コラム

改正電子帳簿保存法により、2024年1月以降は、あらゆる事業者が電子取引における電子データを電子保存しなくてはならなくなりました。義務化への対応を怠ると、罰則の対象にもなるため注意が必要です。本記事では、電子帳簿保存法の改正ポイントや対象者、対応するメリット、罰則などについて詳しく解説します。
 

 

 

 

 

電子帳簿保存法とは？

「電子帳簿保存法」とは、国税関係の帳簿書類や請求書などの経理書類を、電子データ形式で保存してよいとする法律です。「電帳法」と略されることもあります。

 

従来、こうした税関係の書類は紙ベースで保存するのが原則でした。しかし、2021年のデジタル庁開庁に示されるように、現在日本政府は社会におけるICT活用を強力に推進しており、その影響を受けて電帳法の対象書類はどんどん広がっています。

 

現状、同法で規定されている電子帳簿の保存方法には、「電子データ保存」と「スキャナ保存」の2種類があります。

 

まず、電子データ保存の対象書類は、一定の要件を充足した会計ソフトなどを用いて作られた決算書類や、契約書・領収書・注文書・現金出納帳などの国税関係帳簿書類です。つまり、デジタルで作成した書類をわざわざ紙に印刷することなく、そのままデジタル上で保存しておいてよいとするのが、電子データ保存の意味するところです。

 

対してスキャナ保存とは、取引先企業から受領した紙の請求書などをスキャナで読み込んで電子化し、保存することです。電帳法では、スキャナ保存をする場合はタイムスタンプの付与を義務付けています。

 

スキャナ保存の方法は年々規制が緩和されており、2016年の改正により、スマホやデジカメで紙資料を撮影して保存することも許可されました。

 

また、近年ではECサイトやインターネットバンキングなどを利用した「電子取引」が社会に浸透していますが、この電子取引において発行された請求書や取引明細なども、電帳法の対象書類となります。

 

これもデジタル上で発行された書類をデジタルで保存してよいという意味では、「電子データ保存」の一種といえるでしょう。

 

電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法の主な対象書類は以下のとおりです。

 

・契約書や納品書などの重要書類

・貸借対照表や損益計算書などの決算関係の書類

 

一方で手書き作成の主要簿や請求書、補助簿などは対象外になります。

 

書類別に「電子データ保存」「スキャナ保存」「電子取引に関するデータの保存」のどの方法で保存するのかまとめた情報は、以下のようになります。

 

電子データ保存の対象書類

電子データ保存の対象となる書類は以下のとおりです。

 

・国税関係帳簿

・国税関係書類の一部

 

これらはさらに細分化することができ、国税関係帳簿は以下のように分けられます。

 

・仕訳帳

・総勘定元帳

・売掛帳

・買掛帳

・現金出納帳

・固定資産台帳

・その他の帳簿

 

また、国税関係書類の一部は以下のように分けられます。

 

・決算関係書類（貸借対照表、損益計算書、試算表、棚卸表など）

・取引関係書類の一部（請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など）

 

取引関係書類の「一部」としている理由は「自己発行のもの」に限るためです。相手から発行されたものは別の保存方法となりますので注意しましょう。

 

電子帳簿保存法が改正され、帳簿や書類は「優良な電子帳簿」「その他の電子帳簿」「書類」の3つに分類されるようになりました。これらは、要件をどれだけ満たしているかによって決まります。優良な電子帳簿は検索要件の部分で細かな変更がありました。

 

改正前までは、検索要件についてすべての項目を達成している必要がありましたが、改正後は保存義務者が税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合のみ、以下2つの要件が不要となります。

 

・日付又は金額の範囲指定により検索できること

・2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

 

一方、書類が以下の要件だけを満たしている場合には、「その他の電子帳簿」の扱いとなります。

 

・システム関係書類等（概要書、仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること

・保存場所に電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面や書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと

・税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること

 

スキャナ保存の対象書類

スキャナ保存とは、紙で取引された書類をスキャンし、データを作成・保存することです。対象となる書類は、国税関係書類のなかでも取引先から発行された請求書や見積書、納品書、契約書などの取引関係書類です。国税関係帳簿や決算関係書類は対象ではありません。また、自社が発行した書類はスキャナ保存に対応していないので注意しましょう。

 

電子データ保存では取引関係書類の中でも「自己発行のもの」が対象となっていたのに対して、スキャナ保存では「相手方から受領した書類等」が対象となります。

 

書類の内容としては「自己発行のもの」と同じく、見積書や契約書、請求書が該当します。

 

スキャナ保存の対象となる書類も電子データ保存の対象となる書類と同様に、以下の要件を満たすことが必須となります。

 

・保存は定められた期間以内に行う

・200dpi以上の解像度で読み取る

・タイムスタンプを付与する

・読み取り情報を保存する

・訂正や削除の履歴が残るようにする

・入力の実施あるいは監督した人物の情報が確認できるようにする

・適正事務処理要件を満たす

・国税関係者書類の電子データと帳簿の関係性がわかるようにする

・表示するディスプレイの要件を満たす

・操作説明書などのシステム開発の際に作成した文書を備え付ける

・記録について検索する機能を確保する

 

電子取引の対象書類

電子取引とはインターネットなどを介して行われた取引を指し、主に以下のような形態があります。

 

・EDI取引

・インターネット取引

・電子メール取引

・クラウド取引

 

これらによって発生する取引情報を保存する際は、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件を満たすことが必須です。

 

真実性の確保とは、保存するデータの内容に改ざん等がないことを確保するもので、以下のうちのいずれかの措置を行わなければいけません。

 

・タイムスタンプを付けたあとに取引情報の授受を行う

・取引情報を授受してすぐにタイムスタンプを付け、保存者あるいは監督者に関する情報を確認できるようにする

・情報の訂正や削除ができない、あるいは確認できるシステムを使い、情報の授受や保存を行う

・情報の訂正や削除を防止する規定を設定して、運用を行う

 

次に、可視性の確保とは、保存した情報が検索できることを確保するもので、以下の要件を満たす必要があります。

 

・保存場所に電子計算機やプログラムなどの操作マニュアルを備え付けて、整った形式や明瞭な表示で出力できるようにする

・電子計算機処理システムの概要書を備え付ける

・検索機能を確保する

 

また、検索機能とは以下の3つの機能を指します。

 

・取引年月日その他日付、取引金額、取引先について検索できる

・日付または金額の範囲指定により検索できる

・2つ以上の任意の項目を組み合わせた条件により検索できる

 

対象企業は?

電子帳簿保存法の対象は、あらゆる事業者です。会社組織として運営されている企業はもちろん、個人で事業を営んでいる個人事業主も電子帳簿保存法の対象です。事業で得ている利益の大きさや従業員の数など、企業の規模はいっさい関係ありません。

 

電子帳簿保存法が改正され、電子取引で発生した電子データを電子保存しなければならなくなりました。2023年12月末までの猶予期間が設けられているものの、期日が近付いてきているため、すべての個人事業主や法人が準備を進めていく必要があります。

 

例外は、事業や業務で電子データをいっさい取り扱わない企業です。電子取引もせず、電子データをいっさい取り扱わない事業者は、電子帳簿保存法の対象外です。

 

 

電子帳簿保存法におけるデータの保存区分

電子帳簿保存法(電帳法）では、国税関係帳簿や国税関係書類、電子取引データなどの保存方法を以下の3つに定めており、書類の種類によって保存方法が決められています。

 

電子データ保存（電子帳簿等保存）

電子データ保存（電子帳簿等保存）とは、会計システムで作成した帳簿や書類をデータのまま保存することです。

 

対象となる書類は、仕訳帳や総勘定元帳、売掛帳、買掛帳などの国税関係帳簿、貸借対照表や損益計算書などの決算関係書類です。また、自社が発行したものであれば、請求書や見積書、納品書などの取引関係書類も対象となります。

 

電子データ保存をするには、以下の3つの要件を満たす必要があります。

 

・システム関係書類（システム仕様書・概要書、操作説明書、マニュアルなど）を備え付けていること

・電子データを保存するシステムの操作マニュアルを保存しておき、データをすぐに出力できる状態にしておくこと

・税務署による電子データのダウンロードに対応すること

 

加えて、上記のほかに定められた保存要件を満たした「優良な電子帳簿」を作成すると、過少申告加算税の免税措置が利用できます。過少申告加算税とは、納税額と申告納税額の差額を支払う際に課される税金のことです。原則10％の税率が適用されていますが、優良な電子帳簿を作成すると5%免税されます。

 

スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙で取引された書類をスキャンし、データを作成・保存することです。対象となる書類は、取引先から発行された請求書や見積書、納品書、契約書などの取引関係書類です。自社が発行した書類はスキャナ保存に対応していないので注意しましょう。

 

電子取引に関するデータ保存

電子取引に関するデータ保存とは、インターネットを通じたやり取りで受理したPDFなどのデータを保存することです。

 

こちらも取引先から発行された請求書や見積書、納品書、契約書などの取引関係書類が対象となります。電子取引に関するデータ保存では、データの真実性や可視性などを確保するために、タイムスタンプの付与や検索機能の確保といった、いくつかの保存要件が設けられています。

 

電子帳簿保存法の改正とは? 令和3年度改正のポイント

電子帳簿保存法は、これまで幾度となく改正を繰り返しています。1998年に制定されたあとも、時代に合わせて改正が行われてきました。2005年や2015年、2016年、2019年、2020年、2021年に手が加えられ、2022年（令和3年）にも改正されています。

 

電子帳簿保存法の令和3年度改正のポイントは、以下のとおりです。

 

・事前承認制度の廃止

・タイムスタンプ要件の緩和

・検索要件の緩和

・適正事務処理要件の廃止

・電子取引の電子データ保存義務化

 

利用要件は緩和されましたが、違反があった際の罰則が強化されています。

 

 

電子帳簿保存法改正の背景

電子帳簿保存法は時代の変化に合わせるよう、複数回にわたる改正が行われてきました。今回改正が行われたのも、社会全体の変化に合わせるためです。

 

たとえば、企業における業務のデジタル化やDX推進なども、電子帳簿保存法が改正されるに至った理由と考えられます。近年、多くの企業が業務効率化や生産性の向上を目指し、業務のデジタル化やDXに取り組み始めました。

 

デジタル化やDXに伴う業務効率化・生産性向上を実現するにあたり、避けて通れないのがペーパーレスです。ただ、従来の法律では、事業に用いるさまざまな書類を紙のまま保存しなくてはなりませんでした。そこで、企業のペーパーレスがスムーズに進み、デジタル化やDXに取り組みやすくするよう、電子帳簿保存法の改正に至ります。

 

また、近年はリモートワークを導入する企業も増えました。働き方改革を推進し、多様な働き方ができる企業を目指そうと考えた企業が、積極的にリモートワークを導入しています。電子帳簿保存法の改正によって、企業は紙から脱却しやすくなり、リモートワークへもシフトしやすくなりました。

 

 

電子帳簿保存法の改正スケジュール

電子帳簿保存法に対応できるよう、改正スケジュールを押さえておきましょう。2022年1月に、改正電子帳簿保存法が施行されました。当初は、電子取引で生じた電子データの電子保存が義務化されていたものの、2年の猶予期間が設けられます。

 

法改正により、メールに添付されていた文書やPDFなどの電子保存が義務化されました。ただ、メールに添付された請求書や注文書などの文書を、そのまま電子保存すればよいわけではありません。保存に関しては、取引先や日付、金額などを付し、速やかに検索できる環境や体制を整備しておかねばならない、といった厳しい要件もありました。

 

優秀なIT人材を豊富に抱える大企業であれば、改正電子帳簿保存法への対応は容易と考えられます。一方、中小企業や個人事業主の場合、改正電子帳簿保存法の要件を満たし対応するのは困難です。「準備期間が足りない」「とても対応できない」といった声が各所から上がることとなり、2年間の猶予期間が設けられました。

 

これにより、電子取引の電子保存義務化は先延ばしされました。2023年の12月末まで猶予され、2024年1月から電子取引における電子データ保存が開始されます。

 

なお、2023年10月からはインボイス制度もスタートします。インボイス制度とは、定められた記載要件を満たす適格請求書（インボイス）の発行や保存に関わる制度です。売り手は、取引相手から求められたら、登録番号や適用税率、税率ごとに区分した消費税額などを記載した請求書を交付しなくてはならず、受け取った側は適切に保存しなくてはなりません。

 

改正電子帳簿保存法への対応ができていない状態でインボイス制度がスタートすると、業務が煩雑化し、担当者の負担も増加します。インボイスへの対応も進めなくてはならないため、電子帳簿保存法への対応を先延ばしにせず、早めに取り組みを進めていきましょう。

 

 

2024年1月から電子取引の電子保存が義務化!

もともと、電子取引で発生した電子データの電子保存は、2022年から義務化される予定でした。しかし、定められた電子保存の要件を満たすのはあまりにも難しいと訴える声が噴出したことで、政府は猶予期間を設けます。猶予期間は2023年12月末までで、2024年1月から電子保存の義務化がスタートします。

 

電子データの保存が義務化されるケース

電子取引で電子データが発生したのなら、適切な方法で電子保存しなくてはなりません。先にも少し触れましたが、電子取引とは「電子メールで情報を送信する」「自社HPからデータをダウンロードできるようにする」など、電磁的方式で取引情報の授受を行う取引を指します。

 

たとえば、「電子メールで領収書や請求書を受け取った」といったケースでは、データを電子保存しなくてはなりません。また、「取引先企業のHPから領収書のPDFをダウンロードした」「クラウドサービスを介して領収書を受領した」といったケースも該当します。

 

事業でクレジットカードを利用している企業は注意が必要です。「クレジットカードの利用明細をメールで受け取った」「カード会社のHPからダウンロードした」といったケースでは保存義務が発生します。これらの行為は、電子取引に該当するためです。

 

また、EDIシステムを導入しているのなら、発生したデータを保存しなくてはなりません。EDIは、契約書や請求書、納品書といった企業間取引で発生する文書をオンラインでやり取りするシステムです。これも電子取引に該当するため、データは適切に保存しなくてはなりません。

 

義務化に違反するとどうなる？

改正電子帳簿保存法では罰則が強化されたため、違反すると手痛いペナルティを受ける恐れがあります。具体的には青色申告の承認が取り消されたり、追徴課税や過料が発生したりするリスクがあるため、注意が必要です。

 

青色申告の承認取り消しの恐れ

義務化された改正電子帳簿保存法に違反すると、青色申告の承認を取り消される恐れがあります。承認を取り消されると、それ以降は白色申告で所得を申告しなくてはならず、これまで以上に多くの税金を納めなくてはならなくなるため注意が必要です。

 

青色申告は、白色申告に比べてさまざまなメリットを得られる確定申告の方法です。青色申告であれば、最大65万円の特別控除を受けられるほか、3年間にわたり赤字を繰り越しでき、経費として計上できる範囲も広がります。青色申告ができなくなると、必然的に納める税金の額が上がり、利益を圧迫します。

 

とはいえ、違反したら問答無用で承認取り消し、となるわけではありません。国税庁が公表している「電子帳簿保存法一問一答(電子取引関係)」によれば、災害等による事情がなく適切に保存できていない場合には、承認取り消しの対象になりえる、としています。

 

また、違反の程度などを総合的に考慮したうえで、承認を取り消すべきかどうかの最終的な判断を下すとも記載されているため、即座に承認が取り消されるわけではありません。

（参照元：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0022006-083_10.pdf　P36）

 

追徴税が課税される恐れ

「要件を満たして適切にデータの保存ができていなかった」「電子データを改ざんした」といったケースでは、追徴課税が生じる恐れがあります。追徴課税は35％で、さらに10％の重加算税が加えられるため注意が必要です。

 

重加算税は、本来納めなくてはならない税金を意図して少なく申告したり、偽装したりといったときに課される税金です。また、場合によっては推計課税が適用されることもあるため注意しましょう。

 

推計課税とは、税務署が税務調査を行った際に、税金を推計して課すことです。「申告内容に誤りが多すぎる」「帳簿の内容が不明瞭である」「納税者が税務調査に非協力的である」といったケースでは、税務署が税金を推定して決められます。

 

その結果、本来納めるべき税金より高い金額を納める羽目になる、といったことが考えられるため注意が必要です。

 

100万円以下の過料が科せられる恐れ

売上台帳や総勘定元帳、仕訳帳、仕入台帳といった国税関係帳簿書類の保存を適切に行っていなかった場合、100万円以下の過料を科せられる恐れがあります。これは、会社法の976条において「過料に処すべき行為」として定められています。

 

過料は行政上の秩序罰であるため、前科はつきません。ただ、金銭的な負担は生じるため、規模の小さな企業や個人事業主の場合、事業に影響を及ぼす恐れがあります。ペナルティを受けないよう、改正電子帳簿保存法の内容を正しく理解したうえで、適切に対応しなくてはなりません。

 

 

電子帳簿保存法改正のそのほかの項目

改正電子帳簿保存法では電子取引における電子保存義務化以外にも、いくつか改正された項目があります。2022年1月以降に改正された項目で、すでに多くの企業が対応していることと思われますが、念のためここでおさらいしておきましょう。

 

事前承認制度の廃止

改正前において、帳簿などを電子保存する際は、3ヶ月前までに税務署長へ確認する必要がありました。しかし、改正後は事前承認制度が撤廃され、保存作業がよりスムーズに行えるようになっています。

 

この改正によって電子帳簿保存法に対する事務手間が改善され、同法への対応のハードルが下がりました。

 

タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプとは、電子化された文書などに時間を刻むことで、データの改ざんや削除が行われていないかを確かめるものです。

 

これまでは文書のデータ化の際、受け取ってから3日以内にタイムスタンプを付ける必要がありました。しかし、改正後はデータ化できる期間が2ヶ月になり、訂正や削除の履歴を残せる場合のみタイムスタンプが不要になっています。

 

検索要件の緩和

これまでは2つ以上の任意の記録項目を組み合わせての検索を設定でき、さらに以下のような記録項目を要件として、範囲指定によって検索できる必要がありました。

 

・取引年月日

・勘定科目

・取引金額

 

しかし、改正後はこれらの要件が不要となり、検索要件の記録項目が「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つに限定されました。

 

適正事務処理要件の廃止

これまでは保存したデータを不正に利用されないために、社内規定の整備や複数名での定期的な検査を行う必要がありました。

 

改正後は、この適正事務処理要件が撤廃され、社内規定の整備や複数名での定期的な検査が不要になっています。これによってスキャナ保存の導入がされやすくなりました。

 

 

「令和5年度税制改正の大綱」の影響: 2024年以降も電子取引の電子保存義務が猶予されるケースも

電子帳簿保存法が改正されたあと、電子取引で生じたデータの電子保存義務化については、2024年まで実施が先送りされました。つまり、猶予期間は2023年の年末までであり、2024年1月1日からは義務化に対応しなければなりません。

 

ところが、ここへきて2024年以降も電子取引における電子保存義務が猶予される可能性が出てきました。「令和5年度税制改正の大綱」の影響です。新たな猶予措置が登場し、2024年1月1日以降も、条件を満たすことで電子保存の義務化を免れます。

 

電子保存の義務化を免れる条件は、要件を満たしてデータを保存できない相当な理由があり、それを税務署長に認められることです。また、税務調査の折に取引に関する電子データをダウンロードできる環境を整備しておくこと、調査の際に求められた書類を明瞭な状態で提示できること、といった条件も満たさなくてはなりません。

（参照元：https://www.mof.go.jp/tax_policy/tax_reform/outline/fy2023/20221223taikou.pdf　P82）

 

これらすべての条件を満たせれば、2024年1月以降も電子データの電子保存義務化が猶予されます。ただ、猶予措置が発表されたからといって、楽観視はできません。まず、猶予してもらうためには、これらの条件をすべて満たさなくてはならず、しかも「データを保存できない相当な理由」の「相当な理由」が現状では不明です。

 

条件を満たしているつもりでも、実際には猶予してもらえない恐れもあるため、注意が必要です。最初から猶予をあてにするのではなく、義務化に向けて今からしっかりと準備を進めていきましょう。なお、猶予期間以外の見直しについてもここから解説します。

 

優良な電子帳簿の見直し

優良な電子帳簿システムの導入と運用により、企業は税制上の優遇を受けられるメリットを得られます。具体的には、各種税金の修正申告や申告漏れなどの際に、通常は10％の申告加算税が課せられますが、優良なシステムを運用していれば5％に減免されます。

 

ただ、この優遇措置を受けるには、優良な電子帳簿を使用していなければならない、といった条件がありました。問題は、「優良な電子帳簿」が何を指しているのか曖昧であった点です。範囲が今ひとつ曖昧であったため、多くの企業は優遇措置を利用できませんでした。

 

今回、その部分も見直され、優良な電子帳簿の範囲が明確になりました。優良な電子帳簿とは、仕訳帳や総勘定元帳などが該当します。また、手形や売掛債権、有価証券などに関する事項、減価償却資産に関する事項などを記載した帳簿も含まれます。

 

スキャナ保存制度の見直し

スキャナ保存に関する要件も見直しが行われました。従来は、解像度や諧調、大きさといった情報を画像データと併せて保存しなければなりませんでしたが、その要件が見直されています。

 

見直しによって、画像データの数値情報を保存する必要はなくなりました。わざわざ手動で数値情報を入力する必要がなくなり、手間が相当軽減されます。なお、あくまで数値情報の保存が不要になっただけであり、スキャニング時の要件が廃止になったわけではありません。

 

スキャニングは200dpi以上の解像度で実行すること、各色256諧調以上で読み取ること、などのスキャニング時の要件は定められています。

 

また、相互関連性の要件に関する見直しも行われていることを覚えておきましょう。従来は、請求書へ注文番号を、注文書には見積番号を入力するといった方法で、帳簿の相互関連性を確認できるような状態にしなければなりませんでした。

 

ただ、実務では注文書や見積書の受領時に起票しないケースが多く、相互関連性の確認が困難であったのが現実です。そこで今回、見直しが行われ、相互関連性の確認は重要書類のみでよいとされました。注文書や見積書、貨物受領書、契約の申込書といった一般書類の相互関連性を確認する要件は不要となり、納品書や契約書、請求書など重要書類のみに限定されます。

 

電子取引の電子保存制度の見直し

改正電子帳簿保存法では、検索要件の確保をしなくてはなりませんでした。具体的には、取引年月日や取引先、金額などでデータの検索が可能な環境を整備し、任意の記録項目を組み合わせてデータを検索できる環境が求められました。

 

ただ、これを実現するとなると多大な入力の手間が発生するほか、システムも導入しなくてはならないため多額のコストがかかります。そこで見直しが行われ、税務調査の際に必要書類を容易に提示・提出できる事業者であれば、検索要件の確保が不要になりました。

 

検索要件の確保が不要となる条件は、売上高が5,000万円以下で、取引先ごとに整理された各種取引データを必要に応じてプリントアウト・提出できる事業者です。また、従来はタイムスタンプを伏して保存する者の情報を確認できるようにしておかねばなりませんでしたが、これも廃止されました。

 

 

電子帳簿保存法対応への進め方

ここでは、電帳法に対応するために企業が行うべき対策をご紹介します。電子データの真実性や可視性を確保するために、必要な対応をまとめました。

 

電子取引を可視化する

まずは、「自社がどのような取引を行っており、何の書類を発行しているのか」を可視化しましょう。できれば電子取引だけでなく、すべての売買取引を可視化すると、業務効率化やDXなどに役立ちます。書類を発行・受領しているすべての部署を対象に、自社が発行する書類と受理する書類の両方で、以下の項目を洗い出します。

 

・発行・受領している書類の種類

・それぞれの書類の発行・受領方法（紙、電子データなど）

・それぞれの書類の保存方法

・それぞれの書類の保存場所

・1ヶ月ごとの取引数

 

取引を可視化することで、電子取引とそうでない取引を整理できます。電子取引にはタイムスタンプの付与や、訂正・履歴が残るシステムなどが必要なため、それらに対応していない場合は適切なツールの導入を検討しましょう。

 

 データの保存先を決める

電子取引の状態を把握したら、データの保存先を決定します。保存場所は、パソコンのローカルフォルダとオンラインストレージなどが挙げられますが、いずれの場合もあとから電子データが編集されないように、ロックをかけておく必要があります。

 

また、誰でもデータにアクセスできる状態は避け、データ書き込みや削除ができるのは特定の社員や役員などに限定するとよいでしょう。

 

検索できるようにする

電帳データの保存には、検索機能の確保が義務付けられています。ファイル名に取引年月日・取引先を設定したり、索引帳を作成したりするなど、データへすぐにアクセスできる方法を取り入れましょう。

 

また、電帳法に対応した会計システムには、あらかじめ検索機能が付いています。多くの電子データを扱う場合や、電子データを一元的に管理したい場合などは、それらの導入が適しています。

 

データが本物で改ざんされていないと示せるようにする

タイムスタンプは、刻印した日付・時刻にその書類が存在していたことを証明するものです。スタンプが付与されてから書類が改ざんされていないことを証明する役割もあるため、データの真実性を高められます。

 

電子取引では、電子データを発行する側・受け取る側のいずれかがタイムスタンプを付与しなければなりません。タイムスタンプを付与するには、専用のツールを導入する必要があり、以下の項目を満たすことが大切です。

 

・タイムスタンプが付いた電子データを受け取れる

・受領後、すぐにタイムスタンプを付与できる

・発行時にタイムスタンプを付与できる

 

一方、電子データの修正・削除の記録が残るシステムを利用している場合、タイムスタンプは必要ありません。したがって、電子取引を行うにはタイムスタンプが付与できるシステムか、電子データの修正・削除記録が残るシステムのいずれかを導入する必要があります。

 

マニュアルや運用フローを準備する

電子取引に必要なツールを導入したら、電子データの受領から保存までの運用フローを決定しましょう。万が一、従業員が誤ってデータを消してしまったり編集してしまったりすると、最悪の場合、罰則が科されるリスクもあります。あらかじめ電帳法の内容をしっかりと確認し、禁止事項などの規定を作成しておきましょう。

 

また、電帳法に対応した新たなツールを導入する場合、はじめは操作に戸惑う人もいるかもしれません。操作説明書や事務処理マニュアルを作成し、すみやかに業務ができるように配慮するとよいでしょう。

 

クラウドサービスを活用する

電子請求書や電子領収書の授受に必要な、クラウドサービスを導入しましょう。まずは、電子保存が義務化された文書の種類を正確に把握し、適切に保存できるシステムの選定・導入を進めます。

 

電子帳簿保存法の対応に役立つツールやサービスとしては、クラウド会計システムや経費精算システム、電子帳簿システムなどが代表的です。それぞれどのようなシステムなのかは、のちほど詳しく解説します。

 

システムやサービスを選ぶ際には、電子帳簿保存法に対応できるかどうかはもちろん、必要な機能が実装されているかどうかも確認しましょう。また、併せて自社の従業員が問題なく利用できるかどうかも確認します。従業員のITリテラシーなども考慮したうえで選定を進めましょう。

 

サポートが充実しているかどうかも要チェックです。システムやサービスを導入したばかりのころは、使い方がわからずトラブルに見舞われるケースも考えられます。このようなとき、きちんとサポートしてくれるベンダーであれば安心です。

 

 

電子帳簿保存法対応のメリット・デメリット

電子帳簿保存法に基づいて、帳簿類などを電子データとして保存することには、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。以下では、電帳法が企業にもたらす影響を解説していきます。

 

 電子帳簿保存法のメリット

税法上の資料を電子データとして保存することで得られる大きなメリットは、書類のペーパーレス化ができることです。

 

紙ベースで帳簿類や会計書類を処理する場合、郵送作業の手間やコストが発生します。また、経理関係の大量の重要書類を厳重に保管し続けるため、スペースの確保や管理の負担も軽視できません。

 

さらに紙資料では、参照したい情報があった場合、大量にある資料の中から手作業で目当ての1枚を探さなくてはならないため、情報の検索性・アクセス性に難があります。

 

その点、帳簿類や会計書類などをペーパーレス化することで、上記のような手間はすべて一掃され、業務の効率化が期待できます。加えて、ペーパーレス化は環境への配慮という、近年重要視されているSDGsの観点からも推奨されることです。

 

そのほか、紙の帳簿類を電子化することには、書類管理におけるセキュリティ上の利点もあります。紙資料の場合、経年劣化によって紙が傷んで文字が読みづらくなったり、破れてしまったりといったリスクが懸念されます。

 

最悪の場合、火事などの災害やオフィス移転時の混乱などによって、資料そのものが消失してしまうことも考えられるでしょう。

 

しかし、電子データならば経年劣化の心配もなく、バックアップをしっかり取っておけば、そうした資料消失リスクの備えも万全にできるのです。

 

電子帳簿保存法のデメリット

上記のようなメリットがある一方、電子帳簿保存法に基づいて資料の電子化をするうえでは、いくつかの懸念点もあります。

 

第一のデメリットとしては、会計ソフトの導入など、電帳法に対応したIT環境を整備・運用するためのコストが発生することです。

 

それゆえ電帳法を活用する際は、紙媒体のままで運用した場合に生じるコストと、電子的に運用する場合に生じるコストの比較検討を行うことが重要です。とはいえ、もちろんその際は表面上の経済的コストだけでなく、先に挙げた業務効率性などの面からも検討する必要があります。

 

第二のデメリットは、紙媒体での運用を電子化することに伴い、業務フローの見直しが必要になってくることです。

 

資料の真正性を確保するため、電帳法では資料の電子化をする企業に対して、さまざまな条件を要求しています。電帳法を活用する場合は、そうした要件を充足してデータ管理ができるように、業務フローを変更しなければなりません。また、運用担当者にはある程度のITスキルも要求されます。

 

第三のデメリットは、システム障害やサイバー攻撃のリスクなど、デジタル特有の問題に備えなければならないことです。

 

クラウド上でデータを保管している場合ならまだしも、オンプレミス環境でデータの管理をする場合、サーバーがシステムダウンしたリ、破損したりしてデータが消失するリスクがあります。こうしたリスクに備えるためには、厳重なセキュリティの構築やバックアップの定期的な実施が欠かせません。

 

 

電子帳簿保存法改正対応に役立つシステム

電帳法の改正により、スキャナ保存の保存要件や電子取引の検索要件などが緩和されました。今までよりも電子取引が行いやすくなったことから、より多くの企業が電子データで取引関係書類をやり取りすることとなるでしょう。

 

しかし、「電帳法の要件をしっかりと満たしているか」「それぞれの書類で真実性や可視性を確保できているか」などを確認するには、多くの手間やコストがかかります。経理業務の負担を減らし、効率的に業務を行うためには、電帳法に適用した専用ツールの導入がおすすめです。

 

それらのツールは、製品によって機能や仕様が異なるため、自社に合ったものをしっかりと見極めることが大切です。あらかじめよく調査し、真実性の担保や検索機能、スキャン機能など、電子取引に必要な機能を備えているものを選定しましょう。

 

電子帳簿保存法改正対応に役立つ主なシステムは、以下の4つが挙げられます。

 

・経費精算システム

・請求書発行システム

・電子帳簿システム

・クラウド会計システム

 

今回だけでなく、今後も発生しうるさまざまな改正内容に対応するためにも、これらのシステムを早い段階で活用することは有用です。

 

以下では、それぞれのシステムについて特徴を解説します。

 

経費精算システム

経費精算システムは、業務において発生するあらゆる経費を精算するシステムです。

 

経費を精算する際には、本当に経費として扱ってよいのか否か、といった確認の作業が発生します。少量の経費であれば、手作業でもそこまで負担になりません。しかし、多くの経費が発生する場合、すべてを手作業で行うと膨大な時間と労力がかかってしまいます。

 

経費精算システムを導入することによって、手作業で発生する業務を自動化できるため、精算作業のミスや不正の削減につながります。

 

経費精算システムには用途に応じてさまざまな機能があり、レシートや領収書をカメラで読み込めるものや、クレジットカードや銀行口座と連動して自動入力してくれるものなどがあります。

 

なお、電子帳簿保存法への対応を意識するのであれば、導入するシステムに以下の機能が備わっているかを事前に確認しておきましょう。

 

・タイムスタンプ付与機能

・検索機能

・スキャン機能

 

請求書発行システム

請求書発行システムは、発行から発送まで請求書に関する業務を一元管理できるシステムです。請求書だけでなく納品書や明細書といった、請求業務に必要となる書類のフォーマットも用意されているのが特徴です。

 

請求書発行システムを導入するメリットは、主に以下の2つが挙げられます。

 

・業務の効率化が図れる

・請求書の電子化の手間が省ける

 

これまで、請求書の発行にはExcelなどのツールを使うのが一般的でしたが、請求書の量が多くなると発行に時間が取られるうえに、ヒューマンエラーが発生する恐れもあります。

 

請求書発行システムを導入することで、請求書の発行のスピードを上げつつ、ヒューマンエラーを削減することが可能です。

 

また、請求書をデジタルで一元管理できるので、紙の請求を電子化する手間が省けます。そうすることで、別の業務に費やせる時間を増やし、生産性の向上にもつながります。

 

電子帳簿システム

電子取引情報の電子保存が義務化されるため、電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムを導入する必要があります。その際におすすめしたいのが電子帳簿システムです。

 

電子帳簿システムとは、デジタル化された請求書や納品書などを一括で管理できるシステムです。

 

主な機能としては、以下のものが挙げられます。

 

・タイプスタンプ機能

・さまざまな要素での検索機能

・スキャン機能

・画像認識機能

 

電子帳簿システムを導入することで業務の効率化が図れるだけでなく、原本保管が不要になり、情報の改ざんといった不正の削減につながります。

 

また、電子帳簿システムにはさまざまな機能が備わっていますので、導入の際には管理する書類に合わせて適切なシステムを選びましょう。

 

クラウド会計システム

これまでは、パソコンにインストールするタイプのアプリケーションを使った会計処理が主流でした。近年ではクラウド会計システムを導入する企業が増えており、インターネットを介してシステムを利用することで、データの保存と共有がより円滑にできるようになりました。

 

また、各社が提供するクラウド会計システムも電子帳簿保存法に対応させており、こういった法律などの改正があった場合にも滞りなく業務を進められます。

 

テレワークが普及している現在、どこからでもアクセス可能なクラウド会計システムは大変重宝されます。そのため、法対応にしっかり応じつつ業務効率化やヒューマンエラーの削減を目指すのであれば、クラウド会計システムは欠かせない存在となります。

 

紙帳票のデータ化に役立つシステム

電子帳簿保存法を利用して帳簿類の電子化を進める際は、株式会社無限が提供する「AI入力ソリューション」と「二次元ワークフロー・ソリューション」の2つのクラウドサービスを組み合わせて利用することがおすすめです。

 

AI入力ソリューションとは、AI（人工知能）を活用してデータの入力業務を効率化するためのITツールです。経理書類の電子化をする際、他社からの請求書などを大量にパソコンに入力する作業が想定されますが、本製品を活用すれば、効率的にデータの入力作業を進めることが可能です。

 

AI入力ソリューションの高度なAIは、活字だけでなく手書き文字も正確に識別できるため、さまざまな種類の紙資料を効率的に読み込めます。本製品はRPAとのシステム連携もできるので、紙資料の読み取りからシステムへの入力まで、電子化業務の自動化をワンストップで推進できます。誰でも使えるシンプルな操作感も大きな魅力です。

 

他方、二次元ワークフロー・ソリューションとは、業務プロセスと承認プロセスをつなぐ、これまでにありそうでなかったワークフローシステムです。

 

本製品を活用することで、企業は社内の申請・承認フローをシステム上にてワンストップで処理することが可能になります。クラウド型のシステムなので、場所に縛られずに利用可能です。もちろん、申請書類などのペーパーレス化も同時に実現できます。

 

これによって、決裁担当者が出張中であったり、テレワークによる在宅勤務中であったりしても、ワークフローを滞りなく進めることが可能になります。つまり、二次元ワークフロー・ソリューションを活用することで、ユーザー企業は近年社会的に重要度を増している「テレワーク」や「脱ハンコ」を促進できるのです。

 

二次元ワークフロー・ソリューションを導入することで、企業は従業員の経費請求の精算処理などをデジタル化できます。他方、AI入力ソリューションを導入すれば、領収書や請求書などのシステム入力の自動化が可能です。つまり、この2つの製品を組み合わせて活用することで、経理・会計処理に付随するさまざまな煩雑な作業を一挙に効率化・自動化できるのです。

 

これらの製品を活用することにより、ユーザー企業は現代に求められるDXの実現や、ニューノーマル時代の働き方にも対応できるでしょう。

 

 

まとめ

「令和5年度税制改正の大綱」により、電子データの保存義務に猶予措置が設けられました。ただ、猶予条件が厳しいため、猶予してもらえない可能性もあります。そもそも2023年末までの猶予も、あくまで宥恕であり延長ではありません。猶予をあてにするのではなく、今からしっかりと電子保存の準備を進めていくことが大切です。