コラム

働き方改革が掲げられている中、企業全体の業務効率改善に向けて、紙媒体の書類を電子化する動きが進んでいます。書類の電子化はペーパーレスの推進に大きく寄与する一方、費用対効果の観点から、導入を迷われている方もいるかもしれません。

 

本記事では、書類の電子化という概念にはじまり、電子化するメリットや業者に依頼する際の注意点などについて解説します。
 

 

 

そもそも書類の「電子化」とは？

書籍の「電子化」とは、紙などで保管されている文書を電子的にスキャンし、それをPDFやJPEGといった電子データに変換することを指します。

 

企業活動を行う中で、契約書や請求書など数多くの書類が存在しますが、これらを電子化する「スキャニングサービス」もあります。電子データとして保持することで、紙媒体だと課題になりがちな管理の煩雑さや紛失のリスクを抑えることができます。

 

電子化（ペーパーレス）で削減できる3つコスト

ここでは、文書を電子化することにより削減可能なコストを3つご紹介します。

1.文書を保管するコスト

まずは、文書を保管するコストの削減が可能です。

 

顧客や関係者が多いほど、契約書や請求書、個人情報に関する書類などが膨大になります。これらを必要な時に取り出せるよう、管理・整理しておくことも大変ですが、そもそも大量の紙媒体を保存するには、そのためのスペースも必要です。大きな棚やキャビネットなどで保管していることも多いでしょう。

 

文書を電子化できれば、こうしたスペースや備品が不要となり、これらにかかるコストを抑えることができます。

2.文書を郵送するコスト

特に、社外にも共有する書類の場合、どうしても「郵送」がつきまといます。

1回あたりの費用は高くありませんが、大量に発生すると無視できないコストになるでしょう。

 

書類を電子化することにより、メールにファイルを添付するだけで関係者に送信できるため、郵送費などのコストを削減できます。また郵送には、単に郵送費がかかるだけでなく、そのための必要事項の記入や、郵便ポスト・郵便局に出向く手間などもあるため、これらを削減できれば生産性の向上にもつながるでしょう。

 

ただし、顧客など社外の関係者も電子化に対応できる体制が整っていないと難しい側面もあります。

3.人件費にかかるコスト

書類を管理するコストとして、スペースだけではなく、書類を探すのに必要な時間や人件費なども考慮しなければなりません。

一般的に、会社員がオフィスで書類を探すのにかかる時間は、1日あたり10分～20分程度といわれています。

（参照元：http://www.crpsitparles.com/merit/cost_down.html）

 

書類をスキャンして電子化し、フォルダ構造を分かりやすくしておくことで、この時間の大半を削減できるでしょう。結果として、書類を保管・運用する人件費が大幅に圧縮できます。

 

 

 

文書を電子化するコストは？業者に一任する際の価格相場

コスト削減におけるメリットを解説しましたが、費用対効果を考えるうえで、文書を電子化するコストも考慮する必要があります。

 

書類1枚あたりの価格の目安は、たとえばA4サイズ・モノクロの単価が約4円、A4サイズ・フルカラーが約8円といったところです。単価で考えれば安く感じるかもしれませんが、電子化する書類が10,000枚あれば、全てモノクロで約40,000円、100,000枚であれば約400,000円かかる計算になります。このことから、ある程度のコストはかかると捉えておくべきでしょう。

スキャニングサービスが主に対応している書類

書類の電子化を進めるには、最初にまとめて紙媒体をスキャニングする必要があります。

 

そのために、いわゆる「スキャニングサービス」を提供している企業もありますが、対応してくれる書類にはさまざまな種類があります。

 

例を挙げると、契約書・カタログ・希少資料・図面・手書き帳票・裁判書類・通関書類などです。

「希少資料」とは、社内報や人事データなどを指します。企業活動で生じる書類については、基本的に業者がスキャニングに応じてくれると考えてよいでしょう。

 

電子化サービス依頼する際にチェックすべきこと

書類の電子化を進めるにしても、スキャニングの対象が莫大なため、自社ではなく業者に依頼するケースが多いでしょう。

ここでは、電子化サービスを依頼する際にチェックすべきポイントをご紹介します。

 

スキャニングサービスに限ったことではありませんが、発注する単位が多いほど単価は下がります。業者としても作業効率が上がるからです。そこで、まずポイントになるのが、電子化する紙の仕様が同じかどうかです。

 

たとえば、A4サイズとA3サイズが混在していたり、二つ折り・三つ折りが混在していたりすると、それぞれ別の単位でカウントされ、スケールメリットを活かしきれません。あるいは、クリップ留めや付箋が付いていたり、冊子になっているものが混ざっていたりすると、それぞれ別対応になるため、この場合も単価が高くなります。

 

該当の書類のボリュームにもよりますが、さほど手間でないのであれば、冊子になっている書類はバラバラにする対応をとるのも選択肢の1つです。

 

その手間と、冊子のままデータ化するコストを比較し、決定するとよいでしょう。付箋やクリップが付いている場合も同様で、これらを外す手間と、そのままスキャニングを依頼する際のコストの増分を天秤にかけ、判断します。

 

また、書類の量が膨大だと、業者に見積もりを依頼した際、あるいは実際に発注したあとの追加料金などで、想定外に費用が高くなってしまうこともありえます。書類の量は予算の範囲内であるかも確認すべきポイントです。

 

これらのポイントを事前にしっかりチェックしてから、スキャニングの業者に依頼するようにしましょう。

 

 

 

まとめ

書類の電子化には、業務の効率化やセキュリティリスクの低減など様々なメリットがあります。

この記事ではデメリットも取り上げましたが、いったん電子化を実現させれば、デメリットを上回るメリットが期待できます。

「AI入力ソリューション（AI-OCR)」などの便利なツールも活用して、さっそく社内のペーパーレス化を進めていきましょう。