コラム

2020.10.19業務フロー

業務フローの改善方法!現状フローを分析・見直すためのポイントとは?

業務プロセスの「見える化」は、業務改善の第一歩

働き方改革の推進にともない、生産性をアップさせるために多くの企業が力を入れていることのひとつが、業務フローの改善です。

 

しかし、業務のフロー化によりプロセスを可視化しても、ただマニュアルの作成で終わってしまう、という事態は避けたいものです。業務プロセスを「見える化」したところで、それを業務改善に活かせなければあまり意味がありません。フローの整備を進めるとともに、業務上の無駄を発見してそれを省き、仕事の効率を向上させることを目指しましょう。

 

業務改善のために有効活用できる業務フローを作成できれば、職場環境をよりよいものとし、生産性を向上させるための大きな一歩を踏み出せます。

業務フローを最適化し改善するための手順・方法

それでは、さっそく業務フロー化のプロセスを1つずつ順に見てみましょう。手順は大きく分けて、問題の洗い出し・優先度と目標の設定・実施後の検証の3つです。

①現状フローの問題点を洗い出す

まず、現状のフローをくまなくチェックし、不必要な業務や作業の無駄が発生している箇所はないか探します。業務フロー図を一つひとつ点検し、前後の連携を考慮しながら意味のある作業かどうか確認すれば、課題を洗い出しやすくなります。

 

プロセスを職場に合ったものにするには、現場へのヒアリングも欠かせません。実際に作業を担当する人からの意見を収集して、細かな問題点も見落とさないようにしましょう。

②抽出した課題に「優先度」と「ゴール」を設定する

ステップ1で課題が明らかになったら、次はその課題の一つひとつに優先度とゴールを設定します。課題を一度にすべて解決しようとすると大変ですが、優先度を決めておけば、できるところから手をつけやすくなります。

 

また、「何をいつまでにどうするか」という目標を定めて実行することも大切です。ゴールがはっきりしていれば、方針のブレを防ぐことができ、改善計画の頓挫を回避できるからです。最終的なゴールへ至るまでの中間目標を複数設定しておくのも、達成感を得ながら計画を進められるよい方法といえるでしょう。

③改善策実施後の効果検証を行う

改善計画を立てて実行したら、その後の検証はとても大切です。一定の期間が過ぎたら一度振り返ってみて、改善策がきちんと実行できているかどうかを確かめます。計画通りに物事を進められた場合は、何が成功要因だったのかを分析して、そのノウハウを蓄積します。達成できなかった場合は、何が悪かったのかを洗い出し、改善方法を考えて再度実行してみましょう。

 

ここで大切なのは、計画(Plan)・実行(Do)・評価(Check)・改善(Act)の4つで成り立つPDCAサイクルを回すことです。評価や検証を一度きりで終わらせるのではなく、継続的にフローを改善するようにして、さらによいものを作り上げていきましょう。

現状フローの課題はどう洗い出す?分析のポイント

現状フローを整理し問題点を洗い出すには、以下の項目をチェックしましょう。

 

1つ目は、意味のないプロセスが含まれていないかという点です。不必要にダブルチェックをしているなど、省力化できるところを見つけ出すようにします。

 

2つ目は、修正や差し戻しになった際に、差し戻しの工程が長いプロセスがないかという点です。部署間の書類移動が必要になった場合に承認に時間がかかっているなど、スムーズな作業の妨げになっているものを見つけましょう。

 

3つ目は、作業の停止が発生している箇所です。承認待ちや書類の到着待ち、人員不足など停止理由を確かめ、それに合った改善策を講じましょう。

業務フローの改善例

最後に、業務フローを見直すことによりどのような改善を見込めるか、2つの例を参考にしながら見ていきましょう。

それぞれの業務範囲・責任範囲を明確にする

業務フローを整理し可視化することにより、各人の業務や責任の範囲がはっきりします。各自の業務範囲が属人化されて曖昧になっている工程があると、互いに「〇〇さんがやってくれるだろう」と思い込んでいて、実際には誰も手をつけていなかった、という事態が生じかねません。作業を誰かに頼みたい時も、誰の担当か分からなければスムーズに依頼できず、作業に余計な待機時間が発生したり、ミスを誘発したりする恐れがあります。

 

フローの見直しで曖昧な工程が見つかったなら、作業の流れをマニュアル化したり、場合によっては組織規定や業務分掌に明確に定めたりして、各自の業務・責任の範囲を明確にしましょう。そうすることにより、完全な状態で次の工程へ流すプロセスを作り上げることができ、効率化につながります。

 

業務改善につながるツール・システムの導入

業務のボトルネックとなっている部分を解決するために、外部サービスを活用することも視野に入れてみましょう。さまざまな課題を解決する便利なワークフローシステムやツールを導入すれば、二度手間やミスの発生を防ぐことができ、業務を効率化できます。

 

例えば、株式会社無限が提供する「二次元ワークフロー・ソリューション」は、業務プロセスと承認プロセスをつなぐ業務プロセス連携サービスです。このシステムを使えば、これまで時間や手間がかかりがちだった業務と承認のプロセスを、シームレスに連携させることが可能です。申請・承認・差し戻し・却下など、ワークフローの一般的な機能は網羅されているうえ、自社に合わせて承認プロセスを自在に定義できます。

 

「ワークフローはあるものの、承認に時間がかかっている」「1つのプロセスについて、責任者がはっきりしていない」などの悩みがあるなら、ぜひ便利なシステムを活用してみましょう。

まとめ

問題点を見つけ出して改善計画を立て、実行し検証するという業務フローの改善作業は、地味で手間のかかるものです。しかし、フローがよいものになれば、コストの削減やミスの抑制、業務効率化などに役立ちます。職場が働きやすい環境になることで、生産性アップや顧客満足度の向上なども期待できるでしょう。

「二次元ワークフロー・ソリューション」などの便利ツールの導入も検討しつつ、業務改善を目指していきましょう。

株式会社無限やソリューションなどへの資料請求・お問い合わせは、お気軽にご連絡ください。

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