コラム

2020.07.01AI-OCR

手書きの文字をデータ化する方法

業務で作成する帳票や書類、これらをデジタルデータ化することで管理の複雑性を低減させながら文書の検索性をアップさせ、業務効率を大幅に高めることが可能です。

 

もともとエクセルや業務システムを使って作成された文書ならば、デジタルネイティブとして保管できるため問題ありません。しかしながら、手書きで作成された文書はどのようにデータ化すればよいのでしょうか?本記事では、手書きの文字をデータへ変換するための方法についてご紹介します。


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手書きの文字をデータ化する4つの方法

それでは早速、手書きの文字をデータ化する際に用意されている4つの方法をご紹介します。

方法1. 手入力でデータ化する

最もオーソドックスな方法かつ確実性の高いデータ化方法です。手元にある手書きの文書をエクセルないしは業務システムに入力することでデータとして保存します。

手入力でデータ化する利点は、元になっている文書がどのようなフォーマットであっても、メモ書きが追加されていても各種ツールを使用しながら完成度の高いデータ化が実現できることです。

例えばプレゼン資料の下書きとして作成した文書ならば、そのレイアウトを極力崩さない形でPowerPointに転記すれば、クオリティの高いプレゼン資料を保管できます。

非常に高い精度で文字をデータ化できる方法ではあるものの、それ相応の労力とコストがかかるのがボトルネックです。そのため、日常業務の中で文字をデータ化する場合は本業が疎かになる可能性が高いでしょう。

また、作業する人のタイピングスピードはITスキル、デザインセンスなどによって完成度にムラがあるため、どの文書をデータ化するかによって作業担当者を吟味しなければいけません。

方法2. 代行業者に依頼する

効率的かつクオリティの高いデータ化を行いたいのであれば、手書き文字のデータ化を専門に請け負っている代行業者に依頼するのがベストです。彼らはデータ化のプロフェッショナルなので、クライアントが希望するフォーマット通りのデータ化が可能になっています。

 

さらに、代行業者に依頼することで納期を正確にすることができるメリットもあります。データ化を内製化すると想定以上に時間がかかったりと何かとトラブルが発生しがちなので、それを防げるだけで仕事の効率性を下げずにデータ化ができるでしょう。

 

ただし、データ化に対するコストは他の方法よりも高額になるケースが多いでしょう。代行業者に依頼する際は、他の方法を採用した場合のコストを比較し、かつ代行業者では仕事の効率性が落ちないことを考慮した上で選択することが大切です。

方法3. アプリケーションを使用する

手書きまたは代行業者に依頼するという方法以外で次に検討すべきなのが、手書き文字をデータ化するための専用アプリケーションを使用することです。

 

これを「OCROptical Character Reader/光学的文字認識)」と呼びます。スマートフォンには提供されているOCRアプリも多く、内蔵されたカメラで手書き文字を撮影するだけで自動的にデータ化してくれます。

 

そうした簡易的なOCRアプリの場合、完全な技術とは言えません。読み取る手書き文書の状態が良好で、かつ文字も丁寧に書かれている場合ならば高い精度で文字をデータ化できます。

 

しかし、原稿の状態が悪かったり手書き文字が読みにくかったりした場合は、正確にデータ化できないケースが多いでしょう。

 

ただし、修正する時間を考慮しても手入力で文字をデータ化するよりも効率的な場合も多いため、積極的に検討したい方法です。

方法4. ウェブサービスを利用する

最近では、OCRを使ったウェブサービスが増えています。利用方法は簡単、まずはサービスに登録して所定の料金を支払って、アカウントを作成します。サービスにアクセスしたらデータ化したい手書き原稿をスマートフォンやスキャンによって画像データ化し、サービス上にアップすることで自動的にデータ化してくれます。

 

簡易的なOCRアプリとは違い、高性能な機能によって精度の高いデータ化を実現できるサービスが多く、中にはAI(Artificial Intelligence/人工知能)と連携したものもあります。


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OCRアプリやウェブサービスを選ぶ際のポイント

いかがでしょうか?手書きの文書をデータ化する方法は以外と多く、その中でOCRアプリの使用やウェブサービスの利用を検討される方が多いのではないかと思います。手書きはやはり負担が大きいですし、代行業者への依頼はコストがかかります。

 

となると、効率性とコストメリットがあるOCRアプリかウェブサービスを選ぶことになるでしょう。そこで、OCRアプリやウェブサービスを選ぶ際のポイントをここでご紹介します。

ポイント1. 手書き文字をデータ化するシーンを想定する

一口に手書き文字をデータ化すると言っても、企業ごとにデータ化するシーンは違います。そのイメージが不明瞭のまま使用や利用を進めてしますと、思った以上の成果が得られない可能性が高いでしょう。

 

そこでまずは、手書き文字をデータ化するシーンを想定してください。その上で、本当に必要なのか否か?を冷静に判断し、新ためて手書き文字のデータ化に対する意欲を確かめます。

ポイント2. OCRアプリやウェブサービス利用の目的を明瞭にする

次に、何のための使うOCRアプリやウェブサービスなのか?を考え、その目的を明瞭にしましょう。明瞭な目的があるかないかで導入後の効果は大きく変化しますし、目的が定まっていなければ自社にとって最適なOCRアプリやウェブサービスを選ぶことができません。OCRアプリやウェブサービスを利用する目的を改めて定めておきましょう。

ポイント3. いろいろなアプリやサービスを見て特徴を知る

初めてOCRアプリやウェブサービスを利用する方にとって、それは未知のアプリやサービスでしょう。果たしてどんな機能が提供されているのか?気になるところも多いかと思います。

 

この状態のまま導入を進めても上手くいかないのは明白なので、まずはいろいろなアプリやサービスを目で見て、それぞれの特徴を整理してみましょう。するとアプリやサービスごとに違いがあることや、どういったユースケースに適しているかがわかるはずです。

ポイント4. トライアル版で実際の使用感を確かめてみる

トライアル版が提供されているのならば積極的に利用してください。OCRアプリもウェブサービスも、やはり実際に触れて見ないことにはどんなアプリやサービスなのかがわかりません。

また、アプリやサービスによってそれぞれ特徴が異なるので、自社にマッチしたものを選択する目にも必要なステップです。


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まとめ

いかがでしょうか。数々の手書きで記載された帳票類をデータ化する作業は、多くの方々が悩まれている業務課題ではないでしょうか。

 

この処理を自動化することで処理時間も大幅に短縮され、業務効率も格段に高めることが可能です。一方で、データ化できるだけでは全体のプロセスの効率化にはなりません。

 

取り込んだデータを顧客管理や会計業務などで使用する関連システムと連携させることで、一連の処理が自動化されます。

 

そこで、当社が提供するA I入力ソリューションは、単に帳票データの取り込みにとどまらず、あと工程で使用するためのシステム連携やシステム導入後のサポートまで含めてトータルでお客様をご支援いたします。

 

是非、手書き帳票のデータ化でお悩みのお客様がお気軽にご相談ください。

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