存の業務プロセスをより効率的に組み替えたり、重要度の低い作業を省いたりすることも可能です。

 

RPAの導入

近年、多くの企業がRPAの導入へ前向きになっていますが、RPA導入のための現状把握にも業務の可視化は有効です。

 

なお、RPAとはRobotic Process Automationの略で、さまざまな作業の自動化が実現できるツールのことです。手順や内容が決まり切った定型業務や、繰り返し作業などを自動化することで、業務の効率化や社員の負担軽減が期待されています。

 

メリットの多いRPAですが、一つの業務の中には自動化が向かないプロセスも含まれているため、導入にあたっては対象業務を選別しなくてはなりません。必要に応じて業務プロセスを変更しなくてはならない場合もあります。そこで業務が可視化されていれば、業務の実態や作業手順が把握でき、自動化業務の選定がスムーズに行えます。また、導入後の効果測定や課題の抽出にも取り組みやすくなります。

 

内部統制の実施

内部統制の3点セットと呼ばれる3つの文書(フローチャート・業務記述書・リスクコントロールマトリックス)を用意する際にも、業務の可視化が不可欠です。内部統制とは、企業が適切に経営や事業を行うための体制やルールづくりのことで、具体的にはマニュアルの整備や教育システムの確立、組織形態の整備などが挙げられます。

 

内部統制がきちんと機能しているかを評価する3つの書類のうち、特に業務の可視化と大きく関係してくるのがフローチャートです。フローチャートとは業務のプロセスを図式化して目で見えるようにしたもので、主に取引と会計処理の流れを整理して内部統制上のリスクを明らかにするために作成します。いつどの部門がプロセスに関わるかを図表で表すことで、業務の流れに関して共通認識をもちながら内部統制を進めることも可能になります。

 

業務やプロセス可視化の方法

ここまで業務プロセスを可視化する必要性やメリット、目的などについて解説しましたが、以下では具体的な可視化の方法を紹介します。いくつかの方法がありますが、もっともよく用いられているのは表や図形、ITツールです。詳しく見ていきましょう。

 

表の作成

業務に関するさまざまな情報を表にまとめる方法で、業務内容や社員のスキル、手順などを記すのが一般的です。中でも社員のスキルを表にまとめたものは「スキルマップ」と呼ばれ、適切な人材配置を考える上で役立ちます。どのようなスキルをもつ人材が多いのか、足りないスキルは何かといったことも把握できるため、今後の採用や社員教育にも活かせます。

 

表の作成に特別なツールは必要ありません。ExcelWordのようなPCソフトの使用が一般的ですが、手書き作成してもよいでしょう。コストをかけずに業務を可視化したいケースでは表の作成がおすすめです。

 

図形の活用

内部統制でも触れましたが、業務やプロセスは図形を用いたフローチャートでも可視化できます。作業の前後関係や業務の流れ、作業ごとの担当部署を図でわかりやすく表現できるため、業務プロセスの全体像を視覚的に理解しやすいのが特徴です。

 

フローチャートはExcelなどで作成しても問題ありませんが、インターネット上で公開されているサンプルを参考にするとスムーズに進められます。フォーマットをダウンロードできるものもあるので、それらを活用するのもよいでしょう。

 

ITツールの導入

PCソフトで作成した表やフローチャートを活用する方法以外に、ITツールを活用する方法もあります。現在では、業務可視化ツールと呼ばれる専用のツールがリリースされているので、効率的に業務の可視化を実現したい方はチェックしてみましょう。

 

業務可視化ツールでは、業務フローや進捗状況のほか、業務完了までにかかった時間、PCソフトごとの使用時間などをグラフで可視化できます。

 

業務可視化ツールはものによって実装されている機能やできることに違いがあるため、選定の際は必要な機能が備わっているかどうかを必ず確認しましょう。また、操作しにくいツールは使い方をマスターするのに余計な時間をかけてしまうため、操作性の良し悪しもチェックしておきましょう。

 

導入や運用にかかるコストも見逃せないポイントです。ツールによって導入費用やランニングコストは異なり、導入時に多額の費用が発生するものもあれば、クラウドで安価に利用できるものもあります。また、初めてツールを導入するケースでは、運用中に疑問が生じたり、不具合が発生したりといったことも考えられるため、導入後にどのようなサポート体制を設けているかもチェックしておきましょう。

まとめ

業務やプロセスの改善に取り組むには業務の可視化が必要です。可視化によって全体像や業務フローが視覚的に確認できるようになれば、プロセスの問題点も発見しやすくなるため、業務やプロセスの改善がスムーズにできるでしょう。本記事でお伝えしたように、ツールを利用するのもひとつの手です。

 

おすすめのツールとしては、株式会社無限が提供する業務可視化ツール「二次元ワークフロー・ソリューション」が挙げられます。二次元ワークフローは、業務プロセスと承認プロセスを一本化できるツールで、業務フローの可視化も可能です。

 

 

利用料金は1ユーザーあたり月額330円。クラウド環境による導入が中心ですが、オンプレミスで導入することもできます。無料のサポート体制も整っているため、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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