2024.10.02製造業
プレミアムウォーター株式会社 様
天然水ウォーターサーバー事業を主とした宅配水サービスによって、業界シェアNO.1※の顧客数を抱えるプレミアムウォーター株式会社。その営業体制を支える販売代理店は数百社おり、毎月発生する支払通知書や請求書の準備や発行は担当部署の大きな業務負荷となっていました。
そこで同社では「二次元ワークフロー・ソリューション」を導入し、OCR機能によって書類を代理店ごとに自動振り分けできる体制を整備。2024年1月から本番稼働を開始し、作業時間の大幅削減やミス防止、担当者のストレス低減などに大きな効果を発揮しています。
導入と運用を担う事業管理部 販売管理課 課長の高橋雄介さんに、二次元ワークフロー・ソリューションを選んだ理由や導入準備のポイント、導入後の変化をお聞きしました。
※日本流通産業新聞社調べ（2024年1月15日発行号）
高橋雄介さん（以下、高橋）：私たちの部署では、プレミアムウォーター社の商品を販売していただいている代理店さんへのサポート業務を担当しています。
代理店様への報奨金の支払いや、デモ営業などで使用する資材をご購入いただく際には当社から請求も発生します。これらの支払通知書や請求書の情報を社内各部署から集計し、正しく発行して代理店さんへ送付することが私たちの役割です。
高橋：月間で約700通です。
これだけの量に上る書類を、以前は担当者が手作業で振り分けしていました。書類は1社1枚とは限らず、支払いと請求が同時に発生する場合は相殺処理も行っています。これらの業務を少人数で対応していたため、一人ひとりの作業負荷が高まり、業務の効率化が急務となっていました。
業務量が増える中で、「A社に送付するべき書類がB社の書類に紛れてしまう」といった手作業によるミスも発生。確認作業にも多くの手間がかかり、月間で約20時間を費やしている状況でした。2023年の段階で「人力に頼るのは限界だ」と判断するに至り、業務効率化に向けた新たなソリューションの導入を検討し始めたのです。
高橋：求めていたのは、書類を人の目ではなくシステムで判別するOCR機能です。その上でコスト面とのバランスを取ることを重視していました。
二次元ワークフロー・ソリューションに決定した理由の一つは、このコスト面です。月間で約20時間かかっていた業務の人件費と導入コストを比較した結果、二次元ワークフロー・ソリューションなら十分にコストを吸収できると判断しました。
また、システムの使いやすさも導入決定のポイントでした。無限さんのソリューションは手順が非常にシンプル。PC上で書類をフォルダに格納し、決まった動作を行うだけで自動的に振り分けが完了します。各部署から直接フォルダに書類をアップロードしてもらえば、あとはツールを動かすだけで自動的に振り分け可能。必要な手数が少なく、1回の説明で誰でも使えるようになる仕組みだと感じました。
高橋：認識精度も私たちが求める基準をクリアしており、実際の本番導入以降は一度もトラブルが発生していません。
導入前に無限さんとは何度も打ち合わせを重ね、私たちからの細かい要望をしっかりと仕様に反映してもらいました。テスト段階では実際にシステムを動かしながら、現場の業務で不足している部分を調整。営業担当の方が私たちの意図を迅速に理解し、無限さんの社内でも営業と技術がスピーディーに連携して対応してくれたことも心強かったですね。
高橋：はい。当社には、決定したことを即座に全社で進めていくスピード感が風土として根づいています。たとえば新商品をリリースする際にも、各部署が瞬く間に動き出してそれぞれのミッションを果たしていくのです。
新しいシステムを導入する場合もスピード感が求められるのは同じ。無限さんはその点をしっかり理解してくれたので、安心して導入準備を進めることができました。
高橋：OCR機能によって複数の書類を取引先ごとに自動で振り分けられるようになりました。私たちの部署内はもちろん、他部署からも「業務が大幅に楽になった」と好評です。
システム導入前の運用ではちょっとした作業が負荷を高めてしまうこともありました。たとえば、人力で書類を処理していた際に、ミスを防ぐためにファイル名の指定など細かいルールを設ける必要がありました。各部署の担当者にもそのルールに則って書類を送ってもらっていたので、手間がかかっていたと思います。
それが今では、書類を格納するフォルダさえ間違えなければファイル名は任意で問題ありません。このシンプルさが現場の業務改善につながっているようです。
高橋：作業時間に関しては、月間約20時間をかけていた業務が、今では1時間で済むようになりました。これは本当に大きな変化です。
また、システム導入後は書類の振り分けに起因するミスが完全になくなりました。導入初月は念のため人の目を入れてチェックを行っていましたが、OCR機能の認識不具合が発生することはなく、2か月目からは一部をサンプルチェックする程度。現在では数社のランダムチェックのみで済んでおり、確認作業に費やす時間も大幅に削減されました。
こうした定量面での変化に加えて、部署のメンバーがプレッシャーから解放されたことも大きな成果だと感じています。以前はミスが重なってしまった時期があり、ストレスを感じてしまうメンバーもいましたが、今ではその心配がなくなりました。
削減できた時間を利用して、書類作成や報奨金明細作成の確認に充てる時間が増えたため、全体の業務精度も向上しました。時間外労働時間もさらに減少し、今後の人材定着にも好影響が出ると期待しています。
高橋：導入にあたっての注意点としては、現在抱えている問題や課題を明確にし、オープンに無限さんに伝えて理解してもらうことが重要だと思います。業務上の課題はもちろん、社内の事情なども含めて詳細に理解してもらうことで、クリティカルな提案を出してもらえるはずです。
また、目先のコストだけではなく、長期的な効果を考慮することも大切ではないでしょうか。現状はどうにか人力でこなせていても、将来的に業務量が増加する可能性が高いのであれば、今と同じ体制を維持することは難しいでしょう。
私たちのように金銭に関わる業務では一つのミスが大きなダメージとなることがありますし、影響が社内の他部署に波及することもあります。こうしたリスクの要因を減らすことは、従業員のエンゲージメントを高めることにもつながるはず。長期的な視点で組織を見て、最適なソリューションを導入するべきだと思います。
高橋：くり返しになりますが、無限さんのスピード感には本当に感謝しています。導入前後のタイミングではオンラインでの打ち合わせを頻繁に行い、しっかり意思疎通が図れました。疑問点があればすぐに連絡をいただき、率直に質問してもらえたので、互いに齟齬がない状態で導入を進められました。
本番環境での使用開始から約半年が経過し、現状にはとても満足しています。導入後に困りごとはほとんど発生していませんが、何かしらの質問や確認が必要な際にも迅速に対応してもらっています。
私たちは自社・自部門の業務なので問題が明確に見えていますが、同じ温度感で外部パートナーに理解してもらうのは簡単ではありません。この点、無限さんは私たちと同じ現場感覚を持ち、細部までフォローする提案をしてくれました。ソリューションの精度や技術はもちろん、こうした人間力・対応力も他社におすすめしたいと思えるポイントですね。
本社：東京都渋谷区神宮前1-23-26神宮前123ビル
設立年月：平成28年4月
資本金：3億円
売上高：805億円（プレミアムウォーターホールディングスグループ連結の売上高※2024年3月末時点）
従業員数：848名（プレミアムウォーターホールディングスグループの従業員数※2024年3月末時点）
天然水ウォーターサーバー事業を主とした宅配水サービスを展開。日本全国の採水地から厳選した天然水（ナチュラルミネラルウォーター）は、全水源でこだわりの「非加熱処理」を実施。徹底した安全管理を経て顧客のもとへ届けている。
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